オフィス縮小前に知っておきたいメリット・デメリットや押さえるべきポイント

オフィス縮小とは、入居しているオフィスから規模・面積の小さなオフィスへ移転することを指します。
 

コロナ禍を経て、オフィス縮小に踏み切る企業が増えてきています。
 

なぜ今、小さなオフィスへ移転するオフィス縮小が増えてきているのか？オフィス縮小のメリットやデメリット、縮小実行前に押さえておきたいポイントなども合わせてご紹介します。
 

オフィスを縮小する企業が増えている理由や背景とは？

 

近年、毎日従業員全員が出社して仕事をするという、従来のスタイルが変わりつつあります。
 
時短勤務、フレックスタイム、フリーアドレス、そしてリモートワークなど、従業員一人ひとりの働き方に合わせて、オフィスの使い方も変わってきました。
 
その結果、オフィススペース自体を縮小する企業も増えているのです。
 

コロナ禍を経てオフィスの拠点統合も注目されている

 

オフィス縮小には、世界中で蔓延している新型コロナウイルスも大きく関係しています。
 
新型コロナウイルス感染防止のため、リモートワークだけでなく、オフィスをいくつかの拠点へ分散する動きもありました。
 
そして、新型コロナウイルス感染拡大の収束が見えつつある現在では、分散したオフィスを一箇所に統合する企業も増えてきているのです。
 
特に、従業員同士の対面でのコミュニケーションや、スムーズな業務効率化を重要視している企業では、オフィスの拠点統合を実行するケースが増えています。
 
拠点統合を行うと、複数あったオフィスの賃料や維持費、修繕費等を大幅に削減することも可能です。
 
また、オフィス間での移動もなくなるので作業効率もアップしやすくなります。
 
拠点統合には、たくさんのメリットがあるので、複数のオフィスの縮小を考えている企業は、拠点統合についても合わせて検討してみるのがおすすめです。
 
「拠点統合について詳しくはこちら」
 

オフィス縮小に伴うメリット・デメリットとは？

オフィス縮小にはメリットもデメリットもあります。
 
オフィス縮小を実行に移す前に、必ずこのメリットとデメリットを確認しておきましょう。
 

オフィス縮小に伴うメリット

 

オフィス縮小には、さまざまなメリットがあります。
 

月々の固定費削減が期待できる

オフィスを縮小すると、それまでのオフィスよりも床面積が少なくなる分、賃料や光熱費が削減できます。
 
さらに、オフィス内に設置する什器やプリンターなどの設備の数も減らせるため、レンタル費や購入費を抑えることができるでしょう。
 
従業員のリモートワークを前提としたオフィス縮小の場合は、それまで従業員に支給していた交通費の削減も期待できます。
 

業務内容を全体的に見直しできる

オフィス縮小は、会社全体の業務内容を見直す絶好のチャンスでもあります。
 
縮小したオフィスでも継続したい業務、正直ただの慣習で行っていただけで、なくてもよい業務などを明確にしやすくなります。
 
また、アナログで行っていた業務をデジタルに移行しやすいのも、このオフィス縮小のタイミングです。
 

業務効率化や生産性アップが期待できる

オフィス縮小を実行した場合、オフィス内でなければ対応できない業務と、オフィス外でも対応できる業務に分けることになるでしょう。
 
この場合、社外秘などの重要書類に関する業務やオフィス内の機器が必要な業務、顧客対応など、オフィスでなければこなせない業務のみがオフィス内に集約されます。
 
その結果、従業員同士の連携が取りやすくなり、業務効率化と生産性のアップが期待できるようになります。
 

従業員一人ひとりに合った働き方を提供しやすくなる

オフィス縮小を実行することで、フリーアドレスやリモートワーク、時短勤務、フレックスタイムなど、従業員一人ひとりに合った働き方を導入しやすくなります。
 
その結果、従業員がストレスなく業務に集中しやすくなるでしょう。
 

 

ウイルス感染リスクの軽減が期待できる

オフィス縮小によって、リモートワークやオンライン会議などを導入することになるでしょう。
 
コロナ禍であっても、自宅で仕事をしたり、長時間の会議をオンラインで行ったりすることが可能になるので、感染リスクを気にせず業務が遂行しやすくなります。
 

オフィス縮小に伴うデメリット

 

オフィス縮小にはメリットだけでなく、いくつかのデメリットもあります。
 

オフィス縮小は移転コストや手間がかかる

オフィス縮小は、それまでのオフィスの賃料などを削減できますが、古いオフィスの退去と新しいオフィスの入居に伴いさまざまなコストや手間が発生します。
 
古いオフィス退去時の原状回復費用や不用品処理費用、搬出費用はもちろんのこと、新しいオフィスの内装工事費用や新たな回線契約費用などの費用がかかります。
 
また、金銭面だけでなく、新しいオフィスでよりスムーズに業務効率を測るためには、内装前に入念なオフィスレイアウトや各種手続きなども欠かせません。
 

 

各従業員の管理が難しくなる可能性がある

リモートワークやフリーアドレスを念頭においたオフィス縮小の場合、従業員同士でのコミュニケーションが難しくなりがちです。
 
その結果、部下や同僚との信頼関係が築きにくくなりスムーズな業務遂行に影響がでてしまう可能性もあります。
 

オフィス外での業務環境整備をしなくてはならない

オフィス縮小を実行する場合、オフィス外でもオフィス内と同じように業務に集中できる環境が構築できるかどうかが鍵となります。
 
リモートワークでも、従業員同士がスムーズにコミュニケーションを取れるシステムを事前に導入するなど、業務に必要なツールにアクセスしやすい環境づくりが欠かせません。
 
このオフィス外での環境整備を怠ったまま、オフィスを縮小してしまうと、業務遂行に影響がでてしまうだけでなく、従業員に大きな混乱を与えてしまいます。
 

従業員のモチベーションが下がりやすくなってしまう可能性がある

オフィス縮小で、必ず配慮しなくてはならないのは、従業員が居心地よく感じられるかどうかというポイントです。
 
経費削減ばかりを気にしてオフィスを縮小してしまうと、そのオフィスで働かなくてはならない従業員が、日々窮屈さと居心地の悪さを感じてしまう場合があります。
 
その結果、目の前の業務に集中できず、作業効率が下がってしまう可能性もあるのです。
 

オフィス縮小を実行する時に押さえておきたいポイントとは？

 

実際にオフィス縮小を実行するのであれば、「やっぱり、前のオフィスの方がよかった。」と思うことのないよう、しっかりとポイントを押さえることが大切です。
 

「なぜ、オフィスを縮小するのか？」目的をしっかりと明確にする

オフィス縮小は、従業員の労働環境を大きく変えます。。
 
「なんのために、オフィスを縮小するのか？」「どのような効果を期待してオフィスを縮小したいのか？」などと、オフィス縮小の目的を、事前に明確にしておきましょう。
 
この目的が明確にできていると、新しいオフィスのサイズやレイアウトなどもスムーズに考えやすくなります。
 

オフィス縮小における費用対効果も事前に確認しておく

経費削減が期待できるオフィス縮小ですが、実際に縮小するとなると、移転先探しや内装工事、各種契約のやり直しなどの手間と費用がかかります。
 
また、オフィス縮小に伴い什器だけでなく、さまざまなツールを導入しようと考えている場合、かかる経費がオフィス縮小前よりも高くなってしまうケースもあるのです。
 
「実際にオフィスを縮小した場合、現状からどの程度の経費が削減できるのか？」「新ツールのランニングコストで、追加される費用はどのぐらいなのか？」について、必ず費用対効果を確認してからオフィス縮小を実行しましょう。
 

オフィス縮小後のワークスタイルをシミュレーションしておく

オフィス縮小後も、各従業員が業務に集中しやすい環境づくりができそうかどうかについて、必ず事前に確認しきましょう。
 
リモートワークやフリーアドレス、フレックスタイムなどを積極的に導入した場合、「一度にオフィスで業務にあたる従業員がどれぐらいいるのか」なども考慮することが大切です。
 

新しいツールの導入やアウトソーシングの活用も事前に検討しておく

オフィスを縮小することで、従来の業務の進め方ではスムーズに処理できなくなる場合があります。
 
せっかく、オフィスを縮小しても、作業効率と生産性が下がってしまったら元も子もありません。
 
そのため、業務をスムーズに処理しやすくなるツールの導入も、積極的に検討しましょう。
 
また、アウトソーシングで解決できる業務がある場合は、社外のプロに相談してみるのもおすすめです。
 

参考にしたい！オフィス縮小の事例を紹介

すでに、オフィス縮小を実行して成功している企業もたくさんあります。
 
ここからは、実際にオフィス縮小を行った企業の実例を見ていきましょう。
 

富士通株式会社

出典：富士通の変革実践 ｜ 富士通

 

「富士通株式会社」では、新しい働き方「Work Life Shift」を推進するため、2022年度末までに、オフィスの床面積を現状の50%程度に縮小し最適化する目標を掲げています。
 
日本国内のグループ従業員は、基本テレワーク勤務、オフィス内は全席フリーアドレス、コアタイムのないフレックス勤務などが可能です。
 
そして、在宅勤務の環境整備費用補助のために月額5,000円を支給することで、通勤定期券代の支給を廃止しました。
 

ピクスタ株式会社

出典：Top｜ピクスタ株式会社
 

「ピクスタ株式会社」では、2020年から在宅勤務を推奨し、リモートワークとコアタイムを廃し、スーパーフレックス制度を導入しています。
 
在宅勤務に欠かせない自宅での仕事環境の整備や、通信費や光熱費の補助であるリモートワーク手当として毎月1万円を支給しています。
 
そして、在宅勤務の従業員が増えたことから、広々としたオフィスの3分の1程度の広さのオフィスへと移転しています。
 

オフィスを縮小して業績アップに繋げよう

近年は、リモートワークやフリーアドレスなど、フレキシブルな働き方が多くなってきました。
 
オフィス縮小は、企業側にとっても大きな魅力があります。
 
とはいえ、オフィス縮小にはメリットだけでなくデメリットもあるのです。
 
オフィス縮小が業績アップや生産性向上に繋がるよう、どのような縮小の仕方をするのが、自社にとって一番よいのか、実行前にしっかりとシミュレーションすることが大切です。