いくらまで会議費になる?5,000円や社内外など処理のポイントを解説

会議費は会議のために発生した費用を指しますが、発生した金額に応じて取り扱いが変わるため、交際費や福利厚生費などと区別しにくい勘定科目です。
 

そこで今回は、会議費のポイントとなる5,000円や社内外についての説明、よくある質問と答え、注意したいポイントなどをご紹介しますので、ぜひ参考にしてください。
 



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会議費とは?具体的な定義や上限をチェック

会議で発生した費用を会議費といい、具体的には書類作成費用、会場の使用料、お弁当や飲み物などが会議費に該当します。
 

ただし、飲食にかかる会議費は5,000円が上限です。5,000円を超えた場合は、会議費ではなく交際費となります。
 

5,000円を超えれば交際費にすればよいだけなので、会議にかかる費用が会議費か交際費かを気にする必要はあまりないのではないかと考える人もいるでしょう。
 

しかし、交際費には企業規模により「800万円」「接待飲食費の50%」と上限があるため、できるだけ交際費ではなく会議費として計上した方が、会社にとってメリットがあるのです。
 

とはいえ、5,000円を基準として会議費から交際費へと変わることや、どの範囲まで会議費にできるのかで、勘定科目が分からなくなるという声は多いものです。
 

また、福利厚生費も会議費と混乱するケースが多いと言えます。
 

会議費と交際費と福利厚生費の違いとは?

会議費

会議に必要なものへの支出が会議費となります。会議の休憩中に出すお弁当代やお茶代なども会議費に含まれますが、1人当たり5,000円までと定められています。
 

交際費

仕入れ先や取引先など、自社と付き合いのある会社等を接待したり、慰安や贈り物をしたりしたときの支出が交際費となります。
 

福利厚生費

従業員の慰安や、香典、忘年会などの支出が福利厚生費となります。
 

会議の食事代が1人当たり5,000円を超えると交際費扱いとなるところが、会議費と交際費で混乱させる原因と言えます。
 

また、仕入れ先や取引先などの慰安のための支出は交際費で、従業員の慰安のための支出は福利厚生費になるのも注意すべきポイントです。
 

忘年会等の飲食の場は会議ではありませんので、会議費扱いにはならず福利厚生費となります。

会議費は個人事業主も経費として計上できる!

会議中の食事代なら、個人事業主でも会議費として計上できます。
 

個人事業主は自分の食事代を経費として処理することができませんが、会議の参加者と食べたランチ代、会議に出すお菓子やお茶代などは会議費として計上することが可能です。
 

また個人事業主が、従業員や取引先とお酒のあるお店で飲食をした場合、交際費として計上することも可能です。
 

ただし、お会計は個人事業主である者が全額支払っていなければ交際費として認められませんので注意が必要です。
 

【基準の5,000円】チェックポイント!

会議費と交際費の混乱を招く5,000円について、注意すべきポイントを挙げて解説します。
 

5,000円は税抜き?それとも税込み?消費税の扱いはどうなるのか

消費税の扱いは会社が税抜経理なのか、それとも税込経理なのかによって異なります。
 

例えば、会議の飲食代が1人あたり税抜き5,000円だとしたら、税込みでは5,000円をオーバーすることになり会議費ではなく交際費です。
 

  • 会社の経理処理が「税抜経理」の場合:5,000円なので会議費として計上
  • 会社の経理処理が「税抜経理」の場合:5,400円なので交際費として計上

 

となります。
 

お土産代はどうなる?

飲食店で食事をしながら会議をし、帰りに参加者に持ち帰ってもらうお土産代は会議費と交際費のどちらになるのかというと、どちらのパターンも有り得ます
 

例えば、お土産として事前に準備して飲食店に向かった場合のお土産代は交際費となります。
 

しかし、飲食店でお土産として用意してもらい持ち帰ってもらうお土産代は会議費です。
 

また、会議費として計上できる飲食代は1人当たり5,000円以下ですので、飲食店での食事代とお土産代を含めて計算し、5,000円を超えていれば交際費となります。
 

少々複雑ですので注意が必要です。
 

カフェやお店をハシゴした場合はどうなる?

違うお店の会計はそれぞれ5,000円となっています。
 

例えば、A店で1人当たり3,000円の飲食をし、B店で1人当たり4,000円の飲食をした場合、どちらも5,000円以下ですので会議費として計上できます。
 

ただし、違う店をハシゴした場合はそれぞれ計上できますが、同じお店の場合は合計となります。
 

例えば、A店で1人当たり4,000円の飲食をし会計を済ませ、もう一度A店で飲食をし1人当たり1,500円の会計となった場合は交際費となります。
 

会議費についてよくある5個の質問を解説

ホワイトボード
 

会議費についての質問と答えをまとめましたのでぜひ参考にしてください。
 

タクシー代は会議費に含まれる?

取引先の人と食事をし、帰りのタクシー代を自社で負担した場合でも会議費にはなりません。取引先の人のタクシー代であったとしても交際費となります。
 

打ち合わせの際の飲食代も会議費になる?

会議とまではいわない数人での打ち合わせや商談の際の飲食代も、会議費として計上できます。
 

ホテルの宿泊代も会議費になる?

会議のために発生した費用なら会議費になります。
 

会議のために遠方から参加する場合などは、ホテルの宿泊代も会議費として計上することが可能です。
 

どんなシーンでも会議費になる?

遊興が主となるなどシーンによっては会議費扱いにはならず、全額交際費となる場合があります。
 

例えば、取引先の人とゴルフに行き、お昼にゴルフ場のレストランで食べた食事代が1人当たり5,000円以下だったとしても、会議費にはならず交際費となります。
 

また、旅行を兼ねた打ち合わせの場合など、会議に関連した飲食や宿泊代は会議費として計上できますが、5,000円を超える飲食はもちろん会議費としての範囲内を超える費用の場合は、接待交際費となる場合があります。
 

ゴルフや旅行などの催事で発生した費用は交際費となるので注意しましょう。
 

従業員と飲食店に行った場合も会議費になる?

社内の従業員との飲食は会議費とは言えません。
 

取引先の人と社外の飲食店で打ち合わせなど、飲食の費用を会議費として計上することは可能です。
 

しかし、同じ社内の従業員と行った飲食店での会計は、会議費とは認められず交際費となります。
 

会議費の経理処理はココに注意!

会議費の経費処理に関して、注意してほしいポイントをご紹介します。
 

5,000円を超えた場合は全額が交際費!

5,000円を超えた場合は超えた分だけではなく、全額が交際費となります。
 

  • 誤:1人当たり8,000円の飲食代となった場合、5,000円は会議費で3,000円は交際費
  • 正:8,000円の全額が交際費

 

忘れないようにメモ!

会計時の領収書やレシートなどに、誰と、人数などをメモしておくのがおすすめです。
 

経理に飲食の状況などを聞かれたときに詳しく答えられるように、忘れないよう工夫するようにしましょう。
 

会議を効率的に!予約管理システムを利用

会議費について解説してきましたが、会議をスムーズに運用するためには色々と工夫が必要です。あなたの会社はうまく会議を運営できていますか?
 

会議をもっとスムーズに運用するためには、関連するシステムを活用するのがおすすめです。
 

会議室の予約管理システムの「予約ルームズ」なら、自社の会議室や座席、WEB会議などの利用状況を把握できるのでスムーズに予約ができます。
 

また、時間お知らせ機能が付いているので、会議が延長して次の予約に迷惑をかけるなどのトラブルを防ぐことができます。
 

ほかにも、空予約の自動キャンセル機能とリマインドメールでキャンセル忘れを防ぐことができるなど、忙しい人には得におすすめです。
 

まとめ

会議費は会議室のレンタル料や、会議中に出す飲み物やお菓子など、会議に関する費用を指します。
 

会議でお弁当を出したり、飲食店で食事をしながら会議をしたりした場合には、その費用も会議費として計上することが可能です。
 

ただし、飲食の費用を会議費にできるのは、1人当たり5,000円以内と定められています。
 

5,000円を超えた場合は交際費となりますが、5,000円とは税込みなのか税抜きなのかの判断は会社の経理によって異なります。
 

会議の準備など忙しいときには、予約管理システムなどを利用して少しでも負担を減らしましょう。
 

5,000円のボーダーラインの他にも、会議費にはいくつかのポイントがありますので、注意しながら仕訳する必要がありそうです。

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