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仕事でミス!上司にメールをするより基本を抑えてチャットで報連相!

仕事でミスをした!
 

社内の連絡手段はビジネスチャットを使っているけど、仕事を失敗した時も上司にメールでなくてチャットを使っていいの?なんて連絡したらいいの?という疑問にお答えします。
 

チャットのなかでもある程度の礼儀は必要です。
例文と一緒にお伝えしていきましょう!
 



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チャットで連絡する前にチェック!要注意な上司7選

 

 

仕事の失敗を報告しなければならない上司はどんな人ですか?
はじめに、ビジネスチャット苦手な上司のタイプを7つ紹介します。あなたの上司がこれに当てはまったら要注意?!
より的確なビジネスチャットの使い方を学んでいかなければなりません。
 

1.そもそも新しいものが苦手な上司

 
年配の上司にありがちな現象として、新しい技術や道具を使いこなせないことがあります。
 

現在ではさすがにビジネスシーンにおいてパソコンは誰もが使えるものとなりましたが、ITが導入されたばかりの頃には「できないからやっといて!」と言う上司もいました。
 

そこで、上司の相談にのってあげたり、チャットツールの機能の使い方を教えてあげると喜ばれるかも。
一方で、チャットの簡単さや気軽さを理解できず、挨拶の簡略化などを否定されるかもしれません。
 

初めは普段のメールの礼儀を意識しながらコミュニケーションをとり、少しずつチャットの気軽さを知ってもらいましょう。
 

2.ネットの略語が分かりにくいから苦手な上司

 
今は、LINEを始めとした各種SNSを利用している人も増えました。ただ、ネットスラングや省略文字をよく知らない人、見てもわからない人は未だに少なくありません。
 

もちろんビジネスマナーは他のコミュニケーションツールより簡略化されていきますが、最低限のマナーを守る必要があります。
 

3.ホウレンソウ(報告・連絡・相談)は直接言いに来いという上司

 
ビジネスにおけるコミュニケーションの基本は、報告・連絡・相談、いわゆる報連相になります。この報連相はビジネスチャットを導入することでさらに効率化します。
 

もちろん内容や状況によっては、面と向かって言うことも必要です。しかし、全て面と向かって言う必要はないので、臨機応変に対応しましょう。
 

4.親密性はビジネスに要らない!と思っている上司

 
ビジネスチャットのメリットの1つに、仲間同士やグループ内のメンバーの親密度があがりやすいというのがあります。
 

スタンプを利用できるようにしたり、簡潔な話し言葉で話せたりすれば親密度があがり、相談しやすい環境も生まれます。
 

ですがビジネスには親密度は要らないと思っている上司もいます。
 

そういう人は、当然のことながらビジネスチャットでも話し言葉ではなく、しっかりとした文章で連絡を取る必要があります。
 

5.重要な事柄は直接言うのが礼儀だと思い込んでいる上司

 
軽い内容ならともかく、重要な連絡事項や緊急案件は直接言わなければ分からないこともあります。
 

ただ、詳細は後程直接言うにしても最初の一報はチャットで行うほうが早く伝達できるでしょう。
 

それでも今までが直接口頭で報告するのが普通だったので、ビジネスチャットで病欠の連絡など言語道断という上司もいます。
大事なことだから直接言うのは礼儀だ、という上司の意見は理解しましょう。
 

6.短い言葉では理解できないと思っている上司

 
ビジネスチャットでは、簡潔な文章で相手に伝える事が多いです。
 

言葉が足りずに、二度手間三度手間になってしまうくらいならコミュニケーションは会ってするべきという上司の意見には一理あります。
 

状況の把握、連絡事項などであれば短い言葉でも十分に伝わり問題はないでしょう。とりあえず短い文章で簡潔に伝えるように心がけましょう。
 

7.厳格なビジネスマナーを適用したがる上司

 

ビジネスマナーをチャットにも適用したがる人がいます。そういう人は、簡潔な挨拶が多いビジネスチャットには否定的な傾向が高いです。
 

ある程度のマナーは、ビジネスチャットでも必要ですが度を超えるとメリットも吹き飛んでしまいます。
 

例えば、社内のコミュニケーションでは「お疲れ様です」程度の短い挨拶文をいれるにとどめましょう。
 

上司にチャットで話すと失礼にあたる内容って知っている?

 

 
次は、具体的に上司にチャットで話すと失礼に当たる内容について見ていきます。
 

ビジネスチャットは様々な場面で使用できますが、上司にメッセージを送る場合は注意が必要です。内容によっては失礼になる可能性があります。
 

例えば
 

・重大なミスをしたときの謝罪
・昇格やプロジェクトの責任者などに推薦してもらった際のお礼
・プロジェクトの方向性が大きく変わるなど、会社全体に関わる重大時効の連絡

 
などが挙げられます。

それゆえ、あなたが上司に大きな失敗したことをチャットで伝えようとしているのなら、よほどのことがない限り、やめたほうがいいでしょう。
 

それぞれ、なぜビジネスチャットで伝えてはいけないのか、詳しくご紹介します。
 

重大なミスをしたときの謝罪

 

業務においてミスをした際には、ミスの大きさにかかわらず謝罪が必要です。
軽いミスであればチャットで上司に謝罪をしても問題ありませんが、重大なミスをした場合は、上司の元へ直接出向いて謝罪することが大切です。
 

どれだけ正しい日本語で丁寧に謝罪したとしても、メッセージでは誠意が伝わらない可能性があります。
チャットでも問題ないケースはありますが、謝罪の気持ちが強い場合は直接謝罪しましょう。普段、チャットを利用しているからこそ、直接出向いたうえでの謝罪は誠意が伝わりやすいのです。
 

昇格候補などに推薦してもらった際のお礼

 

昇格候補などに推薦してもらった場合は、メッセージではなく直接お礼を伝えた方がよいでしょう。
昇格は今後の人生にも関わることです。メッセージでは、感謝の気持ちが十分に伝わらない可能性があります。
謝罪のケースと同じく、普段はチャットでお礼を伝えているため、直接のお礼は感謝の気持ちが伝わりやすいのです。
そのときの状況に合わせてチャットを使うことで、チャットのメリットを最大限に活かすことができますよ。
 

会社全体に関わる重大事項に関する連絡

 

会社全体に関わる重大事項については、上司よりもさらに上の立場の人物に伝えることになります。そのような場合は、チャットではなく直接上司に伝えた方がよいでしょう。
また、大きなプロジェクトの進路変更、中止、大幅な見直しなどについても、直接伝える必要があります。
これは、大きなプロジェクトの進行は事前準備されたうえで進められているはずであり、それに対して重大な変更が起こることは異例なためです。
プロジェクトの変更や中止などについての理由を詳しく説明するためにも、チャットではなく直接伝えることが大切です。
 

ビジネスで使える!上司に謝る時に使える例文4つをご紹介

 

仕事の失敗を直接話せず、どうしてもチャットを使って上司に謝らなければならない、そこまで重要じゃないミスをした場面に使える例文をご紹介します。ビジネスチャットでも謝罪をするときはできる限り丁寧な言葉を使う必要があります。
 

ビジネスチャットは現状を素早く伝えるために使いましょう。
電話で連絡ができる状況であれば電話で伝えてください。
 

重大なミスの場合は現状をチャットや電話で素早く伝えて、そのあと直接謝罪をしましょう。
詳細を再度チャットやメールで報告してください。
 

では、実際にチャットで素早く報告するときに使える例文を紹介していきます。
 

上司への謝罪チャット例①書類の記載内容のミス

 

@〇〇課長(to〇〇課長)
 
取り急ぎの連絡で失礼いたします。
 
大変申し訳ありませんが、〇〇についてのミスの件でご報告します。
〇〇の記載内容ですが〇〇に間違いがありました。
 
本日、〇〇様からご連絡をいただきすぐに確認したところ、
たしかに私が〇〇を間違えて記載しておりました。
 
現在、〇〇という状況です。
 
ご迷惑をおかけし、誠に申し訳ございませんでした。
まずはチャットでお詫びいたします。

上司への謝罪チャット②スケジュール変更願い

@〇〇課長(to〇〇課長)
 
取り急ぎ、チャットでのご連絡で失礼します。
 
大変申し訳ありませんが、〇〇の打ち合わせの日程を調整していただきたくご連絡いたいしました。
 
私の管理ミスで〇〇(予定)が入ってしまい、伺えなくなってしまいました。
すでに予定を調整いただいていたのに申し訳ございません。
 
以下、〇〇課長のスケジュールを確認し、新たな候補日をあげさせていただきました。
ご都合の良い日にちご連絡いただけると幸いです。
・11月3日 AM
・11月6日 AM
・11月7日 PM
どうぞよろしくお願いいたします。

 

Googleカレンダーを使えば社内の人のスケジュールを確認することができます。
いちいち自分の予定と相手の予定を聞く必要がなくなるのでとても便利です!
 

上司への謝罪チャット③伝達忘れ

 

@〇〇課長
 

明日の打ち合わせの件ですが、先方から〇〇と伝言を承っておりました。
〇〇課長への連絡を失念しており、申し訳ございません。
今後はメモを必ず取るようにして再発防止に努めて参ります。
 

取り急ぎチャットでのご連絡失礼いたしました。

 

上司への謝罪チャット④飲み会欠席連絡

 

@◯◯さん(To〇〇さん)
 
お疲れ様です。
 
先日は飲み会にお誘いいただき、
ありがとうございました。
 
◯月◯日の飲み会ですが、急な予定が入り参加できなくなってしまいました。
とても楽しみにしていたので非常に残念です。
 
幹部の〇〇さんにはご迷惑をおかけしてしまい、本当に申し訳ございません。
 
次回はぜひ参加させていただきたいので、お誘いいただけると嬉しいです。

 

チャットでの連絡では、挨拶はできるだけ短く、改行などを効果的に用いて見やすくしましょう。
また、今、どういう状況なのか、どのように対処しているのかについても記載してください!
 

ここに気をつけて!上司に失礼になるチャットの使い方

 

上司とのチャットでは、失礼のない返信を心がけましょう。故意ではなかったとしても、場合によっては不快な思いをさせてしまいます。
上司を不快にさせてしまうのは、簡単すぎる返信や、話しの内容にそぐわないテンションでの返信などです。それぞれ、詳しくご紹介します。
 

謝罪のチャットはすぐに!

 

ビジネスチャットのいいところは、いつでもどこでも確認できて、迅速に対応できるところです。
あたりまえですが、謝罪のためにチャットを送るのならできるだけ早いほうがいいです。
 

『鉄は熱いうちに打て』
 

まずはすぐに謝りましょう。
口頭で謝る時も早いほうがいいでしょう。
 

詳しい内容は謝ってから、5w1hを意識してわかりやすく示す必要があります。
 

一言だけの返信

 

上司から指示された際に、「かしこまりました。」などの一言だけでは、信頼感を持ってもらえない可能性があります。
 

本当に理解したのか、本当に任せてもよいのか、不信感を与えてしまう可能性があるからです。指示の内容に合わせて、信頼感が増すようなメッセージを伝えることが大切です。
例えば、新入社員の教育を任された際には、「先輩社員として、責任を持って担当させていただきます。」などです。このような一言を付け加えるだけで信頼感が増します。
他の社員との差にもつながるので、普段から意識づけておきましょう。
 

上司との距離感と立場の差を考慮することが大切

 
上司にミスを報告するときはもちろん、上司との距離感が遠いにもかかわらず、砕けた言葉で会話することは避けた方がよいでしょう。
距離感と合わない会話は、違和感や不信感などを与えてしまいます。重要な仕事を任せてもらえなくなる可能性もあるため、十分に注意しましょう。
 

また、文章のコミュニケーションでは特に気持ちが伝わりにくいもの。
冗談を言い合うのは直接顔を合わせているときにしてください!
 

間違えて失礼なことを言ってしまうと、仲が良くても上司からの評価が下がってしまう可能性があります。十分注意しましょう。
 

まとめ

 

今まで上司にチャットで謝る時に気をつけるべきポイントについて述べてきました。
やはり、仕事で失敗した時に取るべき方法は
・直接の謝罪
・迅速な情報共有

です。
 

これらを実践するために上手にビジネスチャットを使ってください。

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