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Teamsの使い方を簡単説明!20ある機能を重要な順番で解説します!
リモートワークや在宅勤務が必要な状況下では、Teamsのような多機能のコミュニケーションツールがおすすめです。
また、TeamsはMicrosoft社製のため、資料やデータ作成に欠かせないOfficeとも相性が良好。
ここでは、Teamsに含まれる20の機能と使い方の概略を紹介します。
▼目次
Teamsの機能はビジネス環境の改善におすすめ
Teamsはコミュニケーションだけでなく、ビジネス環境の改善にも使うことができるツールです。
Teamsは、Officeの主要ソフトとの連携がスムーズである点が注目されています。
また、会議の設定から実際の会議までがスムーズな点や、細かな設定が不要な点も魅力。
ほかにも、
- ・Microsoft社の製品で安心感があること
- ・使い方がシンプルなので社内浸透させやすかったこと
などの理由で、多数の企業が導入に踏み切っています。
導入しているもののあまり活用できていない、またこれからリモートワークに使ってみたいという場合は、Teamsを再チェックしてみましょう。
Teamsの「チャット機能」の使い方
Teamsのチャット機能は、プライベートなチャットからグループチャットまでスムーズに行える、Teamsの中心ともいえる機能です。
社内での連絡や会議だけでなく、セールスメッセージにも使えるチャット機能。
まずは、チャット機能の基本的な使い方をご紹介します。
機能1:Teamsの「チャット」の使い方
上部の「メンバー」の欄にチャットをしたいユーザーかグループ名を入力。
その後、下部の「新しいメッセージの入力」の欄から、送りたいメッセージを入力しましょう。
Teamsのチャットでは、絵文字やステッカー、GIFを使用したメッセージも利用できます。また、ファイルを添付することも可能です。
機能2:Teamsでチャット履歴の「保存機能」
プライベート、グループチャット、チームでのチャット、いずれの場合でもTeamsではチャット履歴を保存することが可能です。
個別の会話は、各テキストの右上にある「メッセージを保存」を利用して保存できます。
もしくは、画面右上部にあるプロフィール写真の「保存」か、コマンドボックスに「/saved」を入力することでも保存可能。
なお、保存したメッセージ一覧は、プロフィール写真の「保存済み」をクリックすれば確認できます。
機能3:Teamsのチャットで「改行」や「ショートカットキー」を使う方法
チャットやメッセージで「改行」を使いたいときには、「Shift」キーを押しながら「Enter」キーを押します。
Windows版、Mac版、どちらも改行の方法は同じです。
また、改行でショートカットキーを利用する場合は、画面右上のプロフィール写真から、「ショートカットキー」を選択して設定します。
参考:Microsoft Teams「改行方法」とは?設定からやり方まで解説!
機能4:社外へのチャットもOK!メッセージを「編集&削除」する方法
送信がすでに完了したメッセージでも、編集や削除を行うことができます。やり方は、各テキストの右上から「編集」もしくは「削除」を選択するだけです。
Teamsの機能を使って生産性の向上を!便利な「チーム」の使い方
企業内の部署や課ごと、もしくは事業のプロジェクトやトピックでのチャットは、「チーム機能」で行いましょう。
チーム機能を使うことで、情報の共有が容易に。共同で作業をするメンバーとTeams内でチームを作ることで、生産性の向上につながります。
機能5:スムーズな会話ができるTeamsの「チーム機能」
共同で作業をするメンバーを「ユーザーを招待」から選んでチームを作り、情報を共有することができます。
また、チームでの新しい会話には「件名」を入力可能。活用すれば検索が簡単になります。
機能6:Teamsがより便利になる機能「チャネル」
Teamsの「チャネル」とは、チーム内のメンバーと会話する場所のことです。
「チャネル」を使用する場合は、「チーム機能」の中の各チーム名の右側をクリックし、「チャネルを追加」から設定しましょう。
【新機能】機能7:メンバーに「タグ」設定をしてわかりやすく!
2020年3月、Teamsに「タグ機能」が追加されました。
40種類のタグが用意されており、チーム内のメンバーに「社員」「アルバイト」「顧客」「◯◯会社」など、区分を追加することができます。
「チーム機能」の中の各チーム名の右側にある「タグを管理」から設定可能です。
Teamsの「会議機能」を活用!設定方法と使い方
リモートワークに欠かせないビジネスツール、「Web会議」。この機能はTeamsにも搭載されています。
Teamsでは、プライベートな1対1の会議からチーム内での会議、複数のメンバーや新しいユーザーを加えた会議などが可能です。
この「会議機能」は、アプリ・Webブラウザ双方に対応。メンバーやユーザーの状況に合わせて音声通話やビデオ通話を選択し、会議を始めることができます。
機能8:「ビデオ会議機能」の設定方法
Teamsの会議の設定方法は2つ。1つはビデオから始める会議です。
2つめは、「予定表」から「新しい会議」のスケジュールを予約する方法。
会議メンバーを招待する
会議が始まる前でも、会議が始まってからでもメンバーを招待することができます。
会議前の場合は「ユーザーの招待」に検索したユーザーを表示させ、招待しましょう。
すでに会議が始まっているときは、会議中の画面から「参加者の表示」を選択します。
この画面には、まだ会議に参加していないユーザーが表示されるので、その中から追加したいメンバーを選びます。
ユーザーが表示されない場合は、電話番号を入力して新しいユーザーを招待してください。
機能9:外出先からでもOK!「電話会議機能」
Teamsの「電話会議機能」は、ダイヤルイン番号を使用する会議です。
スマートフォンなどにTeamsがインストールされていれば使えるため、外出先や忙しいときにもすぐに利用することができます。
また、会議に出席しているユーザー同士が直接連絡を取ることも可能。
「電話会議機能」を使うためには、利用する国や地域がTeamsの電話会議の使用可能エリアであるかどうかを確認しましょう。
その後、電話会議を始めるためのライセンスを取得。
会議用のサービス番号も取得し、メンバーを会議に招待する際に割り当てましょう。
機能10:Teamsの「画面共有機能」を使ってより便利に会議を進めよう!
Teamsのビデオ会議で活用して欲しいのが、資料を共有する「画面共有機能」。
送信した資料を画面上で共有すると、会議参加者が資料を閲覧可能です。
会議中の画面下部にあるパネルから、共有用のボタンを選択してクリックすると、画面を共有することができます。
機能11:「会議スケジュール機能」の使い方
チャット内にいるユーザーと会議のアポイントを取る場合は、メッセージ入力欄の下にある「会議の予約」を使います。
また、Teamsの画面左側にある「予定表」からでも「新しい会議」を作成可能。
ここでは「会議スケジュール」の詳細を入力することもできます。
会議のタイトル、招待したいメンバーやユーザー、会議を行いたい日付や時間を入力すれば会議用の「スケジュールアシスタント」が完成です。
リモートワークがより便利に!Teamsの「ファイル」機能の使い方
Teamsを使ったリモートワークを効率よく進めるために欠かせないのが「ファイル機能」。
ファイルを保存し、共有し、共同編集する機能は、ビジネス環境の改善や効率化に欠かせない機能のひとつです。
機能12:Teamsでファイルを「保存」するには
ファイル機能の操作には、チーム(チャネル)のメッセージ上部にある「ファイル」を使いましょう。
ここをクリックすると現在アップロードされているファイル一覧が表示されます。
Teamsはファイルをアップロードすることで保存が可能です。
ファイルのアップロードはファイルを「ドラッグ&ドロップ」、もしくは「アップロード」から対象のファイルを選択すればOK。
なお、ビジネス版では最大15GBまで、無料版では2GBまでのファイルがアップロードできます。
機能13:Teamsでファイルを「共有する」方法
アップロードしたファイルを共有する場合は、チャネルのメッセージ上部にある「ファイル」から、共有したいファイルを選択するだけ。
TeamsはMicrosoft社の製品なのでOfficeとの相性も良く、動画の共有でも問題ありません。
機能14:チームで使うと便利な「共同編集機能」
チーム内のメンバーやゲストユーザーに送ったファイルは、「共同編集機能」を使うことで編集できます。
基本的には、チームのすべてのメンバーが共同編集可能です。
なお、Microsoft 365のアプリではWord、Excel、PowerPointのドキュメントを共同編集したり、コメントしたりすることができます。
機能15:Teamsに格納済みファイルを「確認・削除」
ファイルの「確認」や「削除」を行う場合は、サイドリンクバーの「タスク」を開いてください。
次に削除したいファイルを選択、ファイル名の横にある「削除」を使ってファイルを削除します。
新しく追加された機能もあり!Teamsで注目される便利な機能
機能16:注目の「メンション機能」でTeamsをより便利に
Teamsの「メンション機能」とは、「@ユーザー名+メッセージ」をアプリ内の文章で送る機能のことです。
「@ユーザー名」を入れることにより、メールで通知が送られます。
メンション機能はプライベートなチャット以外でも利用可能。
「@チーム名+メッセージ」や「@チャネル+メッセージ」によって、選び出したメンバーにも送ることができます。
Teamsの画面を見ていなくても、パソコンやスマートフォンにメールでメッセージが届くので、素早い対応が期待できる機能です。
【新機能】機能17:TeamsのLiveに「キャプション」が追加!
「予定表」からライブイベントを設定する際、「キャプション」を表示できるようになりました。
「キャプション」は、会議中に字幕を表示できる機能です。
「新しい会議」を設定する際、タイトルや会議日程を入力したあと、「ライブイベントの生成方法」で「キャプション(プレビュー)」をONに。
その後表示される「音声言語」と「翻訳言語」を設定すれば、字幕が表示されます。
機能18:Office365以外もOK!「アプリ連携機能」
毎日の業務で使っているアプリと連携することができるTeams。
Microsoft社のOfficeに含まれるソフトはもちろんのこと、さまざまなアプリとの連携が可能です。
顧客や他社との打ち合わせやプレゼンテーションで、相手が使っているアプリと連携することもできるでしょう。
機能19:「ゲストアクセス」の使い方
Teamsのチームやメンバー以外の外部のユーザーを招待できるのが、「ゲストアクセス」という機能です。
これは、Office 365に付属されている「Azure AD」に招待したいユーザーを登録し、Teamsの機能を使うというもの。
ユーザーがTeamsのチームで「所有者」となっていれば、ゲストとなるユーザーにアクセス権限を付与することができます。
Teamsの「管理センター」から、「組織全体の設定」「ゲストアクセス」の順に選択。
「Teamsでのゲストアクセスを許可」をONにすれば設定完了です。
【新機能】機能20:会議機能がグレードアップ!参加や退席の表示で便利に
2020年4月からビデオ会議の途中でも「参加」や「退席」の管理ができるようになりました。
やり方は、「会議のオプション」から「発信者が参加または退席するときに通知する」をONに切り替えるだけ。これで、会議を中断することなく続けることができます。
まとめ
電話とメールの中間に位置するチャットを中心に、社内のITを統制し、生産性を向上させることができるTeams。
新機能も加わってより便利にビジネスコミュニケーションが図れるようになりました。
働き方改革のみならず、パンデミック(流行性の感染病)や自然災害などでリモートワークが注目されていますので、ぜひTeamsの使いやすくなった機能をチェックしてみましょう。
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