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もしも社内チャットがなかったらプロジェクトはこうなります

社内チャットは実際に導入してみないと、どんなメリットや利便性があるのかわかりにくい面があります。
 

まだ社内チャットの導入をためらっている企業のために、実際に導入した成功事例や、プロジェクトにおける利便性などについて、わかりやすくご説明しましょう。
 



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我が社は社内チャットを導入してこんなに便利になった

社内コミュニケーションがとりやすくなってストレスが減った

 
社内チャットを導入した多くの企業では、社内コミュニケーションがとりやすくなったと評価されています。
 

メールはそれなりの形式が必要ですが、社内チャットは会話のようにやり取りができます。レスポンスが早く、即座に相手とコミュニケートできる特徴があります。
 

プロジェクトチームで大切な共有事項を伝えたい時、レスポンスが遅いとイライラしてストレスが溜まりますね。
 

社内チャットには「既読」機能があり、相手が読んだかどうか即座に判断できます。外出先の相手もスマホで対応できるので、誰とでもコミュニケーションが取れます。
 

情報の共有がスピーディーにできるようになった

 
企業では常に複数のプロジェクトが進行していますが、重要なのは情報の共有です。社内チャットを導入した企業では、情報の共有化がスピーディーになったと高評価です。
 

テキストファイルはもちろん、画像や動画といったメディアを送受信できます。例えば外出先でスマホで写真撮影し、すぐにチーム全員に情報として送ることが可能に。
 

社内からも出先のスタッフに資料を送信できます。チーム内の双方向の情報共有がスピーディーに行えるのが、社内チャットです。
 

プロジェクト管理が楽になり、データ管理もやりやすくなった

 
社内チャットを導入した企業で特に好評なのが、データ管理のやりやすさ。プロジェクトでのやり取りを、そのまま時系列にデータとして残せます。
 

重要な情報なども、過去のチャットデータから簡単に見つけることが可能に。また、プロジェクトごとにチャットルームを作れるので、プロジェクト管理もしやすいです。
 

社内チャットを導入しないとこんなに不便

会議がある時は会議室に集合しなければならない

 

ビジネスワーカーに会議は付きものです。もしも社内チャットがなければ、例え営業廻りをしていても会議室に戻らなければなりません。
 

そうなると、出先と会議室の往復にかかる時間と費用が無駄になってしまいます。
 

社内チャットを導入すれば、スマホやタブレットで会議に参加することが可能です。出先でもどこにいても会議に加われます。
 

会議室を増やしたりレンタルルームを借りたりする必要もなく、コスト削減にもなりますね。
 

複数のプロジェクトの進行状況が把握しにくい

 

組織が大きくなるほどプロジェクトの数も増え、それに伴い進行状況をすべて把握するのが困難になります。しかし社内チャットは、管理者がプロジェクトを一括管理できるのです。
 

やり方も簡単、プロジェクトごとにグループチャットを作り、それぞれのスタッフを登録するだけです。
 

チャットでのやり取りをすべて履歴で残せるので、管理者は各プロジェクトの問題点や進行状況を常にチェック可能です。
 

遅れ気味のプロジェクトに応援参加するスタッフも、チャットの履歴を見ることで状況を把握でき、プロジェクト推進に役立つ働きができます。
 

営業先でセールスのために資料を持ち歩かねばならない

 

企業にとって業績アップにつながるのは営業力です。営業の最前線で働く営業マンにとっても、社内チャットの導入は大きな援軍となります。
 

今までは、営業先に見せる資料やパンフレットなどを営業マンが持ち歩く必要がありました。重い資料を抱えた営業活動はかなり負担が大きく、リスクもはらみます。
 

社内チャットを導入すれば、スマホやタブレットで本社から必要な資料を取り寄せられます。顧客の希望に添った資料をその場で見せることが可能となります。
 

営業マンの活動範囲も広がりますね。
 

社内での伝達事項などコミュニケーションが取りにくい

 
もし社内チャットがなければ、重要な伝達事項などはメールや電話で伝えることになります。メールは返信を待つ必要があり、電話はつながらないこともありますね。
 

またプロジェクトチームの全員に伝える場合、コミュニケーションが非常に重要です。社内チャットならプロジェクトごとに一斉送信でき、閲覧確認も可能。
 

さらに社内チャットでは、幹部クラスだけなど、特定の人物を選んで伝達事項を送ることもできますよ。
 

社内チャットを導入している企業の成功例

営業部門では社内チャットをこう活用している

 

不動産の仲介および売買を行っている「グローバルベイス株式会社」では、社内チャット導入で外回り営業を効率化させています。
 

特に役立ったのが、PDFやエクセルの資料をやり取りできる点です。
 

外回りをしている営業部員はなかなか全員が集まることができないので、必要な資料を相互やり取りできるのはとても便利でした。
 

またチャットグループをたくさん作れるので、社内の営業プロジェクトごとにコミュニケーションが取れ、それぞれの案件をスムーズに処理できるようになりました。
 

福祉事業では社内チャット導入でサービスが向上した

 
社内チャットは福祉業界にも導入されています。
 

「社会福祉法人みなと寮」の特別養護老人ホームでは社内チャットを介護サービスの向上に役立てています。
 

福祉の仕事は介護現場の報告にリアルタイムで反応することが大切ですが、社内チャットによってそれが実現しました。
 

この老人ホームは大所帯なので今までは事後報告でした。社内チャットを導入してからは現場の報告を即座に共有でき、素早い対応が可能になったのです。
 

小売業界では社内チャット導入で売れ筋商品を把握できた

 

健康関連商品を企画開発・販売している「株式会社ダイトーグループ」では、社内チャットを導入してから商品案内の告知を全社的に共有することができるようになりました。
 

社内チャットによって情報の発信、共有、発注までの流れがリアルタイムで把握できるようになったのです。
 

グループ各社に特別商品や限定商品などを写真付きで知らせることが可能になり、売れ筋商品をいち早く揃えられるようになりました。
 

社内チャットがあればこんなことも便利になります

機密性のある情報やファイルを安全に共有できる

 
社内チャットでは簡単にコミュニケーションを取ることができます。一方、ビジネス使用に重要な、セキュリティの面でも万全の対策をとっています。
 

通信の暗号化、二重のファイアウォールなど管理制限機能が豊富なので、情報漏洩を未然に防ぐことができます。
 

パートやアルバイトの連絡や情報を共有できる

 
最近は働き方が多様になり、雇用面でも正社員の他にパートやアルバイトなど勤務時間帯や勤務内容が異なる従業員が増えています。
 

社内チャットを導入すれば、パートやアルバイト別にチャットグループを作成して伝達事項を通知できます。
 

休日の調整などもチャットのやり取りで可能となり、簡単にスケジュールが組めるようになります。
 

スタッフの在宅勤務がやりやすくなる

 
働き方改革が浸透する中、在宅勤務の社員も増えています。往復の通勤コストを減らし、育児や介護をしながら自宅で仕事をするスタイルは、今後も広がるでしょう。
 

社内チャットがあれば、会社と自宅で打ち合わせができます。レスポンスが早いので社内の会議に参加しているような臨場感で仕事を進められます。
 

ますます広がっていく新しい働き方においても、社内チャットは欠かせなくなっていくでしょう。
 

まとめ

企業にとって社内チャットがどのように便利で、どのようなメリットがあるのかを具体的に説明してきました。また、実際に導入している企業の事例なども紹介しました。
 

社内チャットに興味を持った法人および管理職の方は、実際に使ってみてください。社内のあらゆる面で効率化を実現できるでしょう。

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