たくさんの書類の処理や保存に忙殺されていませんか？
 

業務の効率化や情報が見つけやすくなるだけでなくコストも削減できるペーパーレス化。
 

今回はオフィスでペーパーレス化を行うメリットやデメリット、またペーパーレス化を促進するのに欠かせないツールをご紹介します。
 

この記事を参考にペーパーレス化を推進していきましょう。
 

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オフィスから書類がなくなる？ペーパーレスとは

ペーパーレス化とは、これまで紙の書類や文章で扱っていたものを電子データなどに記録して運用することです。
 
ペーパーレス化を進めることが、社内での情報共有の円滑化、業務の効率化やコストの削減、エコに繋がります。
 

どうしてペーパーレスを行うのか

さまざまな企業で、これまで使用した紙の書類を電子データに置き換えるペーパーレス化が進んでいます。国の方針としてペーパーレス化が推進されたことが大きな要因です。
 

ペーパーレス化を推進するためには、法的な整備が必要だとして、電子帳簿保存法やe-文章法などの改正が行われてきました。それにより契約書や領収書などを電子データで保存できるようになっています。
 

ペーパーレス化のメリットとデメリットとは？

ペーパーレス化にはメリットもありますが、デメリットがあることも。どちらも把握しておくことで、適切にペーパーレス化を取り入れることができます。
 

ペーパーレスのメリット

ペーパーレスを行うと、書類をデータで管理することになるので検索が簡単になり、どの部署からでも誰でもアクセスすることができます。また、印刷コストや保管場所のコストを削減することも可能です。紙を減らすことにより森林など環境への影響を減らすこともポイントです。
 

また、データを電子化することで紙に比べてセキュリティ対策をより強化することができます。パスワードや閲覧できる権限を設定することで、アクセスする人を限定することもできるのです。
 

ペーパーレスのデメリット

ペーパーレスのデメリットは、データを閲覧するためのディスプレイが必要になることです。書類を確認するためのパソコンやタブレットを導入するコストがかかります。
 

また、端末を扱う社員に端末の使い方やセキュリティに関する教育が必要です。そのため、ペーパーレス化へ移行するには、時間がかかることもあります。
 

情報を表示するディスプレイは紙と違ってたくさんの画面を同時に並べるのが難しいので、多くの情報を一度にたくさん広げて行いたい作業などは効率が落ちることも。また、保存しているデータが破損すると見られなくなってしまう恐れもあり、バックアップは必須です。
 

ペーパーレスを促進するおすすめのツール

ペーパーレスには必須のクラウドストレージ

ペーパーレス化に必須なのがクラウドストレージサービス。これまでは社員それぞれのパソコンにそれぞれデータを保存し、必要な時にメールや紙への出力で情報を共有していました。しかし、クラウドストレージサービスでは、インターネット上にあるフォルダにまとめてデータを保存することで、データを管理します。
 

クラウドストレージを利用するメリットは、データ共有のしやすさとセキュリティです。データを一元管理することにより、社内からでも社外からでもアクセスすることができます。また、パソコンだけでなくタブレットやスマートフォンなどさまざまな端末からアクセスできるのもポイントです。
 

紙の書類には紛失や消失、盗難などのリスクがあり原本を無くしてしまうと復元できません。書類をデータ化してクラウドストレージに保存しておけば、万が一パソコンやタブレットが故障したり紛失したりしてもデータをクラウドから復元できます。
 

ペーパーレス化には欠かせない注目のツール

社内のペーパーレス化を促進、サポートするためのツールをご紹介します。それぞれのツールの特徴やおすすめポイントをまとめていますので、導入の際に参考にしてみてください。
 

ペーパーレス化により共同作業をサポートするためのツール

 

 

「X-point cloud」は、クラウドサービスを利用してペーパーレスでスピーディーに決済を行うことができるツールです。スマホやタブレットにも対応しているので「決済申請をしたくても、上司が外出中」「出張中で決済申請用紙をプリントアウトできない」など、これまで決済の申請や承認が難しかった場面でも行うことができます。
 

 

「ClickShare」は、パソコンのディスプレイを簡単に共有することができるツールです。画面の共有に特化しているのでシステムはシンプル。パソコンにUSBで専用のボタンを接続し、アプリを起動したあとにボタンを押すだけで画面がシェアされます。会議資料を事前に印刷して準備しなくても画面を共有することでペーパーレスになるのがポイントです。

 

 

「Fleekdrive」は、「ファイル・コラボレーション」というクラウドストレージを利用した機能が特徴です。ファイルの管理や共有だけでなく、ひとつのファイルを複数のユーザーで同時に編集できるのがポイント。遠く離れた部署でも同時に作業を行えば、確認や中断で待つ時間を大幅に減らせます。
 

総合的に業務をサポートし、ペーパーレス化にも貢献するツール

 

 

「RECEPTIONIST」は、受付業務を簡略化できるツールです。お客様の来訪があった際に、チャットやスマホアプリで通知するので業務の手を止めることなく対応できます。来客履歴はクラウド上で管理され、別途紙媒体にまとめる必要はありません。

 

また、GoogleカレンダーやOutlookカレンダーなど外部アプリとの連携もできるので、来客の日程調整や、会議室の予約状況がすぐに反映されるのもポイントです。

 

 

「NotePM」は、データを共有化するためのサポートツールです。画面はシンプルなデザインで、ITツールに慣れていない人でも扱いやすいのが特徴です。テンプレート機能や高機能のエディタがついており、入力のサポートも充実。

 

データはwindowsのように、フォルダに入れて保存できます。探しやすく見やすいツリー構造なので直感的に使えるのがポイント。検索機能も充実していて、保存されているファイルを全文検索することができます。キーワードや保存形式を入力して、必要な情報が探せるので便利です。

 

 

「クラウドサインSCAN」は、面倒な契約書の管理をクラウド上で行うツールです。契約書をアップロードして保存するので、紙への出力や印鑑を押す必要がなく手間と時間が省けるのがメリットです。データはパソコンで参照でき、出先でもすぐに検索し契約内容を確認することができます。

 

データ化により契約書の管理や検索もらくらく。セキュリティ面も充実しており、保存した契約書のデータは暗号化して毎日自動的にバックアップ。契約書を確認する際もメール認証やアクセスコード認証などが利用できるので、大事なデータを第三者からしっかりと守ります。
 

まとめ

ペーパーレス化の導入はオフィスワーク業務の効率化に繋がります。さらに、書類スペースの削減になったり、情報の検索が容易になったりとスペースや時間、経費の削減が行えるメリットも。
 

ペーパーレス化について、どこから取り入れていいのかわからない。という場合は、ペーパーレス化をサポートするツールの利用を検討してみましょう。業務に合ったツールを選んで段階的に導入するのがおすすめです。