オフィスのフリーアドレス化に必須のツールやシステム10選

テレワークの高まりに乗じてオフィスのフリーアドレスに取り組む企業が増えてきています。
 

この記事ではオフィスのフリーアドレス化を成功させるポイントとフリーアドレスに不可欠なツール・システムをご紹介。
 

たくさんのツール・システムのなかから自社にあったものを選びたい方は参考にしてください。
 

オフィスのフリーアドレスの潮流とは

1980年代後半ごろからフリーアドレスが注目されはじめる

フリーアドレスには、もともとデスクを共有化することで空席を減らしスペースの効率化を図る目的があります。
 

しかし、当時は電話やコンピュータ類、紙文書など持ち運びづらいものが多く成果が見えにくく、定着には至りませんでした。
 

フリーアドレスに役立つテクノロジーが増えてきた

以前からフリーアドレスという概念はあったものの、フリーアドレス化に本来必要なテクノロジーが不足していました。
 

しかし現在では、ノートPCとモバイルフォンで持ち運びができるほか、ペーパーレスで仕事をすすめる方法が複数登場しています。
 

テレワークが増えてきている

働き方改革をはじめ国でもテレワークという働き方を積極的に紹介するなど時代の変化に伴い、「決まった場所で働かなくてもいい」という価値観が一般化してきました。
 

在宅勤務はもちろんカフェ、コワーキングスペースなどでのモバイルワーク、サテライトオフィスなどで仕事をする人が増加。
 

仕事内容に合わせて働く場所を選ぶABW（Activity Based Working）という考え方も出てきています。
 

オフィスのフリーアドレス化成功のポイント

フリーアドレスが向いている業務

フリーアドレスが向いているのは、営業など外出する社員が多い業務やパソコンだけで仕事が可能な業務です。
 

デザインや企画など、さまざまな情報を収集し創造性を高めたい業務もフリーアドレスでの仕事が向いています。
 

また、強力に働き方改革を推進したい企業も工夫によりフリーアドレス化が可能です。
 

フリーアドレスが向いていない業務

経理部門などの管理部門では、もともと組織が少人数の場合が多くみられます。
 

フリーアドレスにしても人の移動が起こりにくく、あまり効果が感じられないでしょう。
 

また、高いセキュリティが求められる業務の場合、覗き見などのリスクがあります。
 

窓口が固定していたり業務機器などの設備が必要だったりする場合もフリーアドレスには不向きです。
 

オフィスのフリーアドレス化成功のポイント

オフィスをフリーアドレスにする際、漠然と進めると単なる投資で終わってしまいます。
 

目的と効果を明確化させてから始めましょう。
 

また、フリーアドレスにするには社員の理解を得る必要があります。
 

なかには自席がなくなることで、会社への帰属意識が低くなったりモチベーションが下がったりする可能性があるかもしれません。
 

フリーアドレスに必要な環境整備には、以下などがあげられます。
 

• ・運用ルール
• ・デスク
• ・ロッカー：共用、個人用
• ・モバイルフォン
• ・ノートパソコン
• ・Wi-Fi
• ・セキュリティ
• ・ツールやシステムのクラウド化

 

フリーアドレスについてもっと知りたい方は、こちらのフリーアドレス解説記事もご覧ください。

オフィスのフリーアドレス化に必須のツールやシステム10選

フリーアドレス化に必要な要件を踏まえると、以下のようなシステムがあると便利です。
 

ビジネスチャットツール

チャット、タスク、ファイル管理、ビデオ/音声通話などコミュニケーションを円滑に進めるための機能が盛り込まれているツールです。
 

Teams

 

 

クラウド上で使用できるMicrosoft365に統合されたチャットツール。
 

GIFアニメやステッカー、絵文字などを活用しながらどこでも会話ができるため、優先度の低いメールのやりとりが減らせます。
 

プラン名		Microsoft Teams	Microsoft 365 Business Basic	Microsoft 365 Business Standard	Office 365 E3
価格		無料	540円ユーザー/月(年額契約)	1,360円1ユーザー/月 (年額契約)	2,170円1ユーザー/月 (年額契約)

 

Slack

 

 

サービス開始から5年で日間アクティブユーザー数が1,000万人を突破したチャットツール。
 

仕事内容ごとにチャンネルで区切り、かんたんにメンバーへ情報共有が図れます。
 

 

LINEWORKS

 

 

トーク、スタンプ、グループ、LINE連携が可能なビジネス向けのチャットツール。
 

無料のチャットツールであるLINEの使用感のまま、顧客や他拠点などと連携できます。
 

 

Chatwork

 

 

2019年のビジネスチャット国内利用数1位のチャットツールで、チャット機能は無料で全機能が使用可能。
 

2020年8月末日時点で国内外の企業281,000社が利用しています。
 

 

Workplace

 

 

Facebookに近いインターフェースですが、チームメンバー限定で使用できるため、セキュリティ面でも安心です。
 

WorkplaceチャットはFacebook Messenger同様の使い勝手です。
 

 

Google Chat

 

 

Google Chat はG Suiteに統合されている機能で、独立したアプリまたはGmailからアクセスできます。
 

G Suiteには複数のプランがありますが、Chat機能については共通です。
 

 

プロジェクト管理

あるプロジェクトにかかわる担当者や予算、スケジュールなどが一元管理できるツールです。

システムによって、リソースやタスクの管理にも対応しています。
 

Asana

 

 

ボード上やカレンダー上で仕事が見える化できるプロジェクトツール。
 

Slack、Gmail、Microsoft Teams、Asana for Salesforceなどのアプリと連携ができ、テレワーク中でもタスク管理やプロジェクト管理がスムーズに進みます。
 

 

Trello

 

 

ボードに「ふせん」を貼り付ける要領で使用できるツールです。
 

プランを問わずパーソナルボード、カード、リストは無制限で作成可能。
 

自動化サービスのBUTLERを用いてカスタマイズできるほか、管理者およびセキュリティ機能も盛り込まれています。
 

 

クラウド受付システム

受付システムは来客時の対応を一手に担うツールです。
 

内線電話、受付・取り次ぎ時間、バックオフィスの来客対応の削減やセキュリティの強化などが期待できます。
 

RECEPTIONIST

 

 

RECEPTIONISTでは、オフィスへの来客を受け付けた場合ビジネスチャットやスマートフォンの専用アプリで通知が可能。
 

来客通知が連携できるのは、以下8種類のビジネスチャットとSMSです。
 

• ・Slack
• ・Chawork
• ・Workplace
• ・LINE WORKS
• ・Microsoft Teams
• ・Google Chat
• ・InCircle
• ・DingTalk

 

また、来客情報はクラウドで管理され、来客履歴の検索や来客動向について分析できます。
 

 

ファイル共有

オンラインストレージ、クラウドストレージなどと呼ばれるもので、インターネット上でデータの保管や共有が行えます。
 

自社サーバの管理が不要で場所を問わずに作業ができます。
 

G Suite

 

 

G Suiteは、Googleが提供しているサービスで、強固なセキュリティとさまざまなアプリケーションが統合されています。
 

パソコンはもちろんスマートフォンでもアクセス可能。
 

PDF、画像、動画などが保存できるGoogleドライブやGoogleドキュメント、Gmailスプレッドシートなどのサービスについて、任意で共有設定ができます。
 

 

まとめ

オフィスのフリーアドレス化には、ビジネスチャットツールやプロジェクト管理システム、クラウド受付システム、ファイル共有システムが必要です。
 

どのツールを選ぶかはオフィスの規模や必要とする機能により異なるため、本記事をツールの選定にお役立てください。