世界1000万人が使う日程調整ツール『Calendly』の使い方を解説

コロナ禍を経て、WEB会議やツールが普及した結果、社内外の人との打ち合わせが増えたという方が多いようですね。
 

そんな影響もあり、商談や打ち合わせの日程調整を自動化するツールが一気に増えました。

その中でも今回紹介する『Calendly』は世界中で多くのユーザーがいる人気の日程調整ツールです。
 

ただ、海外のサービスということもあって、日本におけるCalendlyの知名度はまだあまりありません。ここでは、Calendlyの使い方や、どんなメリットがあるのか、など解説していきます。
 



Calendlyってどんなサービス?

『Calendly』は、世界で1,000万以上のユーザーが利用している日程調整ツールです。

Calendly-TOP

ユーザーは自身のカレンダーアプリ(GoogleやOutlookなど)とCalendlyのアプリを同期させた上で、予定調整ページのURLを相手に送付します。
 

送られた相手はページ上から日程を選択・予約することで、自動的に双方のカレンダーに予定が登録される、というものです。
 

メールや電話で複数回やり取りをしてた日程調整の工数が一気に楽になり、かつシンプルで直感的に使用ができるツールとなっています。

Calendlyの特徴

Calendlyの特徴は、カレンダーアプリはもちろん、多くの外部ツールと連携することで機能拡張ができることです。
 

Calendly-外部ツール連携
 

Googleカレンダー、Outlookカレンダー、iCloudカレンダー(こちらの連携も割と珍しい)とのカレンダー連携はもちろんのこと、ZoomやMicrosoft Teams、Google MeetなどのWEB会議ツールとの連携も無料でできます。

さらに月額12ドル〜の有料プランを利用すれば、
 

  • SalesforceやHubspotなどのCRM、MAツールとの連携
  • PayPalやStripeなどの決済ツールとの連携
  • Google AnalyticsやFacebook Pixelなどのマーケティングツールとの連携

 
というように幅広いツール連携が可能になります。

Calendlyの料金・費用感

Calendlyは無料で使用できるツールですが、先述のツール連携の利用やグループでの利用の場合は、有料プランを利用することでやりたいことが実現できます。
 

Calendly-料金
 

一部抜粋すると、プランごとの機能比較はこのようになります。

プラン Basic Premium Pro
料金 無料 8ドル/月 12ドル/月
同時連携カレンダー数 1個 2個 6個
予約ページ数 1ページ 無制限 無制限
リマインドメール ×
チーム予約 ×
外部ツール連携

 

詳細はCalendlyにログイン後、アップグレード画面にて確認できます。
 

Calendlyで得られるメリット4選

このように無料でも有料でもさまざまな機能が使えるCalendlyですが、実際にCalendlyを使うことでどんなメリットがあるのか、ここでは4つにまとめてご紹介していきます。

1.日程調整の連絡が減り、日程調整にかかる工数が格段に少なくなる

これは日程調整ツール全般に言えることですが、主にメールでの日程調整では「都合のいいお日にちを3日ほど頂戴したい〜」などと、日程を決めるまでに複数回の連絡のやり取りが発生しています。
 

しかし、Calendlyを使えば、オファー側は「URLを送るだけ」、受ける側は「予約ページから空いている日時を選択するだけ」と、1回のやり取りで日程調整ができるため工数や時間を格段に短縮することができます。

2.予約後に自動でカレンダーに予定が入るため、ダブルブッキングや会議もれが起きにくい

電話などでのやり取りの場合、「約束したけどスケジューリングを忘れてしまい、予定が漏れてしまった」といったミスが起こりうるものです。
 

しかしCalendlyを使えば、日時を選択して予約が確定した段階で、お互いのメールアドレスに紐づいたカレンダーに自動で予定が登録されるため、そういったミスが起こらなくなります。
 

万が一予定のキャンセルや再調整の場合でも、予約確定メールにある専用URLから実行が可能なので、簡単に予定調整が行えるもの嬉しいですね。

3.予約されたカレンダーにWEB会議ツールのURLを添えられるため、送信の手間や送り漏れがなくなる

会議や打ち合わせでWEB会議が当たり前に増えてくると、
 

  • 日程確定後、WEB会議ツール上で会議予約と会議URLを発行する
  • 発行したWEB会議URLを相手に共有する

 
という手間が起こります。1日に何件も商談の調整をする営業の方などにとっては、毎回これが発生するのは結構手間だ、という声も多いです。
 

Calendlyでは、予約ページに自分が使うWEB会議ツールを設定することで、カレンダー登録時に自動でWEB会議のURLが反映されるようになっています。
 

これにより、一々URLを送る手間がなくなるため、余計な手間から開放されます。

4.WEBサイトに埋め込みができるため、問い合わせ等から連絡いらずでアポイントが設定できる

例えば自社ホームページでの問い合わせや資料請求の場合、「すぐに話を聞きたい」「見積もりを依頼したい」というように、アポイントに積極的なユーザーからの接点が生まれることも少なくはありません。
 

そんな時、問い合わせ後のサンクスページ上にこのCalendlyを埋め込むことで、問い合わせをしたユーザーがそのままアポイントを設定することが可能なのです。
 

ホーム画面からメニューを開いて「Add to Website」を選択すると、以下の画面ができてきます。
 

Calendly-WEB埋め込み
 

  • カレンダー埋め込み
  • ポップアップウィジェット
  • テキストリンク

 

それぞれを選択すると、HTMLの埋め込みコードが出てきますので、それを任意のWEBサイトのHTMLに挿入することで、CalendlyをWEBサイト上に埋め込むことができます。
 
Calendly-WEB埋め込み-2
 

カレンダー埋め込みの他にポッポアップやテキストリンクなど、目的やページレイアウトによって柔軟に選べるのがとても便利です。
 

これにより、問い合わせしてくれたユーザーに対し、自社からのアプローチ一切なしでアポイントを獲得することができるので、マーケティング施策の一環として非常に有効なツールと言えます。
 

便利なCalendlyにも少しの欠点が…

直感的に使えるCalendlyですが、2021年9月現在はまだ日本語対応しておらず、どうしても海外ツールゆえに使いづらいという点も存在します。
 

  • 最初の設定段階で、色々と調べていく必要がある(外部ツール連携など)
  • 海外ツールなので「もっとこう使いたい」という場合でもサポート体制が弱い

 
「もっと手軽に日程調整ツールを使いたい」とお考えの方には、日本製の日程調整ツールがおすすめです。
 

日程調整ツール『調整アポ』ならCalendlyと同じように手軽に日程調整が可能です。気になる方はこちらのページもご覧になってください。

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