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ビジネスチャットを社内導入する時に決めるルール10選

社内の仕事を効率化するビジネスチャット。でも、導入する前に運用ルールをしっかりと決めておかないと、なかなか使ってもらえなかったり、遊んでいると誤解されたりする危険性があります。今回は、ビジネスチャットの導入前に決めておきたいルールを10か条にまとめて紹介しますので、ぜひ参考にしてください。
 



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ビジネスチャット導入に際しての基本的なルール

ビジネスチャットを導入する際のルールは、ビジネスチャットを社内に定着させるための重要なポイントです。順番に見ていきましょう。

 

(1)メールは基本的に使わない

 

全社的にビジネスチャットをコミュニケーションツールとして導入したら、メールは基本的に使わないようにしましょう。メールでの連絡が残っていると、なかなかビジネスチャットへの切り替えが進まず中途半端な状態になり、情報の共有漏れが発生するリスクも発生します。

 

(2)何のために導入するのかを明確に規定

 

ビジネスチャットを導入する理由について明確にしましょう。会議の回数削減なのか情報共有漏れの防止なのかなどを明確にしておくと、そのゴールに対して何ができていて何ができていないのかがはっきりし、さらに良い運用へ改善するための意見もあがるようになります。

 

(3)管理職が率先して使用するように明文化

 

ビジネスチャットをいきなり全社運用するのはリスクがあるという場合は、試験的に一部の部署でテスト運用をしましょう。

 

その際、一般の従業員に導入する前に、管理職のみを対象としてビジネスチャットを学ぶ期間を設けましょう。管理職は率先してビジネスチャットを使用すること、と明文化するのもポイントです。管理職の方がビジネスチャットに抵抗がある場合が多いので、まずは管理職をビジネスチャット導入に巻き込みましょう。

 

テスト運用から社内全員で使う本運用に切り替わるタイミングで、管理職が率先して指導し、部下に浸透させる形での導入をおすすめします。

 

特に注意したいアクセス制御周り

 

ビジネスチャットを運用するにあたって、アクセス制御のルール化は重要です。明確にしておくべきルールをご紹介します。

 

(4)チャットルーム(会議室)の開設は管理職以上が実施

 

誰でもチャットルームが立てられると乱立してしまい、ごちゃごちゃしてしまいます。それを防ぐため、チャットルーム(会議室)の開設は管理職以上が実施するように明文化しましょう。

 

(5)チャットルームに入室してくる人の権限を詳細に制御

 

アクセス権限は慎重に決めましょう。基本的にビジネスチャットの権限は、管理者・メンバー・閲覧のみの3パターンに分かれます。管理者は基本的に1~2人で、その案件の作業者はメンバー、他案件の作業者で参照のみ許可したい場合は閲覧のみに設定します。

 

次でも説明しますが、チャットルームの閲覧権限と、チャットルームで共有しているファイルの閲覧権限は別管理にしておきましょう。間違って対象外のメンバーを入室させた時に、情報が漏れる危険性があるためです。

 

(6)ファイル共有の際のアクセス制御も標準を決めておく

 

ビジネスチャットを運用すると、多くの資料がファイル共有されることになります。ファイル共有のアクセス制御は、GoogleDocsやBoxなどファイル共有ツールの権限を使うことで、ビジネスチャットと切り離した権限制御が可能です。

 

ビジネスチャットの管理者、メンバー、閲覧のみの人たちに対して、どのようにファイル共有の権限を与えるか、標準的な手順を決めてきましょう。

 

ビジネスチャットの送信・返信関連

 

ビジネスメールと同じように、ビジネスチャットもマナーも決めておくことで円滑な運用につながります。ビジネスチャットの送信・返信関連のマナーについて、明文化しておいた方が良いと思われるものをいくつか紹介します。

 

(7)ビジネスチャットの送信時間について

 

24時間OK、勤務時間のみ、17時までなどビジネスチャットの送信時間を決めておきましょう。基本的には勤務時間内とし、勤務時間外の書き込みについては翌営業日に返信するように決めておくとベターです。

 

(8)送信されたメッセージに対する返信の目安について

 

送信されたチャットへの返信についても、大まかな目安について明文化しておくとよいでしょう。勤務時間内は早めに返信し、遅くとも24時間以内には返信する形がおすすめです。その場合、勤務時間外は翌勤務日に返すこととします。

 

(9)不要な挨拶などはしない

 

メールのような前置きなどは不要です。ただ最初のひと言に「お疲れ様です。」「いつもお世話になっています。」程度は入れてもOKにしておきます。基本的には、ビジネスチャットのスピーディーさを損なわないルールにしましょう。

 

ただしあわせて言葉遣いなどはビジネスを意識し、丁寧さを心がけるように呼び掛けておきましょう。誹謗中傷はNGなどのルールは、ビジネスメールから流用可能なものもあります。適宜ビジネスチャットのマナーとして追加しましょう。

 

(10)タスク管理・進捗管理用のツールに関する規定

 

ビジネスチャットを仕事用のコミュニケーションツールとしてさらに完成度の高いものとするには、タスク管理や進捗管理ツールなどをセットで導入しましょう。またこれらを導入した際は、ビジネスチャットと同じく運用ルールを定めましょう。

 

例えばSlackを選択する場合は、連携できるタスク管理ツールのTrelloとのセットがおすすめです。

 

まとめ

 

ビジネスチャットを社内導入するために設定しておきたい、運用ルールについてご紹介しました。ビジネスチャット導入は、運用ルールをしっかり決めることと、スムーズに導入できるような工夫が必要です。社内にビジネスチャットを導入したいとお考えの方は、ぜひ参考にしてください。

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