オフィス移転で失敗したくない！流れやスケジュール・費用に業者選定のポイントまで解説

• 「オフィス移転が決まったけど、何から始めればいいのかわからない」
• 「オフィス移転にかかる予算はいくらぐらいだろうか」
• 「移転にはどれくらいの期間が必要？」
• 「社内に経験者がいなく、誰に相談すればいいかわからない」

 

オフィス移転担当者になったものの、何から始めればいいか分からないあなたへ向けて、オフィス移転の全体像をわかりやすく解説します。
 

「これを読めば、オフィス移転を進めるために何をすればいいかがわかる」という内容になっていますので、ぜひ参考にしてください！
 

 

オフィス移転を実施・検討する理由の1位とは？

「オフィス移転をはじめる場合、まずは移転の目的やゴールを明確にしましょう！」
 

多くの情報や移転業者の方々は口を揃えてこう言っており、こちらを明確にすることはオフィス移転を成功させる重要なポイントです。
 

ですが、実際に多くの企業はどういった理由でオフィス移転を行なっているのでしょうか？
 

今回はオフィス移転における調査結果を元に、オフィス移転を実施する理由を紹介します。
 

オフィス移転・入居の理由

出典：オフィス移転にみる企業行動と働き方改革（ザイマックス不動産総合研究所）
 

続けて「移転・入居の理由」の調査結果です。1番回答が多かったのは「人員増で手狭になった」（41.7％）という結果に。また「新規事業立上げにより、スペースが必要となった」（22.8％）も4番目に回答の多い。
 

最初の結果と合わせると、オフィス移転の理由として1番多いのは「オフィスが手狭になったから」ということがわかります。
 

コロナ禍でのハイブリッドワークによるオフィス移転の影響

2020年以降、コロナ禍や働き方改革の推進により、リモートワークやハイブリッドワークの普及など、オフィスを取り巻く環境は大きく変化しています。
 

がオフィス移転にどのような影響を与えたのかも、アンケート結果から

ハイブリッドワークによるオフィス移転の動向変化については、以下のアンケート結果から紐解くことができます。
 

出典：ハイブリッドワークでオフィス面積は縮小するのか（ザイマックス不動産総合研究所）
 

コロナ禍を経て、多くの企業は全面的なテレワークへの移行や、出社とテレワークを使い分ける「ハイブリッドワーク」を採用するという動きを見せました。
 

コロナ収束後の出社率の平均は約7割と言われており、今後も出社率が100%に戻らないのであれば、コロナ禍以降のオフィス移転において、オフィス面積はこれまでよりも縮小傾向にある、と考えるのが自然です。
 

そこでこの調査では今後のオフィス面積の意向を聞いた結果がこちらです。「変えない」632件（64.9%）が多数を占めるのはいいとして、、「拡張したい」と回答した割合（12.0%）が「縮小したい」（10.7%）を上回っています。
 

コロナ禍以前と比べて、出社率が下がるにも関わらず、オフィス面積のトレンドはむしろ拡張したいと考えている企業も少なくない割合ということがわかりました。
 

＜面積意向別＞働く場所の立地に対する価値観

出典：ハイブリッドワークでオフィス面積は縮小するのか（ザイマックス不動産総合研究所）
 

ただし、「オフィスを拡張したい企業」と「オフィスを縮小したい企業」では、今後のオフィス戦略の方向性に異なる特徴がみられます。
 

働く場所の立地に関する価値観をみると、働く場所の立地に関して、縮小したい企業は「本社機能は都心に置き、郊外に働く場所を分散させる（在宅勤務を含む）」（57.8%）というハイブリッド志向が強い一方、拡張したい企業は「働く場所を都心部に集約させる」（28.4%）意向が高めです。
 

• オフィスを拡張したい企業：拠点を集約して1つのオフィスを拡張
• オフィスを縮小したい企業：オフィスを縮小しつつ拠点を分散させる

 

このように、ハイブリッドワークの普及によるオフィス移転の影響は、企業ごとに大きく異なるということが判明しました。
 

より詳しい調査結果の紹介や、オフィス移転の理由については

オフィス移転と同時に導入すべきシステムとは？

企業がオフィス移転を考える際には、社内のツールやシステムを見直す機会となるでしょう。

• 新しいオフィスではフリーアドレス・ABWを導入したい
• リモートワーク・出社のハイブリッドワークに適応したオフィス環境を整えたい
• オフィスをDX化してもっと先進的なオフィスにしたい

 

こんなニーズをお持ちの場合、移転に合わせてクラウド受付システムを導入することをおすすめします。
 

DX化が進む多くの企業が、オフィス移転やリニューアルに合わせて受付システムを導入しています。オフィス移転時にどう役立つのか、興味のある方はぜひ一度ご覧ください。
 

オフィス移転の流れとスケジュール

オフィス移転は、会社全体を巻き込む大事なプロジェクトであり、計画から実施まで半年〜1年以上かかる長期のプロジェクトとなることが一般的です。
 

そのため、オフィス移転全体のスケジュールや流れをきちんと把握しておくことが重要です。
 

今回は、全体のスケジュールを5つのステップに分け、オフィス移転に必要な期間は「8ヶ月+2ヶ月」としています。
 

• 計画〜移転実施まで：約8ヶ月
• 移転後のオフィス運用：約2ヶ月

 

出典：オフィス移転の流れとスケジュール、成功のポイント

[ステップ1：基本計画] オフィス移転の目的・ゴールを明確にする

[開始から1~2ヶ月目]
 

オフィス移転をする際のファーストステップとして以下の点を確認しましょう。

 

オフィス移転をすることでどのような課題を解決したいのか目的やゴールを明確にしておくことはとても大事です。
 

この工程をないがしろにしてしまうと、移転後に従業員の満足度低下や生産性の低下に繋がってしまう可能性があります。
 

オフィス移転後に期待している効果を社内で共有しておくことが、オフィス移転成功のカギとなります。
 

[ステップ2：基本計設計] オフィスのレイアウトと設備を検討

[開始から3~4ヶ月目]
 

上記で定めた目的に沿ってコンセプト検討やレイアウト計画を進めましょう。フリーアドレス化するかどうかなど、この段階で検討する必要があります。費用の詳細は後ほど解説します。

[ステップ3：実施設計] 設計図の作成とオフィス移転業者の選定

[開始から5~6ヶ月目]

 

レイアウトが決まったら、オフィス移転業者の選定を開始します。選定方法は下記で解説しています。

[ステップ4：移転実施] 移転のための引越し準備を開始

[開始から7~8ヶ月目]
 

いよいよ引越しの準備を開始します。

[ステップ5：オフィス運用] 新オフィスの運用と効果検証を実施

[開始から9~10ヶ月目]
 

無事にオフィスの移転が完了したら、最初に定めたゴール達成に向けて効果を出すことができているか検証しましょう。

一覧で見ると必要な工程が沢山あるように見えますが、もちろんこれらを自分達でやる必要はなく、オフィス移転プロジェクトを一緒に推進するオフィス移転業者とともに進めていきます。
 

ご覧の通り1年近くの長期的なプロジェクトとなるため、そのパートナー選びも重要です。移転費用やデザインだけでなく、さまざまな視点から考えて、「一緒に理想のオフィスつくりをしてくれるか」という視点で移転業者を選びましょう。
 
オフィス移転時にやるべきチェックリストをまとめているので、こちらも参考にしてください。

オフィス移転にかかる費用の目安は？

オフィス移転を実施する上で重要なのは、移転にかかる費用です。「費用がかかる」とは思っていても、実際に計画や試算をしていると「こんなにかかるのか」というように思った以上に費用がかかってしまうのも事実です。
 

費用見積もりを行う上で、「移転後の坪数×40万円」という基準で大まかな概算を出すことができます。
 

• 50坪のオフィスへ移転するケース：概算で2,000万円
• 300坪のオフィスへ移転するケース：概算で1億2,000万円

 

もちろん入居人数や、都心か郊外かなど条件によって金額は大きく異なりますが、一時的な概算を出す基準として参考になります。
 

内訳としては、以下の項目が挙げられます。それぞれを詳しく説明していきます。
 

オフィス移転の費用についてはこちらでも紹介しているので、よければご覧ください。
オフィス移転の費用・相場はどれくらい？シミュレーションや費用を抑えるコツを紹介
 

オフィス移転にかかる費用の詳細

まずは、費用の内訳について解説します。

移転先の新オフィスに関わる費用

移転に伴い新しいオフィスを借りるわけですが、オフィスや事務所を借りる際には、以下の費用がそれぞれ発生します。
 

• 敷金・礼金
• 仲介手数料
• 補償金
• 前賃料

 

これらをまとめて「不動産取得費用」と呼びます。敷金礼金や仲介手数料は一般的な居住用物件と同じですが、オフィスの場合はそれ以外にも前賃料の支払いなどが発生します。

 

その他、新オフィスの内装や設備に関する以下の費用が発生します。
 

• 内装工事費用
• ネットワーク工事費用
• 什器購入費用

 

旧オフィスに関わる費用

旧オフィスを引き払うときに発生する費用で、原状回復費用と呼びます。
 

居住用物件と同じように、入居者の故意・過失・善管注意義務違反によって発生した損耗・毀損部分の修繕費を支払う必要があります。
 

ただし、居住用物件と違い、経年劣化や通常損耗によるものにも支払義務が発生することもあります。これについては不動産管理会社に確認が必要です。
 
都内の場合、相場としては坪単価5~10万円だと言われています。
 

引越し費用

オフィスの引越しは、従業員1人あたり3~4万円が相場と言われています。
 

• 従業員50名規模の引越し：約150~200万円
• 従業員300名規模の引越し：約900~1200万円

 

また、新オフィスへ持っていかないオフィス家具など、引越し時に不要な物品が出る場合は、廃棄物の事務費用が別途必要となりますので、注意してください。
 

なお、オフィス移転の引越し業者選びは、基本的にはオフィス移転業者が手配や紹介をしてくれますが、移転費用を少しでも抑えたい場合は自分達で手配することも可能です。
 

一般住宅の引越し業者として有名な引越し業者が法人向け引越しサービスを提供している場合も多いです。見積もり依頼から自分達で手配が可能です。

その他諸経費

旧オフィスを退去する際の、水道光熱費の清算などで費用が発生します。
 

また、移転に伴う従業員の名刺や会社封筒の刷新、お得意様への挨拶状の作成などにも費用がかかってきます。
 

オフィス移転費用を抑える・節約するには

これらの費用が全てそのまま積み重なると、かなりの高額になってしまうことが予想されます。
 

少しでもコストを抑えるためにも、基本的に「大きな金額が発生する部分を交渉する」ことで、費用を抑えれるようにしましょう。
 

新オフィス費用の節約

オフィスを借りる場合、内装工事やオフィス環境整備の作業があり、実際の入居より2ヶ月ほど前から契約するケースがほとんどですが、そうすると数ヶ月の間「2ヶ所のオフィス賃料を払う」状態になり、費用がかさんでしまいます。
 

そこで、不動産管理会社へフリーレントの交渉を行いましょう。
 

フリーレントとは、オフィス賃貸契約後、一定期間は賃料が無料になるという制度のことです。この契約を結べれば、数ヶ月の賃料節約となり、大きなコスト削減に繋がります。
 

管理会社にとっても貸主が見つかり安定的な家賃収入のメリットとなるため、オフィス賃貸においては一般的な契約となってきています。
 

原状回復費用の節約

原状回復費用の節約には、なるべく早めに余裕を持って相談・交渉することが重要です。
 

原状回復作業は、オフィスの退去日までに完了している必要があります。
 

作業対応が遅い場合は遅延料金や増員によって作業費用が増加してしまうため、余裕を持って進めるこをおすすめします。
 

また通常では、原状回復工事は不動産管理会社やオフィスビルの管理会社が業者を指定する場合が多いです。しかし事前に自分達で工事業者を探して相見積を取ることで交渉がしやすくなるケースがあります。
 

仲介手数料の節約

賃貸契約の仲介手数料は宅建業法第46条によって、上限が「賃料の1ヵ月分＋消費税」と定められています。
 

つまり貸主と借主からいただく仲介手数料の合計が賃料1ヵ月分が総額となります。
 

そのため、0.5ヶ月分より高い手数料を求められた場合は、交渉の余地がある状態なので、慎重に見極めて交渉を行いましょう。
 

オフィス移転を任せる業者選定のポイント

オフィス移転は、10ヶ月〜1年以上かかる長期的な計画です。
 

その長い間を一緒に仕事する事になるオフィス移転業者は慎重に選ぶ必要があります。
 

オフィスは会社にとっての顔でもありますから、自社にあった業者を選ぶようにしましょう。
 

業者選びの際には、
 

• 移転条件にマッチしているか
• 自社の依頼範囲と業者の対応範囲が一致しているか
• アフターフォローが充実しているか

の3点をチェックするようにしましょう。
 

移転条件にマッチしているか

移転を検討するときには、
 

• 予算
• 移転先のオフィス面積
• 立地
• 移転対象人数
• 移転完了時期

 

を予め設定し、それが実現可能である業者を選ぶようにしましょう。
 

予算ばかりを重視した結果、納得のいかないオフィスになってしまったなんて事のないよう、バランスよく移転条件が満たせているかを意識することが大切です。
 

自社の依頼範囲と業者の対応範囲が一致しているか

業者によって、移転作業のどこまでをサポートしてくれるかは異なります。
 

移転の設計段階から携わってくれる業者もあれば、引越し作業のみを専門としている業者もあります。
 

自社がどの段階から業者のサポートを必要とするのかを判断し、ニーズを満たしてくれる業者を選定しましょう。
 

アフターフォローが充実しているか

一旦オフィスを移転してしまえば、何年もの長い間そのオフィスを使い続けることになります。ですから、アフターフォローが充実している業者の方が安心です。
 

計画の段階では気づけなかった問題や、急なトラブルが発生することがあります。
 

さらに、近年は働き方も多様化し、短期的に様々なオフィス改革が求められることもあります。
 

そんな時に、迅速に対応してくれるかどうかも、業者選びには重要なポイントです。
 

長期的に共に仕事ができ、信頼できる業者を選ぶようにしましょう。
 

おすすめオフィス移転業者

最後にオフィス移転業者の中でもおすすめの会社を紹介します。

業者名	特徴
三幸エステート	全国に10万件以上の物件データを持つ、業界最大手と言われるオフィス仲介業者の1つ このメディアの運営企業のオフィス移転も担当
ヴィス	『デザイナーズオフィス』というブランディング手法を通じて、企業価値を高める提案が得意
ヒトカラメディア	スタートアップ・ベンチャー企業のオフィス移転やプロデュース実績が豊富
そのまんまオフィス	コストを抑える居抜きオフィスやセットアップオフィスの物件保有数No.1
リリカラ	創業50年以上で8,000社のパートナーとしての実績

 

オフィス移転の事例紹介

ここでは、実際のオフィス移転事例をいくつか紹介していきます。

株式会社RECEPTIONIST

クラウド受付システムをはじめ、オフィスDXサービスを提供する株式会社RECEPTIONISTでは、坪面積45坪→130坪と3倍以上のオフィス拡充によるオフィス移転を実施。
 

出典：株式会社RECEPTIONIST | 先進オフィス事例 | オフィス仲介最大手の三幸エステート
 

フリーアドレスを導入し、個室ブースやソファスペースなど、従業員の業務内容や気分に合わせた複数の業務スペースが用意されています。
 

移転後も将来的な人員増加を見越したレイアウトと、サブスク家具の利用によるオフィスの可変性を高めたオフィス移転事例です。
 

日本軽金属グループ

アルミニウムをはじめ非鉄金属の製造・販売を中心とする日本軽金属グループは、2019年に18社のグループ会社を1つの拠点に移転集約。
 

出典：日本軽金属グループ｜コクヨマーケティング
 
従業員それぞれが仕事に合わせて働く場所を選択する「ABW」を実践するオフィスへ移転しました。ワークスペースごとにデザインを変えてABWを実現し、オフィス内のコミュニケーションを誘発するスペースづくりとなっています。
 

株式会社OKAN

「働く人のライフスタイルを豊かにする」をミッションに掲げ、働きやすい環境づくりをサポートしてきた株式会社OKANは、コロナ禍によるオフィス内オープンスペースの必要意義の見直しをきっかけに、2022年2月にオフィス移転を実施しました。
 

出典：株式会社OKAN | 先進オフィス事例 | オフィス仲介最大手の三幸エステート
 

移転後のオフィスでは「家」「環境に配慮したリユース型オフィス移転」「複数のコミュニケーションハブ」という3つのテーマを実現させ、これからの時代に働き方にあわせたオフィスへアップデートされています。
 

株式会社CINC

Webマーケティングのツール開発からマーケティングコンサルティングを展開する株式会社CINCは、事業拡大に伴うオフィス拡張を目的とし、2020年5月にオフィス移転を実施しました。
 

出典：株式会社CINC様｜オフィスデザイン・レイアウト事例｜オフィスコム株式会社
 

エントランススペースを大きく確保し、執務エリアや会議室など各部屋への動線としての役割も併せ持つオフィスとなっています。エントランスを起点に自然と従業員が行き交うので、偶発的なコミュニケーションを生むことを狙ったデザインとなっています。
 

TELASA株式会社

定額制動画配信サービス「TELASA」を運営するTELASA株式会社は、動画配信市場の急激な変革による事業体制強化のため、社員のエンゲージメントを高めることを目的にオフィス移転を実施しました。
 

出典：TELASA株式会社 | リリカラ株式会社
 

コーポレートカラーである「オレンジ」を基調としたオフィスでTELASAブランドを発信するデザインとなっています。また要所にオフィスグリーンを配置することで、従業員のストレスを緩和し、リラックスできるオフィスづくりも意識しています。
 

オフィス移転した企業が入れているSaaS

オフィス移転を検討する際、その目的の1つとして以下のようなオフィス改善を行いたい、というケースは実際に多いです。
 

• オフィスをDX化してもっと先進的なオフィスにしたい
• フリーアドレス・ABWを導入したい
• リモートワーク出社でも働きやすいオフィス環境を整えたい

 

このような課題や願望があるなら、オフィス移転を機に業務効率化できるSaaSのサービスの導入がおすすめです。
 

• クラウド受付システム『RECEPTIONIST』：エントランスにiPadを置き、来客対応や入退室記録のDX化を実現
• 電話代行サービス『fondesk』：オフィスの固定電話を無くし、営業電話などの電話対応工数をゼロに
• バーチャルオフィス『oVice』：オフィス出社でもリモートワークでも同じようにコミュニケーションが取れてABW促進へ

 

オフィス移転を考えているなら、これを機にぜひSaaSサービスの導入を検討してみてください。
 

RECEPTIONISTがオフィス移転にどう役立つのか、興味のある方はぜひ一度ご覧ください。
 
詳しくはコチラ

 

まとめ

オフィス移転は、同時進行で確認しなくてはならない業務の連続です。
 

スムーズに旧オフィスから新オフィスに移行できるよう、早めに必要な情報を整理し適切な対策をとる事が重要となります。
 

どのような対策をとるかでかかる費用も大きく変わってくるので、移転担当に決まったら、余裕を持って移転作業を行えるよう心がけましょう。