ファシリテーターの役割とは？会議を円滑に回す4つのコツや必要なスキルを伝授

ファシリテーターは、会議の進行を円滑にする役割を担います。この記事では、ファシリテーターについて求められるスキルを解説しつつ、会議をうまく進めるコツやおすすめのシステムも解説します。ぜひ最後までご覧ください。
 

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ファシリテーターとは？司会と何が違う？

 
まずはファシリテーターと司会の役割の違いについて解説します。多くの人は、会議を円滑に進める役割を担う人を司会だと思うでしょう。
 
しかし、ファシリテーターには他の役割もあり、会議の中で司会よりも広い範囲を担当します。以下で、ファシリテーターと司会の役割の違いを解説するので、ご覧ください。
 

ファシリテーターと司会の役割の違いとは

ファシリテーターと司会には、以下の違いがあります。
 

• 司会：会議の進行役で、あらかじめ決められたプログラム通りに会議を進める役割を担う
• ファシリテーター：会議の状況を観察し、会議の進行を助ける役割を担う

 
ファシリテーターは、他の人の意見をうまく引き出したり、議題から話がそれそうな際は修正を行ったりとその意味は司会よりも広いと言えます。
 
司会とファシリテーターの違いは、円滑に会議を進めることと会議の中で結論を出せるように補助することです。
 

ファシリテーターに求められる3つのスキル

 
ここからはファシリテーターに求められるスキルを解説します。ファシリテーターになるには、以下の3つが必要です。

この3つを意識することで、ファシリテーターとしての役割をより高いレベルで果たせます。
 

1.客観的な視点

ファシリテーターは会議を円滑に進める役割を担いますが、司会と異なり自分から意見を出すこともあります。
 
ただし、ファシリテーターは会議全体のことを考えて、自分の意見よりも誰もが納得できる客観的な意見を出すことが重要です。
 
それによって、会議が行き詰ったときに、メンバーを助けられるようなヒントを出せます。ファシリテーターは司会と違い、意見を述べることもありますが、自分の意図する意見に賛同してるように見られないようにしましょう。あくまで中立の立場でいることがポイントです。
 

2.コミュニケーションを活発化させるための観察力

ファシリテーターはただ意見を出すだけでなく、会議の状況を観察しながら発言する能力が必要です。
 
たとえば、あまり発言していないメンバーがいれば発言を促したり、意見に対する理解を深めるために補足をしたりすることがあげられます。
 
メンバーの発言の状況などを見て、会議に全員が参加し、コミュニケーションを活発化させることはファシリテーターの重要な役割です。
 

3. 議題を状況把握し要約する

議題に対する議論を重ねる中で、話が議題からそれたり、メンバーが議論の状況を理解しきれなかったりすることがあります。
 
こうした状況で、ファシリテーターは必要に応じて
 

• 議題の再確認
• 意見の要約
• 会議状況のまとめ

 
などを行うのが役割です。
 
議論を円滑に進めるには、議題を見失わないことや状況把握をメンバーができていることが必要です。そのため、ファシリテーターは常に議題や会議の状況を把握していなければなりません。
 

ファシリテーターとして会議を回すコツ4選

 
ファシリテーターの役割を果たすには、会議の中で意識すべきポイントがあります。そのポイントは以下の4つです。

これらのポイントを意識することで、会議をより円滑に進められます。以下でそれぞれのポイントについて解説します。
 

1. 会議のゴールを明確化する

会議では議題に対し、結論を出さなければなりません。そのゴールを明確化することで、議題を見失わずに有意義な議論ができます。
 
具体的には議題について会議の冒頭で前提を共有したり、会議のポイントとなるタイミングで議論されている点と、会議のゴールの関連性を確認したりするのが有効です。
 
そのためにファシリテーターとして、会議のゴールを明確化することを常に意識しましょう。そうすることで議題から話がそれるのを未然に防ぐことができ、会議の時間を短くできます。
 

2. 全員が発言しやすい雰囲気を作る

会議を有意義なものにするには、メンバー全員が発言し、より多くの意見を集める必要があります。
 
そのため、メンバーの一部だけが発言し続けるような会議はNGです。ファシリテーターとして、全員が発言しやすい雰囲気をつくりましょう。
 
具体的には、メンバーが発言するのを待つだけではなく、明らかに発言が少ないメンバーに名ざしで発言を求めるなどの工夫がおすすめです。
 
また、どんな意見も一度は肯定したうえで、改善点には対案を出すなどのリアクションをとることも効果があります。
 

3. 議題が外れたときにはすぐ修正する

議論を重ねていると、どうしても議題から話が外れてしまうことがあります。ファシリテーターはそうした状況にいち早く気づき、議論を修正しなければなりません。
 
そのため、議論を一歩引いた立場で客観視し、常に議論の状況を把握する必要があります。具体的には、今議論されていることが議題に対してどうずれているかを指摘するのがおすすめです。
 
これは、単なるコミュニケーション能力だけでなく、議題に対する理解度の高さも求められます。そのため、事前に議題についての知識を得ておくことが重要です。
 
ファシリテーターになった場合、議題に沿って議論できているかを常に意識し、練習したりしましょう。
 

4. 今後のアクションを具体的に結論づける

議論について、一定の結論が出たら一度メンバーに認識の確認をしましょう。今後、それぞれが結論に対しどう動くかを明確化することで、のちの業務もスムーズに進められます。
 
もし、メンバーの中で認識にずれがあった場合、業務の修正や行き詰まりなどが起きて効率が落ちてしまいます。こうした会議後の状況まで、全体を予測するのもファシリテーターの役割です。
 
そのため、ファシリテーターは会議中だけでなく、会議後の動きまで考えて会議を立ちまわることが重要です。
 

ファシリテータースキルを向上させる！おすすめの書籍を紹介

ファシリテーターを育成・トレーニング、または研修を行う際の参考にすべき本をご紹介します。
 

ザ・ファシリテーター

 
日本国内にファシリテーションを紹介し、普及させた書籍と言われています。
 
この本の特徴は、未熟なファシリテーターが、優れたファシリテーターへ成長していく過程をストーリー仕立てで紹介しているところです。様々なファシリテーションスキルをストーリーを通して紹介してくれているのでとても読みやすく、ファシリテーションスキルを磨けるでしょう。
 

ファシリテーション入門〈第2版〉

 
ファシリテーションについて1から学ぶことができる書籍です。ファシリテーションの基礎知識や関連用語も丁寧に紹介されています。多くの企業や学校で取り扱われているようで、入門編としておすすめの1冊です。
 

会議を円滑に進める3つの方法

 
ここからは会議を円滑に進める方法を解説します。会議を円滑に進めるための方法は、以下の3つです。

以下でそれぞれのポイントを解説します。
 

1. 会議の目的とゴールを的確に設定する

会議において重要なのは、何のために会議を行い、何について結論を出そうとしているのかをはっきりさせることです。
 
たとえば事業に関する今後のアクションを決める会議であれば、具体的にどの部分を決めるのか、会議後の業務は誰が担当するかまでしっかりと決めます。
 
具体的な目的とゴールを会議の最初に設定しておけば、議論が議題からそれることを防げますし、ファシリテーターとしても役割を明確にできるのでやりやすいです。
 

2. 議題ごとのタイムキープを徹底する

会議で議論が活発化するのは良いことですが、そのせいで時間がかかりすぎては他の業務に支障をきたしてしまいます。
 
そのため、会議の冒頭に時間配分を設定しておいて、その時間内に結論を出すように心がけましょう。
 
そうすることで議論に優先順位をつけたり、今結論を出さなくてよい議題については、次回以降に回したりと工夫できます。
 

3. 参加者全員が会議に向けた事前準備を行う

会議では事前準備も重要です。具体的には、議題について自分の意見を持つために必要な前提知識を得ておく必要があります。
 
また、議題によってはグラフなどのデータ、資料を準備しなければならない場合もあるでしょう。逆に、そうした準備があることによって議論をスムーズに進められます。
 
また、会議の参加者が同等の知識レベルであれば議論が活発化しやすく、細かな説明を省くことができるため効率的な会議になります。会議を行う際は、参加者全員に議題を伝達して、事前準備をしてもらいましょう。
 

会議の効率化を考えるならシステム導入を検討してみよう

 

会議の効率化は参加者の準備やファシリテーターなど、人の力以外でも行えます。それはシステムの導入です。
 
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また、同じテナントに複数の会社が存在する場合も、会議時間の通知などの機能によって日程の重なりを防げます。予約ルームズは、会議スペースの確保に関して起こる、あらゆる問題を未然に防止してくれる優れたシステムです。
 
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ファシリテーターとして会議を円滑化しよう

 
ここまで会議におけるファシリテーターの役割について、司会との違いや具体的な役割、うまくこなすためのポイントなどを解説しました。
 
ファシリテーターは会議全体の進行を考え、効果的な発言をしたり会議が議題からそれるのを防いだりする役割があります。ファシリテーターがうまく役割をこなせば、会議はより円滑に進むでしょう。
 
ただし、会議で重要なのはファシリテーターだけではありません。司会や他の参加者も、事前準備を行い、議題について知識を持っておくことでスムーズに会議を進められます。
 
また、予約ルームズなどシステムを導入することで、会議スペースの確保などの業務を効率化可能です。人の力だけでなく、システムの機能も活用しましょう。
 
これから会議をしていくことも多い方は、ぜひこの記事を参考にファシリテーターの役割を担ってみてください。ポイントを意識することで、会議を円滑化できます。