管理部門のDX化(デジタルトランスフォーメーション)を行う為にすべき5つのこと

管理部門のDX化を行うことには大きなメリットがあります。
 

ところで、そのメリットを充分に活かすためにするべきこととはいったいどんなことでしょうか?
 

今回は、するべきことを5つに絞って紹介します。合わせてDX化を行うときに気を付けることも紹介いたしますので、ぜひ参考にしてみてください。
 



管理部門をDX化するメリット

DX化を行うことにより享受できるメリットには、大きく分けて3つあります。
 

1つ目は、収益の向上が見込めることです。DX化を行うことで業務の効率化につながり、余った時間の有効活用や働く時間の短縮が可能となります。
 

また、自動化ツールなどを使用することで人が関与する時間や作業が減少。結果的に人件費の抑制が行えます。
 

生産性の向上と人件費の抑制、双方から収益の向上が見込めるということです。
 

2つ目は、BCP(事業継続計画)の充足につながることです。
 

コロナウイルス感染症によって、テレワークや在宅ワークがトレンドになった2020年。多くの企業が減収を余儀なくされる中で、増収増益をしている企業も存在します。
 

今後どのような災害に見舞われるか分からないからこそ、BCPを実行して企業を存続させるだけでなく、増収に結びつけることが必要になるでしょう。
 

DX化はその一端を担うことができます。
 

3つ目は、新しいビジネスモデルの構築や新しい商品、サービスが生まれるきっかけになることです。
 

AIは確実に人の行動を変えていくことになるでしょうが、その変化にも対応するにはDX化が欠かせません。
 

管理部門でDX化するときにするべきこと

ペーパーレス化


 

契約書や会議資料などがまだ紙媒体という企業は多いでしょう。紙の媒体をPDFなどデジタル化していくことをペーパーレス化と呼びます。
 

ペーパーレス化は、どこの部署でも手軽に始められることや、無駄な管理業務が減らせること、テレワークとも相性がよいなど、メリットが豊富。
 

管理部門には特に書類が多く存在していますので、ペーパーレス化はとても重要なミッションでもあります。
 

テレワーク


 

コロナ禍によって多くの企業が導入を始めたというテレワーク。出社しなくてもできる仕事や作業がたくさんある管理部門は、テレワークがしやすい部署でもあります。
 

コロナが収束した後でも、通勤時間の削減や移動時間の削減に効果があるため、テレワークはメリットがとても大きいです。
 

顧客管理のシステム化


 

管理部門で一番大事な管理は、顧客管理でしょう。顧客管理をデータ化して、クラウド管理することで、他部門でもデータの共有化がしやすくなります。
 

顧客管理システムや営業支援ツールなどを使うことで、外出先でのデータ利用も可能となり、営業などで効率化が可能です。
 

コミュニケーション


 

主たるコミュニケーションツールは電話という企業も多いでしょう。その場合、ビジネスチャットなどのコミュニケーションツールを使うことで簡素化することも大事です。
 

コロナ禍の最中では相手との距離を取る必要があり、そういった点からリモートでの打ち合わせや会議、チャットを利用している企業も増えています。
 

訪問しての営業も重要ではありますが、移動時間の削減ができデータの共有もしやすいWebでの接客も検討してみてはいかがでしょう。
 

単純作業の自動化


 

単純な作業はロボットやAIに行わせるなど、自動化を行うことにより、人の労働力を削減することができます。
 

労働力が不足するであろう近未来に対して、人材確保は急務です。難局を乗り越えるためにも、自動化は避けて通れない道になるでしょう。
 

また、生産性の向上やコストの削減にもつながります。
 

DXの導入方法とは?

DX化の導入方法は確立されていて、経済産業省のガイドがその中でも代表的な方法です。詳細はガイドで確認できますが、その内容は多岐にわたっています。
 

最初に行うことは、経営トップ層のコミットメントです。DX化によって何をするのかをしっかり見定めていきましょう。
 

DX化に成功している企業は、経営陣のトップダウンで行っていることが多いので、この点がとても重要です。
 

次にDX化を推進するチームを作り、導入の指標、予算などを作成します。
 

人材の確保や教育を行いながら、全社で協力して導入を行っていきましょう。
 

DX化をする際に気を付けること

DX化を推進する上で、するべきことは上記で紹介しました。
 

しかしながら自分の会社だとハードルが高い、と感じる人もいるかもしれません。
 

企業ごとに状況や予算、人員などが異なるため、具体的な進め方はそれぞれかもしれませんが、大事なことは、できることから始めていくことです。
 

無理して大掛かりなことを始めても結局うまくいかなかった、なんてことはよくあります。
 

具体的な方法論は、成功企業をマネしてみるのもひとつの手です。自社にフィットした、やりやすい方法を考えていきましょう。
 

DX化はとても大きなプロジェクトになりますが、メリットも大きくリスク回避も可能になるので、チャレンジする価値はありますよ。
 

まとめ

管理部門のDX化を行うためにすべきこと5つを紹介しました。同時に導入方法や、気を付けることもお伝えしております。
 

管理部門のDX化はDX化の中でも一番とっつきやすく、効果も期待できます。
 

企業の発展のため、存続のためにぜひ取り組んでみてください。

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