リモートワークや在宅勤務が必要な状況下では、Teamsのような多機能のコミュニケーションツールがおすすめです。
 

また、TeamsはMicrosoft社製のため、資料やデータ作成に欠かせないOfficeとも相性が良好。
 

ここでは、Teamsに含まれる20の機能と使い方の概略を紹介します。
 

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TeamsとOutlook連携！スケジュール調整が自動化

Microsoft365のOutlookカレンダーと連携し、商談や面談前に行なう面倒な日程調整の手作業をまるっと全部やってくれるのが、日程調整ツール「調整アポ」です。
 

WEB会議の場合、TeamsのWEB会議URLを自動で参加者全員に共有してくれるので、手間が消えます。
 

手作業を減らしたい人にオススメです。
 

この後に説明する記事の内容以外で、業務効率化を考えているのであれば無料トライアルで試してみてください。
 

詳しくはコチラ
 

Teamsの機能はビジネス環境の改善におすすめ

Microsoft Teams は、チャットを主体としたコミュニケーションツールです。
組織やチーム、個人間でのチャット、音声通話、ビデオ会議、ファイル等の共有を、すべてひとつの画面で行うことができます。
 

Teamsは、コミュニケーションだけでなく、ビジネス環境の改善にも使うことができる万能なツールです。
 

特に、Officeの主要ソフトとの連携がスムーズである点が注目されています。
 

また、会議の設定から実際の会議までがスムーズな点や、細かな設定が不要な点も魅力。
 

ほかにも、
 

• ・Microsoft社の製品で安心感があること
• ・使い方がシンプルなので社内浸透させやすかったこと

 

などの理由で、多数の企業が導入に踏み切っています。
 

導入しているもののあまり活用できていない、またこれからリモートワークに使ってみたいという場合は、Teamsを再チェックしてみましょう。
 

Teamsの画面説明とメニュー紹介

まずはじめに、Teamsの画面について確認していきましょう。画面左のメニューには以下8つのタブがあります。
 

 

• アクティビティ
• チャット
• チーム
• カレンダー
• 通話
• ファイル
• アプリ
• ヘルプ

 

ここからは、それぞれの重要な機能から順に、使い方を解説していきます。

 

Teamsの「チャット機能」の使い方（機能1~4）

Teamsのチャット機能は、プライベートなチャットからグループチャットまでスムーズに行える、Teamsの中心ともいえる機能です。
 

社内での連絡や会議だけでなく、セールスメッセージにも使えるチャット機能。
 

まずは、チャット機能の基本的な使い方をご紹介します。
 

機能1：Teamsの「チャット」の使い方

上部の「メンバー」の欄にチャットをしたいユーザーかグループ名を入力。
 

その後、下部の「新しいメッセージの入力」の欄から、送りたいメッセージを入力しましょう。
 

 

Teamsのチャットでは、絵文字やステッカー、GIFを使用したメッセージも利用できます。また、ファイルを添付することも可能です。
 

機能2：Teamsでチャット履歴の「保存機能」

プライベート、グループチャット、チームでのチャット、いずれの場合でもTeamsではチャット履歴を保存することが可能です。
 

個別の会話は、各テキストの右上にある「メッセージを保存」を利用して保存できます。
 

もしくは、画面右上部にあるプロフィール写真の「保存」か、コマンドボックスに「/saved」を入力することでも保存可能。
 

 

なお、保存したメッセージ一覧は、プロフィール写真の「保存済み」をクリックすれば確認できます。
 

 

機能3：Teamsのチャットで「改行」や「ショートカットキー」を使う方法

チャットやメッセージで「改行」を使いたいときには、「Shift」キーを押しながら「Enter」キーを押します。
 

Windows版、Mac版、どちらも改行の方法は同じです。
 

また、改行でショートカットキーを利用する場合は、画面右上のプロフィール写真から、「ショートカットキー」を選択して設定します。
 

 

改行方法などの詳しい操作方法についてはこちらの記事も参考にしてみてください。

 

機能4：社外へのチャットもOK！メッセージを「編集＆削除」する方法

送信がすでに完了したメッセージでも、編集や削除を行うことができます。やり方は、各テキストの右上から「編集」もしくは「削除」を選択するだけです。
 

 

Microsoft Teamsでのチャット機能については、こちらの記事でも詳しくご紹介しているのであわせてご覧ください。

 

Teamsの機能を使って生産性の向上を！便利な「チーム」の使い方（機能5~7）

企業内の部署や課ごと、もしくは事業のプロジェクトやトピックでのチャットは、「チーム機能」で行いましょう。
 

チーム機能を使うことで、情報の共有が容易に。共同で作業をするメンバーとTeams内でチームを作ることで、生産性の向上につながります。
 

機能5：スムーズな会話ができるTeamsの「チーム機能」

共同で作業をするメンバーを「ユーザーを招待」から選んでチームを作り、情報を共有することができます。
 

 

また、チームでの新しい会話には「件名」を入力可能。活用すれば検索が簡単になります。
 

Teamsのチーム機能については、こちらの記事でも詳しく解説しています。

 

機能6：Teamsがより便利になる機能「チャネル」

Teamsの「チャネル」とは、チーム内のメンバーと会話する場所のことです。
 

「チャネル」を使用する場合は、「チーム機能」の中の各チーム名の右側をクリックし、「チャネルを追加」から設定しましょう。
 

 

【新機能】機能7：メンバーに「タグ」設定をしてわかりやすく！

2020年3月、Teamsに「タグ機能」が追加されました。
 

40種類のタグが用意されており、チーム内のメンバーに「社員」「アルバイト」「顧客」「◯◯会社」など、区分を追加することができます。
 

「チーム機能」の中の各チーム名の右側にある「タグを管理」から設定可能です。
 

Teamsの「会議機能」を活用！設定方法と使い方（機能8~11）

リモートワークに欠かせないビジネスツール、「Web会議」。この機能はTeamsにも搭載されています。
 

Teamsでは、プライベートな1対1の会議からチーム内での会議、複数のメンバーや新しいユーザーを加えた会議などが可能です。
 

この「会議機能」は、アプリ・Webブラウザ双方に対応。メンバーやユーザーの状況に合わせて音声通話やビデオ通話を選択し、会議を始めることができます。
 

機能8：「ビデオ会議機能」の設定方法

Teamsの会議の設定方法は2つ。1つはビデオから始める会議です。
 

 

 

2つめは、「予定表」から「新しい会議」のスケジュールを予約する方法。
 

 

 

会議メンバーを招待する

会議が始まる前でも、会議が始まってからでもメンバーを招待することができます。
 

会議前の場合は「ユーザーの招待」に検索したユーザーを表示させ、招待しましょう。
 

すでに会議が始まっているときは、会議中の画面から「参加者の表示」を選択します。
 

この画面には、まだ会議に参加していないユーザーが表示されるので、その中から追加したいメンバーを選びます。
 

ユーザーが表示されない場合は、電話番号を入力して新しいユーザーを招待してください。
 

「Teams会議の招待がうまくできない」という場合は、こちらの記事を参考にしてみてください。

機能9：外出先からでもOK！「電話会議機能」

Teamsの「電話会議機能」は、ダイヤルイン番号を使用する会議です。
 

iPhone/Androidスマホ、iPadなどのタブレットにTeamsがインストールされていれば使えるため、外出先や忙しいときにもすぐに利用することが可能です。
 

もしまだダウンロードが済んでいない場合はこちらからダウンロードできます。

 

また、会議に出席しているユーザー同士が直接連絡を取ることも可能。
 

「電話会議機能」を使うためには、利用する国や地域がTeamsの電話会議の使用可能エリアであるかどうかを確認しましょう。
 

その後、電話会議を始めるためのライセンスを取得。
 

会議用のサービス番号も取得し、メンバーを会議に招待する際に割り当てましょう。
 

電話機能について詳しく知りたい方は、こちらの記事も参照にしてみてください。

 

機能10：Teamsの「画面共有機能」を使ってより便利に会議を進めよう！

Teamsのビデオ会議で活用して欲しいのが、資料を共有する「画面共有機能」。
 

送信した資料を画面上で共有すると、会議参加者が資料を閲覧可能です。
 

会議中の画面下部にあるパネルから、共有用のボタンを選択してクリックすると、画面を共有することができます。
 

こちらの記事では、Teamsの画面共有の使い方を実際の画像つきで解説しています。こちらもご覧ください。

 

機能11：「会議スケジュール機能」の使い方

チャット内にいるユーザーと会議のアポイントを取る場合は、メッセージ入力欄の下にある「会議の予約」を使います。
 

また、Teamsの画面左側にある「予定表」からでも「新しい会議」を作成可能。
 

ここでは「会議スケジュール」の詳細を入力することもできます。
 

会議のタイトル、招待したいメンバーやユーザー、会議を行いたい日付や時間を入力すれば会議用の「スケジュールアシスタント」が完成です。
 
Teamsカレンダーも活用することで、より会議の調整がスムーズになります。こちらの記事で詳しく解説しているので、是非ご覧ください。

 

リモートワークがより便利に！Teamsの「ファイル」機能の使い方（機能12~15）

Teamsを使ったリモートワークを効率よく進めるために欠かせないのが「ファイル機能」。
 

ファイルを保存し、共有し、共同編集する機能は、ビジネス環境の改善や効率化に欠かせない機能のひとつです。
 

機能12：Teamsでファイルを「保存」するには

ファイル機能の操作には、チーム（チャネル）のメッセージ上部にある「ファイル」を使いましょう。
 

ここをクリックすると現在アップロードされているファイル一覧が表示されます。
 

Teamsはファイルをアップロードすることで保存が可能です。
 

ファイルのアップロードはファイルを「ドラッグ＆ドロップ」、もしくは「アップロード」から対象のファイルを選択すればOK。
 

なお、ビジネス版では最大15GBまで、無料版では2GBまでのファイルがアップロードできます。
 

 

機能13：Teamsでファイルを「共有する」方法

アップロードしたファイルを共有する場合は、チャネルのメッセージ上部にある「ファイル」から、共有したいファイルを選択するだけ。
 

TeamsはMicrosoft社の製品なのでOfficeとの相性も良く、動画の共有でも問題ありません。
 

機能14：チームで使うと便利な「共同編集機能」

チーム内のメンバーやゲストユーザーに送ったファイルは、「共同編集機能」を使うことで編集できます。
 

基本的には、チームのすべてのメンバーが共同編集可能です。
 

なお、Microsoft 365のアプリではWord、Excel、PowerPointのドキュメントを共同編集したり、コメントしたりすることができます。
 

ファイル共有方法や共同編集などについては、こちらの記事でもご紹介しています。

 

機能15：Teamsに格納済みファイルを「確認・削除」

ファイルの「確認」や「削除」を行う場合は、サイドリンクバーの「タスク」を開いてください。
 

次に削除したいファイルを選択、ファイル名の横にある「削除」を使ってファイルを削除します。
 

新しく追加された機能もあり！Teamsで注目される便利な機能（機能16~20）

機能16：注目の「メンション機能」でTeamsをより便利に

Teamsの「メンション機能」とは、「＠ユーザー名＋メッセージ」をアプリ内の文章で送る機能のことです。
 

「＠ユーザー名」を入れることにより、メールで通知が送られます。
 

メンション機能はプライベートなチャット以外でも利用可能。
 

「＠チーム名＋メッセージ」や「＠チャネル＋メッセージ」によって、選び出したメンバーにも送ることができます。
 

Teamsの画面を見ていなくても、パソコンやスマートフォンにメールでメッセージが届くので、素早い対応が期待できる機能です。
 

メンションについて詳しく知りたい方は、こちらの記事も参考にしてみてくださいね。

 

【新機能】機能17：TeamsのLiveに「キャプション」が追加！

「予定表」からライブイベントを設定する際、「キャプション」を表示できるようになりました。
 

「キャプション」は、会議中に字幕を表示できる機能です。
 

「新しい会議」を設定する際、タイトルや会議日程を入力したあと、「ライブイベントの生成方法」で「キャプション（プレビュー）」をONに。
 

その後表示される「音声言語」と「翻訳言語」を設定すれば、字幕が表示されます。
 

機能18：Office365以外もOK！「アプリ連携機能」

毎日の業務で使っているアプリと連携することができるTeams。
 

Microsoft社のOfficeに含まれるソフトはもちろんのこと、さまざまなアプリとの連携が可能です。
 

顧客や他社との打ち合わせやプレゼンテーションで、相手が使っているアプリと連携することもできるでしょう。
 

 

Microsoft　Teamsと連携できるおすすめアプリは、こちらをご覧ください。

 

機能19：「ゲストアクセス」の使い方

Teamsのチームやメンバー以外の外部のユーザーを招待できるのが、「ゲストアクセス」という機能です。
 

これは、Office 365に付属されている「Azure AD」に招待したいユーザーを登録し、Teamsの機能を使うというもの。
 

ユーザーがTeamsのチームで「所有者」となっていれば、ゲストとなるユーザーにアクセス権限を付与することができます。
 

Teamsの「管理センター」から、「組織全体の設定」「ゲストアクセス」の順に選択。
 

「Teamsでのゲストアクセスを許可」をONにすれば設定完了です。
 

【新機能】機能20：会議機能がグレードアップ！参加や退席の表示で便利に

2020年4月からビデオ会議の途中でも「参加」や「退席」の管理ができるようになりました。
 

やり方は、「会議のオプション」から「発信者が参加または退席するときに通知する」をONに切り替えるだけ。これで、会議を中断することなく続けることができます。
 

まとめ

電話とメールの中間に位置するチャットを中心に、社内のITを統制し、生産性を向上させることができるTeams。
 

新機能も加わってより便利にビジネスコミュニケーションが図れるようになりました。
 

働き方改革のみならず、パンデミック（流行性の感染病）や自然災害などでリモートワークが注目されていますので、ぜひTeamsの使いやすくなった機能をチェックしてみましょう。