ビジネスチャットを導入する３つのメリット

「ビジネスチャットのメリットって何だろうか？」

 

これまで社内コミュニケーションの方法として慣れ親しんだ、対面での会話、メール、そして電話というツールを、ビジネスチャットに変更するメリットについて、今回はお伝えしていきます。

 

《メリットその1》　いつでもどこでも会議が可能

 

チャットは会話の目的別に作られたそれぞれの１つのページに、複数の人が会話のように同時にメッセージを書き込んでいきます。

 

そのため、チャットに参加している人はいつでもその会話内容を確認することができますし、複数の人にへのホウレンソウ（報告・連絡・相談）もできます。

 

さらに、PCからでもスマホからでも確認できるため、どこにいても会話に参加することが可能です！

 

つまり、いつでもどこでも会議をすることができます。
 

 

グループチャンネルで会話したいメンバーを集めていつでも会議！

 

ビジネスチャットツールで最も知名度の高い「Slack」では、指定した人だけを招待してグループを作る「チャンネル」という機能があります。
プロジェクトや部署などのテーマごとにこのチャンネルを作成し、そこに必要な人を招待してチャットで会話することで、いつでもどこでも会議をすることができます。

 

また、決定権を持つ上司の方は、チーム内で話し合っている内容も文脈もチャットの履歴を見れば一目瞭然なため、「なぜ、こういう結論になったのか？」などの面倒な確認が不要となり、スピーディーにプロジェクトを進めることができます。

 

また、リアルな会議では、関係者の時間を拘束し、その人数が入れる会議室を確保し、その人達全員を集合させないと開催できませんが、ビジネスチャットなら、他の仕事をしながらでも、たとえ遠くにいても、会議室を使わずにWEB上で開催することが可能になります。

 

会議で生じる無駄な要素が省かれます。

 

対面で会議をするよりもチャットで話をする方が相手から感じるプレッシャーも少ないので、言いたいことを言いやすくなります。
それにより、質の高い議論ができることでしょう。

 

ネット環境さえあれば、いつでもどこでも会議が可能になるのは、ビジネスチャットの魅力です。
テレビ電話機能がついているビジネスチャットを使えば、複数人で対面しながらの会議も可能になります。

 

たまには対面しながら話をすることも大切ですよね！

 
 

《メリットその2》　プロジェクト管理が劇的に楽になる

 

プロジェクト管理を行う上で大切なのは、情報共有、スケジュール管理、課題管理、であると言われています。
この中でビジネスチャットは、情報共有の部分に最もメリットがありますが、それだけではありません。

 

５つに分けてお伝えします。

 

１、管理職でも現場の濃い情報を入手できる

 

プロジェクトのコミュニケーション手段としてビジネスチャットを導入することにより、簡単に情報共有が可能になります。
それだけでなく、結論に至った文脈もわかるようになりますので、管理職の方は、「現場がどのような流れで決まった結論なのか」「どういう温度で決まったことなのか」もがわかりやすくなります。

 

２、緊急性の高い情報共有が全員宛に即時に伝達できる

 

プロジェクトを進行していると、緊急の対応、が必要になることが多々あります。

 

いつでもどこでも会話が可能なビジネスチャットでは、各担当者がプロジェクトの進捗をチャットに報告すると、プロジェクト該当者は全員が把握できますので、各々が対応しなければいけない事を認識できます。
また、対応方法が不明になっている場合は、全員に意見を求めて問題の解決時間を短縮できます。

 
さらに、リアクションの無い担当者には、メンションをつけることで重要性を伝えられますので、大切な連絡を担当該当者が見逃さないように通知することも可能です。

 

 

３、未経験者にも優しいコミュニケーション

 

チャット内ではテキストコミュニケーションになるため、具体的でわかりやすい言葉を使ってコミュニケーションする必要があります。
そのため、経験が浅い人がプロジェクトに参加している場合でも、認識ミスが起こりづらくなり、また、すべてのチャットの履歴が残るため、知らない専門用語が出てきたとしても、その場ですぐに調べることが可能になります。

 

４、タスクのステータスの変化を可視化できる

 

世の中には様々なタスク管理のツールがあります。

例えば、Trelloやjooto、Workstreamsなどです。

 

そして、それらのほとんどが、ビジネスチャットと連携して使うことが可能です。連携すると下記のような通知がビジネスチャットから受け取ることができるようになります。

 

 

こうした連携をすることにより、タスクを見える化するだけでなく、そのステータスの変化までもリアルタイムに可視化することが可能になるため、業務効率が上がるだけでなく、プロジェクトの進行具合も随時正確に把握することが可能になります。

 

 

５、グループ分けで情報の整理ができる

 

ビジネスチャットは会話内容の目的に合わせてグループ分けをする機能があります。

 

このグループ機能を使う事により、目的毎に複数のグループチャットを用意できるため、更新のあったグループ名を見るだけで、何についての議論で更新があったのかをすぐに把握することができます。

 

例えば、１つのプロジェクトを進める時に

など、5つに分けるだけでもプロジェクト担当者は情報の仕分けができ、各グループを見るだけで状況が掴めますので、管理、進行、再確認がしやすくなります。

 

《メリットその3》　全てがメールよりも簡単に

 

メールでは時間がかかって面倒になることが、ビジネスチャットではとても簡単になります。

 

１、修正が可能

 

「うわ、送ってしまった。。。」

 

メールを送信後に送る内容の間違いに気付き、このような気持ちになってしまった経験はありませんか？

 

メールを一度送信してしまうと、内容の修正をする事ができません。
内容訂正の為に、再度メールを作成しなければいけなく、時間がとてもかかってしまいます。
しかし、ビジネスチャットでは送信後にテキストの修正をする事が可能です。

 

２、「●●様　お疲れ様です、■■です」が不要で、気軽に！

 

「毎度毎度、めんどくさい！」

 
メールのように「お世話になっております。」などの冒頭の定型文の必要がなく、チャットは会話のような感覚ですぐに返信をするため、１通１通に時間がかかりません。
なので、スマホでも気軽に返信することができるため、どこにいても即座に対応が可能です。

 

移動中であれば、スマホですぐに返信ができますし、PCでも短文ですのでサクっと返信する事ができます。
これまでのメールと比較すると気を使う要素が圧倒的に減ります。

 

３、履歴検索が簡単

 

「あれ、どこにいったっけ？」

 

ビジネスチャットでは、送付ファイルややりとりの内容などを検索窓に関連ワードを入力するだけで簡単に検索する事が可能です。

 

メールであれば、キーワードで検索し、検索結果に表示されたメールの件名のリストを見ながら一つ一つ開いて確認するという流れでメール内容を確認する必要がありますが、ビジネスチャットの場合、開かなくてもメッセージ内容が見れるため、すぐに目的のメッセージを見つけることが可能です。

 

とても楽になりますね。

 

↓もっとビジネスチャットについて知りたい方はこちらから↓

 

《応用編》　忘年会の幹事の打ち合わせにも活用できる！

 
仕事が忙しい年末に忘年会の幹事に指名されてしまった方はいませんか？
気の合う同僚と仕事帰りに飲むのとは違い、忘年会は日程調整や会場探し、余興決めなど事前に打ち合わせしなくてはならないことがたくさんありますよね。
でも、ビジネスチャットを使えば、、忘年会の打ち合わせがさくさく進めることができます！

やる事が多すぎる幹事の仕事とは？

 

忘年会の幹事になってしまうと、
 
・参加予定の同僚や上司などが出席しやすい日程の調整
・出欠の確認
・予算の確認
・会場探し
・メニュー内容の確認
・会場場予約
・余興の準備やその係決め
・必要なものの買い出し
 
など通常の仕事以外に行わなくてはならない細々とした仕事がたくさんあります。

 

特に、「美味しい海鮮料理が食べられる店にしてくれ」「余興はビンゴ大会にして欲しい」など、忘年会参加者からの要望が出ている場合、幹事同士の打ち合わせの量も必然的に多くなってしまいます。
そして、それが忘年会に参加する上司や取引先からの要望だった場合は特に念入りに打ち合わせしなくてはなりません。

 

通常業務と並行して忘年会当日までに間に合うようつつがなく準備を進めるためには、幹事間の迅速で円滑なコミュニケーションが非常に大切です。

 

ビジネスチャットは幹事の強い味方

 

昼休みや仕事後の時間を忘年会の打ち合わせに使うと、プライベートの時間がかなり削られてしまいます。
ただでさえ慌ただしい年末、忘年会の打ち合わせは、さくさくっとすませたいものです。

 

そういう場合におすすめなのが、ビジネスチャットです。
仕事を迅速に進めるために、今や欠かせないツールのひとつであるビジネスチャットは、忘年会の打ち合わせにも活用できるのです。

これらは、ビジネスチャットの機能や連携サービスを使えば簡単にできてしまうものばかり。

 

さらに、ビジネスチャットはパソコンだけでなくスマホやタブレット端末などでも使用が可能です。
そのため、外出先でもすぐに確認することができ、打ち合わせのために幹事が集まる必要がありません。

 

 

既読スルーを防ぐタスク機能

 
「読んだけど頼まれてたことをやるの忘れてた」「読んだけど返信し忘れた」を防ぐ！

 

特に、「忘年会の参加人数を決定し、1週間前までにお店に予約の連絡をいれなくてはいけない」「忘年会の余興でビンゴ大会をするから、当日夕方までに景品を準備しなくてはいけない」など、実行期日が決まっている場合、
タスク機能を使って他の幹事にお願いすることで既読スルーを防ぐことができます。

 

「お店に予約を入れた」「景品を全て準備した」などタスクが完了したら、完了ボタンをクリック。
 

それだけでそのタスクをお願いした幹事にも通知が行きます。
 

メールのようにわざわざ完了報告を書く必要がありません。
 

この便利なタスク機能は、幹事同士の打ち合わせだけでなく、忘年会参加者への連絡事項にも使えます。
 

忘年会の日時や会場決定など大切な連絡は、そのチャットに参加している全メンバーへの一斉メッセージ＆タスク形式で送信します。
 

内容を確認したメンバーにタスク完了ボタンを押してもらうことで、確認できていないのは誰なのか、すぐに把握することが可能です。

 

 

個別で相談もできるビジネスチャット

 

「家の事情で忘年会の途中で早退したい」「甲殻類アレルギーがあるから、中華料理屋さんは避けて欲しい」は、グループチャットでは言い出しにくい。。。
 
 

ビジネスチャットならグループチャットでは話しにくいことを、幹事との個別チャットで相談することができます。

 

また、この個人チャットは、余興担当の参加者との打ち合わせにもおすすめです。
ビンゴ大会なら景品やビンゴカードなどの購入について、パフォーマンスをしたいならそのパフォーマンス内容や持ち時間についてなど、ネタばれを防ぐ意味でも幹事との個別チャットでの打ち合わせが適しています。

 

このように、他の参加者には内緒で打ち合わせしたい時、個別に相談できる個人チャット機能がついているビジネスチャットは、大勢の参加者を取りまとめなくてはならない忘年会の幹事にとって大きな味方になってくれます。

 

まとめ

 

ビジネスチャットには上記で記述したようなメリットがたくさんあります。
社内コミュニケーションを円滑にする事により、会社全体の動きが早くなり、ビジネスのスピードも早くなります。

 

導入直後は操作方法などの教育時間や慣れるまでに多少は時間が必要になりますが、ビジネスチャットは直感的に使えるような仕様になっているものが大半を占めていますので、その時間はほんの少しです。

 

この機会に是非ともビジネスチャットの導入を考えてみてはいかがでしょうか。