ビジネスチャット
受付システム14選を比較！「企業の顔」の最先端事情
まだ内線電話で、来訪者の受付をしていますか？
今、東京を中心に日本全国に広がっている受付システムは、働き方改革に必要な生産性の向上、業務効率化に貢献していますね。
・受付対応しているだけで作業時間の半分が失われている
・内線電話がなる度に集中が切れて作業を進められない
・オフィス移転するし、かっこいい受付にしたい
などの課題がある方は、最先端の受付システムを探していると思います。
なので、今回は「受付システムとは何か？」と、今話題の受付システムを14選をご紹介していきますので、受付システム選定の基準にしてください。
▼目次
１：受付システムとは？
受付システムとは、今まで受付嬢や内線電話で取次ぎをしていた業務をタッチパネルや自動音声などを使って無人化します。
来客表に記入してもらう手間を無くしたり、スタイリッシュさをアピールすることもできます。また、来客情報もクラウドで管理できるため、オフィスに来客情報を保存しておくスペースも不要になります。
２：受付システムを導入する４つのメリット
あらゆる企業は導入を初めている受付システムにはどのようなメリットがあるのでしょうか？今回は、最も重要な４つのメリットをご紹介します。
１、働きやすい環境になる
来客業務を整理し、効率化されますので、負担がかかるバックオフィス(総務・人事)が、来客の度に動く工数が削減されて、本来の業務に集中できます。
２、経費を削減できる
今まで受付嬢や受付担当者がしていた業務をシステムが行いますので、人件費を削減できます。さらに、内線電話の工事費用や工事時間などもかからないため、工事費用や時間的コスト面でも削減できます。
３、情報を簡単に管理することができる
受付システムの多くはクラウド上に受付情報を自動で記録することができます。そのため、来客情報を管理する手間がなくなりますね。
４、来客者に最先端を感じてもらえる
内線電話が置いている受付スペースと比較して、iPadなどの最新機材を設置することにより、お客様や入社希望者に対して最先端の企業であるイメージを持ってもらうことができます。
３：受付システムはどんなところを意識して選ぶべき？
受付システムは年々、種類が増えています。
そんな数ある受付システムからどのようにして、自社に最適な受付システムを決めれば良いのか、抑えるべき6つのポイントをお伝えします。
◆コスト面は適正か
受付システムを導入するには、様々な人(上司、総務)の許可が必要となりますね。
備品のiPadやタッチパネルで受付システムの機能を追加できればリーズナブルですが、新たに機械を購入するとなると初期費用として高額な予算が必要になります。また、逆に月額費用がかからなかったり、あまりにも安すぎると、途中でサービスが継続できない可能性があります。
◆規模に合った機能があるか
「入館規約の同意」や、複数の管理者設定など、企業の規模によって必要になる機能があります。また、社員数が多いと、検索が複雑になってくるため、整理されている機能があるかも確認したいところです。
◆ヘルプセンターが整っているか
ヘルプセンターが整っていて、わかりやすいと、管理者はもちろんのこと、社員全員が使い方を能動的に調べて、使えるようになります。不明な点がある度に、お問い合わせをしていては時間がかかりすぎてしまいます。
◆誰でも使えるシステムかどうか
来客されるお客様は老若男女さまざまです。一定の層にしか使えないシステムでは、お客様に優しいとは言えませんし、操作方法がわかりにくいと、受付スペースに行列ができてしまいます。むしろ非効率ですね。
◆セキュリティ面は安心か
受付システムの中には、顔や名前が最初から出ているサービスもあります。外部の方に個人情報が漏れてしまうのはセキュリティ上よろしくありません。
来客情報が暗号化されているか、サーバーがダウンした時の対策はできているかなど、チェックしておきましょう。過去のサーバー障害なども見てみるといいかもしれません。
◆カスタマイズはどれだけできるか
受付は会社の顔。
受付画面は自由度高くカスタマイズできる方が魅力的です。
また、ボタンも「今日だけ『面接用』のボタンが欲しい」など用途に合わせて変更できるものが使いやすいでしょう。
以上のポイントを踏まえて受付システムを見ていきましょう！
次の項目から、おすすめ受付システムを紹介していきます！
＊わかりやすいように以下の表記で機能を紹介しています。
ー記号ー
◯→あり ×→なし 空欄→確認できていない
iPad……………………iPad(アプリで簡単に使える)かどうか（×は別途機械を購入する必要があります）
検索機能………………担当者を検索から探せる機能
来客データ管理………来客データを自動でまとめてくれる機能
社員登録CSV…………社員登録を一括管理できる機能
英語表記………………英語で受付画面を表示できる機能
ビジネスチャット……来客通知をビジネスチャットでポップアップ通知でき、スマホ・PCから確認できる
自社アプリ通知………来客通知を会社独自のアプリでポップアップ通知でき、スマホ・PCから確認できる
待受カスタマイズ……受付システムの待受画像をカスタマイズできる機能
ボタンカスタマイズ…受付システムのボタンをカスタマイズできる機能
QRコード………………予約確定時にお客様にQRコードを送信し、受付をQRコードで行うことができる機能
音声認識………………入力を音声読み取りで行うことができる機能（音声案内は含みません）
入館証…………………受付完了時に入館証を発行できる機能
４：受付システム【ビジネスチャット】
受付システムのなかでもビジネスチャットで来客通知をするものを紹介します。
ビジネスチャットで通知することで、担当者のスマホやPCへ直接連絡が行き、取次業務が必要なくなります。
外出先でもタバコ休憩に行っても、スマホで確認できるので効率的ですね。総務に優しい仕様です。
また、オフィス環境においても内線電話の音がならないので、集中できる環境を保つことができます。
(1)クラウド受付システム「RECEPTIONIST」
RECEPTIONISTは、11年間受付嬢をしていた女性の来客業務ノウハウが凝縮された受付システムです。「日程調整から来客受付までを自動化」することを可能にしています。iPadで受付を行い、内線電話を使いません。
また、唯一「受付システム・プログラム」で特許を取得しているシステムですね。口コミサイト「ITreview」でも3期連続で満足度1位を獲得してます。
来客業務がゼロになります
Slack、Chatwork、LINE WORKSなど(9種類)のビジネスチャット、専用アプリ、SMSやメールを介して担当者に直接連絡が行くので、内線電話での取次が不要になります。来客業務に負担がかかりがちなバックオフィスが業務に集中できる環境になります。
日程調整が簡単にできます
「調整アポ」機能は、受付日程・使用する会議室を自動で整えてくれるサービスです。
↑日程調整から来客受付までをの工程を83%削除します。
待受画面のカスタマイズで会社の色を演出できます
受付は会社の顔。受付の画像や動画を自由自在にカスタマイズすることができます。受付に必要なボタンのカスタマイズも可能です。
↑画面一面自由に決められる
(2)Smart at reception
AIを搭載したiPad受付システム。受付のかたちもさまざまで、会社をスタイリッシュに演出できます。
音声で受付
受付はiPadからの音声でアシストしてくれます。
受付の入力は音声で入力できます。
AIが搭載されているので、聞き間違いを自動修正できます。
QR読み取りが可能
QRコードをメールで送信、そのQRコードを使えば、スムーズに受付することが可能です。
参照：https://smartat.jp/reception/system.php
Pepperと連携も可能！
Pepperと連携すれば、お出迎えはPepperの自動音声で担当者へ取り次ぐことができます。
内線電話、ビジネスチャット、メールから選べる通知
内線電話で取り次ぐだけでなく、ビジネスチャットやメールで来訪者通知ができるので、自由にカスタマイズできます。
(3)Envoy
米国発祥の受付システムの生みの親。
登録方法は英語ですが、登録が5分で完了するという簡単さ。
Slack、メールに通知が飛ぶ
内線電話を使わずに、Slackやメールで来訪者を確認できます。
秘密保持契約（NDA）にサインしてもらえる
iPad上で書面にサインすることができます。
参照：https://envoy.com/visitor-registration/
顔写真付きの入館証を発行することができる
iPadで写真を撮り、それを即座に入館証明として利用可能です。
５：受付システム【内線電話と繋がる】
受付システムで受付をして、内線電話で担当者へ連絡がいくサービス。
ビジネスチャットの導入が難しい、内線電話があったほうがいいといった方はこちらがオススメです！
(1)more Reception
more Receptionは簡単なタッチパネル操作でスピーディーなおもてなしを実現し、「貴社の”おもてなし”の新しいかたち」を提案しています。
３種類のカタチから製品を選べる
卓上型のコンパクトタイプや床に直接設置して使用できる自立型のフロアタイプなどから選ぶことができます。
操作をしていない画面では広告動画を流すこともできる！
他にも、退館処理もこのシステムで管理できます。
来客通知方法も３種類
内線電話に繋げるだけでなく、メールやmore Receptionのアプリに来客通知を設定できます。
QRコードで受付可能！
入館だけでなく、退館もQRコードでラクラク手続きできます。
(2)MOT
iPadで受付をし、内線電話ではなく、スマートフォンに電話が入るという新しいカタチの受付システムです。
受付はスマホへ電話が入る
エントランスに設置された受付システムから直接スマートフォンに繋がります。
そのため、PBXやビジネスフォンがなくてもすぐに使いはじめられます。
iPadの画像は10枚まで選択可能
受付画面をさまざま選択できます。
施設予約案内
会議室などの予約状況をクラウド画面で確認できます。
画面上で予約することも可能です。
英語にも対応
日本語・英語併用、日本語、英語から選択可能です。
(3)Welbo
ウェルボは受付電話ロボットです。
音声合成、音声認識、顔認証ができます。
顔認識でお客様をスピーディーにお出迎え
顔写真を撮影し、お客様の顔を覚えさせることができます。その結果、スピーディーに受付をすることができます。
参照：https://welbo.jp/product/
音声認識で入力も簡単
音声認識で入力簡単にできます。
内線電話に繋がる
担当者へは内線電話で取り次ぎます。
(4)企業受付 for Sota
こちらもロボットSotaが受付をしてくれます。
お客様の緊張も紛れることでしょう。
顔認識で人物を判定
一度顔を覚えると、名前を入力する必要がなくなります。
担当者のパソコン、スマートフォン、内線電話に通知
さまざまなデバイス、また転送機能もあるのでお客様を待たせません。
お客様応対は選択するだけ
「ただいま参りますので、少々お待ちください」や「どうぞお入りください」の選択肢からメッセージを選ぶと、Sotaがお客様対応をしてくれます。
(5)Alplay-Info
Alplay-Infoは次世代の受付システムです。映像が空中に浮かんで見えるのです。
また、触覚を与える装置も搭載しており、空中を押しているのにボタンを押している感覚になります。
近未来を演出できる
この受付システムをおけば、企業の近未来感を演出できます
・セキュリティも完璧
この空中に浮かんで見える映像は正面からしか見ることができません。
そのため、横から個人情報が見られる心配もありません。
参照：https://www.shinko-sj.co.jp/pdf/business/AIplay-Info.pdf
内線電話に繋がる
Alplay-Infoの付属の電話から受付担当者へ連絡が繋がります。
(6)I-Face
初めてのお客様にもわかりやすいインターフェイスで、さまざまなIT業界にとどまらず、保険会社や建築関連の企業にも導入されています。
iPad内臓のマイクとスピーカーを使うことで受話器なしで通話できる
1営業日で設置できる
スピーディーに使い始めることができます。
iPad設置台へのこだわり
オフィスのイメージに合わせた設置台を使うことができます
(7)iPult
アナログ内線電話を一本があれば、簡単に設置できるiPadを使用した無人受付システム。
扉の解錠機能などの遠隔操作も設定可能です。
iPadの画面を自由にカスタマイズ
自社CMなどを自由に流せます。
バイリンガル機能
英語表記に対応しています。
カレンダータイマー
受付担当者がいる時間をあらかじめ設定しておくことで、電源を切る必要がなくなります。
(8)IBTARS
愛知県名古屋市を拠点にするアプリ開発を手がける会社が開発した受付システムです。
部署を選択することで電話が繋がる
受付画面で部署を選択することで、内線電話に繋ぐことができます。
受付嬢画像を自由に設定できる
受付案内画面にいる人物を会社のイメージに合わせてカスタマイズすることができます。
(9)管理受付システム
マルチアプリケーション開発を手がける会社の受付システムです。
アプリから通知が届く
来客通知は担当者と管理者が、自社のアプリケーションのプッシュ通知から受け取ることができます。
手書き入力可能！
会社情報など受付に必要な内容は、iPadで手書き入力が可能です。
(10)kinase
使っている内線をそのまま使うことができる！
現在使っている内線電話でiPadで受付ができるようになるため、初期費用を低く抑えることができます。
担当者の顔写真から選択
顔写真から選択できるので、名前をうっかり忘れてしまっても大丈夫です。
担当者の少ない企業にオススメです。
６：受付システム【番外編】
受付システムがチームラボ株式会社から発売されています。
こちらは、新しくてちょっと変わった受付システムです！
Face Touch（フェイスタッチ）
大きな画面から、担当者を選択し、その場でテレビ通話することができます。
チームラボさんらしい、次世代の受付システムですね！
＊これほど大きくなくても自社にあるタッチパネルでも使えるようです。
プロフィールが設定できる
受付で担当者を選択するとプロフィールが表示されます。
趣味などでアイスブレイクのネタになりそうです。
担当者探しで迷わない、直感的で簡単な操作
タッチパネルを操作して顔写真から探せるので担当者探しに迷いません
まとめ
今まで数々の受付システムを見て来ました。
シンプルなものからロボットを使ったものまで、本当に種類が多いです。
中には、無料で体験できるものもあります。
ぜひ、自社にあったコストや機能の受付システムを選んでみてください。
チャット連携で来客業務を自動化へ
まだ来客業務を人任せにしていませんか？
・来客前の日程調整のコミュニケーション
・スケジュールや会議室の仮押さえ、日時決定時の削除作業
・「空いている会議室がわからない」などの会議室管理
・来客時、「席にいない」「会議中」「会社にいない」など担当者への取次苦労
・Pマーク対応の来客履歴の管理
これらを自動化できるRECEPTIONISTでは、チャット連携をすることで来客の度に働く社員の仕事を止めません。
