働き方改革などによりオフィスをフリーアドレス化する企業が増えています。
 

しかし自社や自部門にフリーアドレス制を導入して本当に効果があるのかどうか心配に思うことがあるでしょう。
 

本記事では2020年時点におけるフリーアドレスのメリット・デメリットを整理します。
 

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フリーアドレスのメリット

 

オフィスをフリーアドレスにする際のメリットは単にスペースの有効活用だけではありません。
 

以下で詳しく紹介します。
 

スペースを有効活用できる

フリーアドレスのもともとの目的はスペースの有効活用です。
 

フリーアドレスの場合、必ずしも従業員全員分の机や椅子を必要としません。
 

レイアウト次第では、現状よりも座席数を減らして広々としたオフィス空間を作ることができ環境美化に役立ちます。
 

一方、コストを抑えたい場合には、より狭いスペースのオフィスに移転する余地もあるでしょう。
 

創造性が高まり新たなアイディアが生まれやすい

 

フリーアドレスのオフィスとして、デザインやレイアウトにこだわることが可能です。
 

商品企画やデザイン部門のように創造性を重視したい業務はフリーアドレス向き。
 

グループワークにもスペースがとりやすくなります。
 

営業部門など在席率が低い部門もフリーアドレスがおすすめです。
 

また、フリーアドレスによりさまざまな人と接点ができれば、それだけ新しいアイデアが浮かびやすくなります。
 

ペーパーレス化で業務が効率化できる

フリーアドレスを導入するということは、従業員が決まった場所にいなくても今までと同じようにアウトプットできるよう仕事の進め方を見直さなければなりません。
 

稟議などの承認や回覧、ドキュメント類をペーパーレス化にすることで、仕事の進め方を大幅に改善させる余地があります。
 

フリーアドレスのデメリット

 

フリーアドレスはどんな企業のどんな業務にも適用できるわけではありません。また、従業員に対する配慮も必要です。
 

誰がどこにいるかわかりづらい

フリーアドレスでは、座る場所がきまっていないため「ある人に連絡をとりたいが捜せない」という問題が起きます。
 

オフィスにフリーアドレスを導入する際は、着席する際のルール決めやリモートワークにも対応できる業務の進め方を検討するほかツールやシステムの整備が不可欠です。
 

また、従業員の半数以上が常に在籍しているような業務の場合は固定席のままの方が都合がよいかもしれません。
 

例えば、「デザイン部門にクリエイティブ性を取り入れるためにフリーアドレスにしよう」と考えたとします。
 

しかし、デザイナーの業務に常に大きなディスプレイとワークステーションが不可欠となる場合には、フリーアドレスにしたところで席が移動できません。
 

フリーアドレスにする必要があるのかどうかについてもよく考えることが大切です。
 

集中して作業しづらくなる場合がある

フリーアドレスの場所がすべてオープンスペースだと、なかには気が散って作業効率が落ちる従業員がいるかもしれません。
 

特に年長者は今まで固定席が当たり前の環境で仕事をしてきたため、環境の変化に対応しきれない場合あります。
 

フリーアドレスのスペースには、ついたてや個室を作るなど一部を集中スペースとして活用できるように配慮するのも一案です。
 

帰属意識や愛着心が培われづらい場合がある

自分の席があった方が落ち着くという従業員が意外に多くみられます。
 

とくにフリーアドレスで自席がなくなると、「会社に自分の居場所がなくなった」と喪失感をおぼえてしまいがち。
 

また、その日持参したかばんなど私物の置き場所にも困ってしまうことも。
 

そのため、ワゴンや個人用ロッカーなどを設置してある程度個人の場所を確保するのがおすすめです。
 

フリーアドレス導入時の注意点

フリーアドレス導入時には「社員の意向の確認」「ペーパーレス化」など業務の見直しのほかに気を付けるべきことがいくつかあります。
 

職場内での感染防止行動の徹底

 

フリーアドレスでは複数名でデスクを共有するため、接触感染の防止に努める必要があります。
 

電話やパソコン、フリーアドレスのデスクなど共用する物品や機器がある場合には、消毒を徹底しましょう。
 

必要に応じて従業員同士のソーシャルディスタンスの確保も忘れずに。
 

また、やみくもにフリーアドレスにすると万一の場合の感染経路が不明確になりますので、席を変える際のルールを検討し周知を行いましょう。
 

コミュニケーションの取り方を工夫

フリーアドレスの前後で、個人ごとに仕事のやりやすさが変化します。
 

テレワークと併用している場合などは特に意識的にコミュニケーションを多く図る必要があるでしょう。
 

ちょっとした雑談、上司以外との交流の機会を設ける配慮が重要です。
 

また、上司へも気軽に相談できるような雰囲気づくりにも努めましょう。
 

業務の進捗の共有

 

チームごとに「島」を作って座っている場合には資料や画面の様子からおおよその進捗がうかがい知れたかもしれません。
 

しかしフリーアドレスになった場合には、各従業員の姿が見えない状態で業務の内容や指示を共有したり、各々の進捗を把握したりする必要があります。
 

メールでのやり取りだけでは漏れが発生する恐れがあるため、ビジネスチャットツールやプロジェクト管理ツールなど、クラウドシステム活用を視野に入れることが重要です。
 

まとめ

2020年は働き方改革や緊急事態宣言など、仕事の進め方を再検討するさまざまなできごとがありました。
 

オフィスレイアウトに正解はありませんが、フリーアドレスはいままでにない効果を生み出す可能性があります。
 

経営上の意向や従業員の意見も踏まえつつベストの選択をしていきましょう。