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ビジネスチャットとは?仕事におけるコミュニケーションの新しい形

現在、ビジネスの世界ではコミュニケーションの形が新しくなってきています。これまでは、対面、電話、メールでのコミュニケーションが主流となっていましたが、これからの仕事におけるコミュニケーション手段は、「ビジネスチャット」になる事は間違いないでしょう。

 

これまではメールや電話を主なコミュニケーションツールとして採用していた企業もビジネスチャットに変更してきています。

 

既に、売上規模 100 億円以上、従業員数200名以上の企業は3割(※1)が導入し、それ以外の中小企業でも、数多くの企業が導入している事がわかっています。

※1:伊藤忠テクノソリューションズ株式会社「大手企業のビジネスチャットツール導 入実態調査」より

 

なぜなのでしょうか?

  

今回は、多くの企業がなぜ、新しいコミュニケーションツールである「ビジネスチャット」を導入しているのか、その理由についてお伝えしていきます。 

 



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ビジネスを加速させる理由

 

1:スピードが早い

 

ビジネスチャットがビジネスを加速させる理由として、一番重要なところはスピード感になります。

 

メールの返信には時間がかかりませんか?

 

一般社団法人日本ビジネスメール協会 の「ビジネスメール実態調査2017」によると

 

・ビジネスメール1日の平均通数、送信は約12通、受信は約39通

・役職が高くなるにつれて通数が増える

・メールの確認頻度は「1日に10回以上」(47.93%)が最多

・残業が多いと感じている人は45.43%

 

というデータが出ています。

 

メールを作成する平均時間は約7分と言われていますので、12通のメールを送るだけで77分の時間が必要になります。つまり、1日8時間労働の内16%がメール作成にかかっているのです。

 

メールによるコミュニケーションに時間をかけてしまうと、本来進めるべき仕事を進められません。

  

なので、ビジネスチャットを使ってコミュニケーションを取れば、リアルタイムに近い会話になりますので、報連相が早くなります。

 

また、ほとんどの人がスマホを持っている時代ですので、移動中でも内容を簡単に把握することができて、返信も早く可能なのです。

 

メールもスマホで確認することは可能ですが、チャットのように気軽に返信することが難しい為、報連相が遅くなってしまいます。そういう点でも、スピードに違いが生まれています。

 

 

2:個人 対 複数

 

メールや電話でのコミュニケーションは1対1が基本となりますが、ビジネスチャットでは複数の人とリアルタイムでコミュニケーションを取ることができるため、輪を作って話しているような会話が可能です。

 

複数人でプロジェクトを進めるイメージ

 

また、自分の発信した情報に対して複数の人が確認してくれます。

もちろんメールでも、CCに追加すれば複数人に送信することは可能です。しかし、CCで受信したメールを自分事として確認してくれる人ってどのくらいいるでしょうか?

 

ビジネスチャットでは、複数の関係者が参加するグループにメッセージを投稿することができるのですが、そのグループに存在している以上、メンバーは関係者である自覚を持つことができます。

 

そのため、エンジニア、ディレクター、プロデューサー、デザイナーなどの職務の違う複数人でプロジェクトを進めている時でも、各担当者への情報伝達がスムーズになり、伝言ゲームで起きているような認識のズレが減少します。

 

過去のやりとりも簡単に遡って見ることができるため、時系列もしっかり確認できて、尚且つ、情報の共有が簡単になります。

 

様々なツールと連動して作業効率化

ビジネスチャットは様々なツールと連携させて利用することができます。

わかりやすい例ですと、自分のスケジュールが更新された時に、その更新内容を自動的にチャットツールが知らせてくれるように連携することが可能です。

 

そうすることで、「知らない間にスケジュールが変更されてる!」などの事態を防ぐことができるようになります。

 

また、CRM(顧客関係管理)やSFA(営業支援ツール)などと連携することにより、更新内容の確認や、リマインダーの通知などができるため、都度自分からそれらツールにアクセスしなくてもよくなり、業務がかなり効率化されます。

(全てのツールと連携できるわけではありません)

 

 働き方を変える

 

チャットツールを導入すると、コミュニケーションがリアルタイムでスピーディーに行えますので、リモートワーク、テレワークなどが簡単にできるようになります。

 

リモートワークをしているエンジニアが増えてきているのはよく知られていますが、最近ではエンジニアだけでなく、管理系の事務や秘書業務、カスタマーサポートなども自宅でのリモートワークが増えてきているようです。

  

たとえば、幼い子供がいる共働き夫婦の場合、子供の急な発熱で保育園に預けることができない、なんてことはよくあります。

 

しかし、リモートワークができれば、家にいながら仕事をすることができるため、子供の病気によって出社できずとも、後ろめたい気持ちを持たずに看病しつつ、仕事も片付けることができるようになります。

 

これまでは在宅勤務をする為のインフラが整っていなかった為、一部の人しかリモートワークができませんでした。

 

しかし、ビジネスチャットを導入してコミュニケーションを円滑にする事により、多くの人が在宅で仕事ができるようになってきています。

 

企業側としてもリモートワークが上手くいけば、デスク、イス、光熱費、交通費などの経費も軽減することができる為、双方にとってメリットがあります。

 

 ビジネスチャットは全てを円滑にするツール

 

メールなどの旧来のコミュニケーション手段では時間がかかってしまう事も、ビジネスチャットであれば、スピーディーに進める事ができるようになります。

 

今回の記事をまとめますと、

 

1、  ビジネスチャットを導入する事により、
2、  仕事におけるコミュニケーションのスピードが上がり、
3、  どこにいても情報共有が簡単にできるようになるため、
4、  ビジネスを円滑に進める事ができるようになります。

  

また、リモートワークなどの会社に出社しないスタイルでの働きやすさも手に入れることができるようになります。

 

ビジネスをもっと円滑に進められる、新しい働き方を手に入れるためにも、ビジネスチャットを使っていきましょう。

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