outlook予定表(カレンダー)の効率的な使い方をご紹介!今すぐやるべき小技

いろいろなサービスとスムーズに連携してくれるOutlook予定表は、ビジネスシーンでも大いに活躍してくれます。
 

この記事では、Outlook予定表をより便利にしてくれる、小技をご紹介。
 

よりカレンダーが見やすくなったり、他のツールとの連携スピードがアップしたりなど、いろんな技を身につけましょう。
 



使いやすいようにOutlookをカスタマイズする

Outlookは、さまざまな使い方に対応する目的で、高いカスタマイズ性を保持しています。
 

ご自身の業務に合うようにカスタマイズして、より見やすく使いやすいインターフェイスにしましょう。
 

稼働日を設定してカレンダーを見やすくする

一般的には、月曜日から金曜日までが稼働日であることが多いので、Outlook予定表でもデフォルトの設定として、月曜日から金曜日が稼働日となっています。
 

しかし、業態によっては土曜日と日曜日に営業することも、平日が定休日になっていることもあるでしょう。
 


 

稼働日を変更したい場合は、Outlook予定表から、「ファイル」 > 「オプション」 > 「予定表」 と選択します。
 

あとは、「稼働時間」内の稼働日を業務の実情に合わせて調整してください。
 


 

なお、予定表の画面で「ホーム」 > 「表示形式」から「稼働日」を選択すると、1週間のうちの稼働日だけが表示されるようになり、より使いやすくなります。
 

予定のスパンを調整してスケジュール登録を簡潔にする

Outlook予定表は、カレンダー内をダブルクリックして新しいスケジュールを入力する形式です。
 

その際、クリックした箇所に合わせて開始の日時が自動で設定されるだけでなく、デフォルトではその予定が30分で終了するよう、終了時間も設定されます。
 

しかし、業態によっては、よく使う予定の長さは15分であったり60分であったりするものです。
 

設定をカスタマイズすれば、デフォルトの予定の長さをお好みの時間にすることができます。
 


 

カレンダーの画面のメニューから 「表示」 > 「タイム スケール」を選択して、お好みの時間を選んでください。
 

選べる長さは、60分・30分・15分・10分・6分・5分の6種類です。
 


 

予定表の画面では「タイムスケール」で調整した長さに合わせて、枠の数が調整されます。
 

たとえば、10分を選択した場合なら、1時間の枠内に6つの小さな枠が仕切られていて、より細かく時間を活用できるようになります。
 

アラートを調整して自分のタイミングで通知を受けられるようにする

Outlook予定表は、アラートで登録したスケジュールをリマインドしてくれます。
 

ご自身にとって最適のタイミングでアラートを受け取れるようにカスタマイズすれば、ベストなコンディションでスケジュールをこなせるようになるでしょう。
 


 

デフォルトでは、登録されたスケジュールが開始する15分前にアラートが送信されるようになっています。
 

変更したい場合はOutlook予定表から、「ファイル」 > 「オプション」 > 「予定表」 と選択しましょう。
 

そうしたら「予定表オプション」内の「アラームの規定値」を変更して、アラートを受け取りたいタイミングに調整します。
 

選択できるタイミングは、「0分」(予定開始時刻)から「2週間」前まであるので、業務に合わせて変更しましょう。
 


 

新しいスケジュール作成時に、「アラーム」が設定で調整したタイミングになっていることが確認できます。
 

個々のスケジュールの作成時にもアラートの時間を調整できる、嬉しい機能です。
 

Outlookのメールと予定表の連携

Outlookを使っていると、予定表の画面とメールの画面を両方利用して、すばやく作業したいシーンが多くでてきます。
 

その際時短できるテクニックを使って、作業効率化をはかりましょう。
 

予定表画面とメール画面の切り替えショートカット

マウスで切り替え操作をするより、ショートカットキーを運用すれば、手をキーボードから外さずに済み、時短につながります。
 

画面の切り替えはほんの数秒の作業ですが、1日に何度も操作する必要があるため、マスターしておけばとても役立つテクです。
 

予定表画面を使っているときに、「CTRL」+「1」を押すと、メール画面に切り替わります。
 

逆にメール画面を使っているときに、「CTRL」+「2」を押すと、予定表に切り替わります。
 

メールの内容を作成するスケジュールに反映させる

メールの本文に記載されている内容を作成するスケジュールにも含めたい、というシーンも多くあるでしょう。
 

その際はメールの本文をコピーして、予定表を開いて、ペーストするという一連の作業よりもっとシンプルな方法が取れます。
 


 

メール画面で、予定表に使いたい文言をコピーします。(「CTRL」+「C」で、コピーのショートカット)
 

そうしたら、予定表画面に切り替えましょう。(「CTRL」+「2」で、予定表画面へのショートカット)
 

次に、スケジュールを作成したい時間帯をクリックして選択。
 

あとは「CTRL」+「V」を押して、スケジュールを作成すれば、スケジュールの本文にコピーした内容が記載された状態になっています。
 

Outlook予定表を使って日程調整をする


 

Outlook予定表を使って、簡単にお客様とのスケジュール調整をすることも可能です。
 

その際は、日程調整ツール「調整アポ」を使用します。
 

Outlook予定表の空いている時間が自動的に抽出されて、お客様に提案できるようになる機能で、とても便利です。
 

操作方法は、お客様にお送りするメールに、生成されるURLを添付するだけ。
 

お客様がURLにアクセスすると、空いている時間枠が選択できるようになっており、クリックするだけで時間の登録が完了。
 

また、お客様が時間を選択したら担当者に通知が届き、自動的にOutlook予定表にも登録されます。
 

まとめ

毎日多くの時間を費やすことになるOutlook予定表には、さらに上手に使いこなす方法がたくさんあります。
 

小技やショートカット機能だけでなく、他のツールとの連携機能を駆使することで、さらに業務を効率化可能です。
 

チーム全体でOutlook予定表のハイレベルな使い方をマスターして、業績アップを目指しましょう。

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