Yourdeskでフリーアドレスを効率的に ！特徴とメリットを詳しく解説

オフィスの在り方が変化してきている今、フリーアドレスが注目されています。

 

フリーアドレスとは、社員が固定席を持たず自由に席を選べるオフィススタイルのことです。

 

フリーアドレスは、オフィスのコスト削減やコミュニケーションの活発化に役立ちますが、一方で、誰が出社しているのか把握できない、感染症対策が難しいなどの問題があります。

 

そんな問題の解決におすすめなのが、座席管理システムのYourdesk。今回は、Yourdeskについて、その特徴やメリットをご紹介します。

 

Yourdeskとは

Yourdeskとは、座席管理ができるシステムで、勤務状況の管理や行動履歴を把握できます。

 

テレワークやフリーアドレスを利用しているオフィスにありがちな、「誰かどこにいるかわからない」「フリーアドレスなのに、いつも同じ席を利用してしまう」といった悩みを解消したり、座席の間引き設定や使用履歴が残ることにより感染症対策をしたりできます。

 

公式サイト	https://www.yourdesk.jp/
運営会社	サイオステクノロジー株式会社
料金	月額 1アカウント100円～ 初期費用　無料
主な機能	社員の社内外の出勤状況を可視化 Microsoft Teams、Googleカレンダーと連携 Felica/Mifareカードに対応 QRコードやPC画面からダイレクトチェックイン 座席の使用履歴を記録 IPアドレス制限 ランダムで座席を選ぶ座席抽選機能
オプション	カレンダー連携 シングルサインオン セキュリティ対応 ※詳細は要問合せ

 

Yourdeskの使い方

Yourdeskでの座席の予約方法、使用履歴やユーザー検索など、基本的な使い方をご紹介します。

 

出典：フリーアドレスの座席管理（ホテリング）システム YourDesk（ユアデスク） 【無料お試しあり】

 

こちらは、Yourdeskにログインしたときの画面です。
図面が表示され、現在の座席の状況が一目で確認できるようになっています。

 

画面右側の項目より、座席予約したいフロア、日付、時間を設定すると、予約可能な座席が緑色の丸で表示されます。

 

出社を予定している日を選択し、緑色の丸で示されている座席から好きな座席をクリックして、予約が可能です。

 

座席の選択には、いつも同じ席を選んでしまうことを防止するために、座席の抽選機能がついています。

 

画面右側のランダムボタンをクリックすると、空いている座席からランダムに選び、予約ができます。

 

予約をせずに、直接座席を使用するばあいには、画面右下のQRコードを読み込むことでチェックインが可能です。

 

ユーザー検索では、ユーザー名での検索や、フロア、所属で絞り込み検索をすることができます。

 

検索画面からは、ユーザーが使用しているフロア、座席、ステータス、予約時間などがわかります。

 

実績管理には、座席の使用履歴は3年分が保管されており、CSVでダウンロードすることも可能です。

 

Yourdeskの特徴

Yourdeskの特徴を5つご紹介します。

複数予約や代理予約が可能

1人のユーザーが複数の席を予約したり、別のユーザーの席を代理で予約することができます。

 

会議のときや、プロジェクトのグループで利用したいときなど、一人一人が同じ時間に近くの座席を予約するのは大変です。

 

そういうときには、代表者が参加者の分まで代理で予約することが可能です。

 

座席の使用履歴を記録

誰が、いつ、どの座席を使用したのかの記録を残すことができます。ファイルはCSV形式で取得可能。日付や、ユーザー単位での検索もできます。

 

Googleカレンダーと連携

座席を予約すると、自動的に登録しているウェブカレンダーと連携します。

 

Googleカレンダー、Office365カレンダー上に予約情報を表示できるので、ダブルブッキングや予約をしたことを忘れるなどのミス防止に役立つでしょう。

 

QRコードやPC画面からダイレクトチェックイン

座席に指定されているQRコードを読み込むことで自動的にチェックインされ、設定時間に合わせて座席を確保します。また、PCからもダイレクトにチェックインをすることができます。

 

予約をせずに当日座席を利用したいばあい、予約→チェックインと2つの操作が一度にできるので効率的です。

 

Felica/Mifareカードに対応

カードを専用の端末にかざすことでログインが可能です。

 

入口にカードリーダー付きの機器（PC、タブレット等）を設置し、カードをカードリーダーにかざすことでログインが可能です。

 

社員証など、現在使用しているFelicaカードやMifareカードでも対応できるので、すぐに導入ができます。

 

Youedeskのメリット

Yourdeskを導入するとどのようなメリットがあるのでしょうか。メリットを3つご紹介します。

 

社員の社内外の出勤状況を可視化

社内の座席を管理するだけではなく、テレワークなど社外での勤務状況も把握できます。

 

誰がどこにいるかわからない、勤務状況が把握できないといったテレワークやフリーアドレスに起こりがちな悩みを解決します。

 

座席の固定化を防止してコミュニケーションの活発化

フリーアドレスを導入した企業の多くは、他部署間など普段接しない人とのコミュニケーションも期待しているところも多いでしょう。しかし、フリーアドレスになったにも関わらず、いつも同じ座席を予約してしまうということになりがちです。

 

Yourdeskでは、ランダムに座席を選ぶ座席抽選機能があるので、いつも同じ座席になってしまうという問題を回避できます。

 

座席の固定化を防止することでコミュニケーションの活発化が期待できます。

 

感染症対策に有効

座席は間引き設定をすることによって、ソーシャルディスタンスを保つことができます。

 

誰がいつ使用したかの使用履歴が残っているので、万が一感染者が出てしまったときには、感染経路を特定することが可能です。

 

Yourdeskの導入事例

Yourdeskを導入し、成功している企業の事例をご紹介します。

 

株式会社ジェネリス

出典：異世代間交流･協働･共創のコミュニティ GENERYS (ジェネリス)

 

異世代間交流･協働･共創のプラットフォームとして活動している「株式会社ジェネリス」は、2022年3月よりコワーキングスペースをオープンしました。

 

利用者から、「どこに誰がいるかわからない」「今日来ている人が知りたい」との声があったためYourdeskを導入。

 

導入後は、誰がいるか確認することができるようになったり、集中して仕事をするために確実に席を確保できるようになったと喜ばれています。

 

株式会社ブルーコンパス

出典：株式会社ブルーコンパス様 | 導入事例 | 座席管理（ホテリング）システム YourDesk（ユアデスク）

 

株式会社ブルーコンパスは、女性専用のコワーキングスペースを運営しています。

 

スペース中央には、雲の形をした大きなデスクがあります。そのため、一般的な予約システムでは、カウンターの「右端」、テーブルの「真ん中」というような選択をしなければならず、非常にわかりにくいことが問題でした。

 

また、予約後に事務局が確認して「承認」するという作業が必要で、事務局も利用者もストレスを感じていました。

 

Yourdeskを導入することで、フロア画面から空席状況を確認して座席予約をすることが可能になったので、予約状況が一目でわかるようになりました。また、Yourdeskでは予約と同時に承認が完了するので、管理者も使用者も負担が激減しました。

 

株式会社PLANT

出典：SUPER CENTER PLANT

 

株式会社PLANTでは、数年前にオフィスでフリーアドレスを採用しました。しかし、いつの間にか各自利用する座席が決まってきて、座席が固定化されているような状態になっていました。

 

Yourdeskを導入し、座席をランダム抽選で決めることができるようになったことで、普段なかなか関わることのない他部署の社員との交流や対話がうまれるようになりました。

 

フリーアドレスの狙いでもある、さまざまな部署との交流が、結果的には仕事へのモチベーションにもつながると期待されています。

 

Yourdeskの料金

Yourdeskは、1アカウント100円の料金設定です。初期登録代行や、カレンダー連携、シングルサインオンなどはオプションサービスとなりますので、見積もりを依頼して算出してもらいましょう。

 

また、無料トライアルもしていますので、詳しくはお問い合わせください。

 

	STANDARD	FREE（無料トライアル）
月額	１アカウント　100円	無料
初期費用	無料	無料
オプション	カレンダー連携、シングルサインオン、セキュリティ対応など 詳細は要問い合わせ

 

まとめ

今後も、テレワークとオフィスワークの両方を組み合わせた働き方は浸透していくと考えられます。テレワークやフリーアドレスを上手に活用するには、座席管理ツールが便利です。

 

ランダム抽選や複数予約など、さまざまな機能のついたYourdeskを導入することで、社員の満足度も上がることでしょう。

 

座席管理ツールの導入を考えている企業は、Yourdeskを検討してみてはいかがでしょうか。