Googleカレンダーの空いている日程だけを共有できる無料ツールの紹介

お客様からの来訪予定を調整する業務は、何段階ものやり取りが必要になることもあり、時間がかかってしまいがちです。
 

予約を自動化することは、業務効率化効果が高いといえます。
 

この記事はRECEPTIONISTの「調整アポ」というツールで、どのようにお客様とのやり取りを効率化できるかについて解説します。
 

RECEPTIONISTで予約受付ができる

 

調整ツール「調整アポ」には、予約受付に特化した機能があります。
 

調整アポを運用すると、3つのステップで簡単にお客様の予約を受け付けることが可能です。
 

お客様にURLを送付する

まず、お客様に空いている時間から都合のよい枠を選択してもらえるようにします。
 

カレンダーに前もってスケジュールを入力しておけば、お客様に提示できる、空いている時間枠が自動でピックアップ。
 

調整アポでお客様に送るURLを発行し、メールなどでお客様に送付します。
 

お客様が日程を選択する

お客様がメールなどで届いたURLのリンクを開くと、企業の担当者の空いているスケジュールが選択できるページが表示されます。
 

お客様は、選択できる日程の時間枠のなかから、ご自分にとって都合のよい日時を選択してクリックするだけ。
 

お客様のタスクはたったひとつ、選択するだけで完了します。
 

Googleカレンダーに自動登録される

 

お客様が受け取ったURLから時間を選択すると、担当者に通知が送られ、自動的に調整アポで連携しているカレンダーにも登録されます。
 

カレンダーに予定として登録されるので、この後別のお客様との日程調整のやりとりの際に送付されるURLでは同じ時間帯は選択できなくなっているため、安心です。
 

なお、Googleカレンダーをすぐに起動できるようにしておけば、登録された予定を見逃すこともありません。
 

予約受付の際の日程調整作業を90％削減

調整アポを運用することによって、企業側にはどんなメリットがあるのでしょうか。
 

通常であれば、お客様との日程調整を行うために複数回のメールのやりとりが必要になります。
 

もちろん、お客様は受け取ったメールをいつでもすぐに返信できるわけではないことが多いでしょう。
 

そのため、返信を待つのに多くの時間ロスが生まれてしまいます。
 

さらに待っているあいだ、他のお客様との予定を調整しなければならないというケースもあり、場合によっては商談の機会を失ってしまいかねません。
 

調整アポによって、日程調整のためのお客様とのやり取りはたったの1回に削減されます。
 

日程が決まるまでにかかる時間は、お客様がURLからアクセスして、表示される時間枠からひとつを選んでクリックするまでです。
 

このおかげで、日程調整作業を約90%削減できます。
 

これにより別のお客様への対応もより素早く実行可能に。
 

せっかく問い合わせの連絡をくれているのに、お会いする予定が提示できず、関心が薄れてしまったということもなくなります。
 

また、調整アポと連携しているRECEPTIONISTの会議室予約機能を使って、お客様の予定と連動させ、会議室を抑えることも可能。
 

 

 

 

さらに、「Google Meet」・「Microsoft Teams」・「Zoom」などのオンライン会議ツールとも連携しているので、お客様への案内を的確におこなえるのも強みです。
 

お客様側も煩わしいやり取りから解放される

調整アポの導入は、お客様の側にとっても多くのメリットがあります。
 

お客様にとっても、日程を決めるというだけで何度も業者側の担当者とやり取りしなければならないのはとても煩わしいことです。
 

調整アポによって、やり取りの回数はたったの1度だけに削減され、スムーズに商談に入れます。
 

また、業者の担当者から送られてくるメールには、いくつかの日程の候補が箇条書きのような形で記載されていることが多いでしょう。
 

調整アポなら、提示される時間枠をカレンダー状に配列された日付と時間帯の表として見ることができます。
 

シンプルなデザインでとてもわかりやすく、直感的な操作が可能です。
 

 

さらに、メールでのやりとりの場合、お客様も返信に手数がかかります。
 

ひとつの時間帯を選んでお客様自身が切り取って貼り付けたり、同じ文言を入力し直したりなどして、返信しなければなりません。
 

また、挨拶などいくらかの文章を書き加える必要も感じてしまうことでしょう。
 

メールを業者に送ることになれていないお客様なら、この時点で返信することをやめてしまうということさえありえます。
 

調整アポなら、送られてきたURLにアクセスして時間枠のリンクを選択するだけ。
 

そのほかに入力することはほとんどありませんから、とてもシンプルで、躊躇する間もなくアポイントメントの希望を伝えられます。
 

まとめ

 

RECEPTIONISTの調整アポを運用すると、導入する企業側に作業を削減するメリットがあるだけでなく、お客様サイドの煩わしい返信作業も最小化できます。
 

効率化された日程調整業務によって、これまでよりも多くのアポイントメントのコンバージョンを実現可能。
 

企業の更なる飛躍のために、RECEPTIONISTの調整アポの導入をご検討ください。