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上司にチャットで話してはいけない?どういったことなら話していいの?

チャットは生産性を高めることができるツールであるため、多くの企業が導入しています。
ただ、普段のコミュニケーションに使用することで業務の効率化を図れますが、どのようなことでもチャットで話してよいわけではありません。
ここでは、上司にビジネスチャットで話してはいけないことと話してもいいことをご紹介します。



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上司にチャットで話すことで失礼にあたる内容とは

ビジネスチャットは様々な場面で使用できますが、上司にメッセージを送る場合は注意が必要です。内容によっては失礼になる可能性があります。
例えば

  • ・重大なミスをしたときの謝罪
  • ・昇格やプロジェクトの責任者などに推薦してもらった際のお礼
  • ・プロジェクトの方向性が大きく変わるなど、会社全体に関わる重大時効の連絡

などが挙げられます。
それぞれ、なぜビジネスチャットで伝えてはいけないのか、詳しくご紹介します。

重大なミスをしたときの謝罪

 

業務においてミスをした際には、ミスの大きさにかかわらず謝罪が必要です。
軽いミスであればチャットで上司に謝罪をしても問題ありませんが、重大なミスをした場合は、上司の元へ直接出向いて謝罪することが大切です。
どれだけ正しい日本語で丁寧に謝罪したとしても、メッセージでは誠意が伝わらない可能性があります。
チャットでも問題ないケースはありますが、謝罪の気持ちが強い場合は直接謝罪しましょう。普段、チャットを利用しているからこそ、直接出向いたうえでの謝罪は誠意が伝わりやすいのです。

昇格候補などに推薦してもらった際のお礼

 

昇格候補などに推薦してもらった場合は、メッセージではなく直接お礼を伝えた方がよいでしょう。
昇格は今後の人生にも関わることです。メッセージでは、感謝の気持ちが十分に伝わらない可能性があります。
謝罪のケースと同じく、普段はチャットでお礼を伝えているため、直接のお礼は感謝の気持ちが伝わりやすいのです。
そのときの状況に合わせてチャットを使うことで、チャットのメリットを最大限に活かすことができますよ。

会社全体に関わる重大事項に関する連絡

 

会社全体に関わる重大事項については、上司よりもさらに上の立場の人物に伝えることになります。そのような場合は、チャットではなく直接上司に伝えた方がよいでしょう。
また、大きなプロジェクトの進路変更、中止、大幅な見直しなどについても、直接伝える必要があります。
これは、大きなプロジェクトの進行は事前準備されたうえで進められているはずであり、それに対して重大な変更が起こることは異例なためです。
プロジェクトの変更や中止などについての理由を詳しく説明するためにも、チャットではなく直接伝えることが大切です。

上司に失礼になる返信内容

上司とのチャットでは、失礼のない返信を心がけましょう。故意ではなかったとしても、場合によっては不快な思いをさせてしまいます。
上司を不快にさせてしまうのは、簡単すぎる返信や、話しの内容にそぐわないテンションでの返信などです。それぞれ、詳しくご紹介します。

一言だけの返信

 

上司から指示された際に、「かしこまりました。」などの一言だけでは、信頼感を持ってもらえない可能性があります。
本当に理解したのか、本当に任せてもよいのか、不信感を与えてしまう可能性があるからです。指示の内容に合わせて、信頼感が増すようなメッセージを伝えることが大切です。
例えば、新入社員の教育を任された際には、「先輩社員として、責任を持って担当させていただきます。」などです。このような一言を付け加えるだけで信頼感が増します。
他の社員との差にもつながるので、普段から意識づけておきましょう。

話を急に切り替える

 

普段の会話でも同じですが、話が完結していないのに別の質問をしたり、連絡事項を伝えたりすることは避けましょう。
話に耳を傾けておらず、自分が伝えたいことばかり気になっていると捉えられかねません。話が終わってから、別の話として会話を始めましょう。
また、ついでだからと言って、前述したような直接話した方がよいことをチャットで伝えてはいけません。
伝えてよいこと悪いこと、伝えるタイミングなど様々なことに注意しましょう。

上司との距離感と立場の差を考慮することが大切

上司との距離感が遠いにもかかわらず、砕けた言葉で会話することは避けた方がよいでしょう。
距離感と合わない会話は、違和感や不信感などを与えてしまいます。重要な仕事を任せてもらえなくなる可能性もあるため、十分に注意しましょう。
また、上司の上司など、自分との立場の差が大きく異なる人物との会話では、より一層の注意が必要です。
このような方に失礼なことを言ってしまうと、上司の評価が下がってしまう可能性があります。迷惑をかけることにもなりかねませんので、十分意識しましょう。

まとめ

ビジネスチャットは便利なツールですが、どのような場合でも使用してよいわけではありません。特に、上司に対しては直接伝えた方がよいケースもあるため注意が必要です。
また、一言だけの返信に素っ気なさを感じられてしまい、信頼関係にも支障をきたす可能性があります。
ビジネスチャットを正しく使用し、そのメリットを最大限に発揮させましょう。

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