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オフィス移転時に担当が知っておきたい20のこと

オフィス移転は、新オフィスとなる物件探しや内装工事などだけでなく、旧オフィスの解約に伴う退去手続きなど、同時に進めなくてはならない作業が山積みです。
 

今回は、スムーズに旧オフィスから新オフィスへと移転するために移転担当者が知っておきたい大切なポイントについてご紹介します。
 



新オフィス移転までの準備期間はおよそ半年前後


 

新しいオフィスへの移転に必要な準備期間は、一般的におよそ半年前後です。
 

これには、新しいオフィスとなる物件のリサーチや内覧、物件確定などの期間も含まれます。
 

また、駅近や築浅など条件の良い物件を希望している場合競争率がアップ、物件が確定するまでにより長い時間がかかる場合もあるので気をつけましょう。
 

そのため、オフィス移転担当者は物件探しが本格化する前に、オフィス移転に必要なポイントをできるだけ早い段階でしっかりとチェックしておくことが重要です。
 

旧オフィスを退去完了するまでに必要な10のチェックポイントとは?

旧オフィスの賃貸契約書の内容を再確認する


 

新しいオフィスでの業務を滞りなくスタートさせるためには、旧オフィスの退去をつつがなく完了しなくてはなりません。
 

そのためにはまず、旧オフィスの賃貸契約書の内容を隅々までしっかりと再確認しましょう。
 

賃貸契約書には、退去時に行わなくてはならないさまざまな条件が記載されています。
 

新オフィスに移転後、旧オフィスの賃貸契約内容で揉め事が起こらないよう、必要事項をリスト化するのもおすすめです。
 

旧オフィスの管理会社等に解約通知を出すタイミングを確認する

通常のオフィスビルの場合、解約予告期間は6ヶ月が一般的です。そして、解約予告期間中は、もちろん賃料が発生します。
 

新しいオフィスの賃貸契約との重複をできるだけ避けるためにも、移転スケジュールをしっかりと確認したうえで、旧オフィスの解約通知を出す必要があります。
 

旧オフィスでの敷金などの返却時期や条件などを確認する


 

旧オフィスの入居時に発生した敷金や委託金などの返却には、時間がかかります。
 

返却にかかる期間や条件などは、解約通知を出す前にしっかりと確認しましょう。
 

新オフィスへの移転にかかる費用とのバランスもあわせて事前にチェックしておくのがおすすめです。
 

解約通知を出した後で、「もっと早く返却してくれると思っていた!」などと慌てないよう注意してください。
 

旧オフィスの原状回復工事に指定業者が存在するのか確認する

旧オフィスの賃貸契約書に退去時の原状回復必須と記載されている場合、そのために必要な工事を行ってくれる業者を決めなくてはなりません。
 

この原状回復工事に指定業者が存在する場合はその業者に連絡し、退去完了日までに原状回復工事を完了できるようスケジュールを調整しましょう。
 

また、指定業者がいない場合は、原状回復が可能な工事業者探しも自分達で行わないといけません。
 

その際はオフィス移転が決定次第、早めに指定業者の有無を確認することが大切です。
 

旧オフィスの原状回復範囲を管理会社等と確認する


 

原状回復と一口にいっても、どの程度まで原状回復しなくてはならないのか、その範囲は実にさまざまです。
 

旧オフィスの管理会社やビルオーナー等と一緒に細部に至るまでしっかりと確認するのがおすすめ。
 

旧オフィス退去後に、原状回復範囲の解釈の違いで揉めたりしないよう注意しましょう。
 

また破損や汚れがあった場合部分的な修繕で可能なのか、全面的に張り替えや取り替えが必要なのかでかかる費用も大きく変わってくるので、その点にも注意が必要です。
 

旧オフィスの原状回復工事のスケジュールを確認する

原状回復工事は、工事内容や使用する資材によってかかる期間が大きく変わります。
 

旧オフィス解約完了までに、全ての原状回復工事を終えていなくてはならないため、工事業者とのスケジュールもしっかりと確認しておきましょう。
 

また、オフィス移転の2ヶ月前までには、工事業者に原状回復工事の発注を済ませておくのが通常となっています。
 

新オフィスの準備に集中しすぎて、旧オフィスの原状回復工事について失念してしまわないよう、気をつけましょう。
 

旧オフィスの原状回復工事の費用を確認する


 

原状回復工事の際、指定業者がない場合は複数の業者に見積もりを頼み、予算と条件に一番適した業者を選ぶことが非常に大切です。
 

そのためには業者探し、各業者による現場の確認、見積もりの作成と、選んだ業者の数だけ手間と時間がかかります。
 

納得のいく業者を見つけられるよう、業者探しは時間に余裕を持って行うのがよいでしょう。
 

旧オフィスで使用していた什器の処理方法を確認する

旧オフィスで使用していたデスクや棚、椅子などの什器を新オフィスでも使用するのか、新しいオフィスの雰囲気に合わせて、什器も一新したいのか。
 

どちらかによって、旧オフィスの什器の処理方法が大きく変わってきます。
 

廃棄する什器がある場合は、廃棄業者の手配も必要となるので、退去と原状回復工事のタイミングを計算したうえで、廃棄業者を手配しましょう。
 

また、新オフィスに什器を持っていく場合は、その什器の量によって、移転作業や引越し費用などに大きな影響が出てきます。
 

場合によっては、什器を新しく買い揃えた方が費用を抑えられることもあるので、綿密に計算し比較検討しましょう。

旧オフィスで契約していた光熱費などの諸経費の解約と移転について確認する


 

旧オフィスで使用していた光熱費や電話回線などの解約や移転手続きに関しても、オフィススペースの解約とあわせて、しっかりと確認しておきましょう。
 

特に、1年契約や2年契約など契約期間に縛りがある契約の解約に関しては、途中解約の場合、違約金が発生することがあります。
 

余分な出費が発生しないよう、解約のタイミングについても把握しておくのがおすすめです。
 

また、新オフィスでスムーズに業務がスタートできるように、移転手続きのスケジュールも新オフィスへの入居のタイミングに合わせられるよう気をつけるのが大切です。
 

旧オフィスから新オフィスに移転する旨を顧客や関係者に通知するタイミングを確認する

オフィス移転は、社員だけでなく顧客や社外の関係者にも大きな影響を与えます。
 

漏れなく移転する旨を通知できるよう、移転準備のスケジュールにしっかりと組み込んでおきましょう。
 

顧客や関係者への通知は、書面による挨拶状やEmailなど、業種や職種、それぞれの関係性によって変わってきます。
 

特に挨拶状を送付する必要がある場合、送付先リストや移転挨拶文の作成だけでなく、挨拶状のレイアウトや印刷、発送など、多くのプロセスが発生します。
 

ミスなく確実に通知するためにも、それぞれにかかる期間などを事前にしっかり確認しておきましょう。
 

新オフィスに入居完了するまでに必要な10のポイントとは?

旧オフィスでの問題点や要改善点について洗い出す


 

旧オフィスから新オフィスに移転したい理由には、どのようなものがあるのでしょうか?
 

旧オフィス内の動線の悪さ?最寄駅からのアクセスの悪さ?ミーティングスペースの少なさ?それとも、単に旧オフィスの賃貸契約期間の終了?
 

旧オフィスでの問題点や改善したい点などを細かく洗い出すことで、新オフィスに必要なポイントを明確にしやすくなります。
 

移転先の新オフィスに必要な条件や目的などを明確にする

新オフィス探しを始める前に、新オフィスに必要な条件や目的などをできるだけ明確にしましょう。
 

そうすることで、よりスムーズに、最適な新オフィスに相応しいスペースの候補が見つけやすくなります。
 

新オフィス内の間取りや設備、賃料や共益費などの入居コストだけでなく、立地環境や各社員の通勤時間、主要クライアント先へのアクセス方法など、多方面からチェックする事が大切です。
 

新オフィス内に設置したいスペースの確認をする


 

広いミーティングルームや、スムーズな動線が確保できるデスクレイアウトなど、旧オフィスとは違う間取りの新オフィス。
 

新オフィス内で実現したいスペースの確認をすることで、新オフィスのより具体的なレイアウトプランが作成しやすくなります。
 

また、新オフィスの雰囲気をどのような方向にしたいかも同時に決めておきましょう。これにより、オフィス全体のインテリアの方向性も決めやすくなるのでおすすめです。
 

新オフィス内に設置したい什器について確認する

旧オフィスから継続して使用したい什器の種類や数、新規で購入したい什器のサイズや数、新たにリースする予定の什器などを新オフィス移転前に明確にしておきましょう。
 

特に会社の規模が大きくなればなるほど、また、専門性の高い職種であればあるほど、必要な什器にかかる費用は多くなりがちです。
 

移転にかかる費用と、移転後に継続して支払う必要のある什器のリース代などを事前に明確にしておくことで、予算オーバーなどの事態を回避できます。
 

移転に必要な引越し業者について確認する


 

新オフィスへの引越し業者は、複数の業者から見積もりをとり比較検討することで、希望する条件により近い業者を見つけやすくなります。
 

その際、引越しにかかる費用だけでなく、廃棄予定の什器の引き取りも行ってくれるかどうか、確認するのがポイントです。
 

特に、廃棄予定の什器数が多い場合や、数は少なくても自分達で廃棄しにくい形状やサイズの什器の場合、引越し業者だけでなく廃棄物の引き取り業者も探さなくてはなりません。
 

スムーズにオフィス移転を遂行するためにも、廃棄予定の什器引き取りのサービスを行っている引越し業者に、引越しと廃棄の両方を依頼するのがおすすめです。
 

オフィス移転に関する社内用マニュアルを作成する

新オフィスの場所や移転時期が確定次第、移転に関する社内マニュアルを作成し、全社員にオフィスの移転と、移転に伴い発生する作業について告知してください。
 

特に、引越し業者に任せず、自社の社員で新オフィスに移動させたいものがある場合は、いつ頃どのように、その移動作業を行う予定なのかを事前に明確にしましょう。
 

よりスムーズに新オフィスに移転し、業務を継続することができるようになります。
 

オフィス移転に関する役割分担を明確にする


 

デスクや椅子、資料棚など引越し業者に依頼したい部分と、各社員が使用しているデスク周りの小物や資料など、社員それぞれが引越し作業を行わなければならない分があります。
 

その場合、引越しのための荷造りが始まる前にしっかりと役割分担を明確にしておきましょう。
 

引越し日当日になってから慌てることがないように、細かな部分まで決めておくと、よりスムーズに新オフィスに移転することができます。
 

全社員の名刺や自社封筒など印刷物の発注タイミングを確認する

オフィスが新しくなったら、旧オフィスの住所や電話番号などが記載された名刺や自社封筒などは、使うことができなくなります。
 

新オフィスの住所や電話番号などが記載された名刺や自社封筒などは、新オフィスへ移転後の挨拶回りで必要となるアイテムです。
 

手ぶらで新オフィスの挨拶回りをしなくてもよいよう、オフィス移転完了前に、揃えておくようにしましょう。
 

重要データのバックアップについて確認する


 

どんなに注意していても、引越しに伴う一連の作業で、重要なデータが行方不明になってしまったり、破損してしまったりすることがあります。
 

そのような事態を避けるためにも、本格的な移転作業が始まる前に、重要データのバップアップが全てあるのかどうか、きちんと確認しておくようにしましょう。
 

各種行政への手続きのタイミングを確認する

オフィス移転の際は法務局や税務署、社会保険事務所など、各種行政への届出が必須です。
 

しかし、それぞれ手続き可能な期限が違うため、一度に全ての届出を完了させることは至難の技。
 

滞りなく手続きを済ませるためにも、オフィス移転前に必要な手続きの期限について確認しておくようにしましょう。
 

まとめ

オフィス移転は、同時進行で確認しなくてはならない業務の連続です。
 

スムーズに旧オフィスから新オフィスに移行できるよう、早めに必要な情報を整理し適切な対策をとる事が重要となります。
 

どのような対策をとるかでかかる費用も大きく変わってくるので、移転担当に決まったら、余裕を持って移転作業を行えるよう心がけましょう。

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