オフィスDXとは？メリットや失敗しないポイント、おすすめツール10選を紹介

オフィスDXで業務効率化、社員がもっと働きやすい環境をつくりましょう！
 

近年ビジネスにおいてDXという言葉がバズワードのように取り上げられており、DXの中でも、特に「オフィスDX」が注目を集めているのを知っていますか？
 

ハイブリッドワークやABWなど、オフィスで働くということそのものが変わりつつある中で、オフィスDXの需要は広がりを見せています。
 

今回はそのオフィスDXがどのようなものか、どういったメリットがあるのか、オフィスDXを推進するツールについてなど、解説していきます。
 

オフィスDXとは？バックオフィス業務のDX

そもそもDX（デジタルトランスフォーメーション）とは、ITなどのデジタル技術を活用してよりよい環境や暮らしへ変化させることです。
 

つまり、オフィスDXとはITシステムやツールを導入して、オフィスでの業務の効率化や生産性向上を実現することです。
 

例えば、オフィスDXとして以下の業務変革が挙げられます。

このように、多くは総務や経理などバックオフィス業務が当てはまることが多いです。
 

そのため、オフィスDX≒バックオフィスDXと言い換えることもできます。
 

オフィスDXが注目される3つの背景

そもそもなぜオフィスDXが注目されているのでしょうか？それぞれの背景について説明していきます。
 

労働人口の減少

日本では少子高齢化が進んでおり、これによる労働人口の減少が深刻な問題となっています。
 

労働人口が減りゆく中で人材の確保が難しくなっている状況。少ない人員でも必要な業務を遂行するためには、オフィス業務の自動化や効率化が必須となってきています。
 

優秀な人材の採用強化

人材確保の難易度が上がっていくということは、採用活動においても影響が生まれます。
 

とりわけ優秀な人材はどの企業も採用したがるため、優秀な人材を確保する難易度はどんどん上がっていきます。
 

国内大手企業に勤める若手社員を対象にしたアンケートにて、自社のDXに課題を感じている人材のうち、7割以上が転職を考えているという結果が出ています。
 

 

このように、企業のDXが進んでいるかどうかが転職する上で重要視されており、DXされたスマートなオフィスなら採用候補者へのアピールにも繋がるといえます。
 

リモートワークなど働き方の多様性への適応

コロナ禍の影響もあり、テレワークやリモートワークの導入が急速に進んでいきました。
 

しかし、総務や経理といったバックオフィス部門の人々は、書類対応やハンコなど、オフィス業務のために出社を強いられてしまい、テレワークが導入できないといった課題がありました。
 

しかしオフィスDXが進んでいれば、バックオフィス業務ですら場所を選ばず対応することができるため、全社でのテレワークなどの働き方を進めることができます。
 

また、リモートワークの導入・移行によりオフィスの出社率が減少し、オフィスサイズの見直しをする企業も増えています。オフィスの移転に関してはこちらで解説しているので、こちらもご覧ください。

オフィスDXで得られるメリット3選

オフィスDXを進めることで、様々なメリットが得られます。
 

業務効率化・生産性の向上

ITツールやシステムの導入により、業務効率化に繋がるという点です。
 

人が手作業で行っていたルーティーンワークなどを、システムの導入で自動化します。例えばバックオフィス業務でも

こういった作業を自動化・効率化することができます。
 

また、来客受付や電話対応など、「その都度対応することでいちいち業務を中断しなければいけない」ということがなくなることで、業務に集中できて生産性向上にも繋がります。
 

長時間労働の是正・労働環境向上

DXによる業務効率化や自動化が進むと、1つの業務に費やす時間が短縮できるため、労働時間の短縮に貢献できます。

従来の業務がDXにより工数削減されることで、長時間労働がなくなり、労働環境が改善するという効果が期待できます。
 

テレワーク・リモートワークの推進

これまでのアナログな環境の場合、オフィスに出社しないと仕事ができない状況でした。育児や子育てなどの理由により出社が難しい人たちは社会復帰ができないという問題があります。
 

ですが、オフィスDXによりオフィス以外でも業務ができるようになることで、これまで働けなかった人々の採用や社会復帰が進むこととなります。
 

また、前述の通り「特定の部署だけテレワークができない」という課題も解消されるため、従業員にとって平等な環境を整備することにも繋がります。
 

オフィスDXを失敗しないために押さえるポイント

ここまでオフィスDXの有用性について紹介してきましたが、ただITシステムやツールを入れればオフィスDXが進むというわけではありません。
 

オフィスDXを成功させるためのポイントを紹介します。
 

課題と目的を設定する

オフィスのDXに取り組む前に、まずは自社の課題を洗い出し、目的を明確にすることが第一歩です。
 

一言で「DX」といっても、その取り組みは多岐に渡るため、「何をDXするのか」「なんの目的でDXするのか」を具体的に定めないと施策は進まず、また見当違いな方向に進む恐れがあります。
 

現状を正確に把握して、自社に必要なDXとその取り組みを見極めること。これがオフィスDXを成功させるための第一歩です。

DXを進める意図や目的を全社に周知する

課題と目的を設定したら、全社員に対してDXの意図や目的を周知しましょう。オフィスDXを成功させるためには、経営陣から現場の従業員に至るまで、会社全体で必要性を認識する必要があります。
 

例えば、いくらDX推進者がその重要性を説いても、上層部が必要性を認識できていない場合、そもそもDXに必要なシステムやツール導入の許可が下りない事態が考えられます。
 

また、従業員が必要性を認識できていないと、仮にツールを導入してオフィスDXを進めても、そのツールを活用してもらえない恐れがあります。
 

周知や理解を深めてもらうためには、説明会や社内セミナーを開催して周知徹底を行いましょう。1回ではなく複数回実施して全員に行き届くように発信を続けることと、誰でもわかる形でおこなうことがポイントです。
 

必要なシステム・ツールの選定と導入

オフィスDXを進める土台が整ったら、次はオフィスDXに必要な新しいシステムやツールの選定です。
 

新しいシステムやツールを選定する際は、機能やコストなどのわかりやすい比較ポイントだけではなく、既存の業務フロー、システムとの互換性や現場の社員が使いこなせるかも考慮しましょう。
 

また、ツール提供者が使用方法の問い合わせや故障時にスムーズに対応してくれるか、サポート体制の確認も大切です。
 

新しいシステムやツールの導入自体が目的にならないように注意が必要です。最初に定めた課題と目的を軸に考えることが大切です。
 

社内体制やフローの見直し

新しいツールを導入しても、それが実際に業務で機能しなければ、ただ無駄にコストをかけてツールを入れただけになってしまいます。
 

新たにツールを導入することで無駄は発生しないか、別のフローは生まれないか、ツールの使用を含めて対応する人員や人数は最適か、などを見直し、必要に応じて体制を再構築します。
 

またDXで業務を効率化しても、工数が空いた分をそのまま別の業務を増やし続けては社員の負担は減りません。業務量の調整が必要なことも意識しておきましょう。
 

DXの後も効果検証を繰り返す

オフィスDXを導入した後、運用するなかで新たな問題が見つかるかもしれません。また、導入した結果余計な工数が発生して、結局以前と業務時間は変わらない、というケースもあります。
 

導入の効果が出ているか、改善点はないかなど現状を分析して、より良い形を模索していきます。また必要に応じて、運用マニュアルや業務フローの変更、更に新しいツールの導入や変更などを検討しましょう。
 

なお、効果検証の際は中長期的な視点を持つことも大切です。新たにツールやシステムを導入した場合は定着するまでに時間がかかるケースもあるため、導入当初の効果だけで判断するのは早計と言えます。
 

オフィスDXにおすすめツール10選

最後にオフィスDXを進める上で有効なおすすめツールを紹介していきます。
 

クラウド受付システム『RECEPTIONIST』

 

オフィスでの来客対応において、従来の人がいる受付や内線電話での対応の場合、受付担当者に対応の負荷が偏ったり、担当者が不在の場合の取次工数など、担当者への負担が問題となっていました。
 

RECEPTIONISTを導入すると、来客通知が担当者へ直接通知されることで、スムーズな受付対応を行うことができます。
 

　　　

公式サイト	https://receptionist.jp/
提供元	株式会社RECEPTIONIST
利用料金	初期費用：0円　   月額費用：要問い合わせ
導入実績	非開示
特徴	グループウェア、チャット、CRM、会議室管理システムと連携可能

 

電話代行サービス『fondesk』

 

オフィスにかかってくる外線電話のうち、およそ80％は営業電話だと言われています。この営業電話対応に多くの時間を割いてしまうことと、電話対応による作業中断で、担当者の生産性に大きな悪影響が生まれてしまいます。
 

そこでfondeskを利用すると、会社にかかってくる電話のはじめの対応をオペレーターに任せることが可能となり、避けたい電話には対応しなくても良い状況がつくれます。
 

　　　

公式サイト	https://www.fondesk.jp/
提供元	株式会社うるる
利用料金	初期費用：要問い合わせ　   月額費用：10,000円～
導入実績	3,700社以上
特徴	ネット申し込みで即日利用開始できるネット申し込みで即日利用開始できる

 

自動応答システム　チャットbot『チャットプラス』

 

お客様からのお問い合わせに自動で回答してくれるチャットbot。チャットプラスは約70％のお問い合わせに対してAIが自動返答してくれます。
 

ほとんど人の手がかからないため、サポートコストの削減に貢献してくれるでしょう。
 

　　　

公式サイト	https://chatplus.jp/
提供元	チャットプラス株式会社
利用料金	初期費用：0円　   月額費用：1500円～
導入実績	10,000社以上
特徴	AI会話機能、シナリオ設定、Q＆A予測回答機能、データ分析機能などを搭載

 

人事労務システム『SmartHR』

 

入退社の手続きや、年末調整などの人事労務業務の場合、どうしても書類での対応が求められることが多く、結果として人事労務部門の出社強制や書類処理・管理による業務負荷が問題になってしまいます。
 

SmartHRを人事労務に導入することで、入社手続きや、退職手続き、住所の変更などを、従業員がWeb上で直接入力することで完結します。
 

人事労務管理の手間が減るだけではなく、間違いを減らし、ペーパーレスで最新の情報を蓄積することが可能になることです。
 

　　　

公式サイト	https://smarthr.jp/
提供元	株式会社SmartHR
利用料金	初期費用：0円　   月額費用：要問い合わせ
導入実績	50,000社以上
特徴	従業員も人事・労務担当者も迷わず使えるインターフェースを設計

 

会計システム『freee会計』

 

細かい作業が多いうえに、ミスを許されない会計関連業務。freee会計は経理が初めての方でも使いやすい仕様となっていて、簡単に記帳ができるようになっています。
 

仕訳などのベーシックな経理業務から、決算報告書の作成までfreee会計1つで済ませることができます。
 

POSレジ、ネットショップやスラックなどのコミュニケーションツールとも連携可能。連携してデータを一元化することで、転記によるヒューマンエラーを防ぎます。

 

　　　

公式サイト	https://www.freee.co.jp/
提供元	freee株式会社
利用料金	初期費用：0円（従業員20名以下）　   月額費用：1980円～
導入実績	100万社以上
特徴	データの一元化、リアルタイムのデータ更新を実現

 

電子契約システム『クラウドサイン』

 

契約書や発注書など、ビジネス上の取引における重要な手続きは会社印の捺印が求められるなど、文書の提出や管理が求められる領域でした。
 

クラウドサインを導入することで、契約書をデジタル化することができ、押印処理やデータ保管などのペーパーレス化が実現できて、オフィス業務のDXが進みます。
 

　　　

公式サイト	https://www.cloudsign.jp/
提供元	弁護士ドットコム株式会社
利用料金	初期費用：0円　   月額費用：10,000円～
導入実績	130万社以上
特徴	電子署名法に準拠したクラウド型電子契約、その他セキュリティ機能搭載

 

書類の電子化システム『DX Suite』

 

DX Suiteはアナログで管理していた紙の書類をデータとして管理します。
 

これまで読み取りにくかった手書き文字も、独自開発の文字認識AIを駆使し、高い精度で読み取ることが可能になりました。

　　　

公式サイト	https://dx-suite.com/
提供元	AI inside 株式会社
利用料金	初期費用：0円　   月額費用：30,000円～
導入実績	12,700社以上
特徴	業界最高水準の読取精度

 

備品管理システム『SmartMat Cloud』

 

SmartMat Cloud（スマートマットクラウド）は重さを自動検知することで、備品や在庫の残量を記録します。
 

重さの増減を検知し、自動発注をかけてくれるので在庫管理業務を無人化させることができます。
 

これまで備品や在庫の棚卸しなど、手作業で行っていた業務をすべて自動化することができ、人件費のコスト削減が見込めます。

　　　

公式サイト	https://www.smartmat.io/
提供元	株式会社スマートショッピング
利用料金	初期費用：150,000円～   月額費用：25,000円～
導入実績	1,200件以上
特徴	AIによる在庫管理DXを実現

 

キャッシュレスシステム『オフィスペイ』

 

オフィスペイは社内自販機や社内コンビニなどに取り付けることができる決済システムです。
 

社員証を使って購入することができ、給与天引きや福利厚生としても運用可能。
 

来客者向けの飲み物を発注したり、お茶出しをしたりといった業務をなくすことができ、本来の業務に集中することができるでしょう。
 

　　　

公式サイト	https://officepay.jp/
提供元	GMOフィナンシャルゲート株式会社
利用料金	初期費用：0円　   月額費用：0円
導入実績	不明
特徴	社員証などを利用した非接触決済システム

 

空調・照明の自動化システム『RICOH Smart MES』

 

快適なワークプレイスを省エネと同時に実現する「RICOH Smart MES（リコー スマート エムイーエス）照明・空調制御システム」。
 

独自開発したセンシング技術やクラウド技術を活用し、人の入室に合わせた照明の自動点灯、空調の自動調整をします。
 

「昼間の時間、窓際の照明を暗くする」などきめ細かな調整を自動でしてくれるので、省エネ・省コストに繋がります。

　　　

公式サイト	https://www.ricoh.co.jp/service/lighting-and-air-conditioning-control-system/
提供元	株式会社リコー
利用料金	初期費用：要問い合わせ　   月額費用：要問い合わせ
導入実績	不明
特徴	センサーを用いて照明や空調機器を自動制御

 

オフィスDXで会社の中長期的にな成長に投資

オフィスDXの推進によって、バックオフィス業務の効率化や生産性向上が期待できます。バックオフィス業務の生産性が上がることで、企業の屋台骨を安定させながら、中長期的目線で取り組むべき企業課題に力を注ぐことも可能になります。
 

すなわち、オフィスDXを進めることは会社全体の業績向上や中長期的な企業成長に繋がるといえます。
 

今後の会社のために必要な取り組みや自社の課題に向き合い、企業変革を積極的に進めていきましょう。