コロナ禍における働き方の変化にともない、座席管理システムに注目が集まっています。
 
ここでは、座席管理システムのおすすめ5選とその特徴を紹介します。
 
座席管理システムの概要や仕組みとともに、導入の費用目安・メリット・導入の成功例なども紹介しますので、ぜひ参考にしてください。
 

座席管理システムとは

 

現在、さまざまな企業が熱い視線を送る座席予約システムとはどのようなものなのでしょうか。
 
ここでは、座席管理システムを用いてどのようなことが可能になるのかを解説しつつ、座席システムの2つのタイプを紹介します。
 

フリーアドレス導入後の社員の座席確認・座席確保を可能にするシステム

座席管理システムは、フリーアドレス制を導入したオフィスで社員の座席位置を確認したり、事前の座席予約を行ったりする「座席管理」に特化した機能を搭載しています。
 
座席管理システムの中には、出社後込み合ったオフィスで空席を探したい、連絡を取りたい社員がどこにいるのか分からない、ミーティング用の座席を確保できないといった問題を防ぐだけでなく、会議室の予約や予約状況の検索、出勤状況の可視化、勤怠の操作ログの保管といった機能を備えるものもあります。
 
また、アプリなどを介して外部から座席管理をできるものが多数存在します。
 

座席予約システムの2つのタイプ

座席予約システムは、大きく2つのタイプに分かれています。
 

座席管理に特化したシンプルな「座席管理特化型」

空き座席の確認・予約、入室・退出など、座席管理に関する基本機能を搭載しており、座席予約情報とGoogleカレンダーを連携できるシステムやタイムカード機能を備えたシステムなども存在します。
 

さまざまな機能を搭載する「多機能型」

もうひとつは、座席管理だけでなく、会議室予約やスケジュール調整、勤務時間の共有など、さまざまな機能を搭載する「多機能型」です。
 
多機能型の中には、資産品や貸出品とQRコードを紐付け効率よく備品管理をする機能や、データと宛先を指定するだけで郵便物をEメールのように送付できる機能、オフィスの受付・入退館管理や入館証の発行といった受付機能を備えるものもあります。
 

座席予約システム導入で得られる4つのメリット

 

座席予約システムを導入することで、企業にはどのようなメリットが期待できるのでしょうか。
 
ここでは、座席予約システムによるメリットを大きく4つ挙げ、紹介します。
 

 

社員の居場所をすぐに検索でき、探す時間と手間が軽減される

座席予約システムを導入すれば、フリーアドレス制のオフィスであっても、誰がどこにすわっているかが一目瞭然になります。
 
外部からの連絡が入ったとき、相談事をもちかけたいとき、スケジュールの変更などが生じたときなどでも、その社員がどこにいるかがすぐに検索でき、社内を探す時間と手間が軽減されるのです。
 

利用履歴から適切な席数が把握でき、オフィスの省スペース化が可能になる

座席予約システムの利用履歴を活用すれば、フリーアドレス制オフィスの適切な席数を把握でき、スペースの調整にも役立てられます。
 
テレワークとの兼ね合いで空席が多い場合などは、オフィススペースの縮小や、座席利用率が高い部署にスペースを割くといった方法なども検討でき、座席の利用率向上が期待できます。
 
また、事前予約や空席確認によって社員の利便性が向上し、オフィスの利用促進にもつながるでしょう。
 

プロジェクトメンバーの速やかな集合が可能になる

プロジェクトチームのメンバーで1つのテーブルに固まって座りたいというとき、フリーアドレス制のオフィスではなかなか席が確保できないといった問題が起こりがちです。
 
しかし、導入する座席予約システムによっては、グループ予約が利用できることもあります。
 
グループ予約をすることで、プロジェクトメンバーが速やかに集合し、ミーティングを開始できるといったメリットが期待できるのです。
 

コロナ禍における濃厚接触者社員の把握・社員の安全確保に役立つ

新型コロナウイルス感染症が拡大している現在、座席予約システムの利用履歴を活用することで、濃厚接触者を把握できるのは大きなメリットです。
 
利用のログをさかのぼれば、自社の社員がコロナに感染したときでも、いち早く濃厚接触の可能性があるワーカーを特定できます。
 
座席管理システムの導入が、社員の安心・安全を守ることにつながるといっても過言ではありません。
 

座席予約システム導入にかかる費用

座席予約システムの費用感は、どういった機能を付帯させたいと考えるかによって大きく異なるのが実際です。
 
なかには無料のものもありますが、機能が充実しているのはもちろん有料のものです。
 
費用が高ければ高いだけ、さまざまな機能が付帯していると考えましょう。
 
機能が多い座席予約システムは、そのぶんサービス利用料が割高になったり、継続運用にランニングコストがかかったりします。
 
このような点を考慮しつつ、付帯する機能を活用できるかどうかについても事前にしっかり検討しましょう。
 
導入を検討するうえでのチェックポイントは以下の通りです。
 

• システム導入の目的
• 導入する際の予算
• 座席のチェックイン・チェックアウト機能
• フリーアドレス導入目的との整合性
• 社員の業務管理機能
• サポートの有無など

 

それぞれのワークスタイルや企業規模に合わせて選択することが重要です。
 

座席予約システムを導入した企業事例

事前に自社の課題をしっかり見すえ、目的に即した座席管理システムを導入し、成功をおさめた企業の事例を2つ紹介します。
 

特異なかたちのデスクにも対応可能な座席予約システムを導入

 

出典：株式会社ブルーコンパス様 | 導入事例 | 座席管理（ホテリング）システム YourDesk（ユアデスク）
 

株式会社ブルーコンパスのワーキングスペースには、中央に雲のかたちをした大きなデスクが配置されています。
 
このため、このデスクのかたちに即したレイアウトができる座席管理システムの導入が前提条件でした。
 
フロア画面から空席状況を確認し、座席を予約できるため、週2回利用、ミーティング時のみ使用といったかたちでも確実に使えるワークスペースを確保できるようになったのが大きなメリットです。
 

日ごろ利用するスケジュール管理アプリとの連携でより効率的に

 

出典：導入事例「株式会社商船三井」｜Mamoru Biz
 

株式会社商船三井では、働き方改革を機にワークプレイスの改革に着手しました。
 
本社オフィスのワンフロアを大規模リノベーションし、フリーアドレスで業務に応じた座席選定を行いつつ、生産性の向上とコミュニケーションの拡充を目指しました。
 
そこで導入したのが、QRコードを読み取るだけで座席位置が分かる座席予約システムです。
 
座席表を大きなモニターに映すことで、誰がどこに座っているかすぐに分かるようになりました。
 

コメント機能を利用して楽しい職場に

 

出典：RB工装株式会社様 フリーアドレス管理サービス「SEKIDOKO」の導入事例｜JEIS – 株式会社JR東日本情報システム
 

RB工装株式会社は、フリーアドレスの導入にあたって座席予約システムの導入を検討していました。
 
社内ではシステムの導入は不要だとの意見もあったため、価格面で無理なく導入できるサービスを採用。
 
好きな場所で気軽に仕事ができるようになっただけでなく、コメント機能を活用することで楽しい職場を実現するなど、さまざまな効果を得られています。
 

おすすめの座席予約システム5選

ここでは、今後座席予約システム導入を検討している企業向けにおすすめシステム5選を紹介します。
 
それぞれの特徴や機能、料金などを一覧にしたので、自社に最適な座席管理システムをお選びください。
 

座席管理システムSuwary（プラス株式会社）

 

公式サイト	https://kagu.plus.co.jp/suwary/
料金	要問い合わせ
無料トライアル	–
提携ツール	Office365、Google
主な機能	スマートフォンを使って自動でチェックイン・チェックアウト 3ヶ月先までの座席予約が可能 プッシュ通知によるお知らせ機能 利用履歴をクラウド上に貯蓄

 
Suwary（スワリー）は、iPhone・Androidに対応した座席予約アプリです。
 
予約時間になったらアプリを起動してかざすだけでチェックインでき、終了時間には自動退席できるシンプルな設計が魅力。
 
3ヶ月先までの空き状況がマップで表示され、利用したい時間帯のボタンをタップするだけで簡単に座席を予約できます。
 
GPS座席キャンセル機能を搭載しており、一定時間離れると自動的に座席がリリースされるので、オフィスを効率的に使用できます。
 

とれ太くん（パソナ・パナソニック ビジネスサービス株式会社）

 

公式サイト	https://pbs-itsolution.jp/product/toretakun-a/
料金	要問い合わせ
無料トライアル	–
提携ツール	–
主な機能	スマートフォン・パソコンを用いた座席・会議室の予約 利用者のフリーワード検索 自分の所属する拠点登録による「マイ拠点」表示 座席配置の設定によるソーシャルディスタンスの実現 座席利用の人数制限設定

 

「とれ太くん」は、フリーアドレス制のオフィスでも座席レイアウトをもとに簡単に座席や会議室を予約できる機能を備えています。
 
簡単な操作で予約時間にチェックインでき、予約時間から一定期間が経過しても利用しない場合は自動的にキャンセルされる機能・座席の利用状況記録に基づく稼働率確認機能を備えているため、座席の効率的利用や稼働率分析などが可能です。
 

SEKIDOKO（株式会社JR東日本情報システム）

 

公式サイト	https://www.jeis.co.jp/product/sekidoko/
料金	月額33,000円～
無料トライアル	–
提携ツール	–
主な機能	フロアの在席状況を可視的に提示 名前で着席場所を検索 2週間先までの座席予約 出社時の座席選択

「SEKIDOKO」は、フリーアドレス制のオフィスでの在席状況を把握し、席を予約する機能を備えたフリーアドレス管理サービスです。
 
操作がシンプルであるのに加えて、フロアレイアウトは手持ちのフロア画面から作成できるため、使い勝手がよく、可視的に社員の在席状況を確認したり検索したりできます。
 

Mamoru Biz（株式会社Colorkrew）

 

公式サイト	https://mamoru-secure.com/pay/?source=seat
料金	月額40,000円～
無料トライアル	あり
提携ツール	Microsoft Teams、Microsoft Outlook（Office365）、 Azure AD、Google Workspace、HENNGE One、WEBレター （日本郵便株式会社）、Microsoft Intune、ハーモス勤怠（BIZREACH）
主な機能	座席やスペースの在席状況を可視化 スケジューラーとの提携で空き状況から最適な時間をリコメンド アナログな資産/備品管理/郵便をスマートに工数削減 データ・宛先指定によるリアルな郵便物の送付 社内決済の給与天引き

 

「Mamoru Biz」は、座席の利用状況を簡単に可視化し、さまざまな〝名もなき仕事〟に割く時間を軽減してくれる座席管理システムです。
 
Office 365のOutlookなど、さまざまなツールと連携しており、会議室の空き状況から最適な時間をリコメンドしてくれるのみならず、郵便物の送付・アナログな資産や備品の管理・キャッシュレスの社内決済なども行ってくれるのが特徴です。
 

YourDesk（サイオステクノロジー株式会社）

 

公式サイト	https://www.yourdesk.jp/
料金	月額100円/1席～（フリープランもあり） https://www.yourdesk.jp/price/
無料トライアル	あり
提携ツール	Google Workspace、Microsoft 365、Teams
主な機能	ランダムな席抽選・複数座席予約・代理予約などに対応 提携ツールを活用することで座席の予約情報をカレンダーに反映 さまざまなチェックイン方法に対応 英語・中国語にも対応

「YourDesk」は、テレワークやフリーアドレス制オフィスでの座席管理・さまざまな予約方法に対応できる座席管理システムで、機能の豊富さに特徴があります。
 
基本料金にオプション機能を付加すれば利用者の状況に合わせた使い方ができ、さまざまなニーズに応えることができます。
 

まとめ

ここでは、座席管理システムのおすすめ5選に加えて、導入の費用目安や導入メリットを紹介しました。
 
自社のニーズに応えるものかどうかを判断するため、実際に導入し成功した企業例なども挙げています。
 
フリーアドレス制のオフィスで、座席確認や座席確保をスムーズに行い、社員を探す時間や手間を軽減するために、ぜひ導入をご検討ください。