Teams内でシームレスなスケジュール管理をする方法

Teamsでは、一画面で、チャットやファイル共有、通話、ウェブ会議、スケジュール確認など様々なことができます。

 

今回は、そんなTeamsに備わっているスケジュール管理ツールについて詳しくみていこうと思います。

 


Microsoft Teams(マイクロソフト チームス) でスケジュールを管理する

 

Teams画面の左サイドバーには、デフォルトでTeamsの予定表が入っています。

 

実は、これ以外にもTeamsで使えるスケジュール管理の方法がいくつかあるんです。
なので、今回はそちらも合わせてご紹介していこうと思います。

 

スケジュール管理の方法

 

Microsoft Teamsを使ってスケジュール管理を簡単に行うには、主に4つの方法があります。

 

①Outlookカレンダー
②Teams予定表
③シフト
④SharePoint

特徴と使い分け

 
それぞれの特徴は、下記です。

 

 

予定表の特徴

 

Teamsの予定表は、もともとOutlookと連携しています。
Outlookで入れた予定と会議の予定が一つの画面で確認できるため、大変便利です。

 

画面上、Teamsの予定表には会議予約のボタンしかありませんが、ここから会議ではない予定を記入しても問題なく利用できます。

 

 

ただし、Outlookカレンダーの一部の機能が使用できないため、その点だけ注意が必要です。

 

特に、予定の公開設定ができず、すべての予定がデフォルトで「予定あり」として公開されるため、非公開にしたい場合や仮の予定として予定を立てるときには、Outlookカレンダーを利用する必要があります。

 

 

シフトの特徴

 

シフトは、Teams連携のアプリであるため、Teamsの画面上から操作ができます。
しかし、Outlookカレンダーには同期しないためTeams上から予定を確認する際は、二つの画面を行き来する必要があるため、注意です。

SharePointの特徴

 

SharePointはスケジュール管理がメインのツールではありませんが、チームやプロジェクト単位での進捗共有ができるようチームでのスケジュール管理機能をもっています。

 

SharePointもOutlookと連携ができ、Teams予定表で予定の確認ができるのでオススメですよ。

 

オススメはOutlookカレンダー

 

Teamsを利用している方であれば、スケジュール管理にはOutlookカレンダーを利用するのが良いでしょう。

 

理由は、2点あります。

 

①Teamsの予定表にOutlookカレンダーが自動同期されるようになっていること
②予定の公開設定ができること

Teams画面から予定の確認ができることはもちろんですが、予定の公開設定ができるかどうかも大事な点です。

 

仕事上でも、

 

「採用面接の情報は、なるべく隠しておきたい。」
「ランチの予定まで公開したくない。」

 

というシーンはあるのではないでしょうか。

 

また、仕事の予定とプライベートの予定を同じカレンダーで管理しているという方であれば、やはりプライベートな予定を非公開設定にできるOutlookカレンダーでスケジュール管理をするのがオススメです!

 

基本的にはOutlookカレンダーでスケジュール管理をし、それぞれの働き方に合わせて、シフトやSharePointの利用も検討していくのが良いでしょう。

 

Outlookカレンダーに連携できるツールであれば、Teams内からシームレスにスケジュールを確認できるので、Outlookカレンダーに連携可能かどうかは選ぶ際の大きな軸になりそうですね。

 

Outlookカレンダーの使い方

予定を入れる方法

 

  • 1. Outlookカレンダーを開きます。

     

     

  • 2. 新しいイベントを押し、入力画面を開きます。まずは、タイトルを入力しましょう。
     

     

  • 3. また、参加者がいる場合は参加者を招待しましょう。

     

     

  • 4. そのあと日時を入力します。

     

    日時は、右端からドラッグして選択することもできます。
    赤く色がついている箇所は、すでに招待者に予定があるため、色のついていない時間から日時を選択しましょう。

     

     

  • 5. 入力が済んだら送信ボタンを押します。

     

     

 

これで、予定の登録は完了です。
この予定はTeamsの予定表にも同期されているので、確認してみましょう。

 

 

こちらTeams上でもきちんと反映されています。

 

Teams会議の予定を入れる方法

 

  • 1. Outlookカレンダーを開きます。

     

     

  • 2. 新しいイベントを押し、入力画面を開きます。
  • 3. タイトルを入力し、会議に参加するメンバーを追加し、参加者を招待しましょう。
  • 4. Teams会議にチェックを入れて完了です。

     

     

 

Teams会議には、Outlookからも参加できます。

 

 

予定表の使い方

会議の予定を入れる

 

  • 1. 新しい会議ボタンを押す。

     

     

  • 2. タイトルを入力し、会議に参加するメンバーを追加し、スケジュールを設定しましょう。

     

     

 

また、互いの空き時間を探すときには、スケジュールアシスタントを利用するとスムーズです。

 

 

スケジュールアシスタント画面では、互いに予定がある時間が可視化されるため、予定が入っている時間帯を避けて、会議時間を選択できます。

 

 

こちらも、ぜひ使ってみてくださいね。

 

シフト機能の使い方

 

シフトは、Teams内からもアクセスできます。

シフトを記入する

 

  • 1. シフトを割り当てるユーザーの行で、目的の日付の下にある [> [その他のオプション] ボタン ] をクリックするか、[シフトの追加] をクリックするか、空のシフトをダブルクリックします。
  • 2. シフトの情報を入力して、テーマの色を選んで整理します。
  • 他のシフトと簡単に区別できるように、シフトの名前を指定します。 既定では、シフト名は開始時刻と終了時刻です。
  • 3. 実行するタスクなど、シフトのメモを追加します。
  • [アクティビティ] セクションで休憩または昼食を追加します。
  • チームとの間でシフトを保存して共有する準備ができたら、[保存] を選択して、共有または共有を行わないで保存します。

SharePointの使い方

予定を記入する

 

予定表にイベント(予定)を作成するには、次のようにします。

 

  • 1. 「イベント」タブをクリックして「新しいイベント」をクリックします。
  • 2. イベントの作成ページに遷移しますので、必要事項を入力して、「保存」ボタンをクリックします。
  • 3. 初期設定では、イベントの開始時間、終了時間を設定しますが、終日の予定の場合には「開始時間と終了時間を指定しない終日のイベントとして設定する」チェックボックスをオンにします。また、定期的に繰り返すイベントを登録するときは、「定期的なイベントとして設定する」チェックボックスをオンにして、繰り返す期間を設定します。

おわりに

 

自分に合いそうなスケジュール管理の方法は見つかったでしょうか?

 

ぜひ最適なスケジュール管理方法を見つけ、業務のさらなる効率化を目指していってくださいね!

 

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