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ビジネスチャットのデメリットは本当にデメリットなのか

ビジネスチャットを仕事に使うにはデメリットが多いと考える人や組織は少なくありません。たしかに、導入を躊躇するデメリットがあることは事実です。
 

しかし、それは決定的なデメリットではありません。ビジネスチャットが持つデメリットの実際のところについて解説します。
 



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頻繁にやりとりすることのデメリットはメリットよりも小さい

メッセージは送りたいときに送るのがベスト

 

ビジネスチャットは、かしこまった言葉を使う必要がないため、気軽にコミュニケーションをとることができるツールです。
 

しかし、そのために頻繁にやりとりが行われ、集中力の欠如や作業の中断につながることが大きなデメリットといわれています。
 

指摘されるような事態が起こり得ることは事実ですが、それはビジネスチャットに特有のものではありません。このような指摘は携帯電話や電子メールにもあったものです。
 

また、手軽に重要な連絡ができるメリットを考えれば、使い方の問題といえるデメリットを理由に利用しないというのはもったいないです。
 

さらに、情報戦を展開している現代社会において、情報の鮮度は確度とともに非常に重要度を増しています。情報の伝達、共有は早い方がよいのです。
 

メッセージを送りたいときに送れるビジネスチャットは、情報戦に欠かせないコミュニケーションツールです。
 

流せない既読メッセージは保存できる

 

ビジネスチャットのデメリットとしてあげられるものの1つに、過去のメッセージが流れてしまう、ということがあります。
 

メールであればフォルダに残っているため、いつでも見ることができるのに、ビジネスチャットにはそれができない、というのが根拠です。
 

しかし、ビジネスチャットにもクリップ機能やノート機能などと呼ばれる、メッセージを残す仕組みを持ったものは少なくありません。
 

こうした機能を活用すれば、メールのように個別のメッセージを探して開くことに比べて、かえって簡単に情報をまとめて管理することができます。
 

相手が見えないからこそ可能なコミュニケーションもある

相手が見えないから過度の遠慮を防げる

 

ビジネスチャットは、相手が見えていない状態で、自分の都合だけでメッセージを送るため、円滑なコミュニケーションをとるには効率が悪いともいわれます。
 

しかし、自分の都合ということは、時期を逃さないということと同義です。
 

もし、相手が多忙にしていることが見えており、その表情などからメッセージを読む時間も惜しいだろうと想像したなら、遠慮から中途半端なメッセージになってしまうかもしれません。
 

これでは、必要なやりとりができなくなる可能性が高いです。また、そもそもメッセージを送ることをやめてしまうこともあるでしょう。
 

その後、相手の状況が変わったときに遅滞なくメッセージを送れるのであればよいですが、ずっと相手の様子を観察しているわけにはさすがにいきません。
 

つまり、自分の都合で送れる点はむしろメリットともいえます。
 

電話や電子メールにも同じことがいえますが、電話は直接的に相手の負担となりますし、電子メールを開封しようとすれば手間がかかります。
 

このような比較からもビジネスチャットのよさがわかります。
 

無駄なメッセージのやりとりは防げる

 

ビジネスチャットでは、手軽さのあまり不要不急の雑談など、無駄なメッセージのやりとりが行われ、時間や労力を浪費してしまう懸念があると考えられています。
 

しかし、ビジネスチャットの本質は、形式よりも内容重視の情報伝達手段ということにあります。
 

意思疎通のツールであるビジネスチャットの使い方が悪いからといって、ビジネスチャット自体が否定されるものではありません。
 

また、無駄な雑談などを行っている人の場合、そのためのツールがビジネスチャットである必要は薄いです。ビジネスチャットがなければ別の方法で同じようなことを行うでしょう。
 

むしろ、それが許されている組織の文化、統治の問題に目を向けなければいけません。
 

ビジネスチャットに上下の垣根は必要か

 

ビジネスチャットに対して、簡略化された言葉や、対面でのコミュニケーションでないことから、上司と部下など上下関係のけじめがつかないという声があります。
 

しかし、ビジネスチャットで無礼な表現が使われるわけではありません。単に堅苦しい表現を使っていないだけ、というのが実際です。
 

多少、もっと配慮した言葉を使えないのかと思うことがあったとしても、ビジネスチャットにはビジネスチャットに相応しい言葉があると割り切る方が建設的です。
 

いわばそれは、ビジネスチャット用語と認識できます。
 

少し飛躍しますが、圧倒的な階級社会である軍隊の通信文でさえ、多くは簡潔明瞭であって、あっさりしたものです。
 

重要なのは情報が伝達されるかどうかです。もちろん形式が重視されるシチュエーションもあるにはありますが、ほとんどの場合、情報の正確な伝達のほうが大事です。
 

セキュリティや管理機能は強化されている

ビジネスチャットが危険なツールだったのは過去の話

 

ビジネスチャットは情報漏えいのリスクが高いから駄目だといわれることがあります。しかし、それは過去の話です。
 

現在では、SSLによる通信の暗号化、不正アクセス対策、多重鍵による認証といったセキュリティ面の向上は基本的なサービスといっていいレベルです。
 

ビジネスチャットによっては、さらに高度なセキュリティを導入しているものもあります。
 

十分に調査することは必要ですが、セキュリティ面が不安だからビジネスチャットを導入しないという考え方は、実情にマッチしていないといえます。
 

管理機能の強化で使いやすくなるビジネスチャット

 

セキュリティ機能だけでなく、セキュリティと関連が深い管理機能も強化されているのがビジネスチャットです。
 

利用状況のモニタリングやメッセージの削除、ログのエクスポートなどに加えて、部署や担当者レベルでの利用制限、業務に相応しくない文言をブロックする機能が付帯されています。
 

ただし、こうした機能面については、似ているようで違うこともあるため、自社に最適なものを選ぶことが重要です。
 

まとめ

ビジネスチャットのデメリットは、使い方次第でデメリットではなくなるものや、メリットにもなるものだということがわかりました。
 

ビジネスチャットを強力なコミュニケーションツールにできるかどうかは、まさに使い方次第です。

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