Teamsカレンダーでスケジュール管理する3つの方法!予定表の共有や会議設定などシームレスに対応

Teamsでスケジュール管理がまるっと完結できることを知っていますか?
Teamsでは、一画面で、チャットやファイル共有、通話、ウェブ会議、スケジュール確認など様々なことができます。
今回は、そんなTeamsに備わっているスケジュール管理ツールについて詳しくみていこうと思います。

社外のスケジュール調整を10秒で完結。Teams早技を紹介

日程調整ツールを使った時の変化について
TeamsやOutlookでスケジュール管理を工率的に行うためには、
社外との日程調整を自動化するのが重要です。

それをボタン1つで連携し、直ぐに自動化させるのが
日程調整ツール「調整アポ」。

・空いてる日時の探してメールに打ち込む作業

・仮押さえする作業

・会議室を仮押さえする作業

・TeamsなどのWEB会議URLを共有する作業

など、まるっと自動化してくれます。

 

ダイヤモンドオンラインで発表された
「2022年の最強ITツールTOP50」では、
第二位に選出されたTeamsとOutlookの連携ツールです。

 

コスパ抜群の外部連携ツールですので、
「とりあえず料金だけでも知りたい」
という方はコチラから料金表を参照ください。

Microsoft Teamsでスケジュールを管理する方法3つ

 

Teams画面の左サイドバーには、デフォルトでTeamsの予定表が入っています。
※Teamsのメニュー紹介や使い方の解説はこちら

実は、これ以外にもTeamsで使えるスケジュール管理の方法がいくつかあります。
今回はそちらも合わせてご紹介していこうと思います。

スケジュール管理の方法

Microsoft Teamsを使ってスケジュール管理を簡単に行うには、主に3つの方法があります。

 

①Outlookカレンダー
②Teams予定表
③シフト

 

Outlook 予定表 シフト
利用単位 (個人 組織 組織
利用者 誰でも 組織で働く人 現場作業者
強み 予定表 会議予約 シフト管理
Outlook連携 ×

 

【Teamsスケジュール管理方法①】Outlookカレンダーを使う

まずは、Outlookカレンダーを使う方法です。

予定を入れる方法

 

    • 1. Outlookカレンダーを開きます。
    • 2. 新しいイベントを押し、入力画面を開きます。タイトルを入力しましょう。

3. 参加者がいる場合は参加者を招待しましょう。

 

 

  • 4. 日時を入力します。日時は、右端からドラッグして選択することもできます。
    赤く色がついている箇所は、すでに招待者に予定があるため、色のついていない時間から日時を選択しましょう。
  • 5. 入力が済んだら、送信ボタンを押します。

 

これで、予定の登録は完了です。
この予定はTeamsの予定表にも同期されているので、確認してみましょう。

 

 

こちらTeams上でもきちんと反映されています。

 

Teams会議の予定を入れる方法

 

  • 1. Outlookカレンダーを開きます。
  • 2. 新しいイベントを押し、入力画面を開きます。
  • 3. タイトルを入力し、会議に参加するメンバーを追加し、参加者を招待しましょう。
  • 4. Teams会議にチェックを入れて完了です。

 

Teams会議には、Outlookからも参加できます。

 

 

 

【Teamsスケジュール管理方法②】予定表を使う

予定表の特徴

 

Teamsの予定表は、もともとOutlookと連携しています。
Outlook予定表で入れた予定と会議の予定が一つの画面で確認できるため、大変便利です。

 

画面上、Teamsの予定表には会議予約のボタンしかありませんが、ここから会議ではない予定を記入しても問題なく利用できます。 

ただし、Outlookカレンダーの一部の機能が使用できないため、その点だけ注意が必要です。

特に、予定の公開設定ができず、すべての予定がデフォルトで「予定あり」として公開されるため、非公開にしたい場合や仮の予定として予定を立てるときには、Outlookカレンダーを利用する必要があります。

 

  • 1. 新しい会議ボタンを押す。
  • 2. タイトルを入力し、会議に参加するメンバーを追加し、スケジュールを設定しましょう。

 

また、互いの空き時間を探すときには、スケジュールアシスタントを利用するとスムーズです。

 

 

スケジュールアシスタント画面では、互いに予定がある時間が可視化されるため、予定が入っている時間帯を避けて、会議時間を選択できます。

 

 

こちらも、ぜひ使ってみてくださいね。

【Teamsスケジュール管理方法③】シフト機能を使う 

 シフト機能とは?

シフトとは、Microsoft Teams内で使用できるスケジュール管理機能です。このツールを使用すると、社内チームのスケジュールの作成、更新、管理がおこなえます。スケジュールはツール内で作成、もしくはExcelからインポートすることが可能です。

スケジュールを送信すると、登録しているチームメンバーに更新内容が表示されます。メンバーの職務や予定の場所ごとにグループを作成し、整理できます。シフト交換や休暇のリクエスト送信や、特定のシフトがカバーされているかの確認ができるのも有用な機能です。

シフトは、Teams内からもアクセスできます。左メニューより「シフト」を選択して操作します。

シフトの特徴

 シフトは、Teams連携のアプリで、Teamsの画面上から操作ができます。Teams内からアクセスする際は、左メニューより「シフト」を選択して操作します。


シフト機能はOutlookカレンダーには同期しない点は、注意が必要です。Outlookカレンダーと併用する際は、二つの画面を行き来する必要があります。

シフトで予定を記入する

 

Teams_スケジュール管理_シフト_1
最初にシフトを作成するチームの紐付けを行います。2ステップで完了です。
Teams_スケジュール管理_シフト_2
シフトを割り当てるユーザーの行で、目的の日付の下にある [> [その他のオプション] ボタン ] をクリックするか、[シフトの追加] をクリックするか、空のシフトをダブルクリックします。
Teams_スケジュール管理_シフト_4
予定の入力画面に移るので、以下のような詳細を登録します。

  • シフトの情報を入力して、テーマの色を選んで整理する
  • 他のシフトと簡単に区別できるように、シフトの名前を指定する。 既定では、シフト名は開始時刻と終了時刻
  • メモ欄に実行するタスクなどの予定の詳細を記載
  • [アクティビティ]セクションで休憩や昼食などを追加

 

設定が完了したら、右上の「保存」をクリックで登録完了です。

シフトでスケジュールを共有する

 

シフト内の右上「共有」で、登録したスケジュールを共有することが可能です。
Teams_スケジュール管理_シフト_5
Teams_スケジュール管理_シフト_6

共有する予定の期間や通知先を指定して「共有」をクリックすれば共有完了です。

スケジュール管理はOutlookカレンダーがベスト

 ここまで3種類のスケジュール管理方法を紹介してきました。

この3つのうち、最もおすすめなのがOutlookカレンダーです。

理由は、2点あります。自動同期されることと、予定の公開設定ができることです。それぞれ説明します。

理由1)自動同期される

Outlookカレンダーがおすすめな理由の一つは、自動同期が可能な点です。個人のOutlookカレンダーで入力した内容はTeamsに自動同期され、チーム内での共有が可能です。他の参加者にすでに予定が入っていると、埋まっている日時が表示されます。空いている日時を選び設定できるため、日程調整するのが容易になります。

理由2)予定の公開設定ができる

二つ目の理由として、予定の公開設定ができる点があります。チーム内で共有するスケジュール・しないスケジュールを分けて管理することが可能です。

 

この機能は、例えば以下のような場面で役立ちます。

  • ・一般社員に知らせたくない採用面接の予定があるとき
  • ・プライベートのランチの予定があるとき

 

公開設定機能を使用すれば、別ツールを使い分けることなく、それぞれのスケジュールを同時に管理できます。業務用とプライベート用のカレンダーを見比べて日程調整する必要もなくなり、便利です。

 

このような理由から、スケジュール管理はOutlookカレンダーを利用するのがおすすめです。個人のスケジュールはOutlookカレンダーで管理し、さらに社内共有のためのツールとしてシフトやSharePointの利用も検討できるでしょう。

 

社内業務に導入するツールを選ぶ際は、Outlookカレンダーに連携できるものを選ぶのが効率的です。OutlookカレンダーはTeamsと自動同期可能で、シームレスにチーム内のスケジュール確認ができます。ツール選びにおいて、Outlookカレンダーに連携可能かどうかは大きな軸となるでしょう。

おわりに

自分に合いそうなスケジュール管理の方法は見つかったでしょうか?

ぜひ最適なスケジュール管理方法を見つけ、業務のさらなる効率化を目指していってくださいね!

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