もしも社内チャットがなかったらプロジェクトはこうなります

「社内チャット」という言葉を聞いたことがあるでしょうか？
 

仕事効率スピードが遅くなってしまう大きな原因のひとつに、社内や取引先との連絡に時間がかかる、というものがあります。
大切な連絡がつかず仕事が停滞してしまうことはありませんか？
社内チャットは連絡待ちの時間を大幅に削減し、仕事の処理スピードをあげる手助けをしてくれます。
 
この記事では社内チャットの便利な機能や効率化できるポイント、活用事例までお伝えしていきます！
 
　　

社内チャットはどれだけスピードを上げられる？

仕事で時間がとられるのは連絡待ちの時間

 

　　
社内チャットがないと「ここさえ確認できれば、すぐに仕事が片付くのに」「A案かB案かの確認がとれないと仕事が先に進められない」というお悩みも…
 
　　
仕事の処理スピードをあげたいと思っていても、クライアントや社内での連携が上手くとれていないと、なかなかそうもいきません。個人でできる仕事は早く仕上げても、クライアントへの確認や、社内での連絡が上手くまわらないと、待ち時間で時間がとられてしまいますよね。
 

いつ読んでもらえるか分からないメールを何度も送ったり、留守電に何度もメッセージを残すのも気がひけます。
 

この待ち時間をいかに短くすることができるかで、仕事の処理スピードは大きく変わってきます。
 

メールは開かないと確認できないだけではありません。
 

メールを開く、読む、返信用ページを開く、返信を書く、送信する。と、工程が多くなるため、どうしてもレスポンスが遅くなりがちです。また、電話の場合、電車やレストラン内など通話不能だったり、留守電の内容の確認すら難しいこともあります。
 

そのためメールと電話だけでは、連絡がなかなかつかず仕事が停滞してしまう場合がでてくるのです。
 

社内チャットを使うとどうして連絡がとりやすくなるの？

PCでもスマホでも使用可能な社内チャット

 

社内チャットは、すでに世の中で認知されている多くのSNSと同じような機能を備えています。
 

社内チャットの種類によっては、タスク機能やチャットにピン留めして、チャットリストの上位に表示する機能など、ビジネスに特化したさまざまな機能を使うことができます。また、一般的なSNSよりセキュリティ面で強化されているものも多いので、守秘義務が伴うビジネスシーンでの使用に最適です。
 

社内チャットは、PCだけでなく、スマホやタブレットなどのモバイル端末でも利用可能です。通話ができない外出先や移動中でも、いち早く連絡事項を確認できます。また、ビジネスメールには欠かせないかしこまった挨拶文などから書き始める必要がないため、仕事に必要な情報だけをさくさくと交換し合うことができます。
 

社内チャットの機能紹介についてはコチラ！

 

社内チャットって本当に便利なの？

チャット機能やタスク機能で仕事を逃さない

 

社内チャットには、仕事用に特化したさまざまな機能がついています。
 

その仕事に関わる全ての人が参加できるグループチャットや他の人には聞かせたくない話ができる個人チャット。期日付きでチャット相手に要件を依頼できるタスク機能、流れの速いグループチャット内でも、自分に関係する話題をすぐに見つけることができるTo機能(@機能)などがあります。
 

複数の仕事を同時進行していても、このタスク機能やTo機能があれば、既読スルーや未読スルーを防いで、確実にレスポンスを返すことができます。また、これらの機能が使われると、スマホやタブレットなどの端末でも逐一通知が届くのですばやく確認する事が可能です。
 

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こんな大事な場面で社内チャットが大活躍！

複数の仕事の管理も出来る社内チャット

 

社内チャットを使えば確認可能！
「〇〇っておっしゃってましたよね？」「〇〇ではなく、△△と申し上げましたが？」の記録が残ります。
 

社内チャットなら、同時進行している複数の仕事についても簡単に管理することができます。優先度の高い仕事のチャットには、ピン留めをし、ずらりと並ぶチャットリストの上位に常に表示させておくことが可能です。
 

また、チャットの内容は全てログが残ります。特に長期に渡る仕事の場合、最初に打ち合わせした内容が徐々に変わっていってしまうことも多々あります。そのような場合、チャットのログを遡って、内容を確認し直すことができます。
 

チャット参加者が多すぎて過去ログから相手の発言を見つけ出しにくい場合は検索機能を使いましょう。チャット発言者の名前と遡りたい期間を指定して検索するだけで、該当の発言を簡単に見つけることが可能です。
 

また、口頭や電話での打ち合わせにありがちなのが、言った言わないのやりとりです。
 

「〇〇っておっしゃってましたよね？」「〇〇ではなく、△△と申し上げましたが？」など、前回までの打ち合わせ内容のすり合わせに時間がとられることもよくある話です。
 

社内チャット上での打ち合わせの場合、過去ログを新しいメッセージ内で引用するとその過去ログ発言時の日時や発言者の名前が自動で追記されるので、打ち合わせもスムーズに進めることが可能です。
 

我が社は社内チャットを導入してココが便利になった！

 

社内コミュニケーションがとりやすくなってストレスが減った

 

社内チャットを導入した多くの企業では、社内コミュニケーションがとりやすくなったと評価されています。
 

メールはそれなりの形式が必要ですが、社内チャットは会話のようにやり取りができます。レスポンスが早く、即座に相手とコミュニケートできる特徴があります。
 

プロジェクトチームで大切な共有事項を伝えたい時、レスポンスが遅いとイライラしてストレスが溜まりますね。
 

社内チャット(LINE WORKSなど)には「既読」機能があり、相手が読んだかどうか即座に判断できます。
外出先の相手もスマホで対応できるので、誰とでもコミュニケーションが取れます。
 

情報の共有がスピーディーにできるようになった
 

企業では常に複数のプロジェクトが進行していますが、重要なのは情報の共有です。社内チャットを導入した企業では、情報の共有化がスピーディーになったと高い評価を受けています。
 

テキストファイルはもちろん、画像や動画といったメディアを送受信できます。例えば外出先でスマホで写真撮影し、すぐにチーム全員に情報として送ることが可能に。
 

社内からも出先のスタッフに資料を送信できます。チーム内の双方向の情報共有がスピーディーに行えるのが、社内チャットです。
 

プロジェクト管理が楽になり、データ管理もやりやすくなった

 

社内チャットを導入した企業で特に好評なのが、データ管理のやりやすさ。プロジェクトでのやり取りを、そのまま時系列にデータとして残せます。
 

重要な情報なども、過去のチャットデータから簡単に見つけることが可能に。また、プロジェクトごとにチャットルームを作れるので、プロジェクト管理もしやすいです。
 

社内チャットがなくて損している場面とは？

 

会議がある時は会議室に集合しなければならない

 

ビジネスワーカーに会議は付きものです。もしも社内チャットがなければ、例え営業廻りをしていても会議室に戻らなければなりません。
 

そうなると、出先と会議室の往復にかかる時間と費用が無駄になってしまいます。
 

社内チャットを導入すれば、スマホやタブレットで会議に参加することが可能です。出先でもどこにいても会議に加われます。
 

会議室を増やしたりレンタルルームを借りたりする必要もなく、コスト削減にもなりますね。
 

複数のプロジェクトの進行状況が把握しにくい

 

社内チャットは組織が大きいプロジェクトで有効です。組織が大きくなるほどプロジェクトの数も増え、それに伴い進行状況をすべて把握するのが困難になります。しかし社内チャットは、管理者がプロジェクトを一括管理できるのです。
 

やり方も簡単、プロジェクトごとにグループチャットを作り、それぞれのスタッフを登録するだけです。
 

チャットでのやり取りをすべて履歴で残せるので、管理者は各プロジェクトの問題点や進行状況を常にチェック可能です。
 

遅れ気味のプロジェクトに応援参加するスタッフも、チャットの履歴を見ることで状況を把握でき、プロジェクト推進に役立つ働きができます。
 

営業先でセールスのために資料を持ち歩かねばならない

 

社内チャットを使えば営業資料の持ち歩きをしないで済みます。
企業にとって業績アップにつながるのは営業力です。営業の最前線で働く営業マンにとっても、社内チャットの導入は大きな援軍となります。
 

今までは、営業先に見せる資料やパンフレットなどを営業マンが持ち歩く必要がありました。重い資料を抱えた営業活動はかなり負担が大きく、リスクもはらみます。
 

社内チャットを導入すれば、スマホやタブレットで本社から必要な資料を取り寄せられます。顧客の希望に添った資料をその場で見せることが可能となります。
 

営業マンの活動範囲も広がりますね。
 

社内での伝達事項などコミュニケーションが取りにくい

 

もし社内チャットがなければ、重要な伝達事項などはメールや電話で伝えることになります。メールは返信を待つ必要があり、電話はつながらないこともありますね。
 

またプロジェクトチームの全員に伝える場合、コミュニケーションが非常に重要です。社内チャットならプロジェクトごとに一斉送信でき、閲覧確認も可能。
 

さらに社内チャットでは、幹部クラスだけなど、特定の人物を選んで伝達事項を送ることもできますよ。
 

【事例紹介】社内チャットを導入している企業の成功例

営業部門では社内チャットをこう活用している

 

・不動産の仲介および売買「グローバルベイス株式会社」

 

「グローバルベイス株式会社」では社内チャット導入で外回り営業を効率化させています。
 

特に役立ったのが、PDFやエクセルの資料をやり取りできる点です。
 

外回りをしている営業部員はなかなか全員が集まることができないので、必要な資料を相互やり取りできるのはとても便利でした。
 

またチャットグループをたくさん作れるので、社内の営業プロジェクトごとにコミュニケーションが取れ、それぞれの案件をスムーズに処理できるようになりました。
 

福祉事業では社内チャット導入でサービスが向上した

 

・特別養護老人ホーム「社会福祉法人みなと寮」

 

社内チャットは福祉業界にも導入されています。
 

「社会福祉法人みなと寮」の特別養護老人ホームでは社内チャットを介護サービスの向上に役立てています。
 

福祉の仕事は介護現場の報告にリアルタイムで反応することが大切ですが、社内チャットによってそれが実現しました。
 

この老人ホームは大所帯なので今までは事後報告でした。社内チャットを導入してからは現場の報告を即座に共有でき、素早い対応が可能になったのです。
 

小売業界では社内チャット導入で売れ筋商品を把握できた

 

・健康関連商品を企画開発・販売「株式会社ダイトーグループ」

 

「株式会社ダイトーグループ」では、社内チャットを導入してから商品案内の告知を全社的に共有することができるようになりました。
 

社内チャットによって情報の発信、共有、発注までの流れがリアルタイムで把握できるようになったのです。
 

グループ各社に特別商品や限定商品などを写真付きで知らせることが可能になり、売れ筋商品をいち早く揃えられるようになりました。
 

社内チャットでさまざまな働き方の人にも対応！

 

パートやアルバイトの連絡や情報を共有できる

 

社内チャットを導入すれば、パートやアルバイト別にチャットグループを作成して伝達事項を通知できます。
 

最近は働き方が多様になり、雇用面でも正社員の他にパートやアルバイトなど勤務時間帯や勤務内容が異なる従業員が増えています。
 

休日の調整などもチャットのやり取りで可能となり、簡単にスケジュールが組めるようになります。
 

LINEなどのプライベートなチャットツールを使うこともないので、危険性も低下させられます。
 

スタッフの在宅勤務がやりやすくなる

 

社内チャットがあれば、会社と自宅で打ち合わせができます。レスポンスが早いので社内の会議に参加しているような臨場感で仕事を進められます。
 

働き方改革が浸透する中、在宅勤務の社員も増えています。往復の通勤コストを減らし、育児や介護をしながら自宅で仕事をするスタイルは、今後も広がるでしょう。
 

ますます広がっていく新しい働き方においても、社内チャットは欠かせなくなっていくでしょう。
 

まとめ

企業にとって社内チャットがどのように便利で、どのようなメリットがあるのかを具体的に説明してきました。また、実際に導入している企業の事例なども紹介しました。
 

社内チャットに興味を持った法人および管理職の方は、実際に使ってみてください。無料から始められるチャットツールもたくさんあります。

 

社内のあらゆる面で効率化を実現できるでしょう。