バックオフィス業務とは?SaaSで効率化しやすい業務について解説

近年では働き方改革が推進されていることから、社内のバックオフィス業務についても改善する機運が高まっています。
 
バックオフィス業務にありがちな課題といえば、いまだにアナログ業務が多く属人化しやすい点です。
 
今回は、バックオフィス業務の基本的な役割やデジタル化するメリット、どのように見直すべきか解説します。
 



バックオフィス業務とは?

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バックオフィス業務とは、簡単にいえば事務処理や管理業務など、社内で完結する業務です。
 
顧客と直接的にかかわらず、利益創出に間接的にかかわることから「間接業務」と呼ばれることもあります。
 
代表的な間接業務は、次のとおりです。
 

  • 財務・会計
  • 在庫管理
  • 給与管理・勤怠管理
  • 受発注
  • 顧客管理

 

財務などキャッシュフローに関連するバックオフィス業務については、小規模事業者の場合は、ほぼ経営者が担っていることも珍しくありません。
 

フロントオフィスとの違い

バックオフィスと対になる部門が、フロントオフィスです。
 
フロントオフィスには、顧客や取引先と直接的にかかわる部門で、営業、カスタマーサポート、マーケティングなどが含まれます。
 
バックオフィスは、企業活動に必要な​「ヒト」「モノ」「カネ」「情報」などの経営資源を管理する役割を担っています。
 
つまりフロントオフィスが業務を円滑に進められる環境づくりをしているのが、バックオフィスです。
 

バックオフィスの抱える課題

バックオフィスが抱えやすい課題は、次のとおりです。
 

  • 業務が属人化しやすい(標準化されていない)
  • 業務が中断されがちで集中して作業しづらい
  • バーンアウトしやすくモチベーションを維持しづらい

 

バックオフィス業務は属人化しやすく、企業独自の運用ルールにこだわるあまり標準化できていない業務もたくさんあります。
 
まるで職人のように、ある分野の知識やノウハウを特定の人が抱え込んでいるケースを考えてみましょう。
 
業務フローの「見える化」がされておらず、非効率な業務がそのまま放置されていると、その人が仕事を辞めたり病欠したりすると業務が滞ってしまいます。
 
また営業の後方支援という性格上、バックオフィス部門はさまざまな方面から仕事を頼まれがちです。
 
社内からの問い合わせや電話の取次などで業務が中断されやすく、集中力が途切れてしまうことも多いでしょう。
 
目の前に来た仕事を片付けているうちに、本来の事務を処理する時間がとれない点も課題です。
 
データ入力や書類チェックなど、単調かつ神経を使う作業が多い割には高い評価を得られにくいので、バーンアウトしやすいことも知っておきましょう。
 

バックオフィス業務の一覧

ここでは企業の部門ごとに、どのようなバックオフィス業務があるのか見ていきましょう。
 

なお企業によって、それぞれの部門が担う仕事内容には多少の違いはあります
 

部門 主な仕事内容
総務
  • 消耗品・備品・機器の管理
  • 就業規則管理
  • 福利厚生業務
  • イベントの企画・立案・実行
  • 社内・社外報など各種資料の作成
受付(フロント、レセプション)
  • アポイントメントの確認
  • 電話の取次
  • 会議室までの案内
  • お茶出し
  • 来訪者の記録・管理
経理
  • 売掛金・買掛金の管理
  • 経費精算
  • 帳簿管理
  • 決算書作成
  • 税務申告
財務
  • 財務戦略の立案
  • 資金調達
  • 予算管理
  • 資産運用
人事・労務
  • 人材の採用、育成、評価
  • 勤怠管理
  • 給与計算
  • 社会保険などの役所手続き
法務
  • 契約書の作成・審査・管理
  • 電子契約
  • 知財・登記・商材の管理
  • 判例や書籍のリサーチ
情報システム
  • 基幹システムの運用・保守
  • ヘルプデスク業務

 

バックオフィス業務を見直せば業務効率化につながる

バックオフィス業務_003
 

多岐に渡るバックオフィス業務のフローを徹底的に見直し、重複業務や流れを阻害している業務があれば改善することが大切です。
 
ここではバックオフィス業務をデジタル化するメリットやその方法について見ていきましょう
 

バックオフィス業務をデジタル化するメリット

ここでは、バックオフィス業務をデジタル化するメリットを7つご紹介します。
 

  1. バックオフィス業務を効率化できる

  2. ヒューマンエラーを防止できる

  3. 工程を大幅に減らせるため、人件費などのコスト削減につながる

  4. 残業時間を減らせるので従業員のワーク・ライフ・バランスに配慮できる

  5. コスト削減によりキャッシュフローが改善し企業全体の生産性向上を実現できる

  6. ITツールを活用すれば「この作業はあの人にしかできない」といった業務の属人化から脱却できる

  7. マネジメントやガバナンス強化といった付加価値の高い仕事に専念できる(従業員のモチベーションの向上)

 

誰でもできる作業や業務をデジタル化することで、従業員はより付加価値の高い仕事に集中できるようになります。
 

バックオフィスの業務効率化に有効な方法

バックオフィス業務の効率化を進めるにあたり、有効な方法は主に次の2つです。
 

  1. クラウドサービスの利用

  2. アウトソーシングへ委託

 

単純な作業の標準化や自動化は、SaaSに代表されるクラウドサービスを利用することで実現できます。
 
一方、ハイクオリティな資料作成やパワーポイントなどの魅せるスライドづくりなどクリエイティブな作業は、アウトソーシングに委託するのがおすすめです。
 
専門的なスキルを持っている外注先へ委託すると、雇用にかかる人件費を抑えつつ資料の質を向上できるほか、本来の業務に集中できるようになります。
 

効率化しやすいバックオフィス業務とは

ここでは、バックオフィス業務の効率化に役立つクラウドサービス「SaaS(Software as a Service)」のアイデアをご紹介します。
 
SaaSとは、従来のパッケージソフトと同様の機能がクラウドサービスとして提供される形態のことです。
 
自社で解決したい課題ごとに、次のようなツールの導入を検討してみてください。
 

部門 ツールの種類
財務・経理
  • 経費精算ワークフロー
  • 請求書発行
  • 人事・総務
  • 勤怠管理
  • 給与計算
  • 採用管理
  • 受付
  • 受付システム
  • 日程調整ツール
  • 会議室予約管理システム
  • 法務 契約書管理
    情報システム グループウェア

     

    ご紹介したツールの種類は、ほんの一例です。
     
    ワークフロー機能は、日本独自の稟議などの申請・承認をデジタル化したもので、国産のグループウェアなら利用できることがあります。
     
    グループウェアを導入すると、情報を共有できるほか社内コミュニケーションが活性化するので、報連相のモレや遅滞をなくせるのがポイントです。
     
    またグループウェアを利用する社員一人ひとりが、すべての仕事はつながっていることが理解できるようになるので、生産性向上について意識しやすくなるでしょう。
     
    SaaSを導入すると、クラウドサービスのメリットである運用や保守管理の負担を軽減できるので、情報システム部門の業務効率化につながります。
     

    バックオフィス人材の業務負荷軽減には受付システムの導入が有効

    バックオフィス人材が抱える「業務が中断されがちで集中して作業しづらい」といった課題解決には、受付システムの導入を検討されてはいかがでしょう。
     
    受付システムを導入しデジタル化すると、受付の無人化を実現できます。
     
    なかでも「BOXIL SaaS AWARD 2021 Autumn」で人事・給与部門の受付システムを受賞した「RECEPTIONIST」の導入が有効です。
     
    RECEPTIONISTは、受付専任スタッフを配置する代わりにiPadを設置します。
     
    来訪者は、QRコードをiPadの待ち受け画面にかざすだけで、iPadが社内の担当者へチャットなどで通知し呼び出す仕組みです。
     
    RECEPTIONISTは、次のようなツールと連携できるので業務効率化に役立ちます。
     

    • ビジネスチャット10種
    • グループウェア3種
    • CRM1種
    • 日程調整ツール「調整アポ」
    • 会議室の予約管理システム「予約ルームズ」

     

    電話の取次をゼロにできるので、固定電話は不要です。
     
    そのため固定のデスクを廃止したフリーアドレス導入企業でも、問題なく利用できます。
     
    完全非接触で受付できるほか、来訪者履歴や退館履歴を自動でクラウドに保存するので、新型コロナウイルス感染症対策にも対応できるのがポイントです。
     

    まとめ

    本記事では、バックオフィス業務の種類やデジタル化するメリット、効率化に役立つクラウドサービス「SaaS」のアイデアをご紹介しました。
     
    近年ではハイブリッドワークを取り入れている企業が増えていることから、限られた人数しかオフィスへ出社していないケースも多くあります。
     
    そこで少ないオフィススタッフでも来訪者の応対を効率的に行えるように、受付システムの導入を検討されてはいかがでしょう。
     
    RECEPTIONISTなら、面談をする社内の担当者が来訪者の応対をする仕組みづくりに役立ちます。
     
    電話の取次などでバックオフィス人材の作業が中断するといった課題の解決に最適です。

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