ツール
ビジネスで使える日程調整ツール7選！スケジュール調整は半自動化へ！
イベントや打ち合わせの日程を調整し、その連絡をすることはとても大事ですが、同時に時間がかかり面倒な業務でもあります。
また、日程調整が終わると、調整前に仮押さえをしていた会議室や日程を削除しなければなりませんが、その作業もついつい忘れてしまいがち。
こういった業務をスムーズで簡素化できる日程調整ツールを紹介しますので、ぜひ参考にしてみてください。
日程調整ツールとは？
日程調整ツールとはイベントや会議などの日程を決める時に、メンバーのスケジュール調整をするためのツールです。
日程調整は、メンバーの空き時間を確認し、打ち合わせ日の候補を探すだけでも非常に手数がかかります。
また、候補日を探した後には、打ち合わせをする会議室の確保や先方との日程調整、各人への通知などにも労力が必要です。
この時間を短縮し、できる限り手間がかからないようにしてくれるのが日程調整ツール。
うまく活用することで、煩わしい調整を簡単にしてくれます。
日程調整ツールを導入することのメリット
日程調整ツールを導入する一番のメリットは、スケジュール調整の簡素化により人的コストを削減できることです。
日程調整に時間と手間がかかるのは、さまざまなセクションで煩雑な業務が待っているから。
①候補日を複数用意
まず候補日を複数用意しなければなりません。
メンバーが増えれば増えるほどこの調整段階から難航します。候補日時を絞ったら次は先方に送信して、日時を決定する必要があります。
②日程調整までのやり取りに時間がかかる
決定までの間には、メールやメッセージのやり取りを何度も行分ければなりません。
先方からの連絡が遅れると、日程の調整が遅れ、さまざまな点で不都合が起きます。
③仮押さえ状態の解放
仮押さえしておいた会議室や、メンバーのスケジュールも相手から連絡があるまで開放することができません。相手の都合で自分のスケジュールが候補日時分、確保されたままになってしまいます。
④会議室の予約や仮押さえの解除
打ち合わせをする会議室を押さえておくことや、押さえておいた会議室を解放することを、ついうっかり忘れてしまうことも。
しかし、これらの不都合なことが日程調整ツールを使い自動化されることでなくすことができます。
日程調整ツールの選び方とツール7選
日程調整ツールを選ぶときに重視するポイントは、ツールの使いやすさです。
すべての日程調整にかかわる業務を半自動化することができるツールもあれば、一部の作業の時間を削減することのみ可能なツールもあります。
どこまでの時間削減を行いたいかによってツールを決めるのがよいでしょう。
以下に、おすすめの日程調整ツールを紹介しますので参考にしてみてください。
1. 調整アポ〜RECEPTIONIST〜
調整アポとは？
調整アポは、打ち合わせの日程調整を行う際にメール等で行う日時のやりとりを自動化するツールです。
日程の調整から打ち合わせまでの工数を削減することができ、面倒なやり取りを減らして調整にかかわることを自動で行ってくれます。
日時の仮押さえ・削除と会議室予約が自動で行われ、お客様はメールで届いたURLから日時を選ぶだけなのでストレスフリーで打ち合わせを始められます。
なお、調整アポを使うには、クラウド受付システムRECEPTIONISTが必要です。RECEPTIONISTは日程調整から受付までを効率化するクラウド受付システムで、10名までなら無料で使うことが可能です。
10名以上ならば、50人毎に月額5,000円（税抜）のスタンダードプランで調整アポも使えます。
調整アポを使う場合と使わない場合の比較
＜調整アポを使う場合＞
- 打ち合わせに出席する担当者のスケジュールを確認して候補日時を選び、お客様に確認のURLのメールを送ります。
- お客様はURLにアクセスし日時を選び、社名と来社する人の名前を入力することで、受付コードを受け取ります。
- 来社いただき、受付システムにコードを入力してもらえば、自動で担当者が呼び出され、スムーズに打ち合わせが始められます。
会議室の仮押さえから解放まで、自動で行われるのでうっかり忘れてしまうこともありません。
行う作業は、担当者のスケジュール確認をして候補日時を選んで送信するだけです。
＜調整アポを使わない場合＞
- 社内で担当者のスケジュール確認をして候補日の調整を行います。
- 会議室の仮押さえを行います。
- お客様にはその候補日の中から選んでもらい、日時を決定します。
- 本決まりとなった日程を関わるてすべての人に連絡します。
- 日程が決まり次第、仮押さえしておいた会議室予約を取り消します。
- 来社いただき、受付にてアポイントの確認や担当者の呼び出しをして会議を行います。
全ての作業を自分で行わなければなりません。
日程調整は、作業を中断し、スケジュール帳を開かなければならない…と思うと、レスポンスにも時間がかかってしまいます。
うっかり仮押さえの予定を消し忘れた！なんてことにもなりかねません。
調整アポが利用できる来社シーンとは？
調整アポは通常の来社だけでなく、さまざまなシーンで使えます。
例えば、面接や秘書のスケジュール管理などです。
人事の場合、候補者との面接の日程調整は、人数分だけ行わなければなりません。
しかし、調整アポを使えば面接の日程調整の工数を減らせるため、時間の削減につながります。
また、受付もスムーズに行われるため来社する人にも負担がかかりません。
ほかにも、秘書の仕事のひとつに役員の日程調整がありますが、これについても業務時間の削減が期待できます。
「調整アポ」の資料を見る
2. Calsket（カルスケット）
https://www.co-meeting.co.jp/products/calsket/
Calsketとは？
Calsketは素早くアポイントを設定するツールです。
都合の良い時間を素早くみつけて、スピーディにアポイントを取ることができます。相手はCalsketを使っている必要がないのも嬉しいポイント。
ダブルブッキングが発生することもなく、手軽に日程調整ができます。
Calsketの特徴
CalsketはGoogleカレンダーとの連携ができる点が特徴。
そのため、日常のスケジュール管理にGoogleカレンダーを利用している人におすすめです。
今までの環境を何も変える必要がないばかりか、月の調整日程が30件未満であれば、ずっと無料で使うことができます。
Calsketの使い方はとても簡単で、自分のカレンダーの空き時間をクリックするだけ。
仮予定の日時とURLが自動でテキスト出力されるので、あとはメールやメッセンジャーなどにコピーして貼り付けて送れば完了です。
相手は届いたメッセージのURLにアクセスし、都合の良い日時を登録するだけ。Calsketを使っていなくてもよく、「Salesforce」や「cybozu」でも利用できます。
3. LINEスケジュール
https://schedule.line.me/
LINEスケジュールについて
LINEを使っている仲間の間でのスケジュール調整には、LINEスケジュールがとても便利です。
ただ、スマートフォンのみで使える機能なので、PCで確認することはできません。
タイムラインに表示され、通知もされるためチェック忘れを防げます。
LINEスケジュールの特徴
LINEスケジュールはLINEを使っているユーザーならば、料金も必要なく使える機能です。
1対1のトークでも、グループでも使えるのでイベントごとの日程調整にとても便利。
使い方はとても簡単です。
＋メニュー画面から日程調整をタップし、イベント名と説明を記入したら、候補日時を選択します。そして、回答して欲しい人をメンバー招待から選んで送信するだけ。
受け取った人は、メッセージから回答画面に移動して〇×△を選びます。
回答された集計結果は一覧で表示されるため、空いている日にちが一目瞭然。
ただし、LINEスケジュールでは時間指定ができないので、細かい時間設定をするときには向いていません。
4. 調整さん
https://chouseisan.com/
調整さんについて
調整さんは累計の利用者が2500万人超の、出欠管理や日程調整ができるツールです。
会員登録不要で使えます。飲み会や歓送迎会の幹事が出欠確認をするときに便利なツールです。
調整さんの特徴
調整さんは、会員登録不要で料金もかかりません。
PCやスマートフォンだけでなくガラケーやタブレットからでも使えます。
30秒で出欠アンケートが作れ、誰でも使えて媒体も選ばないので、利便性が非常に高いです。
使い方はイベント名、候補日時、補足メモを記入して、できたURLを送信するだけ。
受け取った人がそのURLにアクセスして回答をすると、その内容が一覧で表示されます。
5. 伝助
https://www.densuke.biz/
伝助について
伝助は、打ち合わせや飲み会を行うときに、みんなの予定を入力してもらうことで一目で日程調整が可能になるツールです。
特にアプリケーションをインストールする必要もなく、Web上で全てが完結。
PCやスマートフォンだけでなくタブレットやガラケーにも対応しています。
伝助の特徴
伝助は会員登録などの個人情報を入力する必要がなく、誰でも無料で使えるサービスです。
料金を払うことで機能が増えるという有料サービスはなく、すべての機能が無料で使えます。
一覧表は見出し固定で確認できるため、人数や候補日が多くても見やすいです。
また、安心して使えるように、証明書つきのSSL通信に対応。
入力されたものすべてが暗号化されます。
さらに、作成したページにパスワードの設定をすることができるので、関係者以外の人から閲覧される心配がありません。
使い方はカレンダーをクリックして候補日を設定し、スケジュール調整のためのページを作るだけ。
あとは、予定を尋ねたいメンバーにそのURLを送ればOK。
出欠登録はクリックするだけなので、画面が小さいスマホでも操作しやすいです。
出欠登録がされるたびに通知がくるので見落とすこともありません。
なお、メールでの通知のほかスマートフォンへのプッシュ通知にも対応。
6. 以下の日程でご都合いかがでしょうかメーカー
https://shirasaka.tv/ikano/
以下の日程でご都合いかがでしょうかメーカーについて
以下の日程でご都合いかがでしょうかメーカーは、日程調整を行うときに候補日時を簡単にリスト化してくれるツールです。
候補日時をタイピングしようとすると、日時は英数で半角にして曜日はカッコに入れて…などと結構面倒です。
以下の日程でご都合いかがでしょうかメーカーは、このリストを簡単に作れます。
自分でタイピングする必要すらありません。
これだけで日程調整ができるツール、というわけではないですが、候補日時を簡単にリスト化できるだけでもかなりの時間の削減になるのではないでしょうか。
以下の日程でご都合いかがでしょうかメーカーの特徴
以下の日程でご都合いかがでしょうかメーカーはWeb上で作業をするため、ブラウザさえあれば使うことが可能です。
料金も必要ありません。
使い方はとても簡単で、候補日時をポチポチとクリックしていくだけです。
カレンダーで日時をクリックすると、右側のボックス内に1行ずつ日程が生成されていきます。
必要な日時を設定したら、あとはCOPYボタンを押してメールやメッセージに貼り付けるだけです。
開始時間だけでなく、終了時間も一緒に記載することができます。
iOSで動くアプリもあるので、iPhoneを使っている人はどちらか使いやすい方を利用可能です。
英語表記にも対応しており、グローバルに使うことができるツールとなっています。
7. HubSpot
https://www.hubspot.jp/
HubSpotについて
HubSpotは、完全無料で使うことができる顧客管理ツールです。
全てのコンタクトや企業の情報を記録して保管しておくことができます。
「Marketing Hub」「Sales Hub」「Service Hub」の3つの無料ソフトウェアと連携することで、更なる業務の支援を行うことも可能です。
日程調整は、「HubSpot Sales」のミーティングツールを使って行います。
GoogleカレンダーやOffice365カレンダーと同期して常に最新の空き時間を提示可能。
カレンダー上でミーティングを予約する仕組みのため、日程調整にかかるメールのやり取りをなくすことができます。
HubSpotの特徴
HubSpotは幅広い機能が搭載されているため、日程調整以外のことも一元化して行いたい人や企業におすすめ。
多くのことが無料でできる、便利なソフトウェアです。
また、ミーティングツールも無料で使えます。
使い方はミーティングの候補日時を提示して、相手に選んでもらうだけです。
なお、複数の担当者とミーティングを行うときには、グループミーティングのリンクを送信しましょう。
予定はカレンダーと同期しているため、いつでも最新の予定を組むことができます。
また、ミーティングのスケジュールを設定すると、その情報はデータベースに蓄積されていきます。
さらに、HubSpot CRMと連携することにより、ミーティング機能をさらに便利に活用できます。
まとめ
日程調整ツールを7つ紹介しました。
無料で利用可能で、使い方も簡単なものが大半。
ですので、自分に使いやすいツールを選ぶことが大事です。
日程調整はとても面倒なことなので、少しでも簡素化できるものは積極的に使い、その他の業務を行う時間に割きましょう。
取引先との日程調整、まだ手動でやってますか？
2021年は日程調整を自動化し、たった1分で完了です！
・日程調整の手間をなくしたい
・空いてる日程を選んでテキストにするのが面倒
・日程と会議室の仮押さえと削除が面倒
・日程調整よりも資料作成の時間がほしい
・ブッキングを回避したい
日程調整ツール「調整アポ」は、上記のような課題をサクっと解決するツールです。無料から使えるので、是非ご活用ください。
