ITツールを社内浸透させる方法。よくある原因と解決法を紹介します!

人材不足を補い、業務の効率化を図るためには、会社や企業の規模にかかわらず、ITツールの活用は欠かせません。
 

しかし、社内でITツールの活用を浸透させることが困難だと感じている企業や会社も多いでしょう。
 

そこで、本記事では、ITツールの社内浸透が困難になりやすい原因と、浸透させるためのポイントを解説します。
 



企業が悩む「社内浸透が困難」なツール導入後の事例

ビジネスチャット やプロジェクト管理システムなど、ビジネスITツールは社内浸透させることで、業務上の成果を上げることができるもの。
 

しかし、ツールを導入したもののなかなか社内で浸透しない、ということはよくある問題です。
 

「一部の人しか使っていない」とか「全く活用されていない」という事態が散見されています。
 

ITツールの導入が社内で浸透した成功した事例や失敗した事例をチェックしてみましょう。
 

社内浸透が困難!ITツールの導入後に企業が悩む原因とは

「価値あるものを使いこなせていない」という言葉を意味する「宝の持ち腐れ」。
 

ITツールの導入後、このように感じる担当者は少なくありません。
 

  • ・シニアクラスの社員が新しいITツールについていけない
  • ・今までのアナログタイプでも十分と感じる社員もいる

 

など、変化に消極的な社員が原因であるパターン。
 

また、
 

  • ・頻繁にパスワードを交換しなければいけないことを負担に感じる
  • ・1ヶ月程度では使い方を覚えられない

 

など、ツールの仕様が原因であるパターンがよく見られます。
 

やはり、使い方が複雑なものほど、使用頻度は下がっていくものです。
 

また、一部の部署では利用していても、企業全体での浸透させるには時間がかかり、数ヶ月経過しても一部の社員しか利用していないということもあるようです。
 

【事例を紹介】ITツール導入&社内浸透に成功!

そんな企業が多い中、ITツール導入と社内浸透に成功した企業もいます。
 

ある企業では、ビジネスチャット 導入により
 

  • ・会議の回数が減った
  • ・社内メールで資料を共有する手間が省けるようになった
  • ・社内全体のコミュニケーションが活発になった
  • ・来客対応時間が減った
  • ・受付業務の効率が良くなった

 

といった効果が生まれています。
 

また、導入時の工夫としては、
 

社員が、普段のプライベートなコミュニケーションに「LINE」を使っていることに注目し、使用感が似ている「LINE WORKS」を採用することで社内浸透をしやすい環境をつくりました。
 

また、この企業ではビジネスチャット の導入と同時に「クラウド受付システム RECEPTIONIST」の導入にも成功しています。
 

毎月100件近くある来客対応における作業工数を減らし、人件費や受付対応時間の節約に成功しています。
 

参考:プロパティエージェント株式会社|受付アプリ導入事例
 

また、グループウェアの「サイボウズ Office」を導入した企業では、ルールを作ることで社内浸透をスムーズに進めました。
 

一例として
 

  • ・代表者(社長)にも率先して使ってもらう
  • ・業務以外での使用も許可する
  • ・社内メール・メッセージ・申請や予約など機能を制限して利用する

 

全社に浸透させるためには、このようなルール設定も有効なようです。
 

参考:すぐに真似できる!社内へグループウェアを浸透させる事例まとめ
 

大事なのは、ツールの活用をしなければいけない状況を強制的に作ることです。
 

例えば、会社の重役(社長)や来客など、重要な相手からの連絡手段がビジネスチャット でしか行われないのであれば、それをチェックしないわけにはいきませんよね。
 

また、ビジネスチャット の社内利用率を上げるためには、業務以外での使用を許可するなども有効なようです。
 

【事例を紹介】ITツールを導入したがなかなか浸透せず失敗!?

「書きづらくて社員が使わない」「情報の共有や蓄積が複雑で面倒臭い」と感じるなど、導入したITツールを使用しないケースもあります。
 

また、「今までのビジネスツールでも十分」と考えるシニアクラスの社員も。
 

企業で働く社員の年代が幅広ければ、なおさら浸透しにくく感じるでしょう。
 

ライフスタイルの急な変化についていけないことがあるように、1ヶ月や数ヶ月ではITツールが浸透しないということは十分考えられます。
 

導入してから数ヶ月経っても、以前使用していたビジネスツールを利用していて、切り替えられなかったというケースは少なくないのです。
 

そうした企業が失敗してしまった理由としては
 

  • ・使いにくいため浸透しなかった
  • ・マニュアルやルールが決まっていなかった
  • ・他の部署とのコミュニケーションがスムーズにできなかった

 

といったことが要因として考えられます。
 

社内浸透をスムーズに!ツール導入前にすべきこと

ITツールの活用は、「業務効率化」や「生産性の向上」につながります。
 

しかし、業務効率化や生産性向上のためにITツールを導入しても
 
社内で浸透しなければ意味はありません。
 

まずは、導入前にどのITツールが自社に合うかを吟味することも大切。
 

そして、導入前にITツールを利用する目的をしっかりと伝え、マニュアルやルールを作成しましょう。「社内使用説明会」や「活用方法の講習」を実施するのもおすすめです。
 

その際、ITツールの活用によるメリットを強調して伝えると、社内でのツールの浸透につながるでしょう。
 

初めてITツールを導入するのであれば、「フリーソフト」の利用を視野に入れることもできます。フリーソフトであっても導入前後の説明会や講習を行いましょう。
 

使用説明会や講習を開催することで、社内での浸透状況を把握したり自社にぴったりと合うツールを見つけたりするのに役立ちます。
 

なかなか浸透しない社内でのツール導入後の解決方法

「ITツールを活用するとこれだけのメリットがある」と言っても、なかなか社内に浸透していないこともあります。
 

既にITツールを導入しているなら、使用時のルールを見直したり、使用方法のマニュアルをわかりやすいものに変えたりするのは施策として有効です。
 

他にも、以下のような方法で社内に浸透させることもできます。
 

解決方法①:まずは基本機能を使ってみる

一般的に、ITツールにはいくつもの機能が存在します。
 

多機能なのはよいことですが、あまりに機能が多すぎるとどこから手を付けたらよいのかわからない、といったことがでてくるでしょう。
 

その場合、まずは基本的な「情報の共有・メール・メッセージ・顧客対応」といった機能から使い始めるのがおすすめです。
 

解決方法②:導入後、一定期間様子を見る

新しくITツールの導入する場合、本格導入の前に一定の試用期間を設ける、という手段もあります。
 

これは、新しいツールが使いにくく感じることがあるため。使ってみると、使いづらいと感じる部分や疑問点が浮き彫りになります。それらの声を集めて「Q&A」をマニュアルに加えることもおすすめです。
 

解決方法③:必要に応じた社内講習

マニュアルや「Q&A」を作成しても、使いこなせない社員が出てくるかもしれません。その場合は、活用が難しいと感じる人を対象とした社内講習が必要になります。
 

なかなか新しいツールに馴染めない社員やシニアクラスの場合、ITツールを導入したばかりの時期には定期的な講習もおすすめです。
 

可能なら問い合わせセンターのような相談役を設置するのもよいでしょう。
 

まとめ

ビジネスツールは導入前に、自社にフィットしているかどうか慎重に検討することが必要です。
 

とはいえ、導入後でも改善することは可能です。
 

社内に浸透させるための改善案はさまざま。
 

例えば、ITツール使用時のルールを作ったり、マニュアルを用意して一定のトライアル期間を設けたりすることができるでしょう。
 

人材不足を補い、効率よく業務を行うには、ITツールの活用が欠かせません。
 

自社に合わせた改善策を検討して社内浸透を目指しましょう。

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