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メールとチャットの違いって結局なに?

ビジネスで利用されるコミュニケーションツールは様々ありますが、その中でもメールは社内外問わずに使われています。
 

最近登場したビジネスチャットは、そのメールと結局どう違うのでしょうか。使い分ける状況、入れ替えたほうが良い状況など紹介します。
 


メールとチャットの根本的な違い

メールはアドレスを利用する

メールはメールアドレスを利用する、基本的に1対1で行う通信手段です。
 

複数のメールアドレスに同時に送ることも可能ですが、複数人で同時会話のような形のコミュニケーションは取れません。
 

またメールアドレスは登録制であり、メールアドレスを知らないとやり取りができません。
 

さらにメールを読むか読まないかは相手次第になる上に、読まれたかどうかも分かりません。その分リアルタイム性は低くなっていきます。
 

また、メールは1通ごとに独立している部分があり、対話をしようとすればメッセージを引用しなければなりません。
 

前に送ったメールを見なければ話の流れが分かりにくくなるのは少々不便です。
 

チャットはIDを利用する

メールと違いチャットはIDを利用して、メッセージの送受信を行います。
 

チャットは1対1の通信だけではなく、1対多数や複数人間のコミュニケーションが行えるツールです。
 

リアルタイム性が高く、複数人での会話がスムーズにできるのが特徴です。チャットの場合は、相手のチャットIDを知らないとチャットができません。
 

しかし、一度チャットにログインしてしまえば、IDを意識することなくメッセージの送受信が可能です。
 

メッセージを読んだかどうかもツールによっては判別可能で、読まれていて返事が無ければ催促することも簡単に可能です。
 

また、チャットはメッセージのやり取りを行うツールのため、メッセージが連続していて、話の流れを簡単に確認することができます。
 

ただ大人数での会話の場合は、メッセージが流れ過ぎてしまい遡りに時間がかかる場合があります。
 

メールの優れている点

丁寧な文章

メールは、手紙やはがきなどの従来型のコミュニケーションを電子的に行うことができるようにしたのが始まりです。
 

そのため、挨拶文から始まる丁寧な文章を送ることがマナーとして必須です。目上の人や、お客様、社外の人へのメッセージを送信するときには優れています。
 

堅苦しい部分もありますが、ビジネスにおいては好印象を与えたり、安心感を与えたりします。
 

ただし友達や仲の良い同僚相手であれば、そういう部分を飛ばしてしまって用件だけを送ることが可能な場合も。
 

相手の都合に合わせることができる

メールは、相手の都合に合わせたコミュニケーションが可能なツールです。相手が読んでも返信をしてくれない限り、その反応は分かりません。
 

また、返事も相手の都合に合わせて書かれるため、送り手としてはそれを待つだけしかできません。
 

返事は書ける時に書いてくださいというのがメールの基本スタンスです。
 

どうしても緊急で返事が欲しい場合や、内容について話したい場合には他のコミュニケーションツールを一緒に使う必要があります。
 

チャットの方が優れている点

リアルタイム性が高い

チャットでは相手の反応がすぐに帰ってくることが多いので、待つ必要がありません。既読か未読かがわかるツールであれば、相手が読んでなければ催促もしやすくなります。
 

また、チャットにログインしていなくても、メッセージが送られたことはアプリなどで通知されます。
 

PCだけでなくスマホなどの端末でも使えるので、メッセージを読む場所を選びません。
 

ちょっとした時間さえあれば送られたメッセージへの返信も、早く返すことができるのです。
 

複数人と同時通信ができる

チャットはメールと違い同時に複数の人と、同時に同じ内容について話し合うことができます。
 

メールでも複数人にメッセージを送ることは可能ですが、その返信は個別になってしまいます。
 

同じチャットルームに所属していれば、リアルタイムで意見を言い合うことができます。軽いミーティングがいつでも可能です。
 

文章が簡略化できる

チャットのメリットとして、文章を簡略化できる点があります。メールの良さは、丁寧に挨拶から始まる点ですが、その分書くのに時間がかかります。
 

簡単な文章でのメッセージになれば、それを読む時間も書く時間も短縮されます。その分効率が良くなり、意思決定も速くなります。
 

使う相手を選ぶ必要はありますが、絵文字やスタンプで意思疎通をすることもできます。
 

簡潔な文章でも相手に対して意思疎通ができるのが、チャットの最大のメリットでもあり魅力ともいえるでしょう。
 

メールとチャットの使い分け

お客様対応にはメールが◎

お客様とのコミュニケーションでは、丁寧な挨拶が必要な場合がほとんどです。また、言った言わないの行き違いを防ぐため、メールを簡易のエビデンスとしても利用できます。
 

さらに、お客様に対して、すぐに返信しないと!という切迫感を与えることもありません。
 

社内のコミュニケーションはチャットが◎

上司に向けては丁寧な言葉が好まれますが、社内のコミュニケーションでは、基本的に挨拶はあまり必要ありません。
 

返信を簡略化したり、すぐに返答したりするにはチャットの方が向いています。
 

意思疎通の速さや、意見を簡単に交わすことができるのも社内コミュニケーションにおいては大事なポイントです。
 

まとめ

メールもチャットも同じコミュニケーションツールです。ただ、メールにはメールの良さがあり、チャットにはチャットの良さがあります。
 

違いを理解してそれぞれのいいとこどりをすることが、コミュニケーションの効率化を促進します。

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