NEW
新着記事

Teamsの使い方!ファイル共有と共同編集を行う方法を紹介

Microsoftが提供する「Teams」は、ビジネスに便利な機能が充実している人気ビジネスチャットです。
 

この記事では、「Teams」の基本的な使い方から便利なファイル共有・共同編集のやり方まで詳しく紹介していきます。
 



スポンサードリンク

Microsoft Teamsの基本的な使い方

Microsoft Teamsでチャットを開始するには

まずは、チャットする相手を選びます。
 

新しいメンバーとチャットを開始する際は、チャット画面最上部にある「鉛筆」マークのアイコンをクリック。
 

すると、「メンバー:名前またはグループの入力を開始します」という入力ボックスが画面上部に表示されます。
 

そこにチャットしたい相手の名前やグループのメールアドレスを入力し、表示された相手をクリックすればチャットが開始されます。
 

また、Teamsのチャット画面左側メニューにある「チャット」ボタンをクリックすると、過去にチャットしたことがある人の一覧が表示されます。
 

その中にチャットしたい相手がいれば、その相手の名前をクリックするとチャット画面が開きます。
 

頻繁にやり取りを行う相手は、お気に入りに登録しておくと良いでしょう。
 

登録方法ですが、相手の名前のところにカーソルを合わせます。
 

すると、「…」のアイコンが表示されるので、そこをクリックして「お気に入り」を選択すれば登録完了です。
 

人気のビジネスチャットTeamsの特徴

Teamsのチャット画面にあるコメント入力欄は比較的小さめです。
 

また、改行しようと「Enter」をクリックするとそのまま投稿されてしまいます。
 

ビジネスチャットを初めて利用する方の場合、ちょっと使いにくく感じるかもしれません。
 

そんなときは、コメントの入力欄の下にある「A」というアイコンをクリック、もしくはショートカットキーの「”Alt”+”X”」を押してください。
 

すると、テキストボックスが大きくなり、「Enter」キーも改行モードに変更されます。
 

テキストボックスを広げずに改行したい場合は、「Shift」キーを押しながら「Enter」キーを押しましょう。
 

Teamsは文字以外にも、面白くて可愛い「GIF」や「ステッカー」などを利用して楽しくコミュニケーションをとれるのが特徴的です。
 

「GIF」を使用したい場合は、テキストボックス下部にある「GIF」アイコンをクリックし、検索欄に好きなワードを入力して好みの「GIF」を選択します。
 

「ステッカー」を使う際は、「GIF」の隣にある「ステッカー」アイコンをクリックし、「GIF」と同様に検索・選択すれば完了です。
 

Temasを使ってファイルを共有する方法

Teamsのチャンネル画面にあるファイルタブからアップロード

Teamsでのファイル共有はとても簡単です。
 

まずTeamsのチャンネル画面を開き、「ファイル」というタブを見つけましょう。
 

そこへアップロードしたいファイルをドラック&ドロップすれば完了です。
 

また、ファイルタブの「アップロード」というボタンをクリックし、ファイルを選択してアップロードすることも可能です。
 

チャット画面でファイルを共有する方法

Teamsのチャット画面からファイルを共有することもできます。
 

チャット画面からファイルを共有する場合は、ファイルをメッセージ入力欄にドラッグ&ドロップするだけ!
 

もしくは、メッセージ入力欄の下にあるクリップのアイコンをクリックして、そこからファイルを選択し、アップロードすることも可能です。
 

アップロードしたファイルは、自動で「ファイル」のタブに反映されるので、わざわざ手動でアップロードし直す必要がなくとても便利です。
 

ただし、そのままにしておくと、どんどんとファイルタブが増えていってしまいます。
 

定期的にチェックし、整理するようにしましょう。
 

Teamsを使えば画面上で簡単にファイル共同編集ができる

Teamsで共同編集する方法

Teamsならチャット画面で共有したファイルを、そのまま画面上で編集することもできます。
 

やり方はまず共有したファイルをクリックして閲覧画面を開きます。
 

そこで右上に表示される「編集ボタン」をクリックすれば編集画面が開きます。
 

「World Onlineで編集」を選択すればそのまま編集できます。また、「ブラウザで編集」を選択することも可能です。
 

さらに、「チームで編集」を選択すれば、チャットメンバーと共同編集ができます。
 

Teams上で編集する際の注意点

Teamsの画面上で編集すると、少し時間がかかる場合があります。そのため、時間がない方はちょっと焦ってしまうかもしれません。
 

そんな時は「ブラウザで編集」を選択すれば、スムーズに編集することができます。
 

過去にアップロードしたファイルを確認・編集するには?

アップロードして共有したファイルは、Teamsのファイルタブに反映されます。実は、それと同時に「Sharepoint」という場所にもきちんと保存されているのです。
 

Teamsでチームを作成すると自動的に「Sharepoint」のグループも作成されます。そして、その「Sharepoint」内にはチーム名と同じ名前のグループができています。
 

「Sharepoint」をクリックし、ファイルをアップロードしたグループを選択してみましょう。
 

すると、そのグループ内でシェアしたファイルが保存されているのが確認できます。
 

ファイルをクリックすれば、簡単にファイルの内容を確認したり、編集したりすることが可能です。
 

まとめ

今、話題のビジネスチャット「Teams」の便利な使い方を紹介してきました。
 

「Teams」は、「Officeファイル」の共有や共同作業など、ビジネスに便利な機能が充実しています。
 

また、使い方もシンプルで簡単です。ビジネスチャットの導入を考えている方は、ぜひ「Teams」の導入を検討してみてくださいね。

ビジネスチャットを活用した受付システムで、ムダな来客対応を0に

iPad無人受付システムRECEPTIONISTは、ビジネスチャットを介してお客様の来訪を担当者に直接お知らせします。これまでの取次業務がなくなり、無駄な時間をカットすることで仕事にもっと集中できます。

資料を受け取る!

TAG
タグ

NEW
新着記事