在席管理システムとは？費用目安や導入のメリット、おすすめ5選を紹介
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フリーアドレス導入を検討する企業の注目を集めるのが、在席管理システムです。
ここでは、在席管理システムの概要や仕組み、導入のメリットに加えて、導入する際の費用の目安を紹介しています。
さらに、導入の事例やおすすめの座席予約システム5選を挙げました。
より満足度の高いシステム導入に向けて参考にしてください。
在席管理システムとは
最初に、在席管理システムの概要や多くの企業から熱い注目を集めている理由などをわかりやすく解説します。
誰がどこで何をしているかをはっきりさせるシステム
在席管理は、「誰がどこで何をしているか」「今どんな状態にあるか」を管理することです。
英単語の「プレゼンス」（presence：存在感、存在 / 出席、同席）を用いて、「プレゼンス管理」と呼ばれることもあります。
企業で在席管理というばあいは、社員がどの席に座っているのか、どういった状態にあるのかを把握する目的で用いられています。
業務を効率化し、社員同士がより円滑にコミュニケーションするための手段としても非常に重要なものです。
今在籍管理システムが必要とされる理由
この数年、政府が主導する働き方改革やコロナ禍などの影響を受けて、フリーアドレスやテレワークといった働き方が増えています。
その一方で問題となるのが、社員の勤怠の把握が困難になったり、的確な人員配置が難しかったり、情報共有が滞りがちになったりすることなどでした。
こうした事態に対応するため求められたのが「誰がどこで何をしているか」が一目でわかる在籍管理システムです。
在席管理システムが必要とされているのは、このシステムを活用することでフリーアドレスやテレワークといった働き方がより効率的になるからです。
社員の在席を管理するには
社員の在席を管理する方法としては、在席管理専用システムを利用するほか、スケジュール管理ツールやWEB会議システムのカメラ機能、チャットやメールなどのコミュニケーションツールを用いる方法が挙げられます。
これらの方法の中から、「社員と管理者双方にメリットを得たい」「社員の在席・座席・所在確認、業務状況をリアルタイムに管理したい」といった目的に即したものを選ぶなら、在籍管理専用システムを利用するのがおすすめです。
次の項目では、在籍管理システムを導入するメリットを挙げます。自社のニーズに即したものであるかどうかを確認しましょう。
在席管理システム導入で得られる4つのメリット
ここでは、企業が在籍管理システムを導入することで得られるメリットを4つ挙げ、どのような問題を解消できるかを解説します。
迅速に社員の勤怠管理・現状把握ができる
在席管理システムを利用すると、社員の勤怠管理が可能になると同時に、社員の在席・離籍状態も把握できます。
現在地を特定することも可能になるため、デスクを外している場合でも、仕事中なのか休憩中なのか、もしくはテレワーク中なのかといった情報を得ることができるのが大きなメリットです。
より迅速に現状を把握することで、連絡を取るタイミングもはかれるようになります。
業務上で起きがちなトラブルの予防にもつながり、より効率的に仕事を進められるでしょう。
社員同士のコミュニケーションが活発になる
在席管理システムを導入することで、連絡を迅速にとれるようになれば、社員同士のコミュニケーションも活発化します。
連絡をしてよいタイミングがはかりやすいだけでなく、部署内での連絡が手軽になる、声をかけやすくなるといった環境が整います。
同じプロジェクトチームのメンバーの位置を探さねばならないといった手間もなくなり、情報も共有しやすくなるでしょう。
オフィスの省スペース化・ワークスペースの分散などが進む
フリーアドレスを導入する際は、在席管理システムも必須といって過言ではありません。
フリーアドレスやテレワークが常態化すると、常日頃必要となるデスクの数が必然的に少なくなります。
従来、在席する社員全員のスペースを用意していたところが、出社する社員分のスペースですむようになるため、より狭いオフィスでも十分になります。
また、ワークスペースを分散して社員の生活や安全に配慮するといった取り組みも可能になるはずです。
社員の孤独感をやわらげ、働きやすさをもたらす
在席管理ツールを用いてコミュニケーションが深まれば、フリーアドレス導入によって決まった席につかない孤独感が和らぎ、テレワークで薄らぎがちな連帯感を得ることができます。
また、チーム単位で進める業務などでの働きやすさにもつながるでしょう。
業務の効率化のみならず、メンタル面でも非常に大きな役割を果たすシステムといって過言ではなく、仕事に対するモチベーションを高めるといった役割も期待できます。
在席管理システム導入にかかる費用は？
在席管理システムの費用は、企業がどういった機能を求めるかによって異なります。
無料のもの、有料のものがあり、有料のもののなかでも機能の充実具合で費用は上下します。
費用が高ければ高いほどさまざまな機能が付帯していますが、機能が多いぶん、サービス利用料が割高になったり、継続運用にランニングコストがかかったりすることも否定できません。
こうした点を考慮したうえで、付帯する機能を活用できるかどうかを事前にしっかり検討することが重要です。
何のためにシステムを導入するのか、どれぐらいの予算をかけてどんな機能を使いたいのか、困った際のサポートを受けたいのかなどを検討し、ワークスタイルや企業規模に合わせた選択を心がけましょう。
在席管理システムを導入した企業事例
次に、在席管理システムの導入によって目に見えるかたちで成果を出せた企業の事例を2つ紹介します。
自社の状況に当てはめて、導入事例をご覧ください。
所属・役職・勤怠状況が一目でわかりコミュニケーションが活発化
出典：在宅勤務や多拠点、マスク生活でも、 先輩の顔と名前が分かる安心感。｜ Humap
大塚食品株式会社では、フリーアドレス制や在宅勤務制を導入していました。
フリーアドレスを導入することで発生した不具合を解消し、在宅勤務制度を体系だてて定着させるために導入したのが座席管理ツールです。
その結果、在席する社員の顔と名前が確認しやすくなり、声かけも容易なものに。
顔を覚えることで、より気軽にコミュニケーションをとれるようになっています。
日ごろ利用するスケジュール管理アプリとの連携でより効率的に
出典：導入事例 | ソニーのスマートオフィスソリューション Nimway | 座席予約や在席管理で、フリーアドレスの生産性を向上
ソニーグループ株式会社には、普段社員が利用するスケジュール管理アプリがあります。
コロナ禍によるフリーアドレス制の導入に際して課題となったのが、このスケジュール管理アプリと連携できる在席管理システムでした。
会議室や個人用ミーティングボックスなどにルームパネルを導入し、各座席に利用状況検知センサーを設置した結果、予約なしの座席利用が減少し、コロナ防止の対策を練れるようになっています。
来客の多いオフィスでもひと目で社員を見つけられるように
出典：株式会社BS-TBS様 フリーアドレス管理サービス「SEKIDOKO」の導入事例｜JEIS – 株式会社JR東日本情報システム
株式会社BS-TBSは、オフィスの大規模なレイアウト変更に伴って固定席を廃止していました。
在席管理ツールを導入して、オフィスのエントランスに在席管理システムのモニターを設置したところ、来社したお客様が社員をひと目で探せるようになり好評を得ています。
おすすめの在席管理システム5選
ここでは、在席管理システムを導入するならおすすめのシステム5選を紹介します。
料金や無料トライアルの有無、主な機能や特徴についても言及していますので、ぜひ参考にしてください。
座席管理システムSuwary（プラス株式会社）
出典：座席管理システムSuwary（スワリー）｜PLUS ファニチャーカンパニー
Suwary（スワリー）は、iPhone・Androidに対応の座席管理アプリです。
アプリを開いてかざすだけでチェックインして、終了時刻になったら自動的にチェックアウト。
シンプルな設計で、迷うことなく誰でも簡単に使えるのが魅力です。
利用履歴はクラウド上に蓄積されるため、利用状況を分析してオフィスの改善に生かすこともできます。
| 料金 | 要問い合わせ |
| 無料トライアル | – |
| 主な機能 |
|
せきなび（株式会社アスマーク）
| 料金 | 初期費用150,000円＋システム（アカウント数×300円/月） |
| 無料トライアル | あり |
| 主な機能 |
|
フリーアドレス制やテレワークを導入しているオフィスで在席状況や社員の顔・名前・役職などを一目で理解するための在席管理システムが「せきなび」です。
離席や外出などは色別で明示され、休憩に際しては時間も記載される仕組みです。
ミーティングの終了時間や喜捨時間なども簡単に確認できるため、電話するタイミングを逃しにくく、コミュニケーションが活発化します。
SEKIDOKO（株式会社JR東日本情報システム）
出典：フリーアドレス管理サービス「SEKIDOKO」｜製品紹介｜JEIS – 株式会社JR東日本情報システム
| 料金 | 月額33,000円～ |
| 無料トライアル | – |
| 主な機能 |
|
フリーアドレス管理サービス「SEKIDOKO」を用いると、フリーアドレス制を導入したオフィスでも簡単に在席状況を把握し、席を予約することが可能です。
フロアレイアウトを手持ちのフロア画面から作成でき、社員の在席状況が可視化されるため、検索が容易です。
操作がシンプルで、在席管理システムに初めて触れるばあいでも無理なく使えるのもメリットといえるでしょう。
SEATouch（ソニー株式会社）
出典：FeliCa | 座席管理ソリューションSEATouch｜ソニー株式会社
| 料金 | 要問い合わせ |
| 無料トライアル | – |
| 主な機能 |
|
SONYの「SEATouch」は、非接触ICカードFelicaを利用した在席管理システムとして開発されました。
専用アプリなどを使わず、ブラウザ上で利用できる使い勝手のよさと、スマートフォンを座席のICカードにタッチするだけで登録できるシンプルな操作が人気を集めています。
セキメル（株式会社ASJ）
出典：セキメル│株式会社ASJ
| 料金 | 初期費用33,000円 ＋月額5,500円（200名/10エリアまで） |
| 無料トライアル | あり |
| 主な機能 |
|
セキメル」は、フリーアドレスのオフィスやリモートワークを行なうオフィスの業務効率化に向けて開発された在席管理システムです。
スマートフォンやパソコンへのログインがシンプルで、簡単にオフィスの座席を予約・指定できるだけでなく、出社時の打刻を用いて自動的に勤務時間を集計する機能なども備えているため、テレワーク出社などを行なう企業にも便利です。
「伝言所在機能を用いて社員の所在を確認する仕組みや不在のメンバーに向けて伝言を残すといった仕組みも「セキメル」の特徴の一つです。
まとめ
在席管理システムの導入によって、社員の勤怠管理・現状把握などが迅速になり、コミュニケーションが活発化する、オフィスの省スペース化が進むなどのメリットが見込めます。
現在、さまざまな在席管理システムが開発・提供されており、その価格は付帯する機能に応じたものになっています。
それなりの費用がかかりますが、そこまでして一人ひとりの位置情報を細かく把握する必要がない場合は、座席管理システム導入に至ることなく社員の勤務状況を把握できる方法があります。
例えばGoogleカレンダーを利用しているなら、カレンダー上で勤務場所の登録をすることで「従業員が今オフィスにいるかどうか」が一目でわかるようになります。こちらの機能も一度確認してみましょう。
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