オフィスの拠点集約とは？メリットや事例の紹介、思わぬ落とし穴について解説

ここ数年でオフィスの「拠点集約」（拠点統合）がトレンドになっているのを知っていますか？
 

コロナ禍でのリモートワーク移行などで、オフィスの見直しをする企業が増えています。オフィス関連のコスト削減はもちろん、コロナ禍を経て見えた課題を解決する手段として拠点集約は有効な手立てです。
 

この記事ではオフィスの拠点集約に関するメリットや事例について詳しく解説していきます。
 

オフィスの拠点集約とは？

主に国内で複数の拠点を持つ企業が、その拠点の一部または全てを同一拠点に集約・統合するオフィス移転の一種です。

こういったケースのオフィス移転が、拠点集約（統合）に該当します。
 

拠点集約が注目される背景

拠点集約が注目される理由としては大きく2つあります。

1つは、オフィスの固定費削減によるコスト効率化です。
 

コロナ禍を経てリモートワークを導入する企業が増えた結果、オフィスに出社する人数が減り、オフィス稼働率が低下しています。都内をはじめ大都市圏ではオフィスの賃料も高額になっている中、賃料などの固定費も大きなコストでしょう。
 

コロナ禍でビジネスを取り巻く環境が大きく変わる中で、固定費削減による業績回復・向上を考え、拠点集約という選択肢を検討する企業が増えている、というのが背景です。
 

もう1つは、アフターコロナでの対面コミュニケーションの重要視です。
 

コロナ禍でリモートワークの普及やオフィス分散によるリスク管理がなされていましたが、アフターコロナでのこれからのオフィスの在り方を考える中で、対面でのコミュニケーションの重要性やエンゲージマネジメントを重視する企業が、拠点集約を検討している、というもの1つの理由です。
 

拠点集約後の思わぬ落とし穴とは？

拠点集約を検討・実行するのであれば、集約後に陥りがちな「マルチテナント問題」について知っておきましょう。
 

マルチテナント問題とは、拠点集約により、社内のシステムから会議室や社内設備が予約できなくなるというものです。
 

その原因については記事の後半で解説しています。
 

マルチテナント問題を解消し、拠点集約後もスムーズに社内設備を利用するなら、会議室をはじめあらゆるスペースの予約管理を効率化する『予約ルームズ』が効果的です。
 

拠点集約のメリット

オフィス拠点を集約することで、様々なメリットを受けることができます。
　

固定費の大幅削減｜オフィス家賃、光熱費など

拠点やフロアが複数あることで必要となるオフィス・スペースなどの固定費削減に繋がります。
 

2022年6月時点、東京都内主要5区（千代田区・中央区・港区・新宿区・渋谷区）の1坪あたりの推定平均賃料は21,953円です。
 

仮に、都内で合計1,500坪のオフィスを構えていた企業が、拠点集約により15％のオフィス賃貸面積を削減したとしましょう。

拠点集約による移転コストなどは発生するものの、年単位で考えればすぐにコスト回収ができるはずです。またオフィスの賃料以外にも、光熱費や通信費などといったオフィスにまつわる固定費もカットされます。
 

固定費の削減なので、この金額がそのまま粗利益に乗ることを考えると、非常に大きな削減効果が見込めると言えます。
 

従業員間のコミュニケーションによる業務効率化や生産性向上

昨今は様々なシステムやツールの導入により組織内外の情報共有の利便性は上がっているものの、オフィスやフロアが複数にまたがっている場合、その情報共有や意思疎通にはどうしても限界があります。
 

また部署をまたいだ会議や打ち合わせなどがある場合、会議のたびに拠点間を移動すると時間の無駄になりますし、会議前後のちょっとした会話もできずにコミュニケーション不足になることも。
 

拠点を1つに集約することにより、ちょっとした相談や質問・雑談などのコミュニケーションが容易に取れるため、組織内の情報共有やコミュニケーションの無駄がなくなり、より円滑に業務を進めることができます。
 

拠点集約のデメリットはあるのか？

ここまで拠点集約のメリットについて解説しましたが、デメリットについても紹介します。それは有事の際のリスク分散が難しいという点です。
 

拠点を1ヶ所に集約すると、天災や事件などその拠点や地域で何か問題が生じた際に、企業が受ける被害が大きくなります。
 

たとえば、地震によって拠点の機能が停止した場合は、業務全体に大きな支障が生じることになるでしょう。BCP（事業継続計画：Business Continuity Plan）対策の観点からは、拠点集約は決して望ましいとは言えません。
 

もう1つ、拠点集約によるオフィス移転費用などが一時的にかかります。費用としては数百万〜数千万円が必要になってくることでしょう。ただし、前述の通り拠点集約により固定費の大幅削減がありますので、数年単位での回収は十分可能であると言えます。
 

オフィスの拠点集約をした企業の事例

コロナ禍を経て、実際にオフィスの拠点集約を行った企業の事例を紹介します。

インフィニオン テクノロジーズ ジャパン株式会社

出典：インフィニオン日本法人、渋谷に新拠点を開設　 – Infineon Technologies
 

半導体分野の世界的リーダー、インフィニオン テクノロジーズの日本法人である同社は、首都圏には本社を含む5つの拠点を有していましたが、東京都渋谷区に新拠点を開設し5拠点を1つに統合しました。
 

インフィニオン テクノロジーズは、2020年4月にサイプレス セミコンダクタ社 (以下、サイプレス) を買収しており、今回の拠点統合で企業統合の相乗効果を一層加速させ、よりよい製品開発やサービスの向上を目的としています。
 

GMOインターネット株式会社

出典：GMOインターネット株式会社様│明豊ファシリティワークス
 

インターネットインフラ事業をはじめ多くのインターネット事業を展開するGMOインターネットグループは、渋谷周辺5か所に分散しているグループ会社12社を集約し、第2本社を新たに構えました。
 

インターネットの普及・発展とともに成長し続ける中、ループ各社が本社であるセルリアンタワーに収まらずに渋谷駅周辺に点在しているという課題がありました。
 

そこで、金融・決済を担うグループ会社を中心に、グループ連携強化による事業シナジーの創出を狙って、「渋谷フクラス」に第2本社を構え、渋谷駅周辺に点在する各社を集約したのです。
 

株式会社Jey

出典：好循環が生まれるオフィスへ｜三菱地所リアルエステートサービス
 

不動産管理業等を展開する株式会社Jeyは、事業拡大と社員同士のコミュニケーションへの課題から、都内2拠点を集約して千代田区のオフィスへ拠点集約を行いました。
 

それまでは営業拠点と事務拠点を分散していましたが、勤務時間が異なる社員が分散されるとコミュニケーションを取る機会が少ないという課題を解消すべく、拠点集約を行っています。
 

拠点集約で発生するマルチテナント問題

ここまで拠点集約について解説してきて、拠点集約のメリットや有効性について理解いただけたと思います。
 

しかし、拠点集約後に陥ってしまうトラブルが「オフィスのマルチテナント問題」です。
 

マルチテナント問題とは、拠点集約により、GoogleやOutlook（Microsoft 365）といった元々使用しているグループウェアから社内の会議室が予約できなくなるというものです。
 

ここでは、A拠点とB拠点の集約を例に、説明していきます。
 

 

この図のように、元々はそれぞれの拠点でそれぞれのグループウェアを利用して会議室予約をされている状態でしたが、オフィス移転によって1つの拠点に同居する形となりました。
 

同拠点となり、会議室を共有する場合、グループウェア上における会議室の予約情報は1つのテナントに集約する必要があります。
 

その結果、B拠点に所属していた社員は、グループウェア上から会議室予約ができなくなります。
 

これがマルチテナント問題です。拠点集約により、オフィスの会議室が利用できなくなり、働きやすいとは言えないオフィス環境となってしまいます。
 

マルチテナント問題を解決する『予約ルームズ』

このマルチテナント問題を解消できるのが、会議室をはじめあらゆるスペースの予約管理を効率化する『予約ルームズ』です。
 

 

図のように予約ルームズを通すことで、B拠点の社員も拠点内の会議室を予約することが可能です。アドインを使えば、移転前と同じようにグループウェア上から会議室の予約が可能となります。
 

予約ルームズを導入することで、このマルチテナント問題も解決できます。
 

拠点集約のまとめ

拠点集約を行うことで、オフィスの固定費という大きなコスト削減はもちろん、社員のコミュニケーション活性化による生産性向上など様々なメリットが生まれます。
 

一方で、リスク分散などのデメリットや、思わぬ落とし穴が存在することもしっかりと把握しましょう。