会議体とは？会議との違い、会議体設計に必要な5つのポイントを徹底解説

「会議体と会議って何が違うの？」
 

会議体とは何かがよくわからずに困っていることはないでしょうか。会議体設計は業務効率にもビジネスの推進にも大きな影響があります。
 
この記事では会議体の意味を一般的な会議との違いと合わせて解説します。会議体や会議の運用効率を上げるためのポイントもご紹介しますのでぜひ参考にしてください。
 

会議体とは？会議とは何が違う？

 

会議体とは全参加者の合意による意思決定のために開催される会議・または複数会議の集合体のことです。
 
会議の場では、参加必須のメンバーが決められていて、一人では決定できない重要な案件について議論を交わして意思決定をします。
 
株主総会や理事会、取締役会などが会議体の典型例として知られています。他にもいろいろな種類の会議体があり、規程で定められているのが一般的です。
 
会議体は広い意味での会議の一部とも捉えられますが、ビジネスで使用するときの会議体は会議とまったく同じというわけではありません。
 
ミーティングという言葉もよく使われるようになってきました。ミーティングは意思決定を伴うとは限らず、情報共有のための場として設けられることも多いのが特徴です。
 
ミーティングは会議よりも広い意味でのコミュニケーションの機会と認識されています。
 

会議体と会議はどう違うのか？

会議体と会議を区別して表現するときには会議体が特別な意味を持ちます。一般的に使われている会議と会議体の共通点・相違点は以下の通りです。

つまり、会議体も会議も情報共有を経て意思決定をするために目的に沿った形で実施されている点では違いがありません。
 
しかし、一般的な会議では意思決定のやり方に自由度がありますが、会議体では規程に従って全員の合意による意思決定が求められるのが特徴です。
 
単発で実施されることはなく、多くの場合、会議体は定例会として定期的におこなわれています。
 

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会議体の主な種類は3つ

会議体は目的によって大きく分けると3種類あります。

それぞれの会議体についてどのような内容なのかを確認しておきましょう。
 

1. 定例的に実施する進捗報告会議

プロジェクトや事業、業務などの進捗報告会議は典型的な会議体です。
 

定例会議として実施される場合が多く、毎週、毎月、四半期、毎年といったスケジュールでおこなわれています。目的と内容によって適切な頻度で会議の実施計画を立てるのが大切です。
 
プロジェクトの定例進捗報告会議では計画書に基づいてどの程度進められているか、進捗状況に応じてどんな変更が必要になっているかを報告します。
 
そして、プロジェクトを進めるか中止するか、計画を変更するかどうかといった決議をするのが一般的です。プロジェクトの方向性を大きく転換するケースもあります。
 
他の目的で実施される会議体でも基本的には定例的に実施して、事業や業務などの継続の可能性を議論して意思決定をします。
 
課題が浮上してきたときには会議内で対策を検討する、各自が課題を持ち帰って次回の定例会の実施までに具体案を出す、などといったやり方をするのが通例です。
 
このような対策の進め方の意思決定も含まれているのが進捗報告会議の特徴です。
 

2. プロジェクト等における区切りの会議

区切りのために実施する会議も会議体としておこなわれることがよくあります。

 
プロジェクトを始める段階で実施するキックオフミーティングが代表例です。マイルストーンを定めて進めるプロジェクトでは、マイルストーンの達成を審議する目的で実施されます。
 
明確なマイルストーンを定めずに最終的に結果が出れば良いというプロジェクトでも、中間報告会をおこなうケースがよくあります。
 
中間報告会は進捗報告会議と同じ位置付けのこともありますが、定例会としては実施せずに特定の条件を満たしたときにおこなうのが一般的です。
 
この辺りで情報共有をして全体の状況確認をおこない、アクションのプランを策定する目的で開催されることが多くなっています。
 
また、プロジェクトが完了したときにも区切りとして最終報告会がおこなわれます。プロジェクトの総括をして区切りにし、次に発展するプロジェクトを進めるかどうか、成果を公表するかどうかなどを議論するのが通例です。
 

3. 成果物の作成や精査を行い、成果物を承認する会議

成果物の承認は企業にとって重要な意味があるため、会議体を実施するのが一般的です。
 

受託契約をしたときに納品物をクライアントに提出するときや、新規の製品やサービスを開発したときに自社プロダクトとして販売するときなどに臨時で実施されることが多いです。
 
この会議体では事業やプロジェクトを進めてきた結果として生まれた成果物を会議体で精査します。承認が最大の目的で、成果物を実際にビジネスに使うかどうかの判断を下すのです。
 
承認の条件を規定として定めているときには、条件を満たしているかを複数人で審査する目的もあります。
 
また、広い意味ではプロジェクトや特定の業務が終わったときに、その結果を評価する目的でも実施されることもあります。
 
レポート内容を吟味して事業として力を注いできた意味があったかどうかを審議し、今後の事業計画につなげる役割を果たします。
 
プロジェクトや業務の結果が承認できない場合には、取り組みを継続するかどうかの判断も下すのが一般的です。
 

いい会議体を設計するために重要なポイントは5つ

いい会議体を設計すればスムーズで事業成長にもつながる意思決定を実現できます。そのために重要な5つのポイントを確認しておきましょう。

 

1. 会議体の目的とゴールを明確にする

目的やゴールの明確化は会議体設計では欠かせないポイントです。
 
意思決定をするために開催されるため、参加者がゴールに向かう意識を持って議論を進めていくことが重要になります。
 
目的やゴールを最初に設定してから議論に入るのが会議体の基本です。
 

2. 会議ごとのアジェンダを事前に共有する

会議体ではアジェンダを事前に作成して参加者に共有しておくのが大切です。
 
アジェンダを把握していることで議論が進みやすくなります。事前に資料を共有して読んでおいてもらうことで効率的に進行させることも可能です。
 

3. ファシリテーターなど、参加者の役割を明確にする

会議体では参加者の役割を定義して周知するのが肝心です。
 
ファシリテーターが時間配分を考えながら議論を落とし込む方向に進めること、決議をする参加者は提起された内容について十分な考察をして合理的な結論を出すことが求められます。
 
役割が明確化されることで会議体のスムーズな進行が実現されるでしょう。
 

4. 決定すべき内容を限定する

会議体は今回決定すべき内容を限定し、意思決定のために継続的な議論をする内容とは切り分けるのが重要なポイントです。
 
次回に決定する目的での報告事項も会議体には盛り込まれます。どの内容が今回必ず決議しなければならないかを意識することで時間配分も理想的な形に整えられます。
 

5. 会議内のルールや時間配分を明確にする

会議体ではルールや時間配分を明確化して円滑に進められるようにするのが大切です。
 
限られた時間内で有意義な議論を交わし、必要な決定を下すことが求められるからです。
 
発言のルールや議題ごとの時間設計などもまとめて周知する必要があります。
 

会議体の設計時に注意すべき点とは？

 
会議体は設計を誤ってしまうとトラブルが起こることもあります。業務効率の低下にも直結することから、失敗しないための基本を押さえておくのが大切です。
 
会議体の見直しを行う場合、注意すべき点を3つに厳選してまとめたのでぜひ参考にしてください。

 

1. 会議内で意思決定を行う

会議体はその場で意思決定が為されなければなりません。
 
ファシリテーターが時間管理をして全員の合意による意思決定を達成できるようにコントロールしましょう。
 
アジェンダの作成を通して、参加者が何を決定する必要があるのかを意識して主体的に結論に落とし込めるようにするのが大切です。
 

2. 会議のための資料や事前準備を極力増やさない

会議体の参加者による事前準備の要求が大きくならないように気を付けましょう。
 
円滑に進行させるための資料作成やアジェンダの共有は必要ですが、事前に資料を熟読して調査をさせることは避けるのが大切です。
 
あくまで会議の時間内に状況の認識から結論への到達まで達成できるようにします。
 

3. 会議時間内で終わらせること

会議体の実施時には時間を厳しく管理してタイムオーバーにならないようにしましょう。
 
その後の業務や会議の予定、来客への対応などにも影響があるので、社内全体の生産性低下に直結する由々しき問題です。
 
時間の使い方を含めた会議ルールを明確化して設定し、誰もが遵守することでスムーズな進行を実現できるようにしましょう。
 

会議の効率化を考えるならシステム導入を検討してみよう

会議の効率的な実施をするためにはシステムの導入も検討しましょう。
 
近年では会議体やミーティングなどの社内会議だけでなく、社外とのウェブ会議もよく実施されるようになりました。
 
会議室の運用を合理的な形でおこない、無駄のない活用ができる体制を整えるのは業務改善につながります。
 
会議ルールとしてシステムの活用を定め、予約や管理を徹底してシステム上でおこなうようにすれば適正実施を推進できるでしょう。
 
会議を効率的に回し、会議室の無駄をなくすには予約ルームズがおすすめです。予約ルームズは社内のあらゆるスペースの状況管理ができるシステムで、スペース課題の解決に広く対応できます。
 
定例的に実施している会議体やミーティングを定期登録することも可能で、ルール設計を丁寧におこなえば現場に合った使い方ができます。
 
会議中の時間管理機能も備えているので会議の進行もスムーズになる魅力的なシステムです。会議の効率化を目指す際には予約ルームズの導入を考えてみましょう。
 

 

会議体を正しく理解して、業務やプロジェクトを円滑に進めよう

会議体は参加者全員の合意による重要な意思決定をするための重要な場です。事業やプロジェクトの成功の可否を握る決定が為される会議の一種とも言えます。
 
円滑に進めるには正しい理解に基づいてルールを設けて進めるのが大切です。予約ルームズの導入は大きな貢献になるので、効率化を検討しているならぜひご検討ください。