Teamsの使い方を簡単説明!20ある機能を重要な順番で解説します!

リモートワークや在宅勤務が必要な状況下では、Teamsのような多機能のコミュニケーションツールがおすすめです。
 

また、TeamsはMicrosoft社製のため、資料やデータ作成に欠かせないOfficeとも相性が良好。
 

ここでは、Teamsに含まれる20の機能と使い方の概略を紹介します。
 



Teamsの機能はビジネス環境の改善におすすめ

Teamsはコミュニケーションだけでなく、ビジネス環境の改善にも使うことができるツールです。
 

Teamsは、Officeの主要ソフトとの連携がスムーズである点が注目されています。
 

また、会議の設定から実際の会議までがスムーズな点や、細かな設定が不要な点も魅力。
 

ほかにも、
 

  • ・Microsoft社の製品で安心感があること
  • ・使い方がシンプルなので社内浸透させやすかったこと

 

などの理由で、多数の企業が導入に踏み切っています。
 

導入しているもののあまり活用できていない、またこれからリモートワークに使ってみたいという場合は、Teamsを再チェックしてみましょう。
 

Teamsの「チャット機能」の使い方

Teamsのチャット機能は、プライベートなチャットからグループチャットまでスムーズに行える、Teamsの中心ともいえる機能です。
 

社内での連絡や会議だけでなく、セールスメッセージにも使えるチャット機能。
 

まずは、チャット機能の基本的な使い方をご紹介します。
 

機能1:Teamsの「チャット」の使い方

上部の「メンバー」の欄にチャットをしたいユーザーかグループ名を入力。
 

その後、下部の「新しいメッセージの入力」の欄から、送りたいメッセージを入力しましょう。
 


 

Teamsのチャットでは、絵文字やステッカー、GIFを使用したメッセージも利用できます。また、ファイルを添付することも可能です。
 

機能2:Teamsでチャット履歴の「保存機能」

プライベート、グループチャット、チームでのチャット、いずれの場合でもTeamsではチャット履歴を保存することが可能です。
 

個別の会話は、各テキストの右上にある「メッセージを保存」を利用して保存できます。
 

もしくは、画面右上部にあるプロフィール写真の「保存」か、コマンドボックスに「/saved」を入力することでも保存可能。
 


 

なお、保存したメッセージ一覧は、プロフィール写真の「保存済み」をクリックすれば確認できます。
 


 

機能3:Teamsのチャットで「改行」や「ショートカットキー」を使う方法

チャットやメッセージで「改行」を使いたいときには、「Shift」キーを押しながら「Enter」キーを押します。
 

Windows版、Mac版、どちらも改行の方法は同じです。
 

また、改行でショートカットキーを利用する場合は、画面右上のプロフィール写真から、「ショートカットキー」を選択して設定します。
 


 

参考:Microsoft Teams「改行方法」とは?設定からやり方まで解説!
 

機能4:社外へのチャットもOK!メッセージを「編集&削除」する方法

送信がすでに完了したメッセージでも、編集や削除を行うことができます。やり方は、各テキストの右上から「編集」もしくは「削除」を選択するだけです。
 


 

Teamsの機能を使って生産性の向上を!便利な「チーム」の使い方

企業内の部署や課ごと、もしくは事業のプロジェクトやトピックでのチャットは、「チーム機能」で行いましょう。
 

チーム機能を使うことで、情報の共有が容易に。共同で作業をするメンバーとTeams内でチームを作ることで、生産性の向上につながります。
 

機能5:スムーズな会話ができるTeamsの「チーム機能」

共同で作業をするメンバーを「ユーザーを招待」から選んでチームを作り、情報を共有することができます。
 


 

また、チームでの新しい会話には「件名」を入力可能。活用すれば検索が簡単になります。
 

機能6:Teamsがより便利になる機能「チャネル」

Teamsの「チャネル」とは、チーム内のメンバーと会話する場所のことです。
 

「チャネル」を使用する場合は、「チーム機能」の中の各チーム名の右側をクリックし、「チャネルを追加」から設定しましょう。
 


 

【新機能】機能7:メンバーに「タグ」設定をしてわかりやすく!

2020年3月、Teamsに「タグ機能」が追加されました。
 

40種類のタグが用意されており、チーム内のメンバーに「社員」「アルバイト」「顧客」「◯◯会社」など、区分を追加することができます。
 

「チーム機能」の中の各チーム名の右側にある「タグを管理」から設定可能です。
 

Teamsの「会議機能」を活用!設定方法と使い方

リモートワークに欠かせないビジネスツール、「Web会議」。この機能はTeamsにも搭載されています。
 

Teamsでは、プライベートな1対1の会議からチーム内での会議、複数のメンバーや新しいユーザーを加えた会議などが可能です。
 

この「会議機能」は、アプリ・Webブラウザ双方に対応。メンバーやユーザーの状況に合わせて音声通話やビデオ通話を選択し、会議を始めることができます。
 

機能8:「ビデオ会議機能」の設定方法

Teamsの会議の設定方法は2つ。1つはビデオから始める会議です。
 


 


 

2つめは、「予定表」から「新しい会議」のスケジュールを予約する方法。
 


 


 

会議メンバーを招待する

会議が始まる前でも、会議が始まってからでもメンバーを招待することができます。
 

会議前の場合は「ユーザーの招待」に検索したユーザーを表示させ、招待しましょう。
 

すでに会議が始まっているときは、会議中の画面から「参加者の表示」を選択します。
 

この画面には、まだ会議に参加していないユーザーが表示されるので、その中から追加したいメンバーを選びます。
 

ユーザーが表示されない場合は、電話番号を入力して新しいユーザーを招待してください。
 

機能9:外出先からでもOK!「電話会議機能」

Teamsの「電話会議機能」は、ダイヤルイン番号を使用する会議です。
 

スマートフォンなどにTeamsがインストールされていれば使えるため、外出先や忙しいときにもすぐに利用することができます。
 

また、会議に出席しているユーザー同士が直接連絡を取ることも可能。
 

「電話会議機能」を使うためには、利用する国や地域がTeamsの電話会議の使用可能エリアであるかどうかを確認しましょう。
 

その後、電話会議を始めるためのライセンスを取得。
 

会議用のサービス番号も取得し、メンバーを会議に招待する際に割り当てましょう。
 

機能10:Teamsの「画面共有機能」を使ってより便利に会議を進めよう!

Teamsのビデオ会議で活用して欲しいのが、資料を共有する「画面共有機能」
 

送信した資料を画面上で共有すると、会議参加者が資料を閲覧可能です。
 

会議中の画面下部にあるパネルから、共有用のボタンを選択してクリックすると、画面を共有することができます。
 

機能11:「会議スケジュール機能」の使い方

チャット内にいるユーザーと会議のアポイントを取る場合は、メッセージ入力欄の下にある「会議の予約」を使います。
 

また、Teamsの画面左側にある「予定表」からでも「新しい会議」を作成可能
 

ここでは「会議スケジュール」の詳細を入力することもできます。
 

会議のタイトル、招待したいメンバーやユーザー、会議を行いたい日付や時間を入力すれば会議用の「スケジュールアシスタント」が完成です。
 

リモートワークがより便利に!Teamsの「ファイル」機能の使い方

Teamsを使ったリモートワークを効率よく進めるために欠かせないのが「ファイル機能」。
 

ファイルを保存し、共有し、共同編集する機能は、ビジネス環境の改善や効率化に欠かせない機能のひとつです。
 

機能12:Teamsでファイルを「保存」するには

ファイル機能の操作には、チーム(チャネル)のメッセージ上部にある「ファイル」を使いましょう。
 

ここをクリックすると現在アップロードされているファイル一覧が表示されます。
 

Teamsはファイルをアップロードすることで保存が可能です。
 

ファイルのアップロードはファイルを「ドラッグ&ドロップ」、もしくは「アップロード」から対象のファイルを選択すればOK。
 

なお、ビジネス版では最大15GBまで、無料版では2GBまでのファイルがアップロードできます。
 


 

機能13:Teamsでファイルを「共有する」方法

アップロードしたファイルを共有する場合は、チャネルのメッセージ上部にある「ファイル」から、共有したいファイルを選択するだけ。
 

TeamsはMicrosoft社の製品なのでOfficeとの相性も良く、動画の共有でも問題ありません。
 

機能14:チームで使うと便利な「共同編集機能」

チーム内のメンバーやゲストユーザーに送ったファイルは、「共同編集機能」を使うことで編集できます。
 

基本的には、チームのすべてのメンバーが共同編集可能です。
 

なお、Microsoft 365のアプリではWord、Excel、PowerPointのドキュメントを共同編集したり、コメントしたりすることができます。
 

機能15:Teamsに格納済みファイルを「確認・削除」

ファイルの「確認」や「削除」を行う場合は、サイドリンクバーの「タスク」を開いてください。
 

次に削除したいファイルを選択、ファイル名の横にある「削除」を使ってファイルを削除します。
 

新しく追加された機能もあり!Teamsで注目される便利な機能

機能16:注目の「メンション機能」でTeamsをより便利に

Teamsの「メンション機能」とは、「@ユーザー名+メッセージ」をアプリ内の文章で送る機能のことです。
 

「@ユーザー名」を入れることにより、メールで通知が送られます。
 

メンション機能はプライベートなチャット以外でも利用可能。
 

「@チーム名+メッセージ」や「@チャネル+メッセージ」によって、選び出したメンバーにも送ることができます。
 

Teamsの画面を見ていなくても、パソコンやスマートフォンにメールでメッセージが届くので、素早い対応が期待できる機能です。
 

【新機能】機能17:TeamsのLiveに「キャプション」が追加!

「予定表」からライブイベントを設定する際、「キャプション」を表示できるようになりました。
 

「キャプション」は、会議中に字幕を表示できる機能です。
 

「新しい会議」を設定する際、タイトルや会議日程を入力したあと、「ライブイベントの生成方法」で「キャプション(プレビュー)」をONに。
 

その後表示される「音声言語」と「翻訳言語」を設定すれば、字幕が表示されます。
 

機能18:Office365以外もOK!「アプリ連携機能」

毎日の業務で使っているアプリと連携することができるTeams。
 

Microsoft社のOfficeに含まれるソフトはもちろんのこと、さまざまなアプリとの連携が可能です。
 

顧客や他社との打ち合わせやプレゼンテーションで、相手が使っているアプリと連携することもできるでしょう。
 


 

機能19:「ゲストアクセス」の使い方

Teamsのチームやメンバー以外の外部のユーザーを招待できるのが、「ゲストアクセス」という機能です。
 

これは、Office 365に付属されている「Azure AD」に招待したいユーザーを登録し、Teamsの機能を使うというもの。
 

ユーザーがTeamsのチームで「所有者」となっていれば、ゲストとなるユーザーにアクセス権限を付与することができます。
 

Teamsの「管理センター」から、「組織全体の設定」「ゲストアクセス」の順に選択。
 

「Teamsでのゲストアクセスを許可」をONにすれば設定完了です。
 

【新機能】機能20:会議機能がグレードアップ!参加や退席の表示で便利に

2020年4月からビデオ会議の途中でも「参加」や「退席」の管理ができるようになりました。
 

やり方は、「会議のオプション」から「発信者が参加または退席するときに通知する」をONに切り替えるだけ。これで、会議を中断することなく続けることができます。
 

まとめ

電話とメールの中間に位置するチャットを中心に、社内のITを統制し、生産性を向上させることができるTeams。
 

新機能も加わってより便利にビジネスコミュニケーションが図れるようになりました。
 

働き方改革のみならず、パンデミック(流行性の感染病)や自然災害などでリモートワークが注目されていますので、ぜひTeamsの使いやすくなった機能をチェックしてみましょう。

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