日程調整ツールが今増えていますね。

　

その背景としてが、新型コロナウイルスの流行と同時に、WEB会議が日本のビジネスマンの間で一気に浸透したからです。これまでのような移動時間が無くなったことで、空いた時間に商談や社内ミーティングがはいる人も増えたのではないでしょうか？

 

この影響もあり、商談や打ち合わせの日程調整を自動化するツールが一気に増えました。

 

今回の記事は、雑務をDX化する中心となる日程調整ツールについて様々な角度から紹介し、最後にあなたに合った日程調整ツールを選べるようになっていただくことを目的にした記事となっております。

 

2021年、最新の働き方をこの記事を通してアップデートしてください。

 

私も日頃から日程調整ツールを使っていますが、本当に調整する時のめんどくさい手作業がサクっと終わるので、ぜひ使ってみてください！

 

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「日程調整ツールとは何か？」について

 

日程調整ツールについてまず説明します。

打ち合わせや会議などの日時を決める時に、「以下の日程はいかがですか？」と連絡して、お互いの空いてる日程を擦り合わせて、会う日時を決めますよね？

 

実際に、

 

・打ち合わせに参加するメンバーの空いてる予定の確認をする

・カレンダーに仮押さえをする

・来客の場合、会議室を仮予約する

・WEB会議の場合、会議用のURLを発行して相手に送る

・メールやチャットで「以下の日程はいかがでしょうか？」と確認する

・相手との日程が合わない場合は、再度調整する

・日程が決まり次第、他の仮押さえ日程をカレンダーから削除する

・会議室の仮予約を削除する

 

などの準備とコミュニケーションが必要になります。

 

この時に発生する上記の作業時間をほとんど自動化するのが日程調整ツールになります。すごく便利ですよね。

 

空いた時間で資料作成や思考時間にあてたりするだけで、業務スピードがとても捗ります。

　

 

日程調整ツールにおける「２つの型」

 

日程調整ツールには調整する方法として２つの型があります。

 

それが「予約受付型」と「候補提案型」になります。それでは順番に説明していきますね。

 

「予約受付型」の日程調整とは？

 

予約受付型の日程調整とは、読んで字のごとく、自分の空いてる日時から予約を受付する方法です。

 

GoogleカレンダーやOutlook予定表のようなカレンダーツールを使っている場合、空いている日時情報を自動で抽出して一覧ページを作り、日程調整をする取引先などの相手に選んでもらう方法になります。

 

2021年の今では最も楽に日程調整ができる方法ですね。

 

HOT PEPPERからサロンを予約する時の「予約カレンダー」と同じです。メニューを選んだ後、美容師さんの予約が空いてる日時だけがカレンダーに表示されて、その中から自分で選択して予約する、これと同じですね。

 

「候補提案型」の日程調整とは？

 

候補提案型の日程調整とは、こちらも読んで字のごとく、候補日程を相手に提案して選んでもらう方法です。

 

自分で空いている日程を選び、その選んだ日程を相手に選んでもらうことで日程調整を行う方法になります。

 

こちらは空いている日程を相手に全て公開するのが苦手な人や、公開するべきでない立場の人などが使う方法と言えますね。役員秘書などの空いてる日程を公開したくない方は、候補提案型の日程調整方法が良いですね。

 

日程調整ツールのメリット・デメリットについて

 

日程調整ツールのメリットとデメリットを理解しておきましょう。

 

理解しておくことで、「自動化する時」と「手動化する時」を使い分けたりして、目的の達成度を高めることができます。

 

自動化するメリット

 

自動化するメリットはシンプルです。

 

１、日程候補日を探して出す必要がない(複数人の時も)

２、候補日を仮予約したり、削除したりする必要がない

３、二度手間のコミュニケーションがなくなる

４、空いた時間で別の仕事ができる

５、少しの工夫でアポ獲得を自動化できる

 

ざっとあげるとこんな感じですが、自動化することで作業とコミュニケーション時間が大幅に削減できますので、目標を達成するためにやるべき優先順位が高い業務に集中できる環境が作れます。

 

自動化するデメリット

 

自動化するデメリットは今後つかうことを考えるとしっかりと想定しておきましょう。

 

１、相手によっては不快に感じる人もいるかもしれない

２、選ぶ画面の操作がわからずアポ率が低下する可能性がある

３、システムトラブルの可能性が少なからずある

４、空いている日程が相手に丸わかりになる

５、グループウェアの環境に依存してしまう

 

デメリットをあげるとこのような感じです。

 

ただし、ここであげたデメリットになる要素は、文化の発展と共に解決されていくことばかりですので、現代ではそこまで気にする必要はないでしょう。

 

それよりも働き方改革が進むこの現代で重要なのは、目標を達成するためにやるべき優先順位が高い業務に集中できる環境を作ることですね。

 

日程調整ツールを選ぶ時のポイントとは？

 

日程調整ツールのメリットとデメリットをお伝えしましたので、続いては導入を検討したい場合に考えるべきツールを選ぶポイントについて解説します。

 

(1)予約受付型or候補提案型

 

世の中に出ている日程調整ツールは、基本的に「予約受付型」が多いです。

 

予約受付型は便利ですが、一方で自由に相手側が空いてる日程を知ることができるデメリットもあり、相手に全部見せたくない、自分で日程は選んだものを送りたい、などの要望に答えられるのは、候補提案型でしょう。

 

導入前に必ず確認しましょう。

 

(2)連携できるカレンダーツール

 

自分が使っているカレンダーツールと連携ができなければ、ツールを契約しても全く使えないので、このチェックは必要です。

 

ただし、今は連携していなくとも、オンライン会議の増加によって日程調整の機会が増えているのでニーズは膨れ上がっています。その事を考えると、今は連携していないツールとの連携もどんどん増えていくと考えられます。

 

そういう場合は、一度お問い合わせして「連携予定はあるか？」「開発は可能か？」など、一度確認することがオススメです。

 

(3)カレンダー以外で連携できるツールはあるか

 

日程調整だけを効率化するだけでも、十分な効果は発揮されますが、生産性を高めていくためには他のツールとの連携がある方がさらに効率的です。

 

WEB会議であれば日程調整完了後に、営業支援ツール(例：セールスフォース)などに自動で記録が残されれば、入力する手間が省けます。

 

より効率的に、効果的に働き、最大のパフォーマンスを発揮したい人であれば、カレンダー以外で連携できるツールがあるかどうかを見極めるのも大切ですね。

 

(3)お客様から見るUI (デザイン性)

 

実際の現場では、ツールから発行された日程調整用のURLを送付して、お客様に日程を選んでいただくことになります。

 

しかし、その時にお客様が操作方法がわからなくて困ってしまうと関係性にヒビが入ってしまう可能性があります。

 

「え、どうやってやればいいかわからないんだが、、、！」

 

と心の中で思われてしまい、本来あるはずのアポが消えるのは営業マンからすると、非生産性のある活動になります。

 

そのため、お客様側のUIはしっかりと確認しておきましょう。

 

(4)操作は簡単か

 

管理画面の操作方法が難しければ、チームで使う場合など、一人ひとりが使うことが難しくなります。

 

業務効率化ツールは使いこなしてこそ、効率化が可能ですので、使えないのであれば経費の垂れ流しになり、経営的にも無駄だと判断できますので、操作性はしっかりとチェックしておきたいですね。

 

(5)料金は適正か

 

営業ツールやマーケティングツールは「売り上げをあげるプロダクト」であることから、料金設定が高めにされてますし、この状況に慣れていると担当者も感覚がマヒしている可能性があります。

 

機能はたくさんあるけど使わない等、使いこなせないのであれば最小限のシンプルなものを選び、その中から良心的な価格のものを選ぶ方が良いでしょう。

（社内メンバーがITプロフェッショナルチームなら、話は別ですが）

 

日程調整ツールは業務コスト削減ツールですので、そこまで価格が高いものはありませんが、要チェックしたいところです。

 

(6)無料お試しができるか

 

無料お試しができる業務改善ツールは、「使ってもらえれば便利なことが体感できます」という自信の現れでもありますので期待できますし、一度試して自社に合うか合わないかを判断できます。

 

毎日のように使う日程調整ツールですので、どれぐらい使いやすいか、実際にどれだけ効率化されるか、などのテストをするためにも、無料お試しができるツールから始めた方が良いですね。

現在どれぐらい時間を使っているか、調整しているか

日程調整ツールを導入しても使う頻度が少ない場合、費用対効果は低いです。

 

しかし、経営、営業、秘書、アシスタントなどのポジションにいると社外の人と会う機会はたくさんあります。

 

月間で計算するとどれぐらい時間を使っているのかを計算できると思いますので、計算して利用料金よりコストが高い場合には導入する方が良いでしょう。

特に企業単位で使う時には、稟議を通すためにメリットとなる情報を定量的に提出する可能性があるはずですので、こちらは確実に調べてみるべきです。

日程調整ツールの利用シーンとは？

 

日程調整ツールは幅広い使い方が可能です。

 

社会人は社外・社内、様々な人たちと打ち合わせ・会議を行いますので、その時には必ず日程の調整を行います。その時に日程調整ツールを使うことで効率的に時間を使っていきましょう。

 

それでは具体的に４つの利用シーンを解説します。

 

(1)営業のアポイント

 

まずは一番使うことが多い、営業のアポイント、ですね。

 

「以下の日程でご面会可能な時間はありますか？」というメールを送り、「別の日程でお願いします」と返信がきたら、正直辛く、めんどくさいですよね。しかし、仕事ですし、めんどくさいなんて言ってられません。

 

自分やチームの空いている日程が自動で抽出された予約ページが発行される「予約受付型」の日程調整ツールなら、この問題は一切おきません。楽になります。

 

また二回目以降のアポイントの際にも、その場でURLを送れば、サクっと日程を決めることが可能です。

 

(2)WEBサイトに埋め込む

 

「ツールを導入したいから担当者に直接話を聞きたい！」

「引っ越しを考えていて、不動産屋さんに相談しに行きたい！」

 

など、見込み顧客から直接会って、またはオンラインで話を聞きたいという方のために、WEBサイト上で予約可能な日程一覧を表示して、すぐ予約できる状態にしておけば、

電話対応やメール対応がなくなり、スムーズに面談・営業ができます。

 

資料請求後のサンクス画面に予約ページへのリンクをつける、予約ページを埋め込むなどすれば、アポイント獲得の確率も高くなりますね。

 

(3)面接・面談で使う

 

採用における面接や面談は、人数が少なければ日程調整の工数は少ないですが、人数が多いと専任者ができるほど大変です。

 

しかし、予約受付型の日程調整ツールを使うことで、ブッキングすることなく、URLを送っておくだけで相手が日程を選ぶだけで完了となります。

 

採用募集サイトから申し込みがあった際に、自動返信メールにURLを入れておけば、送る手間も省けて効率的な採用活動ができますね。

 

また、学校などの保護者面談もメールで予約ページを送っておけば、サクっと決まります。

 

(4)定期的にある打ち合わせに使う

 

例えば、毎月運用をお願いしている広告代理店の方との打ち合わせが月に１度あるとします。毎回、「以下の日程はいかがでしょうか？」と提案される前に、何度も使える予約ページを送っておけば、常にそこから選んでもらえば良いだけになりますね。

 

弁護士・税理士さんとの打ち合わせなども予約ページURLを発行してわたしておけば、毎回コミュニケーションを取る必要もなくなります。

 

雑務をDX化する日程調整ツール13選

 

それでは実際にどういう日程調整ツールがあるのかをお伝えします。今回は実際にビジネスの現場で最も使われているツールを13個えらびましたので、是非、参考にしてください。

 

(1)調整アポ

TOKYOガス、ZOZOなどの大手企業を含む、3500社以上の企業が使うクラウドシステムRECEPTIONISTが、開発・販売している日程調整ツールになります。

 

シンプルな機能とUIUXの使いやすさ、そして連携できるツールの豊富さが特徴です。

 

そして、GoogleChorme拡張機能を使うことでさらに効率的に日程調整ができるサービスとですね。WEB会議、来訪、往訪と全てのパターンを対応し、価格も最も安いので導入しやすいツールです。

 

特徴

• 連携カレンダー：Googleカレンダー,OutlooK予定表
• WEB会議連携ツール：Zoom、Google Meet、Teams
• その他連携ツール：受付システム、会議室管理システム、Slack、Teams、Chatwork
• 日程調整方法：予約受付型、候補提案型
• 最低料金：500円〜/1人
• 無料お試し期間：31日間

 

「調整アポ」について詳しくはコチラ

 

(2)Timerex

飲み会の日程調整などでよく使われる「調整さん」のビジネス版です。

 

こちらも使いやすしUIUXになっていて、登録者数10000人(2021年現在)を超えている知名度が一番高い日程調整ツールになります。

 

連携できるWEB会議ツールがZOOMとTeamsだけとなっておりますので、この２つでWEB会議をする方にとっては迷うことなく使えますので、ITに対してあまり詳しくない場合は、これが良いかもしれません。

 

特徴

• 連携カレンダー：Googleカレンダー,OutlooK予定表
• WEB会議連携ツール：Zoom、Teams
• その他連携ツール：なし
• 日程調整方法：予約受付型
• 最低料金：750円〜/1人
• 無料お試し期間：フリープランあり

 

(3)eeasy

ITベンチャー企業でよく使われている日程調整サービスですね。

 

国内では最も機能が多いサービスで、営業、マーケティング、人事など幅広い使われ方をしていますし、その具体的な使い方の例もサービスサイトにたくさん掲載されています。

 

導入することで売り上げと利益が増加すると記載されていますが、おそらく担当者の人件費削除や日程調整の時間がなくなることで、リソースが生まれることを指していると思われます。色々な使い方がわかりそうですね！

 

特徴

• 連携カレンダー：Googleカレンダー,OutlooK予定表
• WEB会議連携ツール：ZOOM、Google Meet、Teams
• その他連携ツール：API連携
• 日程調整方法：予約受付型
• 最低料金：850円〜/1人
• 無料お試し期間：フリープランあり

 

(4)アイテマス

こちらは登録なども不要でWEBブラウザ上で簡単に日程調整ツールとして使えます。

 

個人で制作されていることと、完全無料のため、セキュリティや今後の運営には少し不安要素は残りますが、無料で使えるのは大変ありがたいですね。他と比較しても劣らない機能数ですので、フリーランスの方などには重宝されそうです。

 

特徴

• 連携カレンダー：Googleカレンダー
• WEB会議連携ツール：ZOOM、Teams
• その他連携ツール：なし
• 日程調整方法：予約受付型、候補提案型
• 最低料金：完全無料
• 無料お試し期間：なし

 

(5)biskett

biskett(ビスケット)は、オンライン秘書サービスを展開し、テレワークで有名な株式会社キャスターが運営する日程調整サービスです。

 

こちらは「しごとの出会いをなめらかに」というコンセプトの元に開発されただけあって、機能もUIもシンプルで使いやすいです。ただ、登録方法が少し難しいという声もありますので、ヘルプセンターなどができれば、さらに使いやすくなると思われます。

 

特徴

• 連携カレンダー：Googleカレンダー
• WEB会議連携ツール：なし
• その他連携ツール：Slack
• 日程調整方法：予約受付型
• 最低料金：750円〜
• 無料お試し期間：14日

 

(6)Spir(スピア)

日程調整を簡単にするカレンダープラットフォーム「Spir」は、元ユーザーベースの方が作ったそうですね。1日３件、社外との打ち合わせをする場合は業務時間の6~10%を使っているそうで、ここを効率化してくれる素敵なツールです。

 

まだリリースされたばかりで、今後の成長が楽しみなプロダクトですね。

特徴

• 連携カレンダー：Googleカレンダー
• WEB会議連携ツール：Zoom、Google Meet
• その他連携ツール：Slack
• 日程調整方法：予約受付型
• 最低料金：不明
• 無料お試し期間：β版

 

(7)Dr.works

営業支援ツール「Dr.works」は、WEB会議に特化した日程調整ツールとなります。

 

WEB会議に特化しているだけあり、最もWEB会議ツールと連携している数が多く、機能数も他とは引けを取らなく、skype、WherebyをWEB会議ツールのインフラとして使っている企業であれば、これ一択になるのではないでしょうか。

 

また連携できるツールも多いですね。

 

特徴

• 連携カレンダー：Googleカレンダー、Outook予定表
• WEB会議連携ツール：Zoom、Google Meet、Teams、skype、Whereby
• その他連携ツール：Slack、GoogleAnalytics
• 日程調整方法：予約受付型、候補提案型
• 最低料金：3000円~
• 無料お試し期間：あり

 

(8)You can book me

英語はわかる、かつITに強い人にはオススメの海外製の日程調整ツール「You can book me」です。

 

機能数が多いことや、かゆいところまで手が届く機能は流石ですが、日本後対応していない、サポートもないため、英語がわからない人やITに詳しくない人からすると、少し扱いが難しいサービスですね。

 

特徴

• 連携カレンダー：Googleカレンダー、Outook予定表
• WEB会議連携ツール：Zoom、Google Meet、
• その他連携ツール：Slack、GoogleAnalytics
• 日程調整方法：予約受付型、候補提案型
• 最低料金：$10 per calendar / month(約1000円/月)
• 無料お試し期間：14日間

 

(9)Calendly

こちらも海外の日程調整ツールです。Calendlyは機能数が最も多いですが、日本で使われているところをあまり見かけません。

 

スケジューラーも唯一iCloudと連携できる優れたものなのですが、日本語対応がされていないため、使われていないのかもしれませんね。グローバルな時代ですので、今後は主流になってくる日程調整ツールなのかもしれません。(こちらに関しては推測ばかりですみません。)

 

決済機能としてStripeやPaypalも使えます。

 

特徴

• 連携カレンダー：Googleカレンダー、Outook予定表、iCloud
• WEB会議連携ツール：Zoom、Google Meet、Teams
• その他連携ツール：Slack、GoogleAnalytics、Facebookピクセル
• 日程調整方法：予約受付型、候補提案型
• 最低料金：$8 per calendar / month(約800円/月)
• 無料お試し期間：14日間

 

(10)Hubspot

Hubspot社が提供する「Sales Hub」内にある日程調整ツールです。

 

「Sales Hub」は営業活動に専念するために開発されているツールですので、日程調整だけでなく、メールのテンプレートを作成して社内で共有してつかったり、メールの送信スケジュールを指定できたりする、営業活動を全般的に支援するツールですね。

 

様々な営業支援機能が欲しい人にはオススメです。

 

• 連携カレンダー：Googleカレンダー、Outook予定表
• WEB会議連携ツール：なし
• その他連携ツール：営業支援系のツール
• 日程調整方法：予約受付型
• 最低料金：5400円/月
• 無料お試し期間：14日間

 

(11)waaqlink

ハイスペックなのに使いやすいというキャッチコピーの日程調整ツール「waaqlink」は、利用社数1,000社を突破しています。本当に使いやすいということでしょう！

 

1対1の2者間だけでなく、3者以上の日程調整もできるので、代理店を行っている企業が３社間で日程調整する時に便利そうですね。

 

特徴

• 連携カレンダー：Googleカレンダー、Outook予定表
• WEB会議連携ツール：Zoom、Google Meet、Teams
• その他連携ツール：なし
• 日程調整方法：予約受付型、候補提案型
• 最低料金：不明
• 無料お試し期間：あり

 

(12)jicoo

「jicoo」は日程調整ツールをベースに様々な業務を効率化してくれます。

 

現状、近日提供予定となっている「ドキュメント作成」や「効果測定」などの見えないものを視覚してくれるツールになっていくようですね。それだけでなく、アプリ連携することで、ワークフローをまとめて情報共有を一元管理ができるようです。

 

• 連携カレンダー：Googleカレンダー、Outook予定表
• WEB会議連携ツール：Zoom、Google Meet
• その他連携ツール：Slack、GoogleAnalytics
• 日程調整方法：予約受付型、候補提案型
• 最低料金：1200円~
• 無料お試し期間：あり

 

(13)nitte

WEB開発会社であるウォンバット社が提供する日程調整ツール「nitte」は、Zoom連携と複数人での調整が可能なサービスです。

他のサービスと比較すると特徴はそれほど見受けられないですが、逆に凝った機能がないシンプルな日程調整ツールですね。

サービス利用料も比較的にとても安いので、Zoom連携と日程の自動抽出だけ必要という方にはGoodかと思われます。
 

• 連携カレンダー：Googleカレンダー
• WEB会議連携ツール：Zoom
• なし
• 日程調整方法：予約受付型
• 最低料金：0円~
• 無料お試し期間：あり

 

日程調整ツールで、ビジネスの速度と密度を高めよう

 

今回は日程調整ツールに関する情報を一気に掲載していきましたが、いかがでしたでしょうか？

 

少子高齢化、働き方改革、新型コロナによる働き方の変化など、様々な要因から、一人ひとりの仕事のパフォーマンス力を高めて、自分に求められている成果を最大限に出せる環境を作りましょう。

 

日程調整という作業は、めんどうで、ミスが起きたりして大変です。システムを使うことで正確に自動で行い、時間を生み出し、資料作成やチームとのコミュニケーションに時間を使って成果を出していきましょう。