【仕事術】Googleカレンダーをデスクトップに表示させる方法とそのメリットを解説

在宅勤務やテレワーク全盛のご時世となりました。

 

これにより、相手が今どこで何をしているか?が読みづらくなってしまった昨今。相手先とのスケジュール調整は非常に重要なものとなりました。

 

そこで今回はGoogleカレンダーをデスクトップに表示させる方法と、そのメリットを解説していきます。

 

Googleカレンダーをデスクトップに表示させることは相手のスケジュールを把握することや、自身のスケジュールを詳細に把握することで工数の削減につながるなど、様々なメリットがあります。

 

それではひとつずつ確認していきましょう。

 



Googleカレンダーをデスクトップに表示させる方法

Googleカレンダーをデスクトップに表示させる方法を解説していきます。

 

実はGoogleカレンダーをデスクトップに表示するには4パターンの方法があります。

 

それぞれの方法ごとにご紹介していきます。

 

方法1.ショートカットを作成する

まずはショートカットを作成する方法があります。

 

Googleカレンダーのショートカットをデスクトップに常駐することで、ワンクリックでGoogleカレンダーを表示できるようになります。

 

方法を解説していきます。

 

1.GoogleChromeを開く

 

googleカレンダー_デスクトップ_隠しフォルダ1googleカレンダー_デスクトップ_ショートカット1

 

まずはGoogleChromeを開いてください。GoogleChromeとは、Google社が提供しているウェブブラウザのことです。

 

画面のような表示が出ていれば、お使いのブラウザはGoogleChromeで間違いありません。

 

2.Googleアカウントでログイン

Googleカレンダーを使用したいGoogleアカウントで、GoogleChromeにログインするようにしましょう。

 

googleカレンダー_デスクトップ_隠しフォルダ1googleカレンダー_デスクトップ_ショートカット2

 

3.Googleカレンダーを開く

 

googleカレンダー_デスクトップ_隠しフォルダ1googleカレンダー_デスクトップ_ショートカット3

 

画面から右上のアイコンをクリックし、Googleカレンダーを開くようにしましょう。なおモバイル版でもほぼ操作は同じです。

 

基本的に最近のモバイル版アプリやWebサイトはPC版と同じような動作ができるように設計されています。

 

4.Googleクロームの設定をクリック(…のマーク)

 

googleカレンダー_デスクトップ_隠しフォルダ1googleカレンダー_デスクトップ_ショートカット5

 

カレンダーを開いたらそのページで画面の右上にご注目ください。そこにあるGoogleChromeの設定ボタンをクリックしましょう。(…のマーク)

 

5.「その他ツール」をクリック

 

googleカレンダー_デスクトップ_隠しフォルダ1googleカレンダー_デスクトップ_ショートカット6

 

ここから「その他ツール」を選択しましょう。

 

6.「デスクトップに追加」をクリック

画像のようにデスクトップに追加のボタンをクリックしてください。「ショートカットを作成」でも構いません。

 

googleカレンダー_デスクトップ_隠しフォルダ1googleカレンダー_デスクトップ_ショートカット6

 

ここまでの操作でGoogleChromeのショートカットがデスクトップ上に生成されます。

 

方法2.スタートアップフォルダに表示させる

Windowsの場合、Googleカレンダーのショートカットをスタートアップフォルダに保存することで、起動時からデスクトップに常駐可能です。

 

※Windowsでは、「Windowsの起動時(PC立ち上げ時)に同時に起動しておくファイル」を設定可能です。これはスタートアップフォルダという所に実行ファイルを設置しておくことで実現可能です。

 

特に起動時からデスクトップにグーグルカレンダーを常駐させられると、特に煩わしい手間をかけることなく常時Googleカレンダーがデスクトップ上に表示されることとなります。

 

なお、不要になったらスタートアップフォルダからショートカットを削除すればOKです。

 

<スタートアップフォルダに表示させる方法>

スタートアップフォルダは隠しファイルなので、隠しファイルを見られる設定にしましょう。

 

隠しファイル=通常は見えないように設定されているファイルです。

 

1.コントロールパネルを開く

 

googleカレンダー_デスクトップ_隠しフォルダ1

 

2.「フォルダ-オプション」へ進み、「表示」タブを開く

 

googleカレンダー_デスクトップ_隠しフォルダ2

 

3.「詳細設定」にある「隠しファイル、隠しフォルダ-、および隠しドライブを表示する」にチェックを入れる

 

googleカレンダー_デスクトップ_隠しフォルダ3

 

5.「OK」ボタンをクリック(通常より薄い色のフォルダが表示されたら成功です)

 

googleカレンダー_デスクトップ_隠しフォルダ4

 

6.表示させたスタートアップフォルダにGoogleカレンダーのショートカットを移動する

 

googleカレンダー_デスクトップ_隠しフォルダ5

 

スタートアップフォルダはエクスプローラ画面でこの位置にあります。

PC>Windows(C)>ProgramData>Microsoft>Windows>スタートメニュー>プログラム>スタートアップ

 

見つからない場合は、スタートボタンをクリックして検索窓を表示し、shell:startup を入れてEnterキーを押すと表示されます。

 

※特にWindowsのディレクトリ構造をカスタマイズしている場合や、その他機器によっては上記のディレクトリ(住所・地番のようなもの)にスタートアップフォルダが存在しない可能性があります。この場合は上記の通り、検索窓からファイルを検索することで表示可能となります。

 

方法3.Macのデスクトップで表示する

Mac(iOS)で表示させるには2つの方法があります。

 

1つ目は作成したショートカットをDockやデスクトップに移動させ、アプリのように使用する方法です。

 

2つ目はデフォルトのカレンダーアプリにGoogleを同期させる方法です。

 

<Macのデフォルトカレンダーと同期させる方法>

1.カレンダーを開く

2.デスクトップ左上の「カレンダー」をクリック

3.アカウントの追加をクリック

 

googleカレンダー_デスクトップ_mac1

 

4.Googleを選択し、「続ける」をクリック

 

googleカレンダー_デスクトップ_mac2

 

5.ブラウザ上でGoogleにログインして認証を完了させる

 

方法4.デスクトップで通知を表示させる

Googleカレンダーの予定をデスクトップ上に通知できる方法があります。

 

<デスクトップで通知させる方法>

1Googleカレンダーの設定ボタン(⚙マーク)をクリック

2.「設定」をクリック

3.左のメニューで「全般」→「予定の設定」を選択

4.「通知」をクリック

5.「デスクトップ通知」を選択

 

設定解除の際はデスクトップ通知をOFFやアラート等に変更すればOKです。

デスクトップをよく使う人は設定しておくと、予定を見逃すミスを減らせるでしょう。

 

この方法を使うことにより、まるで秘書が「そろそろ〇〇のお時間です」と案内してくれるかのようにリマインドを受けることができます。

 

googleカレンダー_デスクトップ_リマインダ

 

googleカレンダー_デスクトップ_リマインダ2

 

Googleカレンダーをデスクトップ表示させるメリット

Googleカレンダーをデスクトップに表示させるメリットについてご紹介していきます。

 

どれもビジネスシーンでは非常に重要なことばかりです。

 

よく確認して、Googleカレンダーをデスクトップ表示させられるようにしていきましょう。

 

作業工数が減る

Googleカレンダーは自身のカレンダーの他にもプロジェクトカレンダーや取引先のカレンダー・外注先のカレンダーなど、様々なカレンダーが共有可能となっています。

 

実務上はご自身のカレンダー1つではなく、複数のカレンダーをオーバーレイ表示するケースが多いのではないでしょうか

 

これを一度に全て暗記するのは至難の技です。それよりもグーグルカレンダーを常に確認できるようにすることで、作業工数を減少させられるでしょう。

 

意外とGoogleカレンダーを都度開いたりして、チラチラと確認するケースが多いものです。

 

1回あたりの確認にかかる時間は30秒程度だとしても、塵も積もれば山となるという言葉があります。合計すると1日の作業時間を圧迫してしまっているケースもあるでしょう。

 

スケジュールミスが減る

多忙なビジネスマンのよくある失敗の一つにスケジューリングのミスがあります。

 

具体的には会議や打ち合わせをダブルブッキングしてしまった!というケースや、そもそも打ち合わせの時間を忘れてしまい、相手からのミーティング参加要請や電話で初めてミーティングに気付くなどです。

 

この場合そもそもミーティングに参加できない可能性や、仮にギリギリ会議に間に合ったとしても事前用意が何一つできていないなど、デメリットしかありません。

 

Googleカレンダーを都度確認できるようにしておくと、スケジュールミスが減り結果的に作業効率や品質の向上につながるでしょう。

 

仲間や取引先のスケジュールが俯瞰出来る

Googleカレンダーはビジネスにも役立つツールです。

 

よって仕事のスケジュールを共有、複数のタイムゾーンを表示する、カレンダーからGoogle Meetのビデオ会議をするなど、スケジュール管理の他にもGoogleのサービスへもスムーズにアクセスできる設計となっています。

 

これにより、総合的に他の人の状況を俯瞰できる特徴があります。

 

スケジュールの確認はビジネス上非常に重要なことです。しかし本質ではありません。本質は相手とスムーズにコミュニケーションを取り、ビジネスを進めていくことです。

 

よって、拡張性の高いグーグルカレンダーを利用することは仲間や取引先のスケジュールを俯瞰することにつながり、結果的にご自身のビジネスを効率よく・そして密度高く進めていくことができるようになるわけです。

 

まとめ

このようにGoogleカレンダーをデスクトップに常駐させ、表示することはご自身のスケジュール管理のみならず、ミーティングへの参加漏れを防いだり相手のスケジュールを全体的に俯瞰して確認できることにつながります。

 

しかし、外部との予定調整はGoogleカレンダーだけでは残念ながら不十分です。

 

臨機応変に相手のスケジュールに合わせて行動するケースもあるからです。

 

そこでご紹介したいのが「調整アポ」です。日程調整には実は見えないコストがかかります。時間的なコストです。

 

調整アポはほぼ自動で相手とのミーティング日程調整が完了し、さらに相手にも日程調整のすり合わせで手間をかけることがほぼありません。よって双方のコア業務に割ける時間を拡大するメリットがあります。

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