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LINE WORKSのカレンダーはすごい!効果的な使い方!

LINE WORKSの機能の1つ、カレンダー。普通に日にちを確認できるだけでなく、自分のスケジュール管理やグループ内のメンバーのスケジュール管理も可能な機能です。今回は、LINE WORKSのカレンダーについて、効果的な使い方を紹介します。
 



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LINE WORKSのカレンダーって

表示が3パターン!

 

LINE WORKSのカレンダーには3パターンの表示方法があります。
 

 

日ごと、週ごと、月ごとに表示パターンを変えることができます。日ごとでは、時間単位のスケジュール管理が可能です。週ごとや月ごとの表示は、日をまたいで行うようなイベントや研修などのスケジュールを管理するのに便利です。
 

また、例えば週ごとであっても、平日5日間を表示するだけでなく2日だけ表示する、3日分だけ表示するなどのカスタマイズが可能です。表示のサイズを変化させると、見やすさも変わってきます。
 

3パターンあるカレンダー

 

LINE WORKSには3種類のカレンダーが存在します。マイカレンダー、共有カレンダー、企業カレンダーの3つです。
 

マイカレンダーは削除することができないもので、主に自分のスケジュールを書き込むためのカレンダーです。また、メンバーから招待された予定もこのマイカレンダーに記載されます。メンバーも閲覧可能なため、プライベートな行事は書かないようにしましょう。
 

共有カレンダーは、メンバーと一緒に予定を把握するためのカレンダーです。仕事のグループや課といったメンバーで共有することができ、休暇や勤務シフトなどのスケジュール管理に役立ちます。メンバーごとに編集の権限を指定する機能も搭載されています。
 

企業カレンダーはドメインでたった一つだけ作られるカレンダーで、こちらも削除することはできません。これは主に全社的なイベントごと、創立記念日や会社の休日などを記載するのに使用されます。閲覧は参加者であれば誰でも可能ですが、編集できるのは管理者のみです。
 

カレンダーでできること

 

LINE WORKSのカレンダーに自分のスケジュールを記入すると、仲間に共有することができます。逆にグループ内のメンバーのスケジュールも確認することが可能です。メンバーの空きスケジュールを確認できるので、会議やミーティングの時間を決めるのに役立ちます。
 

企業カレンダーでは、全社的なイベントを表示することができます。大企業になると他部署のイベントや広報的なイベントを認識していない場合がありますが、それが全社的に共有されるので、漏れがなくなります。
 

編集権限はメンバーごとに指定できるので、勝手にスケジュールを操作される心配もありません。
 

カレンダーの便利な使い方

予定に地図が付けられる!

 

LINE WORKSのカレンダーには地図の添付や資料の添付機能が搭載されています。これを使って、社外で行うイベントや訪問先の地図などを添付しておくと、LINE WORKSを見ることでどこに行くのか、メンバーがどこにいるのかを簡単に知ることができます。
  


 

予定にファイルが添付できる!

 

ファイルを添付しておけば、訪問先で使う資料の共有化が可能となります。予定ごとに必要な資料もまとめることができる、とても便利な機能です。また、画像ファイルも添付しておくことができます。 
 

公開カレンダーはこう使おう!

 

カレンダーを公開すると、社内のLINE WORKSを利用している人なら誰でも閲覧することができるようになります。イベントやセミナー、研修といったスケジュールを載せたカレンダーを公開しておけば、全体への周知が必要なくなります。
 

公開の仕方

 


 

マイカレンダーで公開したいカレンダーの右矢印にカーソルを載せると、画像のような画面になります。そこで詳細設定を押します。
 


 

公開設定のところに公開URLを作成するというボタンがあるので、それをクリックにすると、URLが表示されます。URLコピーボタンを押せばクリップボードにコピーされるので、メンバーにメッセージなどで共有しましょう。
 

掲示板や企業カレンダーは最初から全員に公開されていますが、これらは誰にでも編集できるわけではありません。そのため、一般社員の場合はこのやり方のほうがより便利です。また、公開カレンダーは自分のカレンダーで常に見ることができます。
 

メンバーのスケジュール管理

カレンダーを使ってスケジュール管理をしよう!

 

チームメンバーのスケジュールをお気に入りに登録しておけば、メンバーのスケジュールもまとめて一覧で見ることができます。これにより、出張や休暇などの予定がまとめて確認可能です。
 

また、よくある事態として、忙しいあまりスケジュール管理ができておらず、ミーティングの予定を忘れてしまっていた、というものがあります。LINE WORKSのカレンダーには通知機能が搭載されているため、このような事態を防ぐことが可能です。
 

スケジュールをいちいち探す必要もなくなるので、時間の節約にもつながります。
  


 

事前通知の時間はプルダウンから選択することが可能です。自分の業務形態にあったものをセレクトしましょう。
 

空き時間を使って予定に招待!

 

LINE WORKSには空き時間を自動で見つけて、ミーティングの時間を作る機能もあります。やり方もとても簡単です。
 

 

ミーティングのスケジュールを立てる時に、参加者を選択します。これはアドレス帳からメンバーをクリックするだけで設定可能です。
 

参加メンバーが決まったら、どこでミーティングを行うのかを共有設備を予約するボタンから行います。最後に空き時間を確認するボタンを押すと、メンバーのスケジュールから空いている時間を確認することができます。
 

これによりミーティングのために各メンバーの空き時間を調べて比較、調整する手間から解放されます。また、時間を先に設定し、空いているメンバーだけを招集することも可能です。重要度の低いミーティングの場合はこちらも有用でしょう。
 

まとめ

LINE WORKSのカレンダーは自分のスケジュール管理に役立つだけでなく、様々な利便性の高い機能も搭載されています。
 

他のメンバーのスケジュールを見る、空き時間の調整をしてミーティング時間を作る、スケジュール管理と一緒に利用するファイルの管理ができる、などの機能がありますので、運用の際はぜひ活用してみてくださいね。

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