スマートオフィスとは？オフィスのIoT化でつくる未来のオフィス像とそのメリット

働き方改革やコロナ禍でのワークプレイスの再構築により、オフィス移転や拠点統合などのオフィスの見直しが日本でも進んでいます。
 

そんな中で注目を浴びている「スマートオフィス」というオフィスについてご存知でしょうか？
 

スマートオフィスとは、AIやIoT技術で最適化された次世代型オフィスをさしますが、この記事ではスマートオフィスの概要から、導入するメリットや事例について解説していきます。
 

スマートオフィスとは？

 

スマートオフィスとは、AIやIoTといった最先端技術の導入で最適化された、オフィス業務を効率的かつ快適に行える次世代型オフィスのことです。
 

スマートオフィスでは、オフィス内の各種設備とネットワーク接続されたIoTシステムが、オフィスのあらゆるデータを自律的に収集・分析し、空調システムや照明機器などを自動的に制御します。
 

例えば会議室の空室状況を管理したり、室温を検知して空調を自動調整したりとさまざまな機能を持っています。
 

これによりオフィス環境を快適な状態に保てるため、従業員一人ひとりのパフォーマンスが高まり、組織全体における生産性向上が期待できます。
 

組織の業務効率化や生産性向上を考えるにあたり、システムやツール導入による業務効率化だけではなく、いかに従業員がオフィスで快適に働けるかということも重要な要素となります。
 

職場をスマートオフィス化することにより業務のムダが減る、社員の作業効率が上がるなど働き方改革にもつながるでしょう。
 

スマートオフィスにするメリット

スマートオフィス化すると、どういったメリットがあるのでしょうか。ここではいくつかあるメリットを紹介します。

業務効率化による組織の生産性向上

スマートオフィス化には、AIやIoTといった最先端のシステムやツールの導入が不可欠です。それらを導入することで、従来のアナログな手作業による無駄な工数をカットすることに繋がるため、業務効率化を実現します。
 

 

例えば、株式会社アイスタイルは、内線電話の代わりにクラウド受付システム『RECEPTIONIST』を導入することで、月間約600件の電話取次対応を75％も削減に成功しています。
 

アイスタイル社の成功事例を詳しく見てみる
 

リモートワーク対応による労働環境改善

 

スマートオフィス化が進むことで、時間や場所にとらわれない働き方を提供できるようになるため、リモートワークへの移行も可能となります。
 

クラウドストレージやビジネスチャット、Web会議システムなどのSaaSシステムを活用することで、ワークプレイスに囚われないオフィス環境を整備できます。

スマートオフィス化により、オフィスにおける無駄の削減や快適環境での勤務となり、仕事中に感じる物理的・精神的なストレスの軽減に繋がります。
 

ストレスが軽減されれば心身の健全化に繋がり、業務に対するモチベーションや貢献意欲の向上に繋がると言えます。
 

採用力の向上による優秀なデジタル人材の確保

2022年現在、国内全体での労働力不足もあいまって、採用激化が顕著になってきています。
 

優秀な学生の新卒採用はもちろん、経験者の中途採用も採用市場の激化が進んでいます。
 

そんな中、求職者にとって労働環境の先進度合いは非常にニーズが高まっています。コロナ禍によるオンライン化が進んだことで、「フルリモートまたはリモートワーク可能かどうか」という点は選考を受ける基準になってきているのです。
 

昨今はリモートワーク可能な企業が増えている中で、自社がリモートワークNGとなる場合、それだけで他社よりも募集内容が劣って採用市場で不利となってしまうため、リモートワークを可能とするためにも、スマートオフィス化が有利に働くと言えます。
 

スマートオフィス化の課題とは

スマートオフィス化することで、ご覧のように多くのメリットを享受することができる一方、スマートオフィス化には2つの課題が立ちはだかります。
 

セキュリティ対策：機械的・属人的リスク

 

IoTやAIなどの最新技術を導入して快適なオフィス空間を実現するということは、オフィスがネットワーク環境により制御されるということなので、その分セキュリティリスクが高まります。
 

万が一サイバー攻撃を受けてしまった場合、ネットワーク侵入によりオフィスのIotの制御が効かなくなります。オフィス内のカメラやスピーカーなどのIoT機器が乗っ取られれば、簡単に情報を盗み見られてしまう可能性があります。
 

導入時のシステム選定などを慎重に行って対策するのはもちろんのこと、従業員の情報リテラシー教育も必要になるでしょう。
 

安易に外部でフリーWi-Fiにアクセスする、不用意に外部からの添付ファイルを開かないなど、従業員各自がセキュリティ意識を高めることが重要です。
 

このように、スマートオフィスでは基本的なセキュリティ対策に加えて、高いセキュリティ意識が求められるという点は覚えておきましょう。
 

システム化による初期投資

スマートオフィス内を管理・制御するためにカメラやセンサーを設置する必要があるため、当然それらのシステム・ツール導入に対する初期費用がかかります。
 

これらのシステムを一気に購入して導入することや、ゼロから開発するとなると膨大なコストがかかってしまうため、クラウドシステムや既存のソリューションを導入し、月額費用をかけながら運用をはじめることで少しでもコストを抑えましょう。
 

また、全部をスマートオフィス化するのではなく、部分的にスマートオフィス化を進め、効果を実感した上で予算を確保して徐々に移行していく、という方法もおすすめです。
 

この2つの課題をクリアできるのであれば、スマートオフィスへの移行は大きなメリットを受け取りれる可能性があります。
 

スマートオフィスの導入事例

現状、国内でオフィスのスマート化を推進している企業は、まだ多くはありません。しかし、世界のスマートオフィス市場は着実に拡大しています。
 

海外のマーケティングリサーチ会社「BlueWeave Consulting」が2021年7月に発行した調査レポートによると、その市場規模は2020年の310億2,979万米ドルから、2027年までに731億967万米ドルにまで拡大すると予測されています。
 

株式会社梓設計

 

空港施設やスポーツ施設をはじめ、多種多様な施設の建築設計・コンサルタント業務を行う株式会社梓設計は、2019年の拠点統合時にオフィスのIoT化を進め、国内でも有数のスマートオフィスを実現している企業です。
 

出典：【対談】オフィス×IoTの賢人がスマートオフィスの先に描く「働き方の未来」｜ビジネスブログ｜ソフトバンク
 

オフィスの様々な場所へセンサーを設置し、人の感情や集中度、心拍数などの「働く人のステータス」を可視化。あわせて、オフィス内の温湿度や照度、騒音、匂い、気圧などの「環境データ」と照合し、両者の相関関係を分析。
 

スマートオフィス化により、収集したデータを分析することで、働く人の生産性を向上し、心身ともに健康な状態を保てるオフィスを実現しています。
 

ソニーグループ株式会社

出典：ソニーのスマートオフィスソリューション Nimway
 

電子・電気機械器具・電子部品の設計・開発・製造・販売を行うソニーグループ株式会社は、同グループ企業のスマートオフィスソリューション『Nimway』を導入し、スマートオフィスへシフトしています。
 

オフィスの見直しにおけるフリーアドレス導入にあたり、オフィスの座席予約や誰がオフィスにいるかの在席管理を主目的としてNimwayを導入。
 

出典：ソニーのスマートオフィスソリューション Nimway
 

オフィスの各所にセンターを設置し、元々使用していたスケジュール管理アプリと連携することで、フリーアドレスの座席予約がスマホから簡単に行えるようになり、フリーアドレス導入がスムーズに進みました。
 

このように、オフィスやオフィス業務全体をスマート化するだけでなく、部分的にIoT化することでスマートオフィス導入を進めていくというのも有効な手段です。
 

段階的な導入でスマートオフィス化を進めよう

スマートオフィスは、オフィスのIoT化により、従業員にとって快適かつ利便性の高いオフィス環境を構築し、業務効率化や生産性向上へと繋げるオフィスです。
 

従業員のモチベーション向上やオフィスのDX推進にも高い効果を発揮しますが、導入までの設計や初期導入コスト、セキュリティ対策には十分な検討が必要となります。
 

ポイントは、既存の業務プロセスやオフィス環境を整理して、システム化やIoT化を進めやすい部分から段階的に進めていくことです。状況を見ながら少しずつ適用範囲を拡大させていけば、スムーズにスマートオフィスへの移行が進められます。