Wowtalk(ワウトーク)のタスク機能を徹底解説!

Wowtalk(ワウトーク)は、2014年にサービスがスタートしたグループウェア。
 

セキュリティ対策でも評価が高く、これまで3,000社以上の導入実績があります。
 

Wowtalkにはいくつもの機能がありますが、今回はビジネスシ―ンで便利に活用できるタスク機能にスポットを当てて見ていきましょう。
 


Wowtalkの基本機能「タスク管理」はどんな機能?

Wowtalkは大別してユーザー機能・管理機能の2つに分けられます。
 

そのユーザー機能のなかのひとつが「タスク管理」。
 

ここで、タスク機能にはどんな内容が含まれているのか、各項目についてご紹介していきます。
 

タスクの作成・管理・編集

タスクの担当者を設定するとともに、タスク内容の作成・編集を行うことができます。
 

担当者をアサインし、必要に応じて進捗などについて情報共有できるのもポイント。作成したタスクには、コメントを記載することはもちろん、画像も添付可能です。
 

タスクの内容を中心に各関連部署・社員とコミュニケーション取ることができます。
 

アラートでの通知

タスクには、「いつまでに行うべきか」期日を設定しておくことが可能です。設定後はアラートでの通知により、忘れてしまう心配もありません。
 

進捗状況の把握だけではなく、必要な業務に対して納期忘れなどが起こらないよう未然に防ぐことが可能になります。
 

チャット機能

ひとつのタスク内で、チャットでのやり取りができるのも魅力。
 

タスクを中心に話し合いが進み、より効率的な業務の遂行につながります。
 

コメント欄を使ってチャットができるので、それぞれのタスクにおけるやり取りが履歴として残ることに。
 

タスクをチェックしつつ後から業務過程について思い出しやすくなります。
 

タスクの作成・管理・編集で便利な機能

タスク機能のなかでも作成・管理・編集といった基本的な機能は、自ずと使用頻度も高く、注目すべき項目です。
 

どういった機能があるのか、その利便性とともに具体的に見ていきましょう。
 

ステータス管理

タスクのステータスは、新規/進行中/差し戻し/確認待ち/完了の中から設定、管理することができます。
 

特に進行中/差し戻し/確認待ちについては、業務上把握しておくことが重要です。
 

画面で各タスクの状況が一目でわかるので、業務効率が格段に上がるでしょう。
 

タスク一覧画面では、タイトル・期限・コメント数などがすぐにわかるようになっています。完了済みタスクについては、表示しないようにしておくことができるのも便利です。
 

担当者だけでなく複数人で進捗を共有

タスクを作成した人とアサインされた担当者だけでなく、責任者も含めて進捗具合を共有できるのも便利です。
 

各タスクの詳細画面では、担当者と関係者の項目があり、関係者には複数選定しておくことも可能。
 

アサイン者・担当者以外にも情報共有できるので、万一トラブルが起きたとしても、納期を超えることなく対処できる柔軟な職場環境が整います。
 

コメントだけでなく変更履歴も残る

タスクの詳細画面にあるコメント欄では、コメントだけでなく変更履歴も確認することが可能。いつ誰が、タスクのどの部分を変更したのかがスムーズにわかります。
 

知らない間にタスク内容が変更されていて、万一それを把握していなければトラブルの要因につながりかねません。
 

変更履歴を把握することで、タスク内容を正確に把握・遂行することができるだけでなく、変更箇所がなぜ変更されたのかを想定する材料にもなります。
 

タスク管理機能はこんな使い方もできる!

ここまでタスク管理機能の基本的な内容を紹介しました。
 

ただ、Wowtalkのタスク管理機能は色々な使い方が可能です。ここでは、応用的な活用方法についてご紹介していきます。
 

個人的なTODO管理にも使える

担当者ごとにタスクを作成できるので、スマホなどの画面上でもTODO管理として便利に活用可能です。
 

個人的に覚え書きのような形で活用すれば、メモも不要でアプリのみで完結できます。
 

クラウドタスク管理ツール「ReTask」との連携

2018年6月からは、クラウドタスク管理ツールとしてメディアナビからリリースされた「ReTask」と機能連携をスタートしました。
 

連携に伴い、「ReTask」に登録されているタスクの進捗状況をWowTalkで確認できるように。
 

全体的な状況は「ReTask」で確認しながら、各自相談などのコミュニケーションはWowTalkで行えるのが大きな魅力です。
 

メッセージとしてトークにシェアできる

アプリ版では、作成したタスクをトークにシェアすることができます。
 

メッセージとしてトークへ送信するとタイトルなどが表示されるとともに、シェアボタンもつくのがポイント。
 

アプリ内シェア機能はタイムライン投稿もシェアが可能で、より多彩なコミュニケーションが実現します。
 

まとめ

Wowtalkは、大手企業にも数多くの導入実績があるグループウェア。
 

タスク機能以外にもグループトークやタイムライン・無料通話・ファイル受送信・管理機能など、ビジネスに必要な各種機能がそろっています。
 

タスク機能では基本的な作成・編集機能はもちろんチャット機能などもあり、さまざまなシーンで活用できるのも魅力。
 

タスク機能を通じてスムーズにコミュニケーションが取れ、問題やトラブルなどに対しても早急な解決が実現します。
 

細かな業務に分かれる部署などでは管理が煩雑になることも多いですが、Wowtalkを使えばスムーズなタスク管理が可能です。

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