テレアポで失敗しない為の9個のコツや効率化ツールを分かりやすく紹介！【新人営業＆初心者向け】

失敗しないテレアポにはコツがあります。

 

その他、テレアポは経験値が「ものをいう」世界でもあります。

 

とはいえ、新人営業担当者やテレアポ初心者がテレアポで成果を出さなければならない状況下にある、ということも考えられます。

 

そこで今回はテレアポを初めて担当する方や、営業の一環としてテレアポを行うことになった営業担当者に向けて、失敗しないテレアポのコツを分かりやすく解説していきます。

 

なぜテレアポが必要なのか？テレアポの重要性

そもそもなぜテレアポが必要なのでしょう？

 

ここではテレアポの重要性についてご紹介していきます。

 

自発的に商品やサービスをアピールできる

自発的に商品やサービスをアピールできるのは、テレアポの最大の特徴にして特徴のある部分と言って良いでしょう。

 

テレアポはこちらから見込み客や見込み客になりうるリストに対して電話をかけ、社の商品の売り込みやニーズの聞き取りが行える非常に重要な機会です。

 

よって商品や事業の知名度が低い状態でも、テレアポという営業力でカバーできるというわけです。

 

特定のターゲット先にピンポイントにアプローチできる

テレアポはどこに電話をかけるか（架電）するかが非常に重要です。

 

逆に言えば、特定のターゲットにピンポイントでアプローチできるのもテレアポの利便性の高い所です。

 

つまり自社の営業・広告を行うにおいて、テレアポであれば機動性高く、ダイレクトに見込み客へアプローチできるというわけです。

 

よってどの企業でも基本的にはテレアポの担当部署を抱えているのです。

 

テレアポの重要性やその機能性は、数々のテレアポを実施している大手企業が実証済みと言って良いでしょう。

 

営業コストが安い

シンプルにテレアポを行うことは営業コストが安く上がるという考え方もあります。

 

例えば営業や売り込みを行うにおいて、非常に効果的なテレビCM・ラジオCMといった媒体があります。

 

これらのCMを一本打つのにかかる費用は、数百万円から状態によっては数千万円単位までかかるケースもあります。

 

もちろんCMを打つということはそれだけ絶大な力を持つこととなります。しかしコストの高さは非常に重要な課題となりえます。

 

一方でテレアポは、営業コストをある程度削減することができます。

 

完全にテレアポを内製化することができれば、基本的に必要な経費は人件費と電話代くらいのものとなります。

 

よって制作物やクリエイティブ関係の予算をかけることなく営業活動を効率的に行えるという面では、テレアポは営業コストが安く、それでいて効果の出やすい営業手法といえるわけです。

 

営業成果が早い段階でわかる

営業成果が早い段階でわかるため、テストマーケティング的な位置づけで機動性高く展開できるのもテレアポの良いところです。

 

例えばテレビCMやその他の媒体への広告出稿の場合、営業成果が判明するまでに一定期間を必要とします。

 

ところがテレアポを行った場合、最速で1日もあれば、ある程度の営業成果が分かるでしょう。

 

特に初動が大事な新規事業や、新商品のリリース案件ではテレアポを使うことでより迅速に効果測定が可能となります。

 

アポ獲得までの正しいテレアポの手順

テレアポで行えるのは、基本的に最終的なクロージングではありません。

 

営業担当者や商談の担当者とお客様とのアポイント獲得までがテレアポの仕事というケースがほとんどです。

 

そこでここでは、アポイントを獲得できるまでの正しいテレアポの手順についてご紹介します。

 

顧客リストの準備

テレアポするためにはテレアポ先のリストが必要です。

 

まずは顧客リストを準備しておきましょう。

 

トークシナリオの準備

どのようにアポイントを取るのか、そのためのトークシナリオは準備しておきましょう。

 

このような項目の準備は大切です。

 

実際にロールプレイングをしてみて、抜け漏れがないか担当者同士で確認しておきましょう。

 

アポイントの候補日を複数準備

アポイントが取れるということになったら、なるべく顧客の都合に合わせられるように候補日は複数用意しておきましょう。

 

ここで都合が合わないと、次はアポを受け入れてくれないかもしれません。

 

テレアポはもともと「断られることを前提とした」営業手法なので、統計で見ればアポイントの獲得は希少な営業機会となるわけです。

 

せっかくのチャンスを不意にしないようにしましょう。

 

実際に電話をする

準備をしたら実際にテレアポを開始します。

 

事前に準備を万端にしておけば怖いものはありません。

 

効率を重視して淡々と電話をかけ、ただし電話の中では情熱をもってお客様に自社の商品の売り込みやヒアリングを行うようにしましょう。

 

トークスクリプトについては、会社によって担当者の裁量で多少の変更が認められるケースもあります。

 

アポ獲得ができるテレアポのコツとは

アポイントの獲得ができる、テレアポのコツについてご紹介していきます。

 

具体的には

 

というものがあります。

 

基本的には心理学のようなものを用いたり、テクニックとしてある程度の「形」を覚えておくと、効率的かつ精度が高い状態でテレアポができるようになります。

 

リスト全員にテレアポを仕掛けない

手当たり次第にテレアポをするより、見込みの高い顧客にテレアポをした方が成功率が高まります。

 

そのため、あらかじめメールを送って反応があった顧客に電話をする、という１ステップ挟むことが大事になります。

 

資料を送って反応があった顧客でも可能です。

 

テレアポの役割を理解する

テレアポはお客様と直接お会いする手前の段階です。

 

まずはお客様との直接のアポイントをゴールに設定しましょう。

 

直接の説明の方が声だけよりも情報量が多く影響力を与えることが可能です。

 

そのため、テレアポの役割をしっかり理解し、アポイントの獲得に注力することが大事になります。

 

詳しく説明しすぎない

テレアポの最終目的はお客様と直接お会いして商談することです。

 

そのため詳しく説明しすぎず、「もっと話しが聞きたい」という状況に持っていくことが

テレアポでは大事です。

 

その他、とにかくプッシュ営業で売り込みをかけることが最優先だと考えるのはあまり得策ではありません。どちらかと言うと初心者がよくやってしまいがちなミスの一つと言えます。

 

「ダメと言われた方がかえって何かをしたくなる」心理学効果であるカリギュラ効果などをうまく組み合わせることにより、より魅力的で顧客が買わずにはいられないような営業トークが可能となるでしょう。

 

あまりに詳しく説明してしまうと、顧客としては、要不要の判断ができてしまい、アポイントまで取り付けられないケースもあります。

 

テレアポは接客であると心得る

自社の商品を延々と進めるだけの会話は接客とは言えません。

 

顧客ニーズを汲み取り、潜在的ニーズを発掘してこそです。

 

独りよがりな商品説明ばかりをしているようではテレアポの成功率は下がる一方でしょう。

 

お客様との会話のキャッチボールができるようなトークスプリクトの作成も大事です。

 

相手に語りかけるばかりが営業ではありません。

 

本当に実績を出している営業のトッププレイヤーは相手のトークよりもむしろ「質問」に重きを置く傾向にあります。

 

例えば質問の中にどう考えても回答が「YES」となる質問を複数混ぜておくことにより、相手からイエスを引き出しやすい状況をつくることもできるでしょう。

 

これを「イエスセット」などと心理学の界隈では呼びます。

 

このような高度な心理テクニックを利用するのは、相手からの言葉や意見を引き出す質問の時が最も効果的です。

 

主観的な表現は使わない

テレアポは電話なので「声」しか聞こえていない状態です。

 

ついつい熱が入って商品の情報を熱く伝えてしまいがちです。

 

主観的な表現で「この商品は大変素晴らしいんです！」や「顧客満足度が高く」など

と伝えてしまうと、どうしても売り込みの雰囲気が強くなってしまいます。

 

あくまでも相手と同じ悩みを共有している人間であるかのように振る舞い、相手の悩みや課題を解決するためのパートナーという位置付けで相手から認識してもらうのが重要です。

 

断る理由をなくす

顧客を逃すな、全員アポを取れ、という意味ではありません。

意識の問題です。

 

テレアポを受けた時点で顧客は「どう断ろうか」と考えていることがほとんどです。

 

そのため、断る理由を無くしていき、話を聞いてもらえるようなシナリオ作りが大事になります。

 

そこで先ほど紹介したような「イエスセット」などの心理テクニックが役に立ちます。

 

テレアポに適したトーンで話を

声だけで伝えるテレアポなので、それに適したトーンが必要です。

 

元気よく話すより、落ち着いた低いトーンでゆっくり話すことが大事です。

 

電話を取る相手は作業を中断して電話に出てくれてるわけなので、テンションが高いわけありません。

 

相手のテンションに合わせることもテレアポには重要です。

 

これを心理学用語でペーシングやミラーリングといいます。

 

全ての顧客からアポを取ろうとしない

全ての顧客のうち20％が優良顧客で、その顧客が80％の売り上げをもたらしてくれるパレートの法則というものがあります。

 

その20％の顧客を探すつもりでテレアポを実行しましょう。

 

その考え方の場合、全ての顧客からアポを取ろうというよりは優良顧客を見極めよう、と意識が大事です。

 

1回の架電で終わりではない

 

これはとても重要な要素です。

 

テレアポ初心者は1クライアント・営業先あたり1回の架電作業で終わりと考えてしまっている節があります。

 

しかし、これは正しくありません。

 

そもそもテレフォン・アポイントメントは文字通り、電話でアポイントメントを取るための手法です。

 

ということで、相手が電話に出てくれなければ始まりません。

 

そして実務上、1回電話をかけただけでは原則として担当者と満足のいくトークは不可能です。

 

担当者へ取り次いでもらえなかったり、そもそも担当が不在という回答になるのがほとんどだからです。

 

その他、1回目の電話では結論が出ないというケースも往々にしてあるため、より商品・サービスへご理解をいただくため、2回目3回目と架電をリトライするのが一般的です。

 

一般的なテレアポリストやトークスクリプトに、荷電回数や2回目～3回目以降の実施状況を記載する欄が用意されているのは、このためです。

 

テレアポを強化・効率化できるおすすめツールを紹介

ここからはテレアポをより強化したり効率化できるおすすめツールをご紹介していきます。

 

1.Neo-Quick Call（ネオ・クイックコール）

 

 

https://www.neo-qcall.net/

 

テレアポは効率との勝負です。

 

例えば紙ベースでの電話番号リストがある場合、一度電話機の受話器を上げ、相手先の電話番号を入力するステップが必要です。

 

実際にテレアポの経験がある方ならお分かりの通り、電話番号は手動で入力すると入力間違いがあったり、そもそも桁数が多いことから1架電あたりに最大で10秒程度の時間がかかってしまいます。

 

仮に1日70件のテレアポ発信業務を行った場合、700秒＝10分以上のロスが発生します。

 

1日10分のロスも、1ヶ月にすると220分、実に3時間40分もかかります（月22日稼働の場合）。

 

よって、この電話番号を入力する動作もある意味では効率化せねばならないポイントとなります。

 

そこでマウスクリック一発で発信できるようなサービスを利用することにより、より効率的にスピード感をもって相手へ連絡を入れることができるようになります。

 

2.GoodCall（グッドコール）

 

 

https://good-call.jp/

 

CRM・顧客管理システムと電話発信の機能がオールインワンになっているGoodCallというシステムがあります。

 

こちらは顧客情報をポップアップで素早く確認したり、相手先の担当者情報が一目瞭然で確認できる事からより精度が高く、顧客情報を手元に置いた状態でのテレアポが可能となります。

 

3.アウトバウンド・プロ

 

 

https://comm.rakuten.co.jp/houjin/outboundpro/

 

効率的な発信作業と、標準装備の全通話録音機能によって精度の高いテレアポを可能としているのがこちらのツールです。

 

その他、モニタリング中の管理職によるウィスパリング（オペレーターにのみ聞こえる管理職のささやき・アドバイス）が利用できるなど、テレアポの営業力を全体的に底上げしてくれるシステムと言えるでしょう。

 

【管理職向け情報】テレアポを強化・効率化出来るツールを導入する企業が増加中

こちらは管理職の方向けの情報です。

 

テレアポを強化したり効率化できるツールには様々あれど、本質的には最終的な着地点であるアポイントの調整が非常に重要なポイントです。

 

仮に円滑にアポイント獲得まで進めたとしても、顧客との調整・社内での営業担当者とのスケジュール調整がうまく連携できないと、せっかくの機会を損失してしまうことにつながりかねません。

 

そこで昨今、様々な企業が導入しているツールに調整アポというものがあります。

 

直感的な操作で利用できる、顧客と社内担当者の予定調整のためのシステムです。

 

顧客には自社担当者が空いている時間帯を提示することが可能となっており、顧客は用意された選択肢の中から、まるで予約を入れるかのように直感的に日程を入れることが可能です。

 

 

まとめ

テレアポは、ただ単純に電話をかけて相手から約束を取り付けるだけではうまくいきません。

 

今回ご紹介したような心理学テクニックや、テクニックの「型」を身に付けてに入ることが重要です。その他包括的にテレアポの役割を理解することにより、さらにテレアポの成績を向上させることができるでしょう。

 

獲得できたアポイントは確実に営業担当者へ引き継ぎ、社内全体での営業成績向上を目指しましょう。