ビジネスチャットのデメリットは本当にデメリットなのか

ビジネスチャットを仕事に使うにはデメリットが多いと考える人や組織は少なくありません。たしかに、導入を躊躇するデメリットがあることは事実です。
 

しかし、それは決定的なデメリットではありません。ビジネスチャットが持つデメリットの実際のところについて解説します。

 

頻繁にやりとりすることのデメリットはメリットよりも小さい

チャットを使うのは、通知がうるさいんじゃない？

 

ビジネスチャットは、かしこまった言葉を使う必要がないため、気軽にコミュニケーションをとることができるツールです。
 

しかし、そのために頻繁にやりとりが行われ、集中力の欠如や作業の中断につながることが大きなデメリットといわれています。
 

指摘されるような事態が起こり得ることは事実ですが、それはビジネスチャットに特有のものではありません。このような指摘は携帯電話や電子メールにもあったものです。
 

また、手軽に連絡ができるメリットを考えれば、利用しないというのはもったいないです。
 

情報戦を展開している現代社会においては、より一層情報の鮮度は非常に重要です。情報の伝達、共有は早い方がよいのです。
 

メッセージを送りたいときに送れるビジネスチャットは、情報戦に欠かせないコミュニケーションツールです。
 

もちろん、通知を制限して集中できる環境を作ることもできます。
Slackであれば「おやすみモード」、Chatworkであれば「プッシュ通知設定」が可能です。
 

メッセージが多くて、重要なメッセージを見逃してしまわない？

 
ビジネスチャットのデメリットとしてあげられるものの1つに、過去のメッセージが流れていってしまう、ということがあります。
 

メールであればフォルダに分けて保存しているため、いつでもチェックできます。
 

しかし、ビジネスチャットにも検索機能はもちろん、クリップ機能やノート機能などと呼ばれる、メッセージを残す仕組みを持ったものは少なくありません。
 

こうした機能を活用すれば、メールのように個別のメッセージを探して開くことに比べて、かえって簡単に情報をまとめて管理することができます。

 

相手が見えないからこそ可能なコミュニケーションもある

相手が見えないから、迷惑をかけてしまうのでは？

 

ビジネスチャットは、相手が見えていない状態で、自分の都合だけでメッセージを送るため、円滑なコミュニケーションをとるには効率が悪いともいわれます。
 

しかし、自分の都合ということは、時期を逃さないということと同義です。
 

ビジネスチャットは、相手が見えていない状態で、自分の都合だけでメッセージを送るため、円滑なコミュニケーションをとるには効率が悪いともいわれます。
 

しかし、自分の都合ということは、時期を逃さないということと同義です。
 

もし、相手が多忙にしていることが見えており、その表情などからメッセージを読む時間も惜しいだろうと想像したなら、遠慮から中途半端なメッセージになってしまうかもしれません。
 

これでは、必要なやりとりができなくなる可能性が高いです。また、そもそもメッセージを送ることをやめてしまうこともあるでしょう。
 

その後、相手の状況が変わったときに遅滞なくメッセージを送れるのであればよいですが、ずっと相手の様子を観察しているわけにはさすがにいきません。
 

つまり、自分の都合で送れる点はむしろメリットともいえます。
 

電話や電子メールにも同じことがいえますが、電話は直接的に相手の負担となりますし、電子メールを開封しようとすれば手間がかかります。
 

このような比較からもビジネスチャットのよさがわかります。
 

直接会えないから相手に正しい情報が伝わるか不安。

 

「直接会って話さないと分からない事もたくさんある。」
「直接会ってみないと相手の人となりが分からない、信用出来る相手かどうかの判断がしづらい。」
 

このように思う人は少なくありません。
 

しかし、とりあえず1回は直接会ってみたいと思っていても、お互いのスケジュールがなかなか合わないこともあるでしょう。
 

また、お互いの居場所が遠すぎて、中間地点で会おうにも往復の時間がかかりすぎて予定を確保するのが難しいこともありえます。
 

ビジネスチャットであれば直接会わなくても、ビジネスチャットのビデオ通話機能などを使って、顔を見ながらチャットができます。
 

その際に必要なデータなどは、事前にビジネスチャット経由で相手に送ったり、ビデオ通話中に情報を共有したりすることが可能です。
 

これにより、あとから資料のみを相手に送って確認してもらうなどの二度手間を省くことができます。
 

↓ビデオ通話の使い方はこちら

 

 

オンラインのみのやりとりは情報が少なすぎる！

 

「オンラインでのやりとりは、やりとりできる情報が限られてしまう。」
「言葉では説明しにくいものの資料を渡したい時に困ってしまう。」
 

このように考える人も少なくありません。
 

ビジネスチャットであれば、何枚にも渡る膨大な資料を人数分プリントアウトする必要がありません。
 

資料のデータをチャット上で共有したり、データの容量が大きい場合は、ビジネスチャットのドライブ機能を使って、相手と共有したりすることが可能です。
 

また、文字や絵だけでは説明しづらい、身振り手振りでの説明が必要なのであれば、ビデオ通話機能を活用しましょう。
 

さらに、参考にしたいサイトや画像、映像がある場合は、そのURLをチャット上で相手に送るだけで確認してもらえます。
 

無駄なメッセージのやりとりが増えるんじゃない？

 

ビジネスチャットでは、手軽さのあまり不要不急の雑談など、無駄なメッセージのやりとりが行われ、時間や労力を浪費してしまうと考えられています。
 

しかし、ビジネスチャットの本質は、情報伝達手段ということにあります。
 

意思疎通のツールであるビジネスチャットの使い方が悪いからといって、ビジネスチャット自体が否定されるものではありません。
 

無駄な雑談をしている人がいる場合、おそらくビジネスチャットがなければ別の方法で同じようなことをしているでしょう。
 

むしろ、それが許されている組織の文化、統治の問題に目を向けなければいけません。
 

ビジネスチャットだと上下関係が確立できないのでは？

 

ビジネスチャットに対して、簡略化された言葉や、対面でのコミュニケーションでないことから、上司と部下など上下関係のけじめがつかないという声があります。
 

しかし、ビジネスチャットで無礼な表現が使われるわけではありません。単に堅苦しい表現を使っていないだけ、というのが実際です。
 

もっと配慮した言葉を使えないのかと思うことがあったとしても、ビジネスチャットにはビジネスチャットに相応しい言葉があると割り切る方が建設的です。
 

いわば、ビジネスチャット用語と認識できるでしょう。
 

圧倒的な階級社会である軍隊の通信文でさえ、多くは簡潔明瞭であって、あっさりしたものです。
 

重要なのは情報が伝達されるかどうかです。もちろん形式が重視されるシチュエーションもあるにはありますが、ほとんどの場合、情報の正確な伝達のほうが大事です。
 

セキュリティや管理機能は強化されている

ビジネスチャットで個人情報が漏れることはないの？

 

ビジネスチャットは情報漏えいのリスクが高いからよくないといわれることがあります。しかし、それは過去の話です。
 

現在では、SSLによる通信の暗号化、不正アクセス対策、多重鍵による認証といった基本的なセキュリティ完備されています。
 

ビジネスチャットによっては、さらに高度なセキュリティを導入しているものもあります。
 

十分に調査することは必要ですが、セキュリティ面が不安だからビジネスチャットを導入しないという考え方は、実情にマッチしていないといえます。
 

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管理機能の強化で使いやすくなるビジネスチャット

 

セキュリティ機能だけでなく、セキュリティと関連が深い管理機能も強化されているのがビジネスチャットです。
 

利用状況のモニタリングやメッセージの削除、ログのエクスポートなどに加えて、部署や担当者レベルでの利用制限、業務に相応しくない文言をブロックする機能が付帯されています。
 

ただし、こうした機能面については、似ているようで違うこともあるため、自社に最適なものを選ぶことが重要です。
 

ビジネスチャットを仕事で活かすには？

使用するビジネスチャットの各機能をしっかり理解しよう

 

「ビジネスチャット」と一括りにされることが多いですが、その種類はさまざまです。
 

自分の仕事でビジネスチャットの機能を活かすためには、そのビジネスチャットについている各機能をしっかり把握しておきましょう。
 

アドレス帳やカレンダー、Drive、タスク機能など、ビジネスチャットによって使える機能はさまざまです。
 

また、使用する人数によって適したビジネスチャットの種類も変わってきます。
 

打ち合わせが多く、毎回、打ち合わせに参加する社員と予定のすり合わせが難しいのであれば、チャットメンバーの予定が把握しやすいカレンダー機能つきのビジネスチャットがよいでしょう。
 

さまざまなデータを共有する必要があるのであれば、Drive機能が充実しているビジネスチャットを選ぶのがおすすめです。
 

↓詳しくはこちらをチェック！

 
 

便利な外部機能を連携させよう

 

「ビジネスチャットを使い始めたのはいいけど、この機能もあったらもっと便利なのに。」
「社員はみんな使いやすいって言ってくれているけど、個人的にはあの機能もついていたらいいのになぁ。」
 

このような、ビジネスチャットの「あったらいいな」という機能は、外部機能を連携させて補いましょう。
 

ほとんどのビジネスチャットには、仕事で使える便利な機能が標準装備されていますが、業務内容によっては、標準装備以外にも必要な機能がでてきます。
 

ビジネスチャットには標準で装備されていない機能でも、外部機能で探してみると見つかることもあります。
 

例えば、退勤記録をチャット上で簡単につける機能や経路検索機能、日報をチャット上でボットからの質問に答えるだけで作成できる機能などがあります。
 

ビジネスチャットだけでは不便に感じる部分があっても、外部機能を連携させる事でより多くの仕事をチャット上でこなす事が可能となります。
 

外部機能と連携させることにより、さらに仕事の処理スピードをアップさせることができますよ。
 

↓詳しくはコチラをチェック！

 
 

ビジネスチャットのトライアルを活用しよう

 

ビジネスチャットには、有料で使えるものと無料で使えるものがあります。そして、有料で使えるものも、ランクによって使える機能数が変わってきます。
 

「ビジネスチャットに興味はあるけど、いきなり契約してお金は払うのはちょっと心配。」
「本当に仕事で役に立つのか、いろいろ試してから決めてみたい。」
 

という場合は、トライアルで試してみましょう。
 

ほとんどのビジネスチャットでは1か月程度の無料トライアルが可能です。
 

実際に使ってみて、必要な機能や使わない機能などをチェックして、どのビジネスチャットが一番使えるか、比較検討してみるのも良いでしょう。
 

まとめ

ビジネスチャットのデメリットは、使い方次第でデメリットではなくなるものや、メリットにもなるものだということがわかりました。
 

ビジネスチャットを強力なコミュニケーションツールにできるかどうかは、まさに使い方次第です。