Teamsでは、一画面で、チャットやファイル共有、通話、ウェブ会議、スケジュール確認など様々なことができます。

 

今回は、そんなTeamsに備わっているスケジュール管理ツールについて詳しくみていこうと思います。

 

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TeamsとOutlook連携！スケジュール調整が自動化

Microsoft365のOutlookカレンダーと連携し、商談や面談前に行なう面倒な日程調整の手作業をまるっと全部やってくれるのが、日程調整ツール「調整アポ」です。
 

WEB会議の場合、TeamsのWEB会議URLを自動で参加者全員に共有してくれるので、手間が消えます。
 

手作業を減らしたい人にオススメです。
 

Teamsを使って社外とのスケジュール調整を効率化したいなら、ぜひ無料トライアルで試してみてください。
 

詳しくはコチラ
 

Microsoft Teams(マイクロソフト チームス) でスケジュールを管理する

 

Teams画面の左サイドバーには、デフォルトでTeamsの予定表が入っています。

 

実は、これ以外にもTeamsで使えるスケジュール管理の方法がいくつかあるんです。
なので、今回はそちらも合わせてご紹介していこうと思います。

 

スケジュール管理の方法

 

Microsoft Teamsを使ってスケジュール管理を簡単に行うには、主に4つの方法があります。

 

特徴と使い分け

 
それぞれの特徴は、下記です。

 

 

予定表の特徴

 

Teamsの予定表は、もともとOutlookと連携しています。
Outlookで入れた予定と会議の予定が一つの画面で確認できるため、大変便利です。

 

画面上、Teamsの予定表には会議予約のボタンしかありませんが、ここから会議ではない予定を記入しても問題なく利用できます。

 

 

ただし、Outlookカレンダーの一部の機能が使用できないため、その点だけ注意が必要です。

 

特に、予定の公開設定ができず、すべての予定がデフォルトで「予定あり」として公開されるため、非公開にしたい場合や仮の予定として予定を立てるときには、Outlookカレンダーを利用する必要があります。

 

 

シフトの特徴

 

シフトは、Teams連携のアプリであるため、Teamsの画面上から操作ができます。
しかし、Outlookカレンダーには同期しないためTeams上から予定を確認する際は、二つの画面を行き来する必要があるため、注意です。

SharePointの特徴

 

SharePointはスケジュール管理がメインのツールではありませんが、チームやプロジェクト単位での進捗共有ができるようチームでのスケジュール管理機能をもっています。

 

SharePointもOutlookと連携ができ、Teams予定表で予定の確認ができるのでオススメですよ。

 

オススメはOutlookカレンダー

 

Teamsを利用している方であれば、スケジュール管理にはOutlookカレンダーを利用するのが良いでしょう。

 

理由は、2点あります。

 

Teams画面から予定の確認ができることはもちろんですが、予定の公開設定ができるかどうかも大事な点です。

 

仕事上でも、

 

「採用面接の情報は、なるべく隠しておきたい。」
「ランチの予定まで公開したくない。」

 

というシーンはあるのではないでしょうか。

 

また、仕事の予定とプライベートの予定を同じカレンダーで管理しているという方であれば、やはりプライベートな予定を非公開設定にできるOutlookカレンダーでスケジュール管理をするのがオススメです！

 

基本的にはOutlookカレンダーでスケジュール管理をし、それぞれの働き方に合わせて、シフトやSharePointの利用も検討していくのが良いでしょう。

 

Outlookカレンダーに連携できるツールであれば、Teams内からシームレスにスケジュールを確認できるので、Outlookカレンダーに連携可能かどうかは選ぶ際の大きな軸になりそうですね。

 

Outlookカレンダーの使い方

予定を入れる方法

 

• 1. Outlookカレンダーを開きます。

   

  

   

• 2. 新しいイベントを押し、入力画面を開きます。まずは、タイトルを入力しましょう。
   

  

   

3. また、参加者がいる場合は参加者を招待しましょう。

 



 

• 4. そのあと日時を入力します。

   

  日時は、右端からドラッグして選択することもできます。
  赤く色がついている箇所は、すでに招待者に予定があるため、色のついていない時間から日時を選択しましょう。

   

  

   

• 5. 入力が済んだら送信ボタンを押します。

   

  

   

 

これで、予定の登録は完了です。
この予定はTeamsの予定表にも同期されているので、確認してみましょう。

 

 

こちらTeams上でもきちんと反映されています。

 

Teams会議の予定を入れる方法

 

• 1. Outlookカレンダーを開きます。

   

  

   

• 2. 新しいイベントを押し、入力画面を開きます。
• 3. タイトルを入力し、会議に参加するメンバーを追加し、参加者を招待しましょう。
• 4. Teams会議にチェックを入れて完了です。

   

  

   

 

Teams会議には、Outlookからも参加できます。

 

 

予定表の使い方

会議の予定を入れる

 

• 1. 新しい会議ボタンを押す。

   

  

   

• 2. タイトルを入力し、会議に参加するメンバーを追加し、スケジュールを設定しましょう。

   

  

   

 

また、互いの空き時間を探すときには、スケジュールアシスタントを利用するとスムーズです。

 

 

スケジュールアシスタント画面では、互いに予定がある時間が可視化されるため、予定が入っている時間帯を避けて、会議時間を選択できます。

 

 

こちらも、ぜひ使ってみてくださいね。

 

シフト機能の使い方

 

シフトは、Teams内からもアクセスできます。

シフトを記入する

 

• 1. シフトを割り当てるユーザーの行で、目的の日付の下にある [> [その他のオプション] ボタン ] をクリックするか、[シフトの追加] をクリックするか、空のシフトをダブルクリックします。
• 2. シフトの情報を入力して、テーマの色を選んで整理します。
• 他のシフトと簡単に区別できるように、シフトの名前を指定します。 既定では、シフト名は開始時刻と終了時刻です。
• 3. 実行するタスクなど、シフトのメモを追加します。
• [アクティビティ] セクションで休憩または昼食を追加します。
• チームとの間でシフトを保存して共有する準備ができたら、[保存] を選択して、共有または共有を行わないで保存します。

SharePointの使い方

予定を記入する

 

予定表にイベント(予定)を作成するには、次のようにします。

 

• 1. 「イベント」タブをクリックして「新しいイベント」をクリックします。
• 2. イベントの作成ページに遷移しますので、必要事項を入力して、「保存」ボタンをクリックします。
• 3. 初期設定では、イベントの開始時間、終了時間を設定しますが、終日の予定の場合には「開始時間と終了時間を指定しない終日のイベントとして設定する」チェックボックスをオンにします。また、定期的に繰り返すイベントを登録するときは、「定期的なイベントとして設定する」チェックボックスをオンにして、繰り返す期間を設定します。

おわりに

 

自分に合いそうなスケジュール管理の方法は見つかったでしょうか？

 

ぜひ最適なスケジュール管理方法を見つけ、業務のさらなる効率化を目指していってくださいね！