オフィス移転の理由第1位とは？メリット・デメリットを把握して失敗しない移転を

「オフィス移転の第一ステップは、移転の理由は目的を明確にすることです」
 
オフィス移転をはじめようとすると、必ずこのようなアドバイスを目にすることだと思います。ですが、具体的にどういった目的やゴールを設定すればいいか、中々ピンとこない方も多いと思います。
 

「実際世の中の企業はどんな目的や理由でオフィス移転を行なっているのだろうか？」
 

今回は、企業がオフィス移転を実行した・決めた理由について一般的な考え方や、実際のアンケートを元に紹介していきます。
 

どういった理由や目的でオフィス移転を行なっているのかを知ることで、自分達のオフィス移転の目的を決めることに役に立ちます。
 

オフィス移転を実施・検討する理由

企業がオフィス移転を行う理由は大きく4つに分けられます。
 

• 業績向上で従業員の増加によりオフィスの拡張移転
• ハイブリッドワークなど働き方の見直し
• 企業ブランド・イメージアップ
• コスト削減のための縮小移転

 

事業成長で従業員の増加によりオフィスの拡張移転

オフィス移転の理由として1番といっていいほど多いのが、「オフィスが手狭になった」という理由です。
 

事業成長して、採用強化などで働く従業員が増加し、業務スペースが窮屈で手狭になったことを理由に、より広いオフィスへ引越しする企業はとても多いです。
 

また、拠点を複数構えて新規設立する、という拡張移転のケースもあります。
 

ハイブリッドワークなど働き方の見直し

リモートワークやWeb会議などの普及により、今や働く場所はオフィスに留まりません。
 

オフィス出社とリモートワークと両立させるハイブリッドワークや、従業員が働く場所を自由に選べるABW・フリーアドレスの導入などを行うため、オフィス移転によりハイブリッドワークでも利用しやすい環境を整えることが大切です。
 

企業ブランド・イメージアップ

企業のブランディングには、「どこにオフィスがあるか」という点も深く関わっています。
 

• 金融系企業は丸の内・大手町周辺
• IT企業や渋谷・六本木周辺
• アパレル・デザイン系企業は表参道・原宿周辺　など

 

このように特定の業種が集まる地域に移転すると、企業ブランディングを促進することになります。また多くの有名企業のオフィスがあることで、自社の社会的な信用を高めることにも繋がります。
 

そうやって企業のブランド力が高まることで、そのオフィスで働きたいという優秀な人材の採用にも効果があります。
 

コスト削減のための縮小移転

拡大移転だけでなく、縮小移転をするケースもあります。
 

これは業績に対してオフィス賃料が高すぎるからという理由もありますが、近年ではリモートワークなどによりオフィスへの出社率が下がる中、せっかくの広いオフィススペースが無駄になっている、ということからコストの効率化を図るという理由もあります。
 

リモートワークやハイブリッドワークの導入で、必ずしも全員分のスペースを確保する必要がなくなるので、よりサイズの小さなオフィスへ移転することとなります。
 

オフィスの賃料が下がる分、固定費削減になるのはもちろんのこと、移転時によりデザインにこだわったおしゃれなオフィスへ移転する、といったことも実現できます。
 

調査で分かったオフィス移転の理由1位とは

以上が一般的にいわれる、企業のオフィス移転理由です。
 

ですが、実際のところはどうなのでしょうか？
 

今回は調査期間によるアンケートを元に、オフィス移転の理由を紐解いていきます。
 

オフィス移転の理由については、ザイマックス不動産総合研究所「オフィス移転にみる企業行動と働き方改革」（2018）のデータから色々と見えてきます。
 

オフィス入居の種類

出典：オフィス移転にみる企業行動と働き方改革（ザイマックス不動産総合研究所）
 

オフィス移転といっても、その種類は拡張や縮小、拠点統合など様々です。
 

それらのオフィス入居の種類を調査したところ、「拡張移転」であると答えた企業が46.6％で最も多く、次が「新規開設」（26.2％）という結果でした。
 

オフィス移転・入居の理由

出典：オフィス移転にみる企業行動と働き方改革（ザイマックス不動産総合研究所）
 

続けて「移転・入居の理由」の調査結果です。1番回答が多かったのは「人員増で手狭になった」（41.7％）という結果に。また「新規事業立上げにより、スペースが必要となった」（22.8％）も4番目に回答の多い。
 

最初の結果と合わせると、オフィス移転の理由として1番多いのは「オフィスが手狭になったから」ということがわかります。
 

 

コロナ禍でのハイブリッドワークによるオフィス移転の影響

上記のアンケート調査から、オフィス移転の理由が「人数の増加等により、オフィスが手狭になったから」ということがわかりました。
 

ですが、こちらは2018年に発表された調査結果で、2020年以降はコロナ禍や働き方改革の推進により、リモートワークやハイブリッドワークの普及など、オフィスを取り巻く環境は大きく変化しています。
 

それによるオフィス移転の動向変化については、ザイマックス不動産総合研究所「ハイブリッドワークでオフィス面積は縮小するのか」（2022）から読み解くことができます。
 

現在のオフィス面積から増減したい割合の分布

出典：ハイブリッドワークでオフィス面積は縮小するのか（ザイマックス不動産総合研究所）
 

コロナ禍を経て、多くの企業は全面的なテレワークへの移行や、出社とテレワークを使い分ける「ハイブリッドワーク」を採用するという動きを見せました。
 

コロナ収束後の出社率の平均は約7割と言われており、今後も出社率が100%に戻らないのであれば、コロナ禍以降のオフィス移転において、オフィス面積はこれまでよりも縮小傾向にある、と考えるのが自然です。
 

そこでこの調査では今後のオフィス面積の意向を聞いた結果がこちらです。「変えない」632件（64.9%）が多数を占めるのはいいとして、、「拡張したい」と回答した割合（12.0%）が「縮小したい」（10.7%）を上回っています。
 

コロナ禍以前と比べて、出社率が下がるにも関わらず、オフィス面積のトレンドはむしろ拡張したいと考えている企業も少なくない割合ということがわかりました。
 

＜面積意向別＞働く場所の立地に対する価値観

出典：ハイブリッドワークでオフィス面積は縮小するのか（ザイマックス不動産総合研究所）
 

ただし、「オフィスを拡張したい企業」と「オフィスを縮小したい企業」では、今後のオフィス戦略の方向性に異なる特徴がみられます。
 

働く場所の立地に関する価値観をみると、働く場所の立地に関して、縮小したい企業は「本社機能は都心に置き、郊外に働く場所を分散させる（在宅勤務を含む）」（57.8%）というハイブリッド志向が強い一方、拡張したい企業は「働く場所を都心部に集約させる」（28.4%）意向が高めです。
 

このように、ハイブリッドワークの普及によるオフィス移転の影響は、企業ごとに大きく異なるということが判明しました。
 

 

オフィス移転の目的を明確にするのが第一歩

紹介した2種類のアンケート調査から、2010年代までのオフィス移転は、基本的に「拡張移転」が中心となっていましたが、コロナ禍を経て2020年代には、移転の種類も多様化しています。
 

そのような中で、改めて自分たちがなぜオフィス移転を行うのか、を明確にすることこそがオフィス移転の第一歩です。
 

・事業成長に合わせてより良いオフィスへ移転し、社内外へのブランド力を高める
・ハイブリッドワークなど実情に合わせたオフィスへ移転し、コストを最適化する
 

オフィス移転の目的や効果を定める上で、現状のオフィス調査や意識調査が有効です。

これらの調査を行う上では、自社内だけでなくオフィス移転業者によるサポートを上で進めることで効率的に調査を行うことが可能となります。
 

オフィス移転を行うメリットとは

 

この記事を読んでいる時点で、すでにオフィス移転を実行することが決定している方も多いかもしれません。
 

ですがオフィス移転を進める上で1番最初にやるべきは
 

• オフィス移転を行う目的はなにか
• オフィス移転のゴールはなにか

 

を設定することです。その上で、オフィス移転を行うことでどんなメリットを得られるかは知っておく必要がありますので、今回はオフィス移転のメリットを紹介します。
 

従業員のモチベーション向上

新しいオフィスは、従業員にとってモチベーション向上の機会を提供します。新しいオフィスは、従業員にとってより快適な環境であり、従業員がより高いレベルで働けるようになる可能性があります。
 

ブランディングの強化

新しいオフィスは、会社のブランドを表現する機会を提供します。新しいオフィスは従業員や訪問者にとって魅力的であり、ブランディングの重要性を強調することができます。
 

顧客に対する印象の向上

オフィス移転により、顧客に対してよりプロフェッショナルで信頼性の高い印象を与えることができます。新しいオフィスは、顧客にとって訪問する価値のある場所である可能性が高く、顧客の信頼を獲得しやすくなる可能性があります。
 

固定費などの費用削減の効果

オフィス移転は、従業員のコミュニケーションを改善し、エネルギー効率の高い設備を導入することで、経費削減の機会を提供します。また、新しい場所に移動することで家賃や光熱費が削減できる可能性もあります。
 

オフィス移転を行うことによるデメリット

 

様々なメリットがある一方、オフィス移転は全社を巻き込むプロジェクトであるため、デメリットも生じます。
 

まだオフィス移転が検討段階である場合は、これから紹介するデメリットを把握した上で
 

「本当にオフィス移転を行う必要があるのか」
 

を考えましょう。
 

オフィス移転による費用発生

オフィス移転には多くの費用がかかることがあります。移転前後の規模やオフィス内装工事など状況によって金額は変わるものの、多くは何千万〜何億単位の移転費用が必要となります。
 

ただし、オフィスを縮小する移転や、複数拠点を1つのオフィスに集約するケースの移転では、オフィス賃料などの固定費を下げる効果があるため、移転後の数年単位で見れば十分費用対効果が高くなるケースが多いです。
 

またすでに移転の実施が決まっている場合は、移転に関わる費用の項目を把握した上で、交渉や節約により削減できるポイントを絞って費用を抑えることが重要です。
 

業務の中断や遅延

オフィス移転は社内外でプロジェクトを組んで、数ヶ月〜1年単位で計画や準備が必要です。通常業務と並行しながら移転プロジェクトを進行させるため、移転に関わる従業員の業務遅延や業務の中断のリスクが発生します。
 

また移転のための準備や移転中には従業員が業務に費やす時間が減少するため、オフィスの引越し前後では全社的に業務が中断・遅延することがあります。
 

移転を急ピッチで進めようとすると、これらのリスクが発生しやすくなるため、移転プロジェクトを早めに発足させ、余裕を持ったスケジュール作成を行うことで、少しでもスムーズに移転が進められるよう心がけましょう。
 

従業員へのストレスやモチベーションの低下

新しいオフィスへ移転することは、多くは従業員とってモチベーションを上げる機会となりますが、逆に移転がモチベーション低下につながるケースもあります。
 

コスト削減が目的で、移転前よりも狭いまたは古いオフィスへ移転するような場合、「前のオフィスの方が快適だった」「オフィスや業務スペースが狭くなって仕事がしづらい」という印象を与え、モチベーションが低下してしまう可能性があります。
 

また勤務地や周辺環境が変わることで、昼食・夕食の選択肢が狭まったり、通勤時の利便性が下がったりと、従業員にとって仕事に関わるモチベーションの要素に影響を与えてしまうということもあります。
 

オフィスの費用削減が目的であっても、コストだけにとらわれず、従業員の働きやすさや通勤などの利便性にも配慮することが大切です。

オフィス移転やハイブリッドワークにおすすめのツール

ハイブリッドワークの導入を見据えたオフィス移転を考えているなら、クラウド受付システムの『RECEPTIONIST』がおすすめです。
 

 

なぜRECEPTIONISTがおすすめなのか、2つの理由を説明します。
 

オフィス移転時に導入されることが多いRECEPTIONIST

RECEPTIONISTは企業がオフィス移転の際に導入を検討されることが多いです。
 

• 新しいオフィスのエントランスをかっこよくおしゃれにしたい
• 固定電話や内線電話を無くしたいので、受付の内線電話も撤去が必要

 

新しいオフィスのエントランスデザインや固定電話・フリーアドレス化に有効なRECEPTIONISTは、オフィス移転時の導入をおすすめしています。
 

ハイブリッドワークでもバックオフィスは出社が必要？

オフィスを移転してハイブリッドワークを導入することで、出社/リモートワークを選択できる一方、実際は特定の部署やチームでは出社前提になってしまうケースがあるようです。
 

• オフィスに来社するお客様や配達業者の来客対応をしないといけない
• 代表電話などの電話番のために誰かが出社する

 

こういった対応のために、ハイブリッドワークを導入しても働く場所を選べない社員が生まれてしまいます。
 

そして、こういった役割は、総務部や管理部などバックオフィス部門の方が担われていることが多いです。
 

ですが、RECEPTIONISTを導入することで、
 

• 来客のある担当者に直接来客を通知。来客予定のリマインドメールも対応
• 電話を使わずビジネスチャットやメールで来客を通知してくれる
• 来客の種類に応じて通知方法や通知場所を柔軟に設定可能

 

これらのメリットのおかげで、「来客予定のある人だけが出社すればOK」という状況を作ることができています。

これら2点の理由から、オフィス移転にはRECEPTIONISTの導入がおすすめです。
 

RECEPTIONISTを詳しくみてみる
 

本当に必要なオフィス移転の理由・目的を見つけ出そう

これまで様々なオフィス移転の理由やメリット・デメリットについて解説してきましたが、どれも企業によって当てはまる、当てはまらないはバラバラです。
 

大切なことは自社の状況をしっかりと把握して、自分達がなぜオフィス移転を行うのか、オフィス移転が必要なのかを考えることです。
 

自社内で調査を行なったり、移転業者など外部の力を借りながら、まずは自社への理解を深めるところから始めていきましょう。