Microsoft365(旧office365)と連携して効率化できるツール厳選10選

Microsoft365はそれ自体機能が充実しているアプリですが、よりスムーズな作業効率化を図りたいのであれば、外部ツールとの連携がおすすめです。
 

それぞれに特徴のある、機能に特化した外部ツールと連携する事で、テレワーク中の社員ともよりスムーズに作業をすすめられるようになります。
 



外部ツールをMicrosoft365と連携するメリットとは?

日々の業務を効率よく進めるために欠かせないMicrosoft365は、外部ツールと連携することで、その効率をよりアップさせることが可能です。
 

例えば、外部ツールをMicrosoft365と連携させずに併用している場合、外部ツールから更新の通知が届くたびに手数がかかります。
 

Microsoft365から外部ツールへと切り替え、更新内容をチェックしたり、外部ツールに新しい通知が届いていないか逐一確認したりしなくてはなりません。
 

しかし、Microsoft365と外部ツールを連携させておけば、Microsoft365内のTeams上で全ての通知を確認できるので、いち早く大切な情報をキャッチできるようになります。
 

また、Microsoft365と併用する外部ツールの数が多くなればなるほど、全てのツールを一括管理するのも一仕事に。
 

特に業務が立て込んでいる時には、それぞれのツールをチェックするという作業自体煩わしく感じてしまうもの。
 

そして、その煩わしさから外部ツールのチェックを怠った時に限って大切な通知が届いており、業務に影響が出てしまう、などのトラブルが発生する可能性も。
 

Microsoft365と外部ツールを連携させておくと、Teams上に外部ツールの情報を集約可能
 

最新情報を常にチェックしやすくなり、確認ミスによるトラブルも回避しやすくなります。
 

今すぐMicrosoft365と連携したおすすめ外部ツール

受付業務がなくなる「RECEPTIONIST」

受付業務は、ただ来客を迎えるだけではありません。
 

アポがあるのかどうかを確認する、担当者へ来客の連絡をする、来訪者履歴に記載してもらう、担当者が指定した会議室に案内する、などなど、さまざまな業務が発生します。
 

そして、受付専任の社員を常駐させていない場合、来客のたびに仕事中の社員が、自分の仕事を一時中断させて対応しなくてはなりません。
 

受付対応によって本来の業務が滞ってしまうだけでなく、集中力も途切れてしまうため、作業効率も落ちやすくなってしまうというデメリットも発生するのです。
 

クラウド受付システムである「RECEPTIONIST」を運用すれば、来客のたびに社員が仕事の手を止めて対応する必要がなくなります。
 

RECEPTIONISTは、Microsoft365のTeams経由で担当者に直接来客通知を行うので、取次がなくなるのです。
 

また、日程調整や会議室の予約管理なども可能なので、打ち合わせの日程変更などについてもより効率よくできるのも魅力的ですね。
 

日々の業務がスムーズになる「desknet’s NEO」

業種や業態、企業の規模に左右される事なく快適に使える「desknet’s NEO」。
 

日本企業のワークスタイルに合わせた設計となっているので、海外ツールよりもスムーズに使いこなせる点も魅力的です。
 

社内情報の一括管理、日々のスケジュール確認、予定調整、各種申請・決裁の高速化とペーパーレス化、災害時の安否確認など、活用できるシーンは様々。
 

また、その時々の状況に合わせてフレキシブルに活用できるので、自然と作業効率も向上できます。
 

さらに、自社の業務によりぴったりあった業務アプリを簡単に作成できるAppSuite(アップスイート)も搭載。
 

必要な情報によりスムーズにアクセスできるようになるのも魅力的ですね。
 

ナレッジ共有がスムーズになる「Qast」

日々の業務の中で発生する疑問とその回答をストックし、覚書しておきたい情報をメモしておける「Qast」。
 

「A社との前回の打ち合わせって、最終的にどこまで話したんだっけ?」など、過去のやり取りを確認したい時、Qastにストックしておけば検索があっという間に可能です。
 

Microsoft365と連携する事で、Teamsなどでやり取りされる大切な情報を素早く簡単にQastへストックできるようになります。
 

さらに、ストックした情報に複数のタグをつけたり、フォルダ分けしたりと、検索しやすいように整理できるのも見逃せないポイントです。
 

また、Teams内では検索しにくいひらがなとカタカナの互換検索や、添付したファイル内の文字検索なども可能なので、より的確に必要な情報を見つけ出せますよ。
 

営業管理がスムーズになる「Salesforce」

クラウドタイプの営業支援システムSFAの先駆けである「Salesforce」は、中小企業から大手企業まで15万社以上が導入しているシステムです。
 

新規顧客の開拓から商談成約、獲得した顧客の維持と拡大、効率的な見込み客の発掘など、ビジネスを成長・拡大させるために欠かせないサポートをしてくれます。
 

また、店頭販売だけでなく業種や業務形態に合わせて柔軟にカスタマイズできるのも大きな特徴。
 

店舗に足を運んで頂けないお客様に向けてオンラインショップを立ち上げたい場合や、顧客のニーズを的確に把握し効果的な販促活動をしたい場合などにも効果的です。
 

Microsoft365と連携する事で、Salesforceで収集した顧客情報や営業に関するさまざまな情報をもとに、Teamsでよりスムーズかつ的確な社内コミュニケーションを実現できます。
 

営業活動がスムーズになる「Sales Cloud」

効率的に見込み客を発掘する事で、短期間での収益アップが期待できる「Sales Cloud」。
 

顧客情報を一元管理し、業界トップクラスと謳われているアナリティクス機能とインテリジェンス機能にて、データを詳細に分析する事が可能です。
 

また、顧客との深い信頼関係を構築するために欠かせない基本機能を全て搭載しているため、継続的に顧客と良好な関係を築きやすくなるのも魅力的なポイントですね。
 

テレワークでもより効率よく業務が進められるおすすめ外部ツール

タスク管理がスムーズになる「Trello」

社員それぞれがテレワークとなり、オンラインや電話でしかコミュニケーションが取れなくなる可能性も、今後ありえないとはいえないでしょう。
 

その際は情報やタスクの共有を如何に行うかが、業務を円滑に進めていくうえで非常に重要なポイントとなってきます。
 

「Trello」は、直接話せないテレワーク中でも、タスク管理やワークフロー管理がスムーズにできるツールです。
 

To Do リストを付箋に書いて目につくところに貼っておくような感覚で使用可能。
 

顔を合わせていなくても、誰がどのタスクをどれぐらい完了しているのか、締め切りが近いタスクはどれなのかなどを視覚的に管理できます。
 

また、各カードにはチャット機能もついているので、複数のタスクが同時進行していても、それぞれのタスクに関する会話をすぐに確認できるのも嬉しい機能です。
 

もちろん、タスクやワークフロー管理としてだけでなく、プレゼンのためのアイディア出しやアイディアを練るための資料集めにも活用できます。
 

導入すれば、テレワーク中でもスムーズに新しいプロジェクトが進められますね。
 

ファイル共有がスムーズになる「Dropbox」

50万以上ものチームが日々活用している「Dropbox」は、ファイルの共有が簡単にできるオンラインストレージ。
 

特に、「Dropbox Business」は、その名の通りビジネスに特化しており、さまざまなタイプのファイルを安全に保管し、スマートかつシームレスに共有できます。
 

また、パソコンからだけでなく、タブレットやスマートフォン、ブラウザなど、ファイルにアクセスできる端末を選ばないのも魅力。
 

テレワーク中でも、移動中でも必要な資料を即座にチェックできるのは嬉しいポイントです。
 

さらに、データ容量を問わず共有できるので、テレワーク中でもスムーズに業務を進められるのも大きなメリットのひとつ。
 

Microsoft365と連携させると、Dropbox内に保存したWordやExcelなどのデータをTeamsで開いて編集・作成できるようになります。
 

他にもDropbox内のフォルダに対し、個別に閲覧や編集の権限を設定できる機能も搭載。
 

チームメンバーが全てテレワーク状態でも、必要な情報を必要なメンバーにのみスムーズに共有ができるので、利便性が高いです。
 

コミュニケーションがスムーズになる「Slack」

75万社以上が導入している「Slack」は、元々Microsoft365のTeamsとは競合に当たるビジネスチャットツール。
 

外部ツールとも連携しやすく、エンジニアの評価が高いのが特徴です。
 

Slackは、2020年4月にMicrosoft365と連携させるためのSlackアプリである「Microsoft Teams Calls」の提供をスタートしました。
 

Microsoft Teams Callsを連携させると、Slack経由でTeamsのビデオ会議をスタートできるので、テレワーク中でもスムーズに打ち合わせが行えます。
 

また、Slackは絵文字ボタンやGIFも豊富に取り揃えているので、テキストのやり取りだけでは伝わりにくい感情を簡単に伝えられるのも魅力的です。
 

さらに、メンション機能を使って相手を指定できるので、大切な会話を逃さず伝えられるのも嬉しいですね。
 

ビデオ会議がスムーズになる「Zoom」

簡単にビデオ会議ができる「Zoom」は、コロナ禍において企業だけでなく、プライベートでの使用も増えた外部ツールのひとつ。
 

PCやブラウザ、タブレット、スマートフォンなど、媒体を選ばず使用できるので、テレワーク中でもスムーズにビデオ会議に参加できます。
 

最大1000人まで参加可能なHDビデオと高音質オーディオのオンライン会議では、同時に最大49人まで画面に表示できます。
 

また、会議の様子はクリック一つで録画できるので、大切な会話を逃してしまう心配もありません
 

また、さまざまなバーチャル背景を自由に設定できるので、自宅の様子を同僚に見られたくない場合も安心してビデオ会議に参加できます。
 

ツール連携がスムーズになる「IFTTT」

Microsoft365導入前から活用していた外部ツールや、頻度は高くないけど定期的に使用していた外部ツール。
 

もしこれらをMicrosoft365と全て連携できたら、作業効率も一気に向上しそうですよね。
 

でも、連携の仕方がよく分からない場合、連携方法を調べるだけでかなりの時間がかかってしまうことも。
 

そんな時にはさまざまなプラットフォームやツールを連携させてくれる「IFTTT」で、Microsoft365と外部ツールを繋いでしまうのがおすすめです。
 

「AをしたらBをする。」「CになったらDにする。」など、簡単な条件付けでMicrosoft365と外部ツールを連携してくれるので、設定も楽。
 

連携方法が分からないツールでも自由にMicrosoft365に紐付けできる点は非常に魅力的ですね。
 

まとめ

Microsoft365は、それだけでもさまざまな機能が充実しているツールです。
 

しかし、業種や業態によっては、Microsoft365だけでは機能不足となる場合も。
 

そんな時は、必要な機能に特化した外部ツールをMicrosoft365に連携する事で、大幅な作業効率の向上が期待できます。
 

また、連携した外部ツールをMicrosoft365上で一括管理する事も可能なので、複数のツールを個別にチェックする手間も省けるようになりますよ。

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