在宅勤務とは?メリット・デメリットや問題点、導入までのステップを解説

社会・産業のデジタル化が図られデジタルインフラが整備されたことや、働き方改革などの影響を受け、近年では在宅勤務が増えています。
 
テレワークの1つである在宅勤務は、かつては限られた職種や会社で実施されていました。
 
本記事では、在宅勤務の概要や導入によるメリット・デメリットについて解説します。
 

在宅勤務とは?

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在宅勤務とは、オフィスに出社せずに自宅を就業場所として仕事をする働き方です。
 
働き方改革によって柔軟な働き方が推奨されているほか、新型コロナウイルス感染症の感染拡大の影響もあり経験された方も多いでしょう。
 
またBCP(事業継続計画)策定が推進されていることもあり、非常事態発生時のリスク分散を目的として、在宅勤務を導入する企業も徐々に増えています。
 

在宅勤務とリモートワーク・テレワークとの違い

テレワークは、情報通信技術(ICT)を活用することを前提にした、時間や場所にとらわれない柔軟な働き方全般のことです。
 
本拠地であるオフィスから離れた場所で、ICTツールを利用して仕事をするため、在宅勤務より包括的な意味を持ちます。
 
一方、本来なら通勤にかかる時間を有効に使える在宅勤務は、育児や介護などを行う従業員が仕事と家庭生活の両方に取り組める働き方です。
 
参考:テレワークとは|テレワーク総合ポータルサイト
 
遠隔を意味する「リモート」と仕事を意味する「ワーク」を組み合わせたリモートワークに定義はなく、テレワークとほぼ同じ意味合いと考えてよいでしょう。
 

在宅勤務を導入するメリット

総務省が独自アンケートをもとに2021年に実施した「ウィズコロナにおけるデジタル活用の実態と利用者意識の変化に関する調査研究」によると、今後もテレワークを継続したい人の割合は事業規模を問わず過半数を超えています
 
ここでは、在宅勤務を導入するメリット5つについて見ていきましょう。
 

1. 業務効率や生産性を向上できる

在宅勤務では、同僚や上司に呼び出されたり、電話や来客に対応したりすることがありません。
 
突発的な用事で作業を中断することがないので、本来の業務に集中できるようになります。
 
そのため、業務効率や生産性を向上させることが可能です。
 

2. ワークライフバランスを向上できる

従業員が仕事と生活の調和をはかれる点が、在宅勤務のメリットです。
 
たとえば育児休業明けなら、出社が必要な短時間勤務等と出社不要の在宅勤務を組み合わせることもできます。
 
通勤時間に時間をとられることがなく、育児や介護など家庭の事情と折り合いをつけて働けることから、ワークライフバランスを向上できるでしょう。
 

3. 通勤にかかるストレスやコストを削減できる

在宅勤務であれば、満員列車に乗車して出社するストレスから解放されます。
 
通勤時間がないことで、時間のやりくりがしやすくなるほか、実際の業務以外に体力を消耗しません。
 
従業員にとっては、通勤服などを揃えるコストの削減にもつながります。
 
通勤にかかるエネルギーやコストを仕事や生活に充当すれば、作業の効率や仕事に対するモチベーションも上がるでしょう。
 

4. 非常時に事業を継続しやすくなる

BCP(事業継続計画)の策定においては、地震や風水害などの自然災害だけでなく、感染症、設備事故、テロなどの非常事態も想定しています。
 
新型コロナウイルス感染症の感染拡大で、緊急事態宣言下において事業を継続するために在宅勤務を導入する企業が急増しました。
 
このように非常時に事業を継続しやすくなる点も、在宅勤務のメリットです。
 

5. 人手不足を解消できる

なかには人手不足に悩んでいる業界もあるでしょう。
 
在宅勤務を導入すれば、ローカルエリアにとらわれず、遠隔地から正社員を採用するなど採用地域を拡大できます
 
育児や介護などの理由で自宅から離れられない人材が、在宅勤務という条件下なら応募しやすくなるでしょう。
 
オフィス勤務という場所の制限がなくなれば、優秀な人材を集めやすくなり人手不足を解消しやすくなります。
 

在宅勤務を導入するデメリット

在宅勤務には、問題点もあります。
 
ここでは、在宅勤務を導入する4つのデメリットについて見ていきましょう。
 

1. サボりがないかチェックする必要がある

企業側としては、様子が見えないことから社員のサボりがないかどうか気になるところです。
 
そこでGPS機能を搭載した勤怠管理システムや、IT資産管理あるいはMDMツールなどを活用してパソコンやスマートデバイスの操作情報を管理者が把握する必要がでてくるでしょう。
 

2. 習慣の変化により「うつ」になることも

オフィスへの出社がなくなったことで、生活サイクルの乱れに悩む社員もでてくることがあります。
 
実際に在宅勤務への変化によって孤独や不安などを感じる人がいるために、抑うつやうつ病の発症が懸念されているわけです。
 
在宅勤務を始めると日光を浴びる時間の減少、運動不足や他者とのコミュニケーションの減少などの変化に対応するための対策が必要となります。
 

3. 職場と自宅の線引きが難しく新たなハラスメントが起きる可能性も

在宅勤務の課題は、職場と自宅の線引きが難しい点です。
 
上司がウェブカメラを通して見える社員の服装や部屋の様子、同居人の生活音を指摘するなど、行き過ぎた管理を行う可能性があります。
 
業務遂行に求められる範囲を超えた干渉、過度な監視や性的な言動などは、すべてハラスメント行為です。
 

4. セキュリティリスクが高まる

警視庁によると、マルウェア「ランサムウェア」によるサイバー攻撃の脅威が増しています。
 
感染は、通信内容の覗き見を防ぐための「VPN機器」の脆弱性を突いた侵入が原因であることが多いようです。
 
VPN機器は在宅勤務でよく使用されていますが、パスワードを強化するなどセキュリティリスクへの対策や注意喚起などの啓発活動が必要となります。
 

在宅勤務を導入するステップ

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在宅勤務を導入するステップとしては、まず自社の業務分析を行い在宅勤務に向いた業務を選定した上で対象者を決定します。
 
ここでは、そのほかの手順について見ていきましょう。
 
なお中小企業や小規模事業者向けに、「IT導入補助金」なども用意されているのでチェックしてみてください。
 

労使によるルールづくりや労務管理制度の見直し

労働基準法上の労働者には、在宅勤務であっても労働基準関係法令が適用されるのがポイントです。
 
在宅勤務を円滑に進めるためには、労使で協議して策定したテレワーク運用に関するルールを就業規則に規定することが推奨されています。
 
ルールの具体的な内容としては、次のとおりです。
 

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出典:THE Telework GUIDEBOOK 企業の為のテレワーク導入・運用ガイドブック(6章 テレワークに関する社内ルール作り|国土交通省
 

「在宅勤務実施申請書」などを作成し、執務環境や在宅勤務の頻度を申請させるようにしましょう。
 
また非対面の業務における人事評価制度についても、それぞれの企業において工夫する必要があります。
 
企業や上司は作業の進捗状況を把握するために、在宅勤務者に報告書の提出を求めることもルール化しておくのがおすすめです。
 

在宅勤務手当を検討する

在宅勤務を選択した場合であっても、業務内容、職種、勤務時間が同じであれば給与(基本給)を見直す必要はありません。
 
ただし在宅勤務を遂行する上で必要な執務環境を整備する目的で、在宅勤務手当の導入が推奨されます。
 
手当相場は、月額3,000〜5,000円です。
 
在宅勤務手当の支払いは使用者の義務ではないので、政府推奨の手当一覧等は存在しません。
 
在宅勤務による光熱費や通信費の負担増加、セキュリティソフトの購入、Web会議用のカメラ・マイクをはじめデスクやチェアの購入費などの補填を目的としています。
 

文書のデジタル化や執務環境の整備

在宅勤務の導入にあたっては、書類のペーパーレス化、決裁の電子化などを進めておくとスムーズに移行できるでしょう。
 
執務に適した環境づくりもルール化して、標準化しておくことが推奨されます。
 
社員は、ルールに則り自宅における執務環境を整備することが大切です。
 
所定時間内に自宅内で生じた怪我は、業務上の労働災害として労災保険給付の対象となった事例があります。
 
誤って転倒することのないよう、整理整頓にも注意が必要です。
 

出社時対応の負担軽減には受付システムの導入がおすすめ

 

在宅勤務を導入すると、必然的に出社しているメンバーにとっては電話や来客対応などの業務負担が増えます。
 
そこで在宅勤務者とオフィス出社組の間で不公平感をうまないためにも、受付システムRECEPTIONISTの導入がおすすめです。
 
来客を迎える担当者自身が、受付に設置したiPadから通知を受けて直接対応することから、他のメンバーが本来の業務に集中できる環境を作れるでしょう。
 

まとめ

在宅勤務の本格導入にあたっては、労使の話し合いによるルールづくりや、就業規則への規定などの準備が必要となります。
 
在宅勤務者とオフィス出社組の間で不公平感がうまれないように、人事評価の工夫や手当の支給などの取り組みが必要となるでしょう。
 
受付の無人化に役立つ受付システムRECEPTIONISTの導入も、おすすめの取り組みの1つです。
 
受付履歴は自動でクラウド上に保存されるので、手作業の手間を大幅に削減できます。
 
在宅勤務を導入する際には、受付システムRECEPTIONISTとのセットで検討してみてはいかがでしょう。

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