Teamsカレンダーでスケジュール管理する3つの方法！予定表の共有や会議設定などシームレスに対応

Teamsでスケジュール管理がまるっと完結できることを知っていますか？
Teamsでは、一画面で、チャットやファイル共有、通話、ウェブ会議、スケジュール確認など様々なことができます。
今回は、そんなTeamsに備わっているスケジュール管理ツールについて詳しくみていこうと思います。

社外のスケジュール調整を10秒で完結。Teams早技を紹介

TeamsやOutlookでスケジュール管理を工率的に行うためには、
社外との日程調整を自動化するのが重要です。

それをボタン1つで連携し、直ぐに自動化させるのが
日程調整ツール「調整アポ」。

・空いてる日時の探してメールに打ち込む作業

・仮押さえする作業

・会議室を仮押さえする作業

・TeamsなどのWEB会議URLを共有する作業

など、まるっと自動化してくれます。

 

ダイヤモンドオンラインで発表された
「2022年の最強ITツールTOP50」では、
第二位に選出されたTeamsとOutlookの連携ツールです。

 

コスパ抜群の外部連携ツールですので、
「とりあえず料金だけでも知りたい」
という方はコチラから料金表を参照ください。

Microsoft Teamsでスケジュールを管理する方法３つ

 

Teams画面の左サイドバーには、デフォルトでTeamsの予定表が入っています。
※Teamsのメニュー紹介や使い方の解説はこちら

実は、これ以外にもTeamsで使えるスケジュール管理の方法がいくつかあります。
今回はそちらも合わせてご紹介していこうと思います。

スケジュール管理の方法

Microsoft Teamsを使ってスケジュール管理を簡単に行うには、主に3つの方法があります。

 

 

	Outlook	予定表	シフト
利用単位	（個人	組織	組織
利用者	誰でも	組織で働く人	現場作業者
強み	予定表	会議予約	シフト管理
Outlook連携	–	〇	×

 

【Teamsスケジュール管理方法①】Outlookカレンダーを使う

まずは、Outlookカレンダーを使う方法です。

予定を入れる方法

 

• • 1. Outlookカレンダーを開きます。
  • 2. 新しいイベントを押し、入力画面を開きます。タイトルを入力しましょう。
    

3. 参加者がいる場合は参加者を招待しましょう。

 

 

• 4. 日時を入力します。日時は、右端からドラッグして選択することもできます。
  赤く色がついている箇所は、すでに招待者に予定があるため、色のついていない時間から日時を選択しましょう。
• 5. 入力が済んだら、送信ボタンを押します。

 

これで、予定の登録は完了です。
この予定はTeamsの予定表にも同期されているので、確認してみましょう。

 

 

こちらTeams上でもきちんと反映されています。

 

Teams会議の予定を入れる方法

 

• 1. Outlookカレンダーを開きます。
• 2. 新しいイベントを押し、入力画面を開きます。
• 3. タイトルを入力し、会議に参加するメンバーを追加し、参加者を招待しましょう。
• 4. Teams会議にチェックを入れて完了です。

 

Teams会議には、Outlookからも参加できます。

 

 

 

【Teamsスケジュール管理方法②】予定表を使う

予定表の特徴

 

Teamsの予定表は、もともとOutlookと連携しています。
Outlook予定表で入れた予定と会議の予定が一つの画面で確認できるため、大変便利です。

 

画面上、Teamsの予定表には会議予約のボタンしかありませんが、ここから会議ではない予定を記入しても問題なく利用できます。 

ただし、Outlookカレンダーの一部の機能が使用できないため、その点だけ注意が必要です。

特に、予定の公開設定ができず、すべての予定がデフォルトで「予定あり」として公開されるため、非公開にしたい場合や仮の予定として予定を立てるときには、Outlookカレンダーを利用する必要があります。

 

• 1. 新しい会議ボタンを押す。
• 2. タイトルを入力し、会議に参加するメンバーを追加し、スケジュールを設定しましょう。

 

また、互いの空き時間を探すときには、スケジュールアシスタントを利用するとスムーズです。

 

 

スケジュールアシスタント画面では、互いに予定がある時間が可視化されるため、予定が入っている時間帯を避けて、会議時間を選択できます。

 

 

こちらも、ぜひ使ってみてくださいね。

【Teamsスケジュール管理方法③】シフト機能を使う 

 シフト機能とは？

シフトとは、Microsoft Teams内で使用できるスケジュール管理機能です。このツールを使用すると、社内チームのスケジュールの作成、更新、管理がおこなえます。スケジュールはツール内で作成、もしくはExcelからインポートすることが可能です。

スケジュールを送信すると、登録しているチームメンバーに更新内容が表示されます。メンバーの職務や予定の場所ごとにグループを作成し、整理できます。シフト交換や休暇のリクエスト送信や、特定のシフトがカバーされているかの確認ができるのも有用な機能です。

シフトは、Teams内からもアクセスできます。左メニューより「シフト」を選択して操作します。

シフトの特徴

 シフトは、Teams連携のアプリで、Teamsの画面上から操作ができます。Teams内からアクセスする際は、左メニューより「シフト」を選択して操作します。

シフト機能はOutlookカレンダーには同期しない点は、注意が必要です。Outlookカレンダーと併用する際は、二つの画面を行き来する必要があります。

シフトで予定を記入する

 

最初にシフトを作成するチームの紐付けを行います。2ステップで完了です。

シフトを割り当てるユーザーの行で、目的の日付の下にある [> [その他のオプション] ボタン ] をクリックするか、[シフトの追加] をクリックするか、空のシフトをダブルクリックします。

予定の入力画面に移るので、以下のような詳細を登録します。

• シフトの情報を入力して、テーマの色を選んで整理する
• 他のシフトと簡単に区別できるように、シフトの名前を指定する。 既定では、シフト名は開始時刻と終了時刻
• メモ欄に実行するタスクなどの予定の詳細を記載
• [アクティビティ]セクションで休憩や昼食などを追加

 

設定が完了したら、右上の「保存」をクリックで登録完了です。

シフトでスケジュールを共有する

 

シフト内の右上「共有」で、登録したスケジュールを共有することが可能です。

共有する予定の期間や通知先を指定して「共有」をクリックすれば共有完了です。

スケジュール管理はOutlookカレンダーがベスト

 ここまで３種類のスケジュール管理方法を紹介してきました。

この３つのうち、最もおすすめなのがOutlookカレンダーです。

理由は、2点あります。自動同期されることと、予定の公開設定ができることです。それぞれ説明します。

理由１）自動同期される

Outlookカレンダーがおすすめな理由の一つは、自動同期が可能な点です。個人のOutlookカレンダーで入力した内容はTeamsに自動同期され、チーム内での共有が可能です。他の参加者にすでに予定が入っていると、埋まっている日時が表示されます。空いている日時を選び設定できるため、日程調整するのが容易になります。

理由２）予定の公開設定ができる

二つ目の理由として、予定の公開設定ができる点があります。チーム内で共有するスケジュール・しないスケジュールを分けて管理することが可能です。

 

この機能は、例えば以下のような場面で役立ちます。

• ・一般社員に知らせたくない採用面接の予定があるとき
• ・プライベートのランチの予定があるとき

 

公開設定機能を使用すれば、別ツールを使い分けることなく、それぞれのスケジュールを同時に管理できます。業務用とプライベート用のカレンダーを見比べて日程調整する必要もなくなり、便利です。

 

このような理由から、スケジュール管理はOutlookカレンダーを利用するのがおすすめです。個人のスケジュールはOutlookカレンダーで管理し、さらに社内共有のためのツールとしてシフトやSharePointの利用も検討できるでしょう。

 

社内業務に導入するツールを選ぶ際は、Outlookカレンダーに連携できるものを選ぶのが効率的です。OutlookカレンダーはTeamsと自動同期可能で、シームレスにチーム内のスケジュール確認ができます。ツール選びにおいて、Outlookカレンダーに連携可能かどうかは大きな軸となるでしょう。

おわりに

自分に合いそうなスケジュール管理の方法は見つかったでしょうか？

ぜひ最適なスケジュール管理方法を見つけ、業務のさらなる効率化を目指していってくださいね！