Zoomのチャットとは?使い方や利用シーン、制限方法まで徹底解説【画像あり】

Zoomは何もWEB会議のみが利用方法ではありません。文字に残るチャットも利用可能です。

 

あまり紹介されてはいないものの、ズームのチャット機能は極めて有効なコミュニケーション手段と言えます。そこでここではズームのチャット機能について、使い方や利用シーン、さらに許可のないチャットを制限をする方法まで徹底的に解説していきます。

 



Zoomのチャットとは

Zoomに標準搭載された、文字でコミュニケーションがとれる機能です。

 

チャットと同じくWEB会議でも利用できます。利用するシーンとしては議事録として使用したり音声では伝えられないドキュメントや参考資料のURLを共有する際に大いに役立つ機能です。

 

Zoomのチャットでできること

Zoomのチャットでできることをご紹介していきます。具体的には以下の3つのポイントでZoomのチャットが活用可能となっています。

 

ミーティング中に文字チャット

ミーティング中に文字チャットが可能となります。

 

ミーティング中、声や映像だけのコミュニケーションだけでなく、文字でのコミュニケーションも取れるため、参加者のコミュニケーションや認識の相違を未然に防ぐこともできるでしょう。

 

なおミーティング中の文字チャットはこの後ご紹介する通り全員に送付する方法と個別に送付する方法があり、それぞれ状況に応じて使い分けが可能となっています。

 

個別でチャットの送受信

チャットを送る相手を個別に選択可能です。例えば自社の人間と取引先の人間が複数参加している合同ミーティングの場合、外部取引先ではなく自社の人間のみにチャットを送るといったことも可能です。

 

その他ホストにのみこっそりとプライベートメッセージのような形でチャット送ることもできるため、幅広い利用シーンが想定されます。

 

ファイルの送受信

チャット画面からファイルを送信することもできてしまいます。

 

例えば画像ファイルや動画ファイル、PDFファイルなど音声チャットでは表現しきれないような情報を伝達するのにファイルの送受信が役立つこともあるでしょう。議事録がてらファイルを送受信することも可能です。

 

Zoomチャットのメリット

 

Zoomでチャット機能を利用することによるメリットをご紹介していきます。実は参加者・主催側双方にメリットがあります。

 

気軽に質問できる

会議の流れを止めずに質問を投げることができます。

例えば参加者の多いZoomミーティングの場合、質問したいことがあっても、全体の流れを止めてしまう恐れがあるため質問が難しいというケースもあるでしょう。

 

このようなときにはZoomのチャットで主催者にメッセージを送ることで、他の人に気付かれず、またミーティングの流れを止めずに質問が可能です。

 

その他「カンペ出し」のようなイメージで気軽に質問項目・次の流れについて主催者に提案することも可能です。

 

他の参加者に知られず会話可能

特定の相手へチャットを送信することができます。よって他の参加者に知られず会話を続けることも可能です。

 

例えばオンライン説明会で取引先から説明・ブリーフィングを受けている際に、細かい意見のすり合わせや意思決定を同じ社内の人間と水面下で行うといったシーンが想定されます。

例えば取引先の説明会に参加中、説明が終わってからすぐに注文や取引に関するやり取りが発生するというケースもあるでしょう。

 

この場合、事前に参加すべき予算やまとめておく質問事項などを事前に社内で調整することもできます。

 

一般的には説明会を終えた後に「一度社内で共有して再度ご連絡します。」といったシーンになりがちですが、説明会中に水面下でやり取りができれば、その場で意思決定や取引ができるなど、工数の削減に役立つケースもあります。

 

参加者同士の気軽なコミュニケーション促進

一般的にズームの会議は発言できる人数に限りがあります。よって進行役のホストとその周辺数名でしか音声での会話ができず、参加者はただ会話を聞いているだけというケースも往々にして考えられます。

 

しかし参加者同士でチャットを立ち上げておくことにより、参加者同士で気軽に交流できるようになるでしょう。

 

事前にチャットの交流OK・NGを周囲に伝えておくとより、綿密なコミュニケーションがとれるようになります。

 

メモ・議事録として使える

携帯に送信するチャットの使い方としては文字として記録を残すという方法があります。さらに良いところとして、全体にチャットを送信しておけば「抜け漏れ」があった際にその場で他の参加者や主催側から指摘を受けることも可能です。

 

その他テキストデータにしてしまえば、議事録の共有も簡単なことから工数の削減や会議が無駄になってしまったという悲しい事態を避けることにもつながるでしょう。

 

会議の理解度を確認可能

説明会や全体のアクションを策定するような会議の場合、プライベートチャットで会議の内容や今後、各位が動かなければならない行動指針についてチャットを送ってもらうという使い方もできます。

 

これにより会議の理解度を確認可能です。

 

オフラインのミーティングであれば表情や小さな動きで会議の理解度を確認できますが、オンラインだとなかなか難しいものがあります。

 

こういった時に、会議の理解度を個別に確認できるのは非常に良いポイントです。

 

声が聞こえない時に指摘できる

オンライン授業やウェビナーでよくあるシーンです。声が聞こえない時にチャットから指摘することで、ホストがより早く音声トラブルに気づくことができます。

 

ファイルの送受信がスムーズ

チャットを使ってファイルを送受信できるので、会議中に送付の必要のあるデータをスムーズに送受信可能です。

 

例えば会議中にラフデザインを仕上げる必要がある場合、チャットに参加しながら別の担当者がラフデザインを作成し、会議終了までに一旦のラフデザインを全体に共有するといった使い方も可能です。これにより会議の充実度を大幅に向上させられます。

 

Zoomチャットの使い方

Zoomチャットの具体的な使い方についてご紹介していきます。

 

全体宛にチャットを送る方法

全体でチャット送る方法を解説します。

具体的には以下のような方法で全体宛にチャット送付が可能です。

 

ミーティング画面を開きます。

 

zoom_チャット_できること1

 

画面下の「チャット」をクリックします。

 

zoom_チャット_できること2

 

送信先が「全員or皆様」になっていることを確認します。※本稿執筆時点で、編集部の環境では「皆様」と表示されていました。

 

zoom_チャット_できること2

 

メッセージを入力します。

 

zoom_チャット_できること3

 

Enterキーを押してメッセージを送信します。

 

個人宛にチャットを送る方法

個人宛にチャット送る方法もあります。方法は以下の通りです。

 

1.ミーティング画面を開きます。

 

zoom_チャット_できること1

 

2.画面下部の「チャット」をクリックします。

 

zoom_チャット_できること2

 

3.送信先を「全員」から送りたい個人に変更します。

 

zoom_チャット_できること4

 

4..メッセージを入力します。

 

zoom_チャット_できること3

 

5.Enterキーを押してメッセージを送信します。

 

zoom_チャット_できること6

 

スマホをチャット専用にする方法

画面に参加者のビデオとチャットを両方出すと見にくい場合、スマホからログインしてチャット専用にすると見やすくなります。

 

スマホをチャット専用モードに切り替える方法をご紹介します。

 

1.会議に参加した状態で画面をタップします。

 

zoom_チャット_できること_スマホ1

 

2.画面下部にメニューが表示されます。

 

zoom_チャット_できること_スマホ2

 

3.メニューの「詳細」をタップします。

 

zoom_チャット_できること_スマホ3

 

4.次に「チャット」をタップします。

 

zoom_チャット_できること_スマホ4

 

すると、チャット画面が表示されます。

 

zoom_チャット_できること_スマホ5

 

この時、スマホ側をミュートにしておくとよいでしょう。ハウリング防止効果があります。

 

【TIPS】Zoomのチャット(文章)を保存する方法は?

Zoomでは、チャットの文章を保存可能です。

 

主に手動でのチャット保存が現実的な方法です。

 

手動でZoomチャットを保存するには、ミーティング中にチャットという部分をクリックします。その後チャットウィンドウからチャットを保存をクリックすることによりドキュメントフォルダにテキストファイルが保存されます。

 

zoom_チャット_できること_保存1

 

zoom_チャット_できること_保存2

 

ただしこれはホストが参加者のチャット保存を許可しないオプションを有効にしている場合、使用できない方法です。

 

またチャットの保存をする気だったのに、忘れてしまった!というケースもあります。この場合は状況によって復元可能かどうかが異なります。

 

例えばミーティングのホストが有料版ユーザーであり、チャットを自動保存している場合はミーティングの内容とともにクラウドにチャットログが残されている可能性があります。

 

それ以外の場合は一度ミーティングからログアウトしてしまうと、チャットの復元が不可能となります。忘れないように事前にテキストを保存しておくようにするなどの対策が必要です。

 

【TIPS】Zoomのチャットで改行する方法は?

チャットツールあるあるで「改行しようと思ったら送信しちゃった」というケースがあります。

 

対処法としては後からメッセージの編集機能で正しいメッセージを送る方法と、一旦「途中で送ってしまいました。すみません。」と断りを入れて新規にメッセージを作る方法があります。

 

しかし、どちらもかっこいいものではありません。Zoomで改行する方法はSHIFTキーを押しながらENTERキーを押下することです。これによりメッセージを送ることなく作成画面で改行が可能となります。

 

Zoomのチャットは制限可能!

Zoomでは、チャットで発言できる人物を制限できます。

以下のようなケースでこの機能は役に立ちます。

 

  • 管理者のみにチャットで発言させたい
  • 参加者が多すぎてチャットが雑多になりそう
  • チャットが荒れている
  • 個人間でセクハラやパワハラ等の問題があった
  • 参加者がスマホばかりでチャット機能を利用できない
  • チャットに集中してしまい会議に集中してもらえない

 

Zoomのチャット機能を制限する方法

ズームのチャット機能を制限する方法は以下の通りです。

 

zoom_チャット_できること_保存制限1

 

1.管理者アカウントでZoomにログインします。

(ログイン済みの場合はブラウザの最初の画面で「マイアカウントへ」をクリック)

2.左画面の「設定」をクリックします。

3.「チャット」の設定を無効にします。

 

プライベートチャットのみを制限する方法

プライベートチャットのみを制限する方法もあります。方法は以下の通りです。

 

zoom_チャット_できること_保存制限2

 

1.管理者アカウントでZoomにログインします。

2.(ログイン済みの場合はブラウザの最初の画面で「マイアカウントへ」をクリック)

3.左画面の「設定」をクリックします。

4.「プライベートチャット」の設定を無効にします。

 

なお、先のチャット機能の制限をすると全てのチャットが制限されるので注意が必要です。

 

まとめ

このようにズームのチャットはオンラインのミーティングを補佐してくれる非常に役立つ存在と言えるでしょう。

 

また一般的なチャットツールにはないような「発言者を制限する機能」もあるなど、会議を円滑に進めるための機能がたくさん用意されています。

 

これを機に音声・カメラのやり取りだけではなく、文字でのやり取りにもトライしてみませんか?

 

またZoom・WEB会議で相談を行う際にはスケジュール確保・調整も非常に重要です。

 

「調整アポ」では相手方に自社で都合のよい日程を通知し、さらに都合がよい日程を相手に選んでもらうことができるため、日程すり合わせ・スケジューリングにかかる工数を大幅に削減可能です。

 

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