オフィス環境を改善するメリットとは?失敗しないための注意点、費用を解説

オフィスは、1日の大半を過ごす場所です。
 
それにも関わらず、オフィスの環境が軽視されていませんか。
 
今回は、オフィスの環境を改善するうえで注意すべきポイントや改善法を解説しています。
 
費用感や成功例も紹介していますので、より働きやすいオフィスにしたい、仕事の効率を上げたいと考えるなら、ぜひ参考にしてください。
 

オフィスの環境改善による3つのメリット

オフィスの環境を改善すると、従業員と企業にどのようなメリットがあるのでしょうか。
 
ここでは、オフィスの環境改善によるメリットを3つ挙げ、解説します。
 

従業員の集中力や作業効率が上がる

オフィスの環境改善による大きなメリットのひとつは、業務に適した快適な環境を従業員に提供することで、ものを探し回るといった無駄な時間やコストを省くことができ、本来の仕事に集中できることです。
 
業務の効率化が見込めるだけでなく、仕事に対するモチベーションも高まるはずです。
 
一人ひとりが集中力を発揮して業務に取り組めるワークスペースを確保したり、物理的な移動距離が短縮できる動線設計を行ったりすることで、労働環境を整備し、従業員の柔軟な発想力や企画力を引き出しましょう。
 

従業員のストレスが軽減し、満足度が上がる

従業員が1日の大半を過ごすオフィスの環境と従業員のストレスには、密接な関係があるといわれています。
 
オフィス環境を整備することで、仕事の質が向上するだけでなく、従業員の不満を解消したり、ストレスを軽減したりする効果も見込めます
 
オフィス環境に対する従業員の満足度を上げ、仕事の効率を上げられるのがオフィス改善のメリットです。
 

従業員の独創性・創造性が上がる

世界的に名を馳せる企業の多くが、オフィス環境に力を入れています。
 
従業員がリラックスできる空間を作り、目の前の仕事に取り組むだけでないオフィス環境を整備することで、独創性・創造性を向上させ、企業としてのイノベーションを生み出そうとしているのです。
 
ただ仕事するだけではないオフィス作りが、長期的な視点での利益向上につながる可能性にぜひ目を向けましょう。
 

オフィスの環境を改善する際注意すべき3つのポイント

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いざオフィスの環境改善に取り組むうえで、どんな点に気をつければよいでしょうか。
 
ここでは、オフィス改善にあたって注意すべき3つのポイントを挙げ、解説します。
 

コミュニケーションを取りやすい環境を意識する

デスクレイアウトを変更したりミーティングスペースを設置したりするときには、従業員同士のコミュニケーションが活発に行われる空間作りを意識しましょう。
 
プライバシーを保つことはもちろん重要ですが、コミュニケーションが取りにくい環境では、人間関係に軋轢が生じたり、認識がずれてしまったりする可能性があるからです。
 
情報共有が大切なメンバーを対向型に配置する、ワークスペースの近くにミーティングスペースを設けるといった工夫で、コミュニケーションを取りやすいオフィス環境を整えることができます。
 

従業員の目線に立った改善案を意識する

オフィスの環境改善に際しては、現場で実際に働いている従業員の意見を大切にしましょう。
 
従業員の目線に立つことで、オフィス環境についての不満を解消し、満足度を上げることができます。
 
従業員の要望に即したオフィス改善は、モチベーションアップ・業務のしやすさにつながりますが、従業員の意見を度外視した改善策はかえって不満を募らせる結果になってしまいますので、注意が必要です。
 

他社のオフィスを見学して具体的な改善法を見出す

オフィス環境の問題点がはっきりしているものの、具体的な改善法がわからないという場合は、他社のオフィスを見学するという方法もあります。
 
さまざまな企業が開催する見学イベントなどを利用して、自社のオフィスをいかに改善すべきか、自社に導入できることはないかを検討しましょう。
 
見学する企業を選ぶ際は、自社のオフィス改善に役立てやすいよう、従業員の人数や業種が近いオフィスがおすすめです。
 

オフィスの環境改善に向けた6つのアイディア

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オフィスの環境改善に向けた具体的な方法としては、どのようなものがあるのでしょうか。
 
ここでは、オフィスの環境改善に役立つ6つの方法とその効果についてわかりやすく解説します。
 

時間や利用状況に応じた照明の明るさや室温を工夫する

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オフィスの照明は、明るすぎても暗すぎても疲労につながることをご存じでしょうか。
 
日中の照明を明るく設定し、夕方に向けて徐々に暗くするなど、照明の明るさを変える工夫で人の身体はより効率的に働ける仕組みになっています。
 
また、事務作業を中心に行う部屋は手もとを明るく照らし、休憩スペースでは落ち着いた色合いの照明を用いるなど、スペースの使用用途によって照明を使い分けることでより居心地よく感じることもあります。
 
働きやすい空間作りのため、照明の明るさにぜひこだわりましょう。
 

デスクレイアウトの変更やパーテーションの導入などでプライバシーを確保する

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人は、他人の目を気にするものです。
 
あまりにも丸見えのデスクで働くと、仕事に集中できなかったり、作業効率が下がったりするなどの問題が起きかねません。
 
こうした問題を解消するために有効なのが、デスクレイアウトを工夫したりパーテーションを導入したりして、プライバシーを確保する方法です。
 
また、チーム単位で仕事する場合は対向型のデスクを、来客が多い場合は同向型のデスクを、個人業務の多い場合は背面型のデスクをといった具合に、デスクレイアウトを見直しましょう。
 
個人作業に没頭するためのスペースを設ける、机や椅子の配置を見直すといった工夫もおすすめです。
 

静かすぎず騒がしすぎない環境を作り出す

出典:オフィス環境を改善させて業務の効率化をはかろう!改善するためにすべきこととは?|コクヨマーケティング
 

従業員が集中力を発揮するためには、静かすぎず騒がしすぎない環境が大切です。
 
静かすぎると不安感や緊張感が増してしまうなど、ちょっとしたコミュニケーションもとりにくくなってしまいます。
 
その反対に、騒がしすぎる空間では集中力が続きません。
 
仕事に集中しやすい適度なBGMを導入するなどして、雑音を緩和しつつ、居心地のよい空間を作りあげましょう。
 

従業員のリフレッシュ空間を作りあげる

出典:オフィス環境を改善させて業務の効率化をはかろう!改善するためにすべきこととは?|コクヨマーケティング
 

従業員のストレスを軽減するためにぜひ取り組んでもらいたいのが、仕事中に休憩がとれるリフレッシュ空間を作ることです。
 
仕事の途中に適度な休憩をとる空間があれば、従業員はオン・オフを切り替えやすくなります。
 
従業員同士のコミュニケーションも促される効果があり、人間関係が良好になったり仕事の生産性が上がったりする効果が見込めます。
 
休憩スペースに無料もしくは低価格のドリンク・お菓子などを設置することなども、従業員の満足度をあげることにつながるでしょう。
 

機能性の高い家具を取り入れる

従業員がストレスなく働いてもらうには家具選びも大切です。
 

長時間座っていても疲れにくい椅子や、自由に高さや角度を変えることができるデスクなど機能性の高い家具を取り入れてみてはいかがでしょうか?
 

働きやすくなることで、生産性の向上が期待できますし、デザイン性も重視することで、企業イメージが向上するでしょう。
 

ツールを取り入れてデジタル化を進める

コミュニケーションを活性化させるチャットツール、オンライン会議用ツール、日程調整ツールなど業務効率化のためのツールがさまざまありますよね。
 

これらを取り入れることで、リモートワークやフリーアドレスといった環境になってもスムーズに業務をこなすことができるでしょう。
 

また、ペーパーレスを推進するようなツールを導入することで、紙で管理していた資料のスペースを有効活用することができます。手紙などの送料といったコストも削減することができ、一石二鳥です。
 

オフィスの環境改善:リノベーションにかかる費用の目安

オフィスの環境改善は、施設に価値を加えるための大規模な改修(リノベーション)として認識されています。
 
ここでは、リノベーションにかかる費用を段階的に提示しています。
 

内容 1坪あたりの費用目安
ポイントリノベーション 10万円
フルリノベーション 30万円
スケルトン化 10万円

 

自社の環境改善を実施する際の目安にしてください。
 

ポイントリノベーションの費用目安は1坪10万円ほど

さほど大がかりではないポイント(部分)リノベーションを行う場合、その費用目安は1坪10万円程度です。
 
大がかりな改修を行わないポイントリノベーションでも、使い勝手の向上は十分に期待できますし、方針をしっかり立てたうえであれば十分にその効果を実感できます。
 
ただし、どのような施工をするかで工期が大きく異なるため、業者への確認が必要になります。
 

フルリノベーションの費用目安は1坪30万円ほど

フルリノベーションは、オフィスをすべて作り直すというものです。
 
自由度が大変高い一方で、工数の多さから、費用はどうしても高くならざるをえません。
 
フルリノベーションの費用目安は、1坪30万円程度です。
 
オフィスがかなり古く使い勝手の悪さが目立つ場合などは、いずれ回収できる金額として予算を計上し、フルイノベーションを行なうのがおすすめです。
 

スケルトン化の費用目安は1坪10万円ほど

スケルトン化というのは、オフィス空間の不要なものを取り除き、何も手を加えていない状態に戻してからリノベーションを行うことです。
 
スケルトン状態を活かした設計を行うため、大きな工事は特に必要ではありません。
 
このため、ポイントリノベーションと同程度の費用で、これまでのオフィスとはまったく異なる印象のオフィスを作り出すことができます。
 
1坪10万円程度で、従来のオフィスとは全く異なる印象のオフィスを作りあげることができるのがスケルトン化の特徴です。
 

オフィスの環境改善による成功事例を紹介

上記のようなポイントに留意し、さまざまな方法でオフィスの環境改善に取り組んだ結果、業績の上がった事例が数多く存在します。
 
ここでは、そうした事例の中から2つを紹介しましょう。
 

フロアを集約化して従業員同士のコミュニケーションを活発化

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出典:株式会社マツキヨココカラ&カンパニー様|オフィスデザイン・レイアウト事例|オフィスコム株式会社
 

部署ごとに4つのフロアに分かれていた株式会社マツキヨココカラ&カンパニー社は、フロアを集約し、フリーアドレスを導入しました。
 
フリーアドレスに対応したスペースを構築しつつ、仕切りのあるパネルデスクを導入することで、業務に集中できる環境を作りあげることにも成功し、メリハリのついた空間ができています。
 
来客を迎えるスペースと従業員用のスペースで空間の基調を変えたり、会議室ごとにオフィス家具を変えたりなど、特徴のある部屋を作りあげる工夫も施されています。
 

ミーティングスペースの増床・リフレッシュスペースの新設で仕事の効率アップ

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出典:司法書士法人イストワール様|オフィスデザイン・レイアウト事例|オフィスコム株式会社
 

司法書士法人イストワールでは、従業員の増加にともない、ミーティングスペースを増床しました。
 
顧客と用いるミーティングスペースと従業員が用いるミーティングスペースを分け、使い分けすることで、従業員の集中力アップ・作業効率アップにつなげています。
 
従業員用のミーティングスペースを明るくカジュアルな雰囲気にすることで、議論も活発化しました。
 
従業員同士のコミュニケーションがはかれるリフレッシュスペースを新設することで、ストレスの解消にもつなげています。
 

オフィスの環境改善はエントランスから

オフィスの環境改善は、仕事の効率アップ、従業員のストレス軽減、独創性・創造性の向上にもつながります。
 
オフィスの環境改善に向けた一歩を進めようという場合は、まずエントランスを見直してみましょう。
 
RECEPTIONISTはすでに6,000社以上が導入しているクラウド受付システムで、来客業務を行わずにすむようになるのが大きな特徴です。
 
セキュリティ・コスト面での改善も見込むことができ、現場も効率化できるのがメリットです。
 
エントランスの改善からオフィスの環境改善を推し進めましょう。
 

まとめ

この記事では、オフィスの環境が従業員のモチベーションや作業効率に大きな影響を与えること、環境改善によってさまざまなメリットがあることを紹介しました。
 
オフィスの環境改善に着手する際、ぜひ押さえておきたいポイントや具体的に試していただきたい方法なども解説しています。
 
ここで紹介した方法をいくつも取り入れることで業務を効率化し、従業員同士のコミュニケーションがより密になった事例などを参考に、ぜひオフィス環境を改善する最初の一歩を踏み出してください。

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・リモートワーク環境が整わず、出社しなければいけない従業員がいる
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