ACALL WorkstyleOSで実現するワークスタイルDX｜7つの機能やシーン別活用方法をご紹介

受付業務を効率化するなら受付システム『RECEPTIONIST』もおすすめ

内戦による取り次ぎや、来客対応を効率化したいなら、クラウド受付システム『RECEPTIONIST』もおすすめです。

• QRコードをかざすだけで受付が完了する
• GoogleやOutlook連携で担当者に直接通知が届く
• 内線電話が不要になりオフィスのフリーアドレス化を実現

RECEPTIONISTの導入で、このようなことが可能になります。
受付システムの導入を考えている方は、ぜひこちらもご覧ください。

ACALL WorkstyleOSの基本情報｜安心・安全・快適に多様な働き方をサポート

ACALL WorkstyleOSは、オフィスをはじめ、自宅やカフェ・シェアオフィスなどで働く人々をサポートするツールです。
 
受付業務の削減や、タイムライン形式で座席の利用状況の把握、社外ワークスペースの円滑な活用などの機能や、他のクラウドサービスとの連携により予定を共有できるなど、高い利便性によりさまざまな働き方をする人々をサポートします。
 
いつでも誰がどこにいるのか可視化でき、勤務地を問わずコミュニケーションがとりやすいのも魅力。
 
スポットチェックインにより出社状況が把握できるため、リモートワーカーや他オフィスと併用している企業でも働く場所による隔たりを感じずにやりとりが可能です。
 

運営会社：ACALL株式会社

運営会社であるACALL株式会社は、「Life in Work and Work in Life for Happiness」をビジョンとして、スマートオフィス実現のプラットフォーム『WorkstyleOS』を開発・提供している企業です。

ACALL WorkstyleOS導入でできる3つのこと

ACALL WorkstyleOSを利用すると、主に以下の3つのことが快適に出来るようになります。
 

業務の効率化で働きやすいオフィスに

iPad一台で受付業務を担うことができる「ACALL RECEPTION」は、受付業務の自動化・無人化を叶えます。
 
社員だけでなく、来訪者や関係者など、関係性に応じた入退室の選択が可能です。チャットツールや内線電話などと連携し、来訪者の通知を直接担当者が受け取ることができるため、速やかに対応が可能。従来の受付業務の負担を大幅に減らすことができます。
 
また、空いているワークスペースをあらゆるデバイスから確認し、予約まで完結。利用状況が一目で分かり、空いている会議室を慌てて探す必要もなくなります。
 
事前に予定が分かっていれば、カレンダーとの連携によりゲストへのアポイントメールと会議室の予約が一度に行えます。
 

自由な働き方をサポート

オフィスや自宅以外にも、コワーキングスペースやカフェなどのあらゆる場所でチェックインが可能です。
 
リモートワークでも、今どこにいるのかチームで共有でき、出勤状況のステータスはリアルタイムで見える化できます。
 
フレックスタイム制や時差出勤のスタッフの状況も簡単に把握できます。
 
オフィス内で空きの会議室を簡単に探せるのと同様に、社外にある貸し会議室やカフェ、オープンスペースなどの予約もできます。
 
移動中に今使えるワークスペースを探し速やかに確保できることは、時間の節約にもつながります。
 

データの分析と可視化によるさらなる効率化

WorkstyleOS Portalのダッシュボードでは、オフィス内ログやチェックインデータなどのデータを収集し分析した結果を見ることができます。
 
座席予約機能では、フロアマップ上に誰がどこにいるのか表示されるため、空き状況の把握から予約、さらに料金設定と利用履歴から請求業務の効率化にも役立てることが可能です。
 
同じビルに複数の企業がある場合は、テナント同士のポリシーを守りつつ備品や共有部の使用状況の連携もできます。お互いに安心して利用するために、万全のセキュリティも備わっています。
 

ACALL WorkstyleOSのシーン別活用方法

それでは、ACALL WorkstyleOSの具体的な活用方法について、シーン別に解説していきます。
 

次世代エンタープライズオフィス

さまざまなツールと連携することで、入退館の管理や座席の管理などがスムーズに行えます。
 

自動ドアや電子錠と連携すると、従業員はiPadを使って解錠することができます。
 
来訪者や配達で外部の方が来た際は、担当者まで直接通知が届き速やかに対応できるのも特徴です。
 
従来の受付業務にかかる手間を大幅に短縮し、取り次ぎ業務がスムーズになります。
 

また、今現在、どこの座席が利用可能なのかダッシュボードなどで確認でき、空きがあれば予約も可能。
 
会議室の使用状況に関してもリアルタイムで確認できるため、足を運ぶ必要がありません。
 
CO2センサーと連携させれば、CO2濃度が一定を超えると換気の合図も届き、安心で安全なオフィス環境の管理に役立ちます。
 

シェアオフィス・コワーキングオフィス

同じ建物内に複数のテナントが入っている場合でも、煩雑化する受付業務や入退館管理が一元化できます。
 
テナント間のプライバシーを守りつつ、共有部の利用状況などについてはお互いに可視化できるのも特徴です。
 

会議室使用に関しては利用料金の設定も可能で、履歴から請求業務を楽に行える仕様です。
 
メインのオフィス以外に、保有の物件スペースがある場合は空室を有効活用して貸し出すこともできます。
 

座席予約とチェックインにより、誰がどこにいるのかも一目で把握可能です。備品の管理や当日のドロップインの受け入れ可否も判断しやすくなります。
 
従業員の勤務状況はオフィスの内外を問わず分かるため、物理的な距離の隔たりを感じにくくコミュニケーションもとりやすいです。
 

リモートワーク

リモートワークにより自宅などで仕事をする場合、オフィス以外からでも仕事を開始するタイミングを仲間に知らせることができます。
 

誰が、どこで働いているのかは、ダッシュボードで見られます。仕事中・休憩中の切り替えも表示することができ、コミュニケーションに役立ちます。

ACALL WorkstyleOSの機能を解説

ACALL WorkstyleOSのそれぞれの機能について、もう少し詳しく見ていきましょう。
 

機能1. WorkstyleOS Portal

ACALL WorkstyleOSのツールを一元管理し、データとして分析、可視化、設定などが行えます。
 
例えば、座席の1週間の利用状況や予約率、訪問者数などが一目で分かり、これからの運営に役立てることが可能です。

機能2. ACALL RECEPTION

オフィスへの入退館や受付業務を円滑にする受付システム機能です。従業員、来訪者、関係者などあらゆる関係性に合わせて認証方法が選択でき、適切な方法で受付業務を行うことが可能となります。
 
ラベルプリンターに接続し入館証の発行、入館証にはQRコードが印字されており、退館処理もできます。
 

来訪者の対応は、チャットツールや内線電話、FaceTimeなどの通話ツールを使って、担当者が直接対応できる仕組みです。
 
連携できるツールの種類は豊富で、チャットツールでは来訪通知見逃し防止機能もあります。

機能3. ACALL MEETING

会議室の予約システムです。いつでもPCやスマートフォン、外部カレンダーツールから会議室の予約が行えます。
 

今現在、空いている会議室や空き時間帯の確認もでき、カレンダーとの連携によりゲストへのアポイントメールと会議室の予約が一度に行える点も特徴です。
 
図のように、リアルタイムでの会議室の使用状況の把握ができます。カラ予約の自動開放があり、予約だけして会議室を使っていない場合は、自動で予約がキャンセルされます。
 
無駄のない活用、タイムキーパーやアジェンダ表示などにより会議の円滑化に役立てることができます。

機能4. ACALL mobile

スマートフォンアプリ「ACALL mobile」を使うと、スマホから簡単に今すぐ使えるワークスペースや会議室が探せて予約までできます。
 

検索できるワークスペースは、外部のワークスペースにまで及び、写真を見ながら選べる点も魅力。
 
利用時には、ワーカーごとに付与される有効期限つきのQRコードをかざすだけなので、外出先からそのまま出向くことができます。

機能5. ACALL WORK

リモートワークなど、働く場所を限定せずに働く人々の役に立つ機能です。誰がどこで、何時から何時まで働くのかを共有することができ、コミュニケーションをスムーズにします。
 
一般的な勤務時間帯以外に勤務する人については、出勤中とそうでない時間の区別がしやすく便利です。
 
今日のコンディションなどを簡単に入力し答えることで、働く環境の改善にも役立つデータを収集できます。
 
リモートワークならではの見えにくい成果を表出するなどの効果も得られます。

機能6. 座席予約（ホテリング）機能

座席を固定しないフリーアドレス、働く場所や時間が自由なABW、リモートワークなど、多様な働き方に対応しオフィス空間を最大限に活用するための機能です。
 
自ら働きやすい場所を従業員が確保できるよう、クラウド上で空席の確認や予約ができます。

座席予約は、Web、スマートフォンの両方から簡単に行えます。Webからの予約では、管理画面を開いてフロアマップを見ながら直感的に空席の確保が可能。
 
付与されるQRコードでチェックインすると、リアルタイムで反映されます。

機能7. 入館ゲート連携

入館ゲート連携は、既存の設備をそのまま活用しながら、受付業務の削減や効率化を図ることができる機能です。
 
社員でも、ゲストでも、入退館を自動化することでスムーズに入館処理が行えます。

事前にアポイントを受けていた来訪客には、担当者に来訪通知が直接届きます。担当者は、応答やゲートの解錠を行い来訪客を待たせずに案内することが可能です。
 
アポイントのない来訪客に対しては、カメラ越しに顔の確認をしたり受付機器に身元を入力してもらったりして臨機応変に対応できるため安心です。

ACALL WorkstyleOSの導入事例

コクヨ株式会社の導入事例をご紹介します。
 

コクヨ株式会社のもつ「THE CAMPUS」内にあるオフィスエリア「LIVE OFFICE」では、新しい働き方を実現するためにACALL WorkstyleOSのたくさんの機能を存分に使用しています。
 
座席や会議室の利用、来客通知がスマホから行えるという点をきっかけに、ACALL WorkstyleOSを導入。
 
座席管理については、自分に合った業務スペースを探すために空席の確認や把握を行う方が多く、特に会議室の予約に関してはその手間が大幅に短縮したと好評です。
 
他のサービスとも併用し、施設の利用状況・行動のログを分析し、より働きやすい環境の推進になるよう役立てるご予定。
 
リモートワークが普及する昨今において、オフィスならではの機能を訴求すること、その実験や実践のためにもACALL WorkstyleOSの果たす役割は大きくなっています。
 

WorkstyleOSはスマホアプリ（ACALL mobile）の利便性や、Googleなど他のクラウドサービスと連携できることが強みだと思います。会議室、来客対応、個人席予約などを単機能として使うのではなく、拡張していくことでさらに利便性が向上できる部分に魅力を感じました。
 
導入事例｜コクヨ株式会社

ACALL WorkstyleOSの料金プラン

ACALL WorkstyleOSの料金は、選択するプランによって異なります。先にご紹介した機能1〜5までを中心としたプラン「Pro」、機能1〜7の全てを搭載し、マルチテナントなどにも対応する「Unlimited」の2種類があります。
 
詳しい料金プランは、公式サイトにある「詳しい料金が知りたい」というボタンから問い合わせましょう。
 

ACALL WorkstyleOSの導入で働き方改革を

ACALL WorkstyleOSは、現代のさまざまな働き方に対応した、利便性と効率性を高めるサービスです。
 
ここでは、ACALL WorkstyleOSの持つ多彩な機能や活用法についてご紹介しました。
 
これから導入を検討したいと考えている方には、導入後のイメージもしやすくなったのではないでしょうか。
 
ぜひ、上手に活用してより働きやすい職場環境への改革を実現していきましょう。