クラウドサインとは?3つのできることとアカウント作成手順をわかりやすく解説

契約業務の効率化には、電子契約サービスの導入が効果的です。電子契約といえば、大手のサービスとして「クラウドサイン」が挙げられます
 
今回は、クラウドサインについて基本情報を整理しつつ、利用できる機能やアカウントの登録方法を紹介していきます。
 
クラウドサインでできることについて理解を深めたうえで、導入すべきかを検討していきましょう。
 



【基本情報】クラウドサインとは〜弁護士監修の電子契約サービス〜

クラウドサイン_電子契約_サービス

クラウドサインとは、電子契約が簡単にできるサービスです。弁護士が監修しており、電子契約サービスにおいて、

  • 有料導入企業数No.1
  • 契約送信件数No.1
  • 市場認知度No.1

このように数多くの実績を持つ有名かつ人気のサービスとなっています。
 

公式ホームページ https://www.cloudsign.jp/
利用料金 Light:月額11,000円(税込)
Corporate:月額28.000円(税込)
Enterprise:要問い合わせ
主な機能 ・契約締結
・本人性担保のための認証
・弁護士ドットコムによる電子署名・タイムスタンプ加
・承認権限の付与
・アクセス制限
・シングルサインオン
・複数部署管理機能
・書類インポート
・AIによる書類の自動入力
・テンプレート登録
・リマインド・アラート機能
・契約検索機能
主な外部連携サービス ・Salesforce
・Slack
・freee
・box
・kintone
・LINE WORKS
・sansan
・intra-mart
・楽楽販売
その他合計100社以上のサービスと連携可能

 

クラウドサインでできる3つのこと

クラウドサインでは、契約書作成や契約締結にかかわるさまざまな業務を、効率的に行うことができます

  1. 電子契約締結:わかりやすい操作画面で迷いなく契約締結できる
  2. 本人性の担保:メール認証+2段階・2要素認証で本人性を担保
  3. 非改ざん性を担保:運営会社が電子署名・タイムスタンプし非改ざん性を担保

実際の画面を見ながら、クラウドサインでできることを整理していきましょう。
 

1.電子契約締結:わかりやすい操作画面で迷いなく契約締結できる

クラウドサイン_できること_電子契約締結
 
電子契約と聞くと「難しそう」「パソコンに詳しくないと扱えなさそう」といったイメージを持つ人も多いかもしれません。
 
しかし、クラウドサインの締結方法は、誰でもわかりやすい使い方であるのが特徴です。ITツールについて詳しい知識がなくても、直観的な操作で書類のアップロードや契約書、請求書送信などの作業が行えます。
 

2.本人性の担保:メール認証+2段階・2要素認証で本人性を担保

クラウドサイン_できること_2要素認証
 
安全な契約締結のために、クラウドサインでは本人性担保のために徹底された認証システムが導入されています。
 
契約書の送信者が指定したメールアドレスには、専用のURLが送られる仕組みです。なお、このURLは一定時間が経過すると無効になるようになっています。また、URLはセキュリティ向上のためにランダムに作成された文字列で構成されています。
 

3.非改ざん性を担保:運営会社が電子署名・タイムスタンプし非改ざん性を担保

クラウドサイン_できること_非改ざん性
 
電子契約では非改ざん性が担保されていることが重要です。
 
そのためクラウドサインでは、監修を行っている弁護士ドットコムにより、
 

  • 誰が同意したか
  • いつ同意したか

 

この記録を表示させるようになっています。これにより、署名や押印後に内容が改ざんされていないことを担保してくれる仕組みです。
 

プランアップでさらに豊富な機能やカスタマイズも可能

クラウドサインにはさまざまなプランのラインナップがあります。その中でも大規模組織向けのEnterpriseプランでは、権限カスタマイズ機能などに対応しているのが特徴です。
 
これにより、本来契約業務において責任を持たない社員が契約書送信を行うリスクを防ぐことが可能になります。
 
また、内部統制強化のためにアクセス制限を行うことも可能です。外部ネットワークでは情報漏洩リスクが高まるため、例えば社内ネットワーク接続時のみ契約書送信が可能になるなどの制限を設けることもできます。
 

API連携でさらなる業務効率化も実現

クラウドサインの魅力は、そのカスタマイズ性の高さにもあります。例えば自社システムやその他外部サービスとは柔軟に連携することが可能です。
 
自社システムの場合なら、申し込みフォームなどのコンテンツを連携することで内容をすぐに契約書に反映させるなどの効率化を図れます。
 
外部サービスでクラウドサインとの連携に対応しているものは、100以上に及びます。Salesforceなどの顧客情報管理、Termsなどのコミュニケーションツールと連携すれば、スムーズに契約業務をこなすことが可能です。

 

クラウドサインのアカウント作成5ステップ

クラウドサインのアカウントは、無料で作成することができます。そして作成後は無料プランから試せるため、まずはアカウントを作ったうえで電子契約の仕組みに触れていきましょう。
 
ここからは、クラウドサインのアカウント作成方法をステップごとに解説していきます。

  1. 公式ホームページから無料アカウント作成
  2. メールアドレスとパスワードを設定
  3. クラウドサインからのメールを確認
  4. 利用規約を確認のうえパスワードを入力
  5. 名前・会社名を入力して登録完了

 

ステップ1.公式ホームページから無料アカウント作成

クラウドサイン_アカウント作成_ステップ1
 
クラウドサインのアカウント登録は、公式ホームページから無料で行えます。
 
まずは「新規登録はこちら(無料)」をクリックし、アカウント登録ページへ進みましょう。
 

ステップ2.メールアドレスとパスワードを設定

クラウドサイン_アカウント作成_ステップ2
 
続いて登録するメールアドレスとパスワードを入力します。
 
パスワードは安全性の高いものを設定する必要があります。組み合わせた文字から安全性の高さを判定してくれるため、できる限り安全性の高いパスワードを設定するようにしましょう
 

ステップ3.クラウドサインからのメールを確認

クラウドサイン_アカウント作成_ステップ3
 
メールアドレスとパスワードを入力した後は、クラウドサインからメールが送られてきます。この段階ではまだ登録は完了していません
 
メールを確認し、「登録を完了する」のボタンから完了ページへ飛びます
 
なお、場合によってはクラウドサインからのメールが迷惑メールフォルダなどに振り分けされていることもあります。事前に振り分けやドメイン指定の設定はよく確認しておきましょう。
 

ステップ4.利用規約を確認のうえパスワードを入力

クラウドサイン_アカウント作成_ステップ4
 
登録を完了させるためには、最初に設定したパスワードを入力する必要があります。
 
また、登録前には必ずクラウドサインの利用規約を確認しましょう。利用規約のリンクから電子帳簿保存法についてなどの内容を確認のうえ、パスワードを入力して登録を完了させてください。
 

ステップ5.名前・会社名を入力して登録完了

クラウドサイン_アカウント作成_ステップ5
 
完了後には名前と会社名を登録する項目が出てくるため、すぐ使うならここで登録を済ませておきましょう。
 
なお、これらの情報は個人設定の項目から後で変更することも可能です。
 
登録が済めば、「新しい書類の送信」から簡単に契約書送信を行うことができます。
 

クラウドサインの料金プラン|無料で利用可能で、有料なら月額11,000円〜

 
クラウドサイン_料金_プラン
 

クラウドサインには無料プランも含めると、4つのプランがあります。無料プランは原則として契約締結のみのシンプルなプランですが、お試し感覚で使えるのがポイントです。初めて電子契約サービスに触れる企業にとっては非常に使いやすくなっています。
 
また、有料プランも月額11,000円から利用できるため、リーズナブルに始められるのが魅力といえるでしょう。テンプレート管理や二要素認証など、便利に使える機能は充実しています。
 
なお、規模の大きい企業の場合は、料金問い合わせのEnterpriseプランの契約が基本的に望ましいでしょう。承認権限やアクセス制限などの便利かつ安全性の高い機能を活用したうえで、契約業務の効率化を図れます。
 

クラウドサインと連携できるサービス

クラウドサインでは、各種外部サービスともスムーズに連携できるようになっています。その数は100社以上にも及び、業務効率化には欠かせない機能といえるでしょう。
 
例えばグループウェアとして代表的なLINE WORKSとクラウドサインを連携すれば、契約業務のステータスをLINE WORKSで共有できるようになります。
 
送信した契約の進捗が自分宛てのチャットやトークルームに届くようになっており、これは業務の迅速化に大きく貢献します。案件の進捗管理をスムーズに行いたいときに役立ちます。
 
また、ほかには契約書作成サービスのContractS CLMとの連携も業務効率化に役立てられます。
 
ContractS CLM内で作成・承認された契約書は、システム連携によってクラウドサインで締結業務を行うことができるようになります。
 
契約書作成や締結、管理に関する業務の一元化に貢献してくれるため、契約関連業務のフローがまとまらないことに課題を感じている企業にはメリットがあるといえます。
 

クラウドサインについてのよくあるQ&A

クラウドサイン_質問_回答
 
クラウドサインを導入して契約業務の効率化を図る際には、さまざまな不安や疑問が生まれるものです。
 
クラウドサインについてのよくある質問と答えについては、あらかじめチェックしておきましょう。
 

Q:利用する際、相手側にもアカウント登録をしてもらう必要がありますか?

クラウドサインでは、相手にアカウントを作成してもらうことなく契約書送信・締結が行えます。したがって、相手側にアカウント作成の義務は生まれません。
 
また、受信者はアカウント登録がなくても書類を転送することができます。ただし、送信元の書類作成者が「転送を許可する」に設定してある必要があります。
 
そのためサービス導入におけるハードルは低く、契約のペーパーレス化も進めやすくなっています。
 
しかし、高度な認証リクエストを伴う契約書送信には、相手側にもアカウント登録が必要になります。書類を転送する場合も同様です。これは本人性を担保するための二要素認証の仕組みを活用したうえで行われる、セキュリティ性の高い電子契約にあたります。
 

Q:書類データのクラウドサイン内での保存期間はどれくらいですか?

クラウドサインでは、いずれのプランでもデータは無期限で保存されるようになっています。これにはもちろん無料プランも含まれます。
 
ただし、アカウント削除を行った場合はこの限りではありません。アカウント削除後もデータを残したい場合は、前もって書類データをダウンロードしておく必要があります。
 

Q:締結済みの書類を修正・解除することは可能ですか?

クラウドサインで締結した電子契約では、締結後に修正や解除を行うことはできません
 
これは契約書の非改ざん性を担保するためです。クラウドサインでは電子署名+タイムスタンプによって、契約締結後に改ざんされていないことを証明しています。
 
したがって訂正が必要な場合は、以前締結した契約を無効にすることを明記した契約を再度締結する必要があります。
 

クラウドサインで電子契約をスムーズに

電子契約の導入にはハードルの高さを感じることも多いですが、クラウドサインのような有名なサービスなら気軽に導入が行えます。無料で始められるのも、初めて電子契約を取り入れる企業にとっては強いメリットになるはずです。
 
クラウドサイン導入を検討したうえで、契約業務のペーパーレス化を効率的に実現させていきましょう。

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