社員が辞めない!Talknoteのやさしい機能を徹底調査!

Talknoteはエンゲージメントクラウドとして社員のコミュニケーションを活性化し、社員がイキイキと仕事ができる「社員が辞めない」ツールとして知られています。
 

この記事ではTalknoteが重視しているポイントや具体的な機能にについて詳しく紹介します。
 


Talknoteはエンゲージメントを重視

まず社員が辞めないようにするための施策として、Talknoteが重視している「エンゲージメント」とはどのようなものかについてみていきましょう。
 

エンゲージメントとは何か

エンゲージメント(engagement)とは、もともと婚約や契約の意味。
 

ビジネス用語では、従業員の会社に対する愛着心や思い入れのことを示します。
 

つまりエンゲージメントとは、自分が企業で働くことで自分も企業も成長していきたいと思い、個人と企業の双方が成長に貢献しあおうとする関係の度合いのことです。
 

エンゲージメントの重要性

昨今は業績重視型の企業が増え、個人の転職が一般的になってきています。
 

ただそんな環境の中でも、社員に
 

  • ・この企業にいれば自分はよりなりたい自分に近づき成長できる
  • ・この企業で働くのは楽しく充実感がある

 

といった風に思わせることができれば、人材の確保や人材流出を防ぐことが可能です。
 

エンゲージメントを高めるには、会社のリアルな情報共有など企業側の努力が不可欠。
 

たとえば各部の状況や経理・売り上げなど、会社の業績や経営側の情報を公開すると企業としての透明性が高まります。
 

社員が会社の現状を把握できれば、それだけ会社との関わりを強く持つことができるでしょう。
 

また、経営理念やビジョン、ミッションなど、経営者の想いや企業理念を共有することは、企業と従業員の足並みをそろえるのにも役立ちます。
 

Talknoteは、拠点が離れていても複数あっても影響なく連携可能です。
 

国内外の支店が複数ある場合でも、円滑なコミュニケーションをとるのに役立ちます。
 

Talknote社長の苦い経験

 
Talknoteがエンゲージメントを重視するのは、社長の過去の経験がもとになっています。
 

Talknoteの社長は当時、ある求人サイトの運営会社を経営していました。
 

最初は5人ほどからスタートした事業ですが、徐々に軌道に乗り60人ほどの規模に成長。
 

しかし規模拡大とともにチームの信頼関係が徐々に薄れ、目指す方向性にもギャップを感じるようにもなりました。
 

どうにか状況を改善させるため、飲み会やメーリングリストなどを利用しコミュニケーションの活性化を図ったものの全くうまくいきません。
 

そのうちに、インターネット事業に関わるスタッフ20人の内、なんと19人が3ヶ月ほどの間に退職してしまう事態に陥りました。
 

そこでTalknoteでは自社で必要な機能を徹底的に分析。
 

社員が増えた場合でもしっかりとコミュニケーションが図れることを重視して、Talknoteがリリースされることになります。
 

Talknoteのチャット機能

Talknoteはチャットツールのなかでもビジネス利用を想定した機能が盛り込まれています。
 

特に各々の社員が情報から取り残されないようにするための仕組みに注力、会社との関わりあいが強化できるような工夫が凝らされています。
 

詳細なプロフィールで発言者が分かりやすい

チャットツールはメールに比べて気軽に連絡をとりやすいメリットがあります。
 

しかし、一般的なSNSはアイコンと表示名だけでやりとりをするため、場合によっては誰からの投稿なのかわからなくなってしまうことも。
 

この問題に対応するためTalknoteでは、チャット画面から投稿者のプロフィールがみられるようになっています。
 

  • ・写真
  • ・所属(店舗など)
  • ・緊急連絡先(電話番号)
  • ・自己紹介文

 

これらの情報を記載しておくと、
 

  • ・アルバイトや社員など複数の職責者が同じチャットに含まれている場合
  • ・複数店舗の従業員が話に参加するスレッドの場合

 

例えばこんなシチュエーションでも、発言者の情報が簡単にわかります。
 

また、社内のルールとして写真には必ず本人の顔写真を使うといった運用がなされていれば、似た名前の人に誤って連絡をしてしまうといった送信ミスが減らせます。
 

チャットツールを使う際に、送信先の間違いなどセキュリティ面の不安や情報漏洩が気になるという場合にもおすすめです。
 

自分に関わるメッセージを逃さず確実に返信

社員のエンゲージメントを高めるためには、社内の情報共有が重要となります。
 

しかし、データベースが膨大過ぎてその掲載場所がわからないという状況では、せっかく経営上の情報を開示しても効果がありません。
 

そこで、Talknoteでは
 

  • ・よくやりとりをする
  • ・投稿頻度は低いけれど、掲載された場合には必ず内容をチェックしておきたい

 

など、重要なグループを表示画面の上位固定しておくことが可能です。
 

これによりメールが埋まって確認が取れなかったというようなトラブルが減らせます。
 

また、送信側も確実に読んで欲しい相手にはメンションをつけることが可能。
 

なお、チャットモードのON/OFFとして文字入力画面が切り替えでき、メッセージを返信する状況に応じて使い分けできます。
 

すぐに返信がしたい場合にはチャットモードの利用が便利。
 

メッセージを入力し、「Enterキー」ですぐにメッセージが送信されます。
 

じっくり考えてから返信したい場合には、チャットモードをOFFにしましょう。
 

OFFにすると「送信」ボタンが右下に表示され、ボタンを押すまではメッセ―ジが送信されません。
 

重要な投稿はタイムラインにまとめて表示

タイムラインは自分が参加しているグループの最新の投稿をまとめてチェックできる機能です。
 

しかし所属グループが複数に渡る場合、個別にグループ内の情報を参照すると効率が悪くなる場合があります。
 

タイムライン機能を活用すると、コメントの入力や「いいね!」タスク設定などもタイムラインで行うことが可能に。
 

各々のグループをクリックしなくても状況を把握することができるようになり、作業の効率化につながります。
 

bot機能の活用で定型業務を自動化

Talknoteには定型業務を自動化させる機能も盛り込まれています。
 

チャットボット機能の概要

TalknoteにはタスクとTalknote botの2つの機能があります。
 

タスクはある内容を対象メンバーと期日を設定してリマインドする機能。
 

たとえば、各担当の日々の業務依頼やリマインドなど、バックオフィスで発生する定型的な業務の負担軽減が可能です。
 

Talknote botはタスクに管理機能を加えたもの。
 

運用することで、定期的に発生する業務のリマインドが自動化できます。
 

チャットボット機能の効果

チャットボットを活用すれば、社員が決まりきった業務で時間を取られることなく、本来やるべき業務に集中できるように。
 

タスクを完了するまで自動でリマインドを続けるため、「●●さん、××の件ご対応よろしくお願いいたします。」といったリマインドのストレスから開放されます。
 

また、この機能を活用すると毎日決まった時間にメッセ―ジを送信することも可能です。
 

たとえば、「●時になったので帰宅しましょう」といった声がけを自動化し、長時間労働の抑制に活用することができます。
 

ワンクリックで感謝や賞賛を見える化

Talknoteが特に意識しているのが、社員一人ひとりの自己肯定感を高めることです。
 

サンクス機能を使うと些細なことでも社員同士が共有して褒め合うことができます。
 

サンクス機能の概要

サンクス機能はメッセージのひとつです。
 

「サンクス機能を投稿」という項目からメッセージを送ると、感謝の気持ちが明確に伝えられます。
 

サンクス投稿の入力画面ではサンクスの種類として何に対して感謝しているのかも選択可能。
 

相手へ率直な気持ちが伝えやすくなります。
 

このサンクス機能は自分が送信した数、受信した数ともにあとから確認が可能です。
 

サンクス機能の効果

サンクス機能を活用することで、他のメンバーへの感謝や賞賛が見える化できます。サンクスが集まれば気分が良くなり、モチベーションもアップ。
 

また、誰がどのような仕事をしているのか従業員同士で把握できます。
 

例えば「月刊MVP」のように、決まった指標以外でも努力の結果が共有可能。
 

これにより、社員全体のモチベーション向上が図れます。
 

また、従業員同士が「いいね!」やサンクス機能を使えば、お互いの仕事ぶりを承認しあうことが可能です。
 

「いいね!」が多く集まっている投稿は、その社員の努力の証明と言っても良いでしょう。
 

これらが自己肯定感アップに役立ち、組織全体の活性化や生産性、売り上げ向上などにつながっていきます。
 

アクションリズム解析でモチベーション低下を逃さない

Talknoteには優秀な人材の離職や過労など、人的なリソースに関わる問題を解決するための機能が盛り込まれています。
 

Talknoteの管理者は各情報をモニタリングし、社員のフォローやリソース分配などに役立てることが可能です。
 

モチベーション低下を検知したらアラートで報告

アクションリズム解析とは、Talknoteが特許を取得した機能。
 

「働いているときはTalknoteにアクセスしている」という前提で、ログインしている延べ時間や投稿数、コメント数などから会社への興味や積極性などを判断します。
 

もしいつものリズムと異なると検知された場合には、会社への興味や関心度に変化があったものとみなされ、アラートが通知されます。
 

また、個人の記録を集計すれば、組織全体でコミュニケーションがどのくらい取れているか分析可能。
 

Talknoteでは「組織活性スコア機能」として
 

  • ・プロフィール写真や自己紹介の登録割合
  • ・グループの投稿数
  • ・コメント数
  • ・いいね数
  • ・アプリの起動状況など

 

これらを総合し、組織の活性度を数値化しています。
 

組織に活気があるかどうかが定量的に測れるため、改善な必要な部分がわかりやすく、より具体的な施策が打ち出せるようになるでしょう。
 

コミュニケーションラインモニタリングで働きやすい仲間を抽出

コミュニケーションラインモニタリングは、Talknoteの管理画面から各社員がどの部門の誰とコミュニケーションをとっているのかが確認できる機能。
 

直近30日間のメッセージ送信履歴の情報をもとに、対象者が誰によくメッセージをしているかがモニタリングできます。
 

これを活用すると、上司や部下など、本来連絡を取り合うべき相手とコンタクトがあるか、チームで適切なやりとりがあるかなどが一目瞭然。
 

また、部門外のメンバーと連絡を取り合っている場合には、そこに想定外の仕事があるかもしれません。
 

場合によっては負荷分散が必要だったり、新たなビジネスがあったりする可能性があります。
 

細やかなフォローで社員のやる気に貢献!

もちろん、Talknoteの機能だけで、全ての人事的な問題を完全解決できるわけではありません。
 

Talknoteのシステム上でできるのは、あくまでも問題を検出してアラートを出すというところまで。
 

そこから先は人間のフォローが必要です。
 

たとえばTalknoteで問題改善が必要だとアラートの出た従業員には、早い段階で1on1面談をするなど適切な対応をとることが想定されています。
 

負荷が高い場合には業務の内容をもとに負荷分散を図り、場合によっては配置転換なども視野にいれましょう。
 

一般的に負荷などの問題が発覚するのは本人がギブアップしたときが大半。
 

その状態ではモチベーションが大きく低下していて、場合によっては退職の意向と同時に聞くことになる場合も。
 

Talknoteを活用すれば早い段階に「最近大変ですか」「どうかしましたか」と声をかけることができます。
 

飲み会や会議など自由に意見を出せる場を設けるだけでは対応しきれなかった、細やかな心理的安全の確保に役立つでしょう。
 

まとめ

Talknoteにはサンクス機能やモチベーションの検出機能など、コミュニケーションの活性化を図るための機能が随所に盛り込まれています。
 

もちろんビジネスチャットツールとしての一般的な機能も完備。
 

社員が辞めないための仕組みづくりに興味のある方は、ぜひ参考にしてください。

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