ムダなやりとりを減らす!ビジネスチャットでの会話のコツ教えます

こんにちは!BCM編集部のふじこ(@risafujimura)です。
 
リモートワークの導入により、ビジネスチャットをメインのコミュニケーションツールとして本格的に使い始めた方も多いのではないかと思います。
 
私自身も、1年前に入社した時に初めてビジネスチャット(Slack)を使い始めました。
今までの仕事では主にメールを使用していたので、活発なコミュニケーションとスピード感に慣れるまで少し時間がかかったことを覚えています。
 
スピード感や活気があり便利な反面、チャット上でのコミュニケーションが難しい…なんて悩むこともあるのではないでしょうか?
 
今回は、ビジネスチャットでの「あるある」な困りごとから私が実践しているコツをご紹介します。
 



ビジネスチャットは便利な反面、思わぬ手間を生むことも

 

ビジネスチャットは
 
・コミュニケーションの円滑化
・効率的に情報共有できる
・コミュニケーションをすべて可視化できる
 
というメリットから、企業の業務効率化ツールとして使用が拡大しています。
 
業務のやりとりだけではなく、チーム内でちょっとした相談をしたり、気軽にアイディアを共有したりもでき、コミュニケーション活性化の効果も期待できますよね。
 
また、メールの定型文であった
「お疲れ様です。」「よろしくお願いします。」
といった文章も不要になります。
 
しかし、気軽にコミュニケーションがとれる分、コミュニケーションの量が多くなります。
 
・文章を考えるのに時間がかかる
・内容が伝わりにくく「どういうこと?」と解釈に時間がかかる
・口頭で伝えればすぐの内容について何度もチャットを往復する

 
なども起こりえます。
 
便利なビジネスチャットが集中できない原因になってしまっては本末転倒です。
 
 

ビジネスチャットで「あるある」な困りごと

情報を探すのに時間がかかる

 
どんどんコミュニケーションが進むため、過去の情報がどんどん流れていってしまい、たどりづらくなります。

また、会話ベースでやり取りするため、要点が分散しやすいのも難点です。
 
・どのチャンネルで会話していたかわからない
・何月何日のやりとりかまで覚えていない
・スレッドにファイルが添付されていないから遡らないといけない
 
検索機能も使えますが、その都度必要な情報を検索するのは大変です。
また、会話ベースであるために検索ワードで見つけられないことが多発することも。
 
とはいえ、相手に「いつの話でしたっけ?」なんで聞くのも無駄なやりとりですよね。
 

「伝え方」に悩む

 
例えば問題が発生したとします。
上長に経緯を説明するとともに、今後の指示を仰ぐことが必要ですよね。

「◎◎さんに〜〜〜〜の交渉をした時に、△△△ではないかという問題が発生しました。原因は〜〜〜〜〜で、今後は@@@の対応か、****の対応を検討しています。最初に相談した+++さんは〜〜〜〜とのことでした。どのような対応がよろしいでしょうか?」

(…これだと長い?)
(言いたいことが伝わらないかも…)
 
本来は迅速に共有すべき内容なのに、打っては消したり、打ち直したり…
スピーディーなやりとりが多いからこそ、「わかりやすく伝えるにはどうしたら良いだろう?」と悩むことはありませんか?
 
 

すぐ実践可能!チャットでの会話のコツ

質問にははっきり答える

 
チャットでは、相手からの質問には簡潔にはっきり答えることがコツです。
 
Yes/Noでわかるものは特にはっきりと、簡潔に
相手に気を使って答えをあいまいにするのはやめましょう。
 
また、相手が求めている以上の答えに悩む必要もありません。チャットではひとつの受け答えが完結した時点で、次の質問や話題に進む可能性が高いです。
 

視覚的な見やすさを意識する

 
先ほどの問題発生時の文を引用します。
 

 

 
どちらも伝えたい内容は同じですが、下のほうが見てすぐに内容が伝わるのではないでしょうか?
 
・改行や箇条書き
・内容を強調する【】(すみかっこ)
・太字
・囲み

などを効果的に使用し、パッと見て内容が伝わるようにしましょう。
 

曖昧で相手に考えさせる表現はなるべく避ける

 
「明日のミーティングについてですが…」
「さきほどの件の確認をしてもらえますか?」
 
もしかしたら相手は明日ミーティングを複数抱えているかもしれないし、さきほど話した内容が相手には複数思い浮かぶかもしれません。
 
”自分と相手が思い出すものは同じではない”
 
と念頭に置いておくと、
 
「明日のイベントミーティング」
「今日の定例会議の〇〇について」
という言葉で自然と言い換えることができますよね。
 
メンションが来た瞬間に、相手がすぐに分かるような言葉を使えば「どの件だっけ?」という無駄なやりとりもなくなりますし、
必要なワードが入っていればスレッドを検索する時にも簡単に見つけることができます。
 

読まれる文章を心がける

 

「◎日ですと、間に合わない可能性があります」
 
文字だけのコミュニケーションは、誤解のないよう包んだ表現をしがちです。
柔らかい表現ともいえますが、ビジネスチャットにはあまり向いていないかもしれません。
 
「間に合いません」と言い切った方がわかりやすいこともあるので、状況や相手によってうまく使い分けるのがオススメです。
 

理解しにくいものは聞いたほうが早いこともある

 
端的なテキストだけのコミュニケーションだからこそ、受け取った時に「今聞かれたのはなんのこと?」とわからない時も稀にあります。
 
でも相手は早めの返事を求めていそう…
というとき焦ってしまいますよね。
 
そんな時は思い切って「どういうことですか?」と聞いてしまったほうがスムーズです。
会話で言われた瞬間に聞き返すのと同じだと思います。
 
もちろん第一に自分で調べることや、普段から必要な情報をわかりやすく管理しておくことが前提ですよ!
 
 

短いテキストで正確に言葉を伝える心がけを!

 
ビジネスチャットは企業ごとに大きく運用ルール・特徴が異なるものです。
 
本日はコツをご紹介しましたが、「これを実戦すれば間違いない」という正解ではありません…
 
とはいえ、ビジネスチャット以外の場でも
「短いテキストで正確に言葉を伝える」ことはとても重要です。
 
テキスト上でも気持ちの良いコミュニケーションが取れるよう個人が気を付けていきたいですね。
 
社内のコミュニケーションを円滑にする便利なビジネスチャット。
ちょっとしたコツを活用して使いこなしましょう!
  

チャット連携で来客業務を自動化へ

まだ来客業務を人任せにしていませんか?

来客前の日程調整のコミュニケーション
スケジュールや会議室の仮押さえ、日時決定時の削除作業
「空いている会議室がわからない」などの会議室管理
来客時、「席にいない」「会議中」「会社にいない」など担当者への取次苦労
Pマーク対応の来客履歴の管理

これらを自動化できるRECEPTIONISTでは、チャット連携をすることで来客の度に働く社員の仕事を止めません。

無料資料で詳細を見る
RECEPTIONIST資料請求

RANKING
人気記事ランキング

NEW
新着記事