LINE WORKS(ラインワークス)の使い方13選

LINE WORKSは、企業向けに開発されたビジネスチャットツールのひとつ。
 

LINEと見た目がそっくりで、国内大手企業でも社内教育することなく使えると評判です。
 

ビデオ通話や音声通話、LINEと繋がれるトーク機能をはじめ、情報共有に便利な掲示板機能やスケジュール管理に便利なカレンダー機能なども備わっています。
 

さらに、様々な外部ツールとの連携で日々のあらゆる業務を効率化することも可能です。
 

今回は、そんな便利なLINE WORKSの使い方をご紹介します！
 

LINE WORKS×○○で業務効率化

LINE WORKSは様々な

実はSlackには合わせ技で、さらに業務を効率的にすることができます！
　
例えば、GoogleカレンダーやOutlookと連携すれば、時間の10分前・5分前などに通知したり、1日の予定を朝7時に一覧で送ってくれたりします！
　
さらに、日程調整ツール「調整アポ」と連携すれば、日程調整をURLを送るだけで完了させて、決まった日時をSlackに通知してくれます！
　
web会議URLも同時に共有されたりと、超便利！
　
Slackは、単体で使うよりも他のツールと合わせて使うと、もっと効率的な仕事の進め方ができるので、余裕があれば使ってみるのがオススメです！

 

1.【導入】LINE WORKSの基本的な使い方

 

まずはLINE WORKSに登録して、実際に使ってみましょう。LINE WORKSは100名までなら利用料金が無料です！
 
無料トライアルへの登録方法はとても簡単です。LINE WORKSの公式ホームページの「無料トライアル」をクリックし、基本情報を入力します。
 

 

はじめにいくつかの質問項目を入力したら登録完了。後でPCアプリやモバイルアプリをインストールすれば、より簡単にアクセスできます。
 
登録が完了したら、パスワードやメールアドレスを入力し、管理者画面へログインします。
その後、管理者画面上部にあるメンバーアイコンから、組織などを作成しそこにメンバーを追加していきます。
メンバー登録が完了したら、LINE WORKSのメイン機能であるトークをスタートできます。
 
 

モバイルアプリの場合は、トーク画面が最初に表示されるのでさらにわかりやすいです。
 

右上に表示されるアイコンをクリックすれば、メンバーが検索できます。メンバーをチェックし、選択のアイコンをクリックすると、トークルームが作成されます。
この際、メンバーを複数選択すると、グループトークが可能です。
 

トークルームでは、チャットやビデオ通話などが利用できます。
 
インターフェイスはほとんどLINEと変わらないので、はじめて使う方でも簡単に使い始められます！

 

2.【トーク】基本的なトークの使い方を学ぼう！

まずは基本的なトーク機能の使い方をマスター

 

トーク機能は、LINE WORKSのメイン機能です。トーク機能を使えば音声通話やビデオ通話のほか、画像や情報を簡単に共有することができます。
 
通話方法はとても簡単です。電話したい相手のプロフィール画像をタップし、無料通話アイコンを選択するとトークルームが開きます。
 

 

 
その後、メニューボタンから音声通話またはビデオ通話のアイコンをタップすると通話が開始されます。
 
画面共有機能は、LINE WORKSのPC版アプリでのみ利用可能です。
画面共有を開始するにはトーク画面右下にあるアイコンをクリックし、共有画面を選択します。
1対1で利用する場合は相手が承諾すると、画面共有が開始されます。
複数で共有する場合はすぐに画面共有が開始されます。
 

 
画面共有をしている間も、同時にチャットや音声・ビデオ通話を使うことができます。
画面共有しながらの音声・ビデオ通話には、最大200人まで参加可能です。
 

資料や顔を見ながら会話ができるので、離れていても会議に参加することができます！
 

通訳機能を活用する

 
トーク機能の使用方法は、いつも使っているLINEとあまり変わりません。
ただ、LINE WORKSには、メッセージ機能やテレビ電話機能以外にも、便利な通訳機能が備わっています。
通訳機能はトークルームの設定画面からON・OFFが選べます。
 

スマートフォンアプリの場合は右上の▽から選択。
PC用アプリの場合は右上の「・・・」から選択します。

 

 

対応言語は英語や中国語など5ヶ国語から選べます。
 

3.【トーク】通知設定を見直そう！

メールに比べ、お手軽なビジネスチャットですが、その分通知の多さに悩まされることもあると思います。
 

LINE WORKSを導入したらすぐに、通知設定を確認してみましょう。
 

トークルームごとに通知設定を変更する

 

おやすみモードを使う

 

一切通知をしない曜日（休日など）を設定できる？

 

LINE WORKSには一切通知をしない曜日（休日など）を設定することはできません。

そのため、一切通知をしないようにするには通知設定をオフにする必要があります。
 

とても簡単な作業なのでぜひ活用してみてください。
※休み明けに通知設定をオンにし忘れないようにお気をつけください！
 

 
 

 

4.【LINEと連携】外部トーク連携を使おう！

 
LINE WORKSは、普段使っているLINEとつながれる唯一のビジネスチャットツールです。
外部のLINE WORKSもしくはLINEと連携するためには、まず管理者画面から外部トーク連携機能を有効に設定する必要があります。
 
有効にするには、管理画面へログインし、サービスをクリック。「外部トーク連携」から、LINEもしくはLINE WORKSの連携ごとに設定可能です。設定が有効になると、「利用メンバー管理」という項目が表示されます。そこから、連携を許可したいメンバーを個別に登録していきます。
 
外部のLINE WORKSとつながるには、お互いが外部連携を許可していないと利用できません。外部のLINE WORKSユーザーを登録するには、ID検索またはQRコードの読み込み、招待用リンクから追加できます。
 

 
LINE WORKS側からLINEユーザーを追加することはできません。LINEユーザーとつながりたい場合、LINEユーザーに自分のLINE WORKSのIDを友だち追加してもらう必要があります。
 
↓画像付きの説明はコチラから！↓

 
↓外部トーク連携機能の活用についてはコチラ↓

社外とのやりとりが超楽に！LINE WORKS 外部トーク連携 活用法

 

5.【アンケート】きめ細かなアンケートで業務効率化

 

 

LINE WORKSには、アンケートの作成・送信・集計の機能が備わっています。他社のビジネスチャットでアンケート機能を持つものはあまりないので、LINE WORKS独自の機能と考えて良いでしょう。
 

飲み会やイベントの出欠調査といったその時すぐ必要になる情報集めはもちろんのこと、部門内の意識調査や業務改善案の意見収集、福利厚生への希望アンケート募集などなど、うまくつかえば業務改善に役立つ機能です。
 

↓詳しい説明はコチラから！↓

 
 

6.【カレンダー】カレンダーを使いこなしてスマートに！

 

LINE WORKSの多彩なカレンダー表示

 
LINE WORKSのカレンダー機能は、1日、3日、月単位で表示することができ、モバイルでの使用に合わせた表示モードも完備されています。また、予定を作成する際に「重要」マークにチェックを入れると、その予定に星マークが表示される機能もあります。
 

 
カレンダーを確認するには，トーク画面の左側から家マークを押します。

 

 

画面の上部に左から，「ホーム」「トーク」「カレンダー」「アドレス帳」「アンケート」と並んでいるので，「カレンダー」を押しましょう。

＊ホームボタンを押すと，PCアプリで開いていたものがブラウザに飛ぶようです。

 

 

カレンダーはこのような画面が開きます。
 

スケジュールを作る際に，横にある「重要」にチェックを入れます。

 

 

このように星マークが表示されます！

 

 
さらに，プロジェクトや取引先ごとに、予定の種類に合わせたカテゴリの設定も可能。カテゴリごとに色分けすれば、予定がカラフルに表示され、ひと目見たたけで素早く確認することができます。
 

自動で空き時間を検索してくれる予定登録機能

 
LINE WORKSのカレンダー機能には、表示モードのほかにもさまざまな機能が備わっています。
 
そのうちのひとつ、予定登録機能とは、空き時間を素早く自動検索してくれる機能です。使い方は、まずモバイル版アプリのカレンダーを開き、「+」ボタンをタップし「空き時間の確認」を選択します。
すると、参加メンバーの入力画面が表示されるので、メンバーを入力し追加します。
 
参加メンバーの追加が完了したら、会議室などの共有設備を選択します。
この際、利用したい設備を複数選択しておくことも可能です。
参加者と設備の選択が完了したら、「候補時間の確認」ボタンをタップ。
すると、設備と参加者の空いている時間が自動で検索・表示されます。この機能を使うことで、メンバー全員の予定を確認する手間を省けます。
 

スケジュール管理機能

 
LINE WORKSのスケジュール管理機能を使えば、予約可能な設備を簡単に確認できます。
予定を作成する際には、共有施設を予約することができます。
利用方法は、予定作成時に、「共有設備を予約する」をクリックし、予約したい設備にチェックを入れて「予約」ボタンを押すだけ。
スケジュールを素早く管理できるので、会議などの予定調整も楽々。
 

↓詳しい説明はコチラから！↓

 

7.【アドレス帳】LINE WORKSの断層型アドレス帳はメンバー管理が簡単

 

LINE WORKSの断層型アドレス帳とは？

 
LINE WORKSのアドレス帳は、組織断層表示に対応しています。そのため、自分が所属するグループや組織に登録されている人の連絡先を簡単に確認可能です。
 

充実したメンバー検索機能

 
LINE WORKSでは、連絡したいメンバーをさまざまな条件で検索することができます。氏名やメールアドレスからだけでなく、内線番号や組織名などからも検索できるので、簡単に確認可能。
 
また、メンバーの情報は、プロフィール画面から検索できます。プロフィール画面にはステータスや予定なども表示されるため、相手の都合に合わせて適切な連絡方法が選べます。大事な相手はVIPとして登録することも可能です。
 

アドレス帳の便利な使い方

 
LINE WORKSのアドレス帳にはさまざまな機能が備わっています。マイアドレス帳には3種類のアドレス帳が存在します。3種類のアドレス帳は例えば、社内用や個人用、共有用といったように使い分けることが可能です。
 
また、よく連絡する相手は、重要連絡先として登録することができます。マイアドレス帳には、「重要連絡先自動設定」という機能が備わっており、一定回数以上メールを送った相手が自動で重要連絡先に追加されます。

 
そのほかにもLINE WORKSのアドレス帳には、「重要」や「VIP」に設定したり、任意のメンバーでグループを作成・管理できる機能も備わっています。

 

 

「重要」マークは名前の隣にチェックを入れるだけです！

 

 

左にある「VIP」マークを押せば，VIPとしてまとめられます。

 

 

「重要」や「VIP」は左上にまとめられています。
一番右の「グループリスト」から自分でグループを作ることができます。

 

「+」アイコンをタップし、新規のグループを作成していきます。必須項目であるグループ名やメンバーなどを入力・選択し、公開設定や機能選択などの設定を行ったら、作成完了です。
 
グループの作成が完了したら、自動的にグループ一覧に追加されます。作成したグループ画面を開くと、画面上部に管理画面のアイコンが表示されます。そのアイコンをタップするとグループを管理することができます。ブラウザ版の場合も同様に、アドレス帳から「グループリスト」を選択し、「グループ追加」から新規のグループを作成していきます。

 

↓詳しい使い方はコチラから！↓

 

8.【Bot API】Botを使って作業の効率アップ

 

 

LINE WORKSのBot APIとは？

 
Bot APIを使用すると、さまざまなBotの開発が可能になります。例えばトークBot APIは、ユーザーと自動的にコミュニケーションを取ることができるトークBotの登録や修正などができるサービスです。
 
トークBot APIを利用すれば、ユーザーが送信したメッセージに合わせて自動で回答するシステムを作ることができます。また、Botからのメッセージとしてユーザーへお知らせすることも可能です。
 

LINE WORKSとLINEのチャットボットの違い

 
LINE WORKSとLINEのチャットボットでは、提供方法やユーザーの利用方法が異なります。
 
LINEのチャットボットは、まず「公式アカウント」として登録し、LINEユーザー全体に向けて広く提供します。
 
それに比べてLINE WORKSのチャットボットは、公式アカウントではなく契約テナントごとに登録します。ユーザー全体に向けたLINEのチャットボットとは異なり、営業レポートやFAQ対応など、社内業務向けに特化しています。
 
さらに、LINEとLINE WORKSのチャットボットは、メッセージ形式の種類も異なります。LINEのチャットボットには画像やテンプレートメッセージなど、メッセージ形式の種類が豊富にそろっています。
 
しかし、LINE WORKSのチャットボットのメッセージ形式は、リンク付きテキストやシンプルなテキストなど数種類のみです。LINEのメッセージ形式に比べ、種類がかなり少なくなっています。
 

LINE WORKSでのBot活用例

 
LINE WORKSのBotを活用すれば、外出中でも簡単に社内システムや外部サービスの利用が可能になります。例えば、勤怠管理や出張申請なども自動で行えるようになります。

 
↓LINE WORKSのBotの使い方についての記事はコチラ↓

 

Bot APIを使用するには？

 
Bot機能はLINE WORKSの標準機能に含まれていません。使用するためには、別途開発が必要となります。
 
 

9.【ホーム（掲示板）】LINE WORKSなら重要事項も掲示板で簡単に共有できる！

 

 

多くのビジネスチャットと同様、LINE WORKSは情報のフローに向いているツールです。
 

新鮮な情報をどんどん流してコミュニケーションを取るのにはいいのですが、チームで共有してずっと参照する進捗管理表や規約類、各種資料など、いつでもすぐに取り出して見たいストック（蓄積）型の情報を扱うのには向いていません。
 

常に参照したい書類のリンクなどもトークで流してしまうと、後から探すのに苦労して仕事の効率が落ちてしまいます。ここでとても役に立つ機能が、ホーム画面の自由掲示板です。
 

いつでも見たい資料、毎日入力が必要な進捗管理表などを見やすい場所に配置できる掲示板は、トークと補完し合う機能なのでぜひ使いこなしましょう。
 

以下が、自由掲示板の投稿画面です。必読表示をつけ目立つ場所にいつまで掲示するかを投稿時に決定できます。ファイルの添付も可能なので、いつも参照したいファイルを添付したり、共有ファイルへのリンクをテキスト内に書き込んだりしておくといいでしょう。
 

 

掲示板にはお気に入り機能があります。良く使う資料をお気に入りに登録しておくだけでも、資料探しがグンと効率アップして仕事が捗ります。
 
 

10.【Drive】ファイル共有もお任せ！Driveの使い方をマスターしよう！

 

ファイル共有「Drive」は、ベーシックプラン以上のユーザーが使えるサービスです。
 

ファイル共有をとても楽にしてくれるほか、バージョン管理で作成の途中経過が保存できます。ファイルの中身を保護する機能はビジネスでファイルを扱う上でぜひ欲しい機能といえるでしょう。
 

フォルダ共有で関係書類はまとめて共有

 

Driveではフォルダ共有をサポートしており、ファイル単体だけでなくフォルダごとの共有が可能です。プロジェクトの開始時など、多くの関係資料を一気に展開できて便利です。
 

先ほどご紹介した掲示板に複数の資料をまとめて掲載してもいいのですが、大容量かつ数の多いファイルを展開する場合はフォルダの方が扱いやすいでしょう。

 

バージョン管理されているので途中のバージョンも確認可能

 

法的な書類などの場合、修正の途中経過そのものにも多くの注目が集まります。社内規則など、バーション管理にふさわしい書類を洗い出して、Driveの利用を検討してみてはいかがでしょうか。
 

共有リンクの管理が簡単！期限の指定や一括共有解除も

 

Driveのサポート機能で他に目を引くものが、共有したリンクの有効期限設定、共有したリンクの削除などが一覧上で簡単にできることです。共有リンクの管理が簡単にできることにより、業務管理をしやすくしています。
 

↓詳しい説明はコチラから！↓

 
 

11.【メール】LINE WORKSでメールを徹底活用しよう！

 

 

LINE WORKSのメール機能は、ベーシックプラン以上向けの機能です。通常の電子メールとはあまり差がないのでは、と思われるかもしれません。しかし、実際には通常のメールにはないきめ細やかな機能があり、業務の効率化などに役立つ機能をたくさん備えています。
 

ここでは、通常のメールとは異なる機能をピックアップしてご紹介します。
 

メールにリマインダーを適用して期限忘れ防止

 

LINE WORKSにはリマインダーがありませんが、メールをリマインダー代わりに使えます。
 

リマインダーは、Slackやチャットワークでいうタスクなど、さまざまな形で物忘れ防止に役立ってくれる機能です。いつも身近に使っている電子メールでリマインダーを設定できると、忘れ物の防止に役立つのではないでしょうか。
 

「大容量添付ファイルの回収」で万が一の添付ファイル誤送信に対応

 

こちらもLINE WORKS特有の機能、「大容量添付ファイルの回収」機能です。「一般添付」の最大ファイルサイズを設定することで、指定したサイズ以上の大きな添付ファイルを受信者が開けなくなります。
 

この機能を設定しておくと、万が一外部に添付ファイルを誤送信した場合にも、添付ファイルを受信者が開けなくなるので機密が守れます。
 

また、同一ドメイン内に限ってですが、メールを送信してから取り消すことも可能です。ただし、既読が付いてしまうと取り消せなくなることは覚えておきましょう。
 

メールが読まれたかどうかの確認が可能

 

通常の電子メールは既読確認できませんが、LINE WORKSのメールなら、LINEと同様に既読マークが付きます。メールを相手が読んでいるかどうかあらかじめ分かっていれば、ある程度内容を知っているものとして話を展開でき、効率の良いコミュニケーションがとれます。
 

12.【管理機能】きめ細かな管理機能で業務をよりスムーズに

 

 

最後に、LINE WORKSの管理機能について簡単に触れておきましょう。
管理画面では、管理対象内の人がよりスムーズにLINE WORKSを使えるように、サービスの利用や特定のファイル形式に対する利用を制限することで、必要な人に必要な操作のみできるよう管理が可能です。
 

必要以上の権限は与えない方が間違った操作などを未然に防止でき、結果的には業務効率に繋がります。
 

13.【安否確認】災害時もLINEWORKSを使えば素早く情報共有できる

 

LINE WORKSのグループトークやホーム機能を使えば、簡単に全社員に災害時の連絡をお知らせすることができます。
 

しかし、ときには災害時に連絡をする状況・時間もない場合もあります。LINE WORKSには、そのような時に便利なBOTを使って自動で安否確認をすることができる「安否確認　for　LINE WORKS」があります。
 

「安否確認 for LINE WORKS」では、災害時に全社員に自動的にテキストを送り、社員の安否確認と自動集計をしてくれます。ID入力無しでBOTが質問形式で安否確認を行なってくれる他、代理回答も可能です。
 

参照：https://ampi.biz/

 

また、災害対策訓練用のテキストを送信することもできるので、定期的に防犯対策を行ないたい場合にもおすすめです。

まとめ

 
LINE WORKSの便利な使い方をご紹介してきました。LINE WORKSには、基本的なトーク機能から便利なBot機能まで、さまざまな機能が充実しています。使い方をしっかりとマスターして上手に使用すれば、大幅な作業効率の向上が期待できます。
 
コミュニケーションツールとしてだけではなく、スケジュール管理やシステムの簡易化などにもぜひ活用してみてください。