オフィスセキュリティとは？導入の流れ～おすすめサービスまで徹底紹介！

事業運営をする上で、非常に重要なことがあります。それがオフィスセキュリティです。

 

特に最近は機密情報を扱う業種も増えてきていることから、オフィス（事務所）のセキュリティを徹底することは円滑な事業運営・取引先からの信頼獲得に直結すると言って過言ではありません。

 

そこで今回は「オフィスセキュリティとは？」という基本的な情報から導入の流れ、そしておすすめできるサービスまで徹底的にご紹介していきます。
 

オフィスのセキュリティ対策に有効なシステム

オフィスセキュリティの強化にはクラウド受付システムが有効だということをご存知でしょうか？
 

エントランスにiPadを置いて無人受付を実現するクラウド受付システムですが、セキュリティゲートやスマートロックとして連携することで、セキュリティ強化が可能になります。
 

入退館記録の管理はもちろん、入館証シールの発行で来客かどうかを一目でわかるので、いつ誰がオフィスを出入りしたかが管理できます。
 

受付スタッフや守衛者などの人を配置することなく、クラウド受付システムの導入でオフィスセキュリティ強化を実現できます。
 

オフィスセキュリティとは

本記事の前提となる情報として「オフィスセキュリティとは？」を解説します。結論から申し上げるなら、オフィスセキュリティとはいわゆるオフィス・事務所内の警備のことを言います。

 

とは言え警備と一言に言っても、何を警備し、どんな脅威から守るのか？など、様々な部分で必要に応じた警備を投入する必要があります。

 

物理的なオフィススペースの警備、入退室管理、また様々なリスクからの回避など総合的な概念としてオフィスセキュリティという言葉があります。

 

【場所やゾーン別】セキュリティレベル

オフィスセキュリティについては全ての場所で統一のセキュリティを実施する、というよりは、ゾーンに分けてセキュリティレベルを設定するのが一般的です。

 

 

それぞれに対して適切なセキュリティレベルがあります。

 

例えば、誰でも入れる場所に厳戒態勢のセキュリティをしないでしょうし、それは費用の無駄というものです。

 

イメージ的に、社外の人や一般の方々が出入りできるようなエントランスゾーンに対して、会社の金庫を警備させるような厳重な警備を行うことは「無駄」と言うのと同じです。

 

このようにオフィスセキュリティは、会社の全てのスペースに一律に設定するものではありません。これはとても重要な情報です。

 

もし仮に、会社のパブリックスペースまで最高警戒レベルのオフィスセキュリティを導入しなければなりません！などと営業攻勢をかけてくるオフィスセキュリティ関係の営業担当者がいた場合、信頼関係を構築することは少し考えた方が良いでしょう。

 

ということでオフィスセキュリティは、細かくゾーニングやレベルの設定を行うことで費用を抑えることができます。

 

例えばゾーニングを行うことで、重要な機密情報を扱う場所にのみオフィスセキュリティを導入するといった具合です。

 

オフィスセキュリティマーク認定(制度)について

出典：オフィスセキュリティマーク認証制度 | 一般社団法人ニューオフィス推進協会
 

適切にセキュリティ対策を行っている企業などに対してオフィスセキュリティの認定制度があります。

 

具体的には一般社団法人ニューオフィス推進協会にて、オフィスセキュリティコーディネーターの資格を発行しています。

 

その他テレワーク向けの認証制度として共同利用型オフィスセキュリティ認証という資格も一般社団法人日本テレワーク協会から発行されています。

 

オフィスセキュリティマーク認証制度には、以下のような特色があります。

 

オフィスセキュリティは顧客の信頼と実績に繋がる大切な施策です。

 

例えばオフィスセキュリティの実績が全くない、完全新規のオフィスセキュリティ会社と長年の実績や大企業での導入実績のあるようなオフィスセキュリティ会社では、自ずとその信頼度が異なると言って良いでしょう。

 

このような行き違いやすれ違いを防ぐため、様々な団体がオフィスセキュリティの認定制度を導入しているというわけです。

 

例えばオフィスセキュリティに関するコーディネートを行う人物のことを「オフィスセキュリティコーディネーター」と言います。

 

コーディネーターさんにしても、実績や幅広い知識があることが何よりも重要です。

 

オフィスセキュリティの具体的なメリット

オフィスセキュリティを導入することにおける具体的なメリットをいくつかご紹介していきます。

 

具体的には人的・物的・情報に関するリスクの回避が挙げられます。

 

人的リスクの回避

 

人的リスクとは従業員が怪我をするなどの「身体」に対するリスクを言います。

 

例えば従業員が泥棒に鉢合わせした場合に、泥棒とやりあって押し倒された際に怪我する、などのケースを想定しています。

 

物的リスクの回避

物的リスクとはその名の通り物に対するリスクです。

金銭的に価値のあるものを壊されたり盗まれたり、不正に利用されたりするリスクをいいます。

 

情報に関するリスクの回避

情報に関するリスクはデータ流出や情報漏洩に関するリスクです。

 

従業員による画面の盗み見による流出や資料の持ち帰りなどで流出するリスクもあります。

 

さらに、テレワークの導入で、情報セキュリティを課題と

捉えている企業も多くあります。

 

オフィスセキュリティの種類

オフィスセキュリティは空間を守るか情報を守るか、に大きく分類されます。

 

さらに、人を守るという側面も加わります。

 

以下では具体的なオフィスセキュリティの種類についてご紹介します。

 

入退室管理

社員の誰が出入りしたか、また、階級や職務内容で行き来できる場所を制限したりもできます。

 

・テンキーロック

暗証番号を知っていれば入れます。

 

ただしセキュリティレベルとしてはさほど高くないため、定期的な暗証番号の変更が必要です。さもなくば、退職した社員でも入れてしまう可能性があります。

 

・ICカードロック

カードでロックを解除する方法です。

 

誰が出入りしたか管理でき、勤怠管理にも使えます。

カードの紛失に注意が必要です。

 

・スマホ認証

個人のスマホや会社貸与のスマホで認証してロック解除する方法です。

 

最近はIT系ベンチャーを中心に導入されている方法です。

 

・生体認証

指紋や静脈、顔認証でロック解除する方法です。

 

こちらは生体情報をキーにしているため、少なくとも登録されている人物でなければ解除ができません。

 

シュレッダー

情報破棄の際のセキュリティです。

 

破棄した書類から情報漏洩のリスクもあるため、シュレッダーにかけましょう。

 

シュレッダーは書類の内容を判別しづらくなるスパイラルカットがおすすめです。

 

書類が膨大な場合、シュレッダーから書類の破棄までやってくれる業者もあります。

 

ネットワークセキュリティ

オンラインの情報セキュリティです。ハッキング等で情報漏洩しないためには必須です。

 

昨今は特に「情報そのもの」が大きな価値を持つ情勢となりました。よってネットワークセキュリティを万全・盤石にしておくことは非常に重要です。

 

収納セキュリティ

重要書類の収納場所にもセキュリティ対策が必要です。

 

具体的には金庫や鍵付きのボックスなどが該当します。

 

これらの収納セキュリティを開けるキーは、生体認証ほか暗証番号、その他物理キーなど様々な方法が想定されます。

 

防犯カメラ

人の目が届かない場所をカメラで監視して万が一の場合に従業員を守れるのが防犯カメラです。物理的に映像を記録するということから万が一の際には証拠能力を持つこととなります。

 

従業員の不正防止にも活用できます。

 

パーテーション

情報セキュリティの中でもより一層手軽に導入できるタイプのセキュリティです。

 

物理的に作業スペースをパーテーションで囲うことによって社員同士や、来客への情報漏洩防止にも使用できます。外資系企業や海外の企業では、古くから導入されている方法でもあります。

 

オフィスセキュリティ導入の手順

オフィスセキュリティ導入の手順についてご紹介していきます。

 

具体的には以下のステップを踏むことによって、適切なオフィスセキュリティが導入できるようになります。

 

オフィスセキュリティの目的を決める

オフィスセキュリティの目的を決めましょう。

 

例えば先ほどまでにご紹介したような人的リスクを守るべきなのか、情報リスクを守るべきなのか、はたまたパブリックスペースの安全を確保する目的があるのかなど、オフィスセキュリティの目的を明確にしておくことは、より適切なセキュリティ導入の鍵となります。

 

情報を取り寄せる

見積もりを取る前段階として様々な企業から情報をピックアップしましょう。

 

資料請求やWEB問い合わせ、その他、営業担当者から直接説明を受けるなどの方法があります。

 

比較検討し、見積もりをとる

情報を比較検討し、必要に応じて各社から見積もりを取るようにしましょう。

 

この時重要なのは、可能な限り相見積もりを取るということです。オフィスセキュリティは状況や導入する設備などによって会社ごとにコストが異なります。

 

予算に合う業者を見つけるためにも、相見積もりで精度の高い見積情報を取得するようにしましょう。

 

導入する

検討の結果業者が確定したら、導入の手続きを取りましょう。

 

セキュリティの種類によっては導入までに一定期間を要したり、場合によっては社内で簡単な施工工事を行う必要があるケースもあります。

 

一方で情報セキュリティの場合はオンライン上でソフトウェア的な手続きが必要となります。

 

この場合はサーバーの管理担当者などと連携して適切な導入スキームを組んでいく必要があります。

 

オフィスセキュリティの費用

オフィスセキュリティを導入すると、初期費用や月額の固定費はどのくらいかかるでしょうか。

 

これはオフィスの坪数やセキュリティレベルをどのくらい強固なものにするかで変動します。出入管理や防犯カメラ、金庫、常駐警備、防犯などセキュリティに対応するサービスや商品は多種多様です。

 

また、重要な資産は代表印や現金、有価証券、顧客情報・人事・財務データ、契約書、研究データなど企業により多岐にわたります。

 

そのため、費用はケースバイケースなので見積もりが必要です。

 

一例ですが、専用カードキーやデバイスを持つ従業員だけがオフィスに出入りできる入退室管理は初期費用不要、月額数千円から導入できます。もちろん、施錠するドアの数や性能により値段は上がります。

 

このセキュリティはスマートロックシステムとも呼ばれ、セキュリティはもちろん、入室退室のログは勤怠管理にも使え、製品によっては遠隔操作でロックや解錠も可能です。

 

ちなみに、オフィスに異常を検知すると警備員が急行してくれるオフィスセキュリティサービスは、初期登録費用が5,000円、監視場所1点で月額1,000円というプランもあります。こちらも警備箇所の多さや性能により料金は変動しますが、リーズナブルに警備システムを使えます。

 

おすすめのオフィスセキュリティ導入ツール・サービス

ここからはおすすめのオフィスセキュリティ導入ツール・サービスについてご紹介していきます。

 

今回は業界のなかでも特にトップランナーと言って過言ではない、オフィスセキュリティに関する実績のある企業を3つに絞ってご紹介します。

 

セコム

 

 

https://www.secom.co.jp/business/security/office/

 

業界最大手の一つセコムでは、オフィス・店舗向けセキュリティ屋オンラインセキュリティシステムの導入を支援・提供しています。

 

物理的な入退室管理システムや監視カメラシステムが利用でき、そして万が一の際には現場へ緊急対処員が急行してくれるなど、ワンストップでのオフィスセキュリティが導入可能となっています。

 

アルソック

 

 

https://www.alsok.co.jp/corporate/purpose/office_security.html

 

CMでもおなじみのALSOKは、小規模オフィスから大規模オフィスまで幅広くオフィスセキュリティを提供しています。

 

物理的なセキュリティの一環として耐火金庫の設置や常駐警備はもちろんのこと、その他オンライン関係のセキュリティについても対応を得られます。

 

ITOKI

 

 

https://www.itoki.jp/solution/security/

 

「リスクの分散・回避を通じて企業の経営資源を守る」をキー・メッセージとしているITOKIでも、オフィスセキュリティの導入が可能となっています。

 

例えば「オフィス内で部外者との打ち合わせスペースから社内のパソコンモニターが見える状態であること」を分析し、改善するといった施策はもちろんのこと・・・

 

入退室管理や個人情報が含まれる書類の整理に至るまで、比較的、情報セキュリティコンサルティング＋オフィスセキュリティ導入というワンストップでの相談が可能な印象です。

 

オフィスセキュリティで重視したい「受付・来客管理システム」とは

ところで、オフィスセキュリティでもう一つ、最重要視したいものがあります。それが会社の顔と言って過言ではない「受付・来客管理」です。

 

オフィスの規模や状況によっては、必ずしも常駐の警備員を配置することが適切ではないケースもあるでしょう。

 

その他、予算の都合上、受付や来客管理にセキュリティ上の費用がかけづらいというケースも想定されます。

 

例えばRECEPTIONISTで提供している受付・来客管理システムを利用することで、オンラインかつリアルタイムで来客や受付の管理が可能となります。

 

 

さらにセキュリティゲートやスマートロックとして連携することで、オフィスへの出入りそのものを制限することができ、さらなるセキュリティ強化が可能になります。
 

受付スタッフや守衛者などの人を配置することなく、クラウド受付システムの導入でオフィスセキュリティ強化を実現できます。
 

 

RECEPTIONISTについての詳細はこちら

 

まとめ

オフィスセキュリティは会社の円滑な事業運営・取引先からの信頼獲得という面で極めて重要なポイントとなりました。

 

情報漏えいや様々なリスクを含む事業運営をより円滑に進めるためには、今回ご紹介したようなオフィスセキュリティ導入が非常に重要であり、効果的です。