36協定に記載する45時間の具体的な算定方法と留意点とは？

会社が従業員に残業を命じる以前に締結が必要なものとして36協定があります。
 

36協定は2019年4月1日以降、法律により残業時間に上限が設けられたため、旧来のように「青天井」での管理が違法となりました。
 

実務上抑えておくべき時間数と単位を確認しておきましょう。
 

【筆者】社会保険労務士　蓑田真吾
社会保険労務士独立後は労務トラブルが起こる前の事前予防対策に特化。
法改正内容を踏まえながら、ヒアリング内容を基に、企業に合った様々な労務管理手法を積極的に取り入れ、企業の人事労務業務をサポートしています。

 

36協定で記載する45時間の内訳と単位の考え方とは

36協定に締結する45時間を考える前に、毎月45時間近い残業がある場合、まずは36協定の締結以前に働き方の問題にも対応する必要があります。
 

36協定の上限規制である「45時間」の管理をする前に、労働時間の記録についても確認しておきましょう。
 

現在は労働時間の記録について、3年は保管しておかなければなりません。
 

これは、2020年の民法改正に伴い、未払残業代の請求も2年から5年（当分の間3年）に延長されたことにも密接に関わっており、会社としてリスクを減らす意味でも適正な労働時間の管理は避けて通ることができません。
 

また、時間外労働の上限規制はアナログでの管理と非常に親和性が悪く、複数のチェックポイントを継続的に管理しなければならないためことから、アラート機能が備わった勤怠管理システムを導入することの必要性が叫ばれています。
 

36協定の締結にも期限があることから、法律の理解も並行して進めて行きましょう。　
 

時間外労働の上限規制である45時間とは

36協定の「45時間」とは、時間外労働上限規制の最初に登場する時間数です。
 

どのようなケースが労働基準法違反（36協定違反）となるのでしょうか。
 

36協定は、現在法律によって残業時間の上限が猶予されている職種等を除き、原則として、通常の36協定と特別条項を結んだ36協定に分けられます。
 

出典：働き方改革法で消えた”残業の抜け道”とは|PRESIDENT Online
 

こちらの通り、時間外労働の上限は「原則月45時間、年間360時間まで」となり、36協定における上限「45時間」はここからきています。
 

※特別条項とその上限時間については後述します。
 

通常の36協定を締結する際に残業を命じる時間数として次の3つを決めなければなりません。

まず、1については法律上上限がありません。
 

法定労働時間が8時間であり、労働時間が8時間を超える場合には少なくとも1時間の休憩が義務となります。
 

1日24時間という時間から逆算すると、理論上、1日あたり15時間の時間外労働ができてしまいますが、言うまでもなく心身を蝕むであろうそのような時間管理には疑問符がつきます。
 

そのような時間管理は、労基署からの指摘の対象となり得ます。2については、法律上「45時間以内」とされています。「以内」とは45時間も含むという意味です。これは「以上」「以下」も同じ理解です。
 

参考までに「未満」の場合、45は含まないという理解です。言い換えると44以下とも言えます。併せて確認しておいたほうがよい単位として、「超」があります。「超」の場合は46から上という理解です。
 

次に3についてです。2と同様に法律上上限が決められており、その時間数は360時間以内とされています。もちろん単位の考え方は2と同じです。
 

36協定で記載する45時間に休日出勤分は含めるのか

結論として、45時間の中には休日労働は含めません。
 

そもそも残業と休日労働はまったく別の概念です。
 

「休日労働」については残業とは別に協定を結ばなければなりません（書式自体は同じ）。
 

何曜日が会社の休日に当たるかは会社によって異なりますが、休日労働をさせる可能性のある従業員の人数、日数（例：1か月に3日）、具体的な時間（例：9時～18時）を締結します。
 

残業時間が45時間ちょうどの場合はどのような扱いになるのか

「45時間ちょうど」は法律違反ではないか？との相談がありますが、法律違反ではありません。
 

「ちょうど」の場合、45時間ジャストということです。
 

少なくとも45時間1分ではないために、問題ないという理解です。
 

尚、労働時間の最小単位は分単位であるため、45時間1分という例を用いています。
 

45時間とは1か月の単位であり、言うまでもなく、これは毎月チェックしなければなりませんので、継続的な労務管理が必要です。
 

36協定で記載する45時間を超える場合の対応

36協定で締結する時間数は実態にあった形での記載が求められています。
 

しかし、突発的な繁忙により締結した時間数を守れない可能性があります。
 

そのような場合の対応方法をおさえておきましょう。
 

36協定で記載する45時間を超える場合の具体的な対応方法

業務拡大により、月の残業時間が45時間を超えてしまうというケースは少なくありません。
 

その場合、実態にあった形で36協定を締結しなければ違法となります。
 

そこで、選択肢の1つとして後述する36協定の「特別条項」という締結方法があります。
 

もし、特別条項の締結をしないのであれば、残業時間が1か月あたり、45時間以内、1年間で360時間以内におさまるような管理が求められます。
 

36協定の特別条項とは

36協定の特別条項とは臨時的な場合に限り、原則の1か月45時間を超えて時間外労働を命じられるようにするための締結ですが、詳細を確認していきましょう。
 

36協定特別条項の中身とは

36協定には「特別条項」という定めがあります。
 

原則の45時間では協定内容を適正に運用できない場合に、特別条項を締結することで45時間を超えて労務の提供を受けられるようになります。
 

まず、特別条項の概要をおさえましょう。
 

特別条項は、法律で定められた残業時間の上限を超えることが見込まれる場合に締結します。
 

そのような場合に、違法状態を回避しながら働いてもらうための締結であることを前提としておさえておきましょう。
 

原則の残業時間の上限は1か月45時間・1年間360時間となります。
 

これを超えることが予想され、それが「臨時的な事情」がある場合に限り、超過可能です。
 

臨時的な事情とあるように、45時間を超えてもよい回数は6回までとなります（7回目以降は不可）。
 

尚、特別条項を締結した場合、残業時間数等は次の通りとなります。

注意点として、「複数月平均」とは、2～6か月とされ、2か月を平均しても6か月を平均しても休日労働を含み80時間以下でなければならないという意味です。
 

当然、5か月目までは適法状態であっても、6か月目に違法状態になることがあります。
 

また、仮に残業時間が45時間以内におさまっており、特別条項にはあたらない場合であっても残業時間が44時間、休日労働56時間のようなケースは合計すると100時間となるため違法となります。
 

1か月あたり、100時間「未満」ということは、言い換えると99時間以下という意味です。
 

これらに違反した場合、罰則として6か月以下の懲役または30万円以下の罰金が科されますが、罰則以上に会社への風評被害や社会的な信用問題にも発展してしまいます。
 

まとめ

法律で定められた上限を超えて働かせてはならないのはもちろんですが、36協定で締結した時間を超えて働かせることもできません。
 

特に繁忙を迎える部門などがある場合で、労働時間を管理する部門よりもその部門の残業が多い場合、アナログ管理では限界がありますので、機械的に会社として措置を講じておきましょう。
 

その1つとして予め定めた時間数に達した場合にメッセージが流れ、上長と従業員に残業はあと〇時間までと意識させて、法違反を回避するなどが選択肢として挙げられます。
 

このような管理は法令順守だけに留まらず、従業員の健康も守ることにも繋がります。