ビジネス上の新たなコミュニケーションツールとしてビジネスチャットの利用は当たり前になりつつあります。

その中でも、Microsoft Teams(マイクロソフト チームズ)は、office365を利用している企業であればすぐにでも使用することができるなど、その使い勝手の良さから非常に多くの利用者がいるビジネスチャットです。

そんなMicrosoft Teams(マイクロソフト チームズ)を始め、様々なビジネスチャットツールで頻繁に利用される機能が「メンション」です。

今回の記事では、Microsoft Teamsの「メンション」機能の使い方を解説していきます！

Microsoft Teams(マイクロソフト チームズ)のメンションとは？

そもそもメンションとは？

メンションとは、チャットメッセージの本文中やコメントの文章において、ユーザー名やグループ名の前に「@マーク」をつけて投稿することで、通知を送ることができる機能です。

メンションを付けて送信をすることで、メールやアプリ上に通知が来るので、メッセージに気付かせやすくなります。

メンションを使うメリット：送信側

緊急や重要度の高い要件のときはメンションをつけることで、相手がメッセージを見逃すのを防ぐことができます。

メンション機能を使わずに送信してしまうと、大人数のグループチャットの場合は、メッセージに気付かれず、そのまま流れていってしまう可能性があります。

グループでやり取りする場合は、特にメンションをつけるように気をつけましょう。

例えば、営業担当者に緊急のメッセージを送る際、その営業マンが外出中の場合は大事な商談の最中という状況も考えられます。

その中で、緊急だからといって無闇矢鱈に電話やメールでの連絡を繰り返してしまうと、商談の妨げになる可能性もありますし、商談後に大量の着信や通知に気づいた際には営業担当者を混乱させてしまう場合もあります。

メンションを使用しておけば、営業担当者のスマートフォンにも通知が表示されるので、見落とされる可能性もグッと低くなります。メッセージも1件送るだけで済みますので、営業担当者を必要以上に困惑させるようなこともありません。

メンションを使うメリット：受信側

受信側のメリットは、大事な通知を見逃さないこと、また、効率的にチャットの確認を行うことができる点にあります。

メンションをつけることでメールやアプリ上にメッセージの着信通知がきますので、他の作業中でも大事なメッセージにすぐに気がついて対応することができます。

チャットツールに行き交うすべてのメッセージをチェックするのは非効率です。重点的にチェックするのはメンション付きのメッセージで、あとは流し込みするといった形で強弱をつけることができます。

Microsoft Teams(マイクロソフト チームズ)のメンションは3種類

Teams内の投稿の通知機能である「メンション」は以下の3種類です。

• ・個人に対するメンション
• ・チーム全員、チーム全体に対するメンション
• ・チャネルカテゴリ全体に対するメンション

Microsoft Teams(マイクロソフト チームズ)はグループを【チーム】という概念で表し、そのチーム全体に対してメンションを付けて投稿をすることができます。

【チャネル】は【チーム】の中に複数内包されており、チームメンバーとチャットをやり取りする場を表します。チームの中に複数のチャンルがあり、そのチャンル全体に対してメンションを付けて投稿をすることができます。

個人にメンションを付けて送信する方法

個人にメンションを付けて送る場合は、『@ + ユーザー名(メールアドレス)』を投稿内に付ける形になります。

ユーザー名はMicrosoft Teams(マイクロソフト チームズ)に登録している名前、もしくは登録しているメールアドレスでも可能です。

メッセージの入力欄に@を入力すると、チャンルに参加しているメンバーが候補としてサジェストされるので、そこから選択することも可能です。

Teams で @メンションを使って注意を引く – Officeサポートより

チーム全体ににメンションを付けて送る方法

チーム全体にメンションで通知する場合は、『@ + チーム名』もしくは、『@team』と入力すること、チームの全員に通知を送ることができます。

@teamと入力をしてEnterキーを押下すると自動的に、チーム名に変換されます。

teamsと「s」を付けて入力したくなるかと思いますが、@teamsではメンションが有効になりませんのでお気をつけください。有効になっているかどうかは、文字が青色になっているかどうかで判別可能です。

※チーム全体のメンション機能は、チームの管理者が機能を有効にする必要があります。

チャンル全体にメンションを付けて送る方法

チャンル全体へのメンションの投稿方法は、『@ + チャル名』もしくは、『@channel』と入力することで、当該チャネル参加者全体に通知を送ることができます。

チャネルは、実際に会話や作業が行われる場所￥なので、@teamよりも@channelの方が利用頻度が高いでしょう。

@channelや@teamのメンションは、むやみやたらに使うと通知が飛びすぎて業務の妨げになりかねないので、確実にチーム全体に通知が必要な時に使用するようにしましょう。

メンションの使用ルールを予め設定しましょう

メンションはユーザーの注意を引ける便利な機能ですが、乱用すると大量に通知が来て業務の妨げになる可能性もあります。

また、重要なメッセージとそうでないメッセージの区別がつきにくくなり、結果として重要なメッセージを見落としてしまう可能性も増えます。

こういった事態を防ぐには、メンションの使用に予めルールを設定しおくと良いでしょう。例えばメンションを付ける際の重要度を定義や選択範囲を話合って、明文化しておくこと良いでしょう。

あまり細かいルールで縛ると逆に使いづらくなる可能性もあるので、柔軟性は残しておきましょう。

メンションの通知設定

メンションの通知設定を変更することができます。

ページ右上のアイコンをクリックして表示されるメニューから「設定」をクリックしてください。設定のメニューから「通知」を選択してください。

最上部に「メンション」の項目があるので、「個人メンション」「チャネルのメンション」「チームのメンション」とそれぞれで通知方法を選択をすることができます。

通知方法は「バナー」「バナーとメール」「フィードのみ」「オフ」の4種類から選択することができます。

「フィードのみ」と「オフ」にしてしまうと、通知に気づきにくくなってしまい、メンションを使用する意味が薄れてしまうので、「バナー」もしくは「バナーとメール」に設定しておくと良いでしょう。

メンションをしなくても通知を受け取れる「チャネルの通知」

受信側としてメンションがなくても通知を受け取れる方法があります。

チャネルの右側に表示されている「・・・」ボタンをクリックした際に、表示されるメニューの中から「チャネルの通知」をクリックして設定することができます。

重要な情報が多くやりとりされるチャネルは、通知設定をしておくことで自分宛のメンションがない場合でも、情報を取り逃がさないのでお勧めです。

他のOffice365ツールでも使えるメンション

Outlookのメンション機能

チャットツールではありませんが、Outlookにもメンション機能が備わっています。

Outlookでメンションを使用する場合も、teamsと同様に「@ + ユーザー名」でメンションを付けることが可能です。

多数のメンバーにメールを送っても返信が必要なのは、そのうち数人だけといった場合に利用できます。

名前の前に@を付けることで、その名前はメッセージ本文内で強調して表示され、また、受け取った側はメッセージ一覧に@記号が表示されます。

メッセージ一覧の上部にあるすべてをクリックし、表示されたリストから「話題になったメール」を選択することで、自分宛のメンション付きのメールを一つのフォルダにまとめてフィルタリングすることができます。

Yammerのメンション機能

Yammerは、Microsoftが提供する情報共有ツールです。企業向けのTwittrのような形で、組織のメンバーや氏名されたグループの間で会話を交わすことができるサービスです。

Yammerでのメンションの付け方も、Outlookと同様に「@ + ユーザー名」でメンションを付けることが可能です。

Yammerには@mentionという機能があり、『@mention + ユーザー名』とつけることで、ディスカッションに参加させることが可能です。

おわりに

いかがでしたでしょうか?

メンション機能を有効活用することで、Microsoft Teamsをさらに有効活用することができるの、積極的に活用しましょう！