スケジュール管理は、スピード感のあるビジネスに不可欠です。
スケジュールをより効率的に決定していくために、アポイントを調整してくれるツールを使うと、煩わしい作業から解放されより重要な業務に集中できます。
この記事では、Outlook予定表で使えるアポイント調整ツール「調整アポ」について紹介しましょう。
Outlook予定表と連携する調整アポ
日程調整ツール『調整アポ』は、社内のスタッフの予定を調整して会議の時間を提案してくれたり、クライアントに打ち合わせの日程の候補を提示してくれたりするツールです。
会議を開催する必要がある時に、会議に参加する社内スタッフ全員のスケジュールが空いている時間帯を自動的にピックアップ、会議日時の候補として提案してくれます。
時間枠の抽出についてもとても優れており、スタッフ稼働日の営業時間枠のなかからのみ空いている時間を自動で抽出。
また、会議において適切な長さの時間と、会議開始前・終了後のバッファ時間も考慮し、十分な打ち合わせ時間が取れる時間枠のみをピックアップするようになっています。
さらに、会議室の空き状況とも連携。会議室が使えない時間帯は空き時間として提示されないので、調整が2度手間になることもありません。
また、複数の自社スタッフが参加するクライアントとの打ち合わせでも、全員が参加できる時間帯をいくつかピックアップして、クライアントにすぐ提示できます。
メールにURLを添付する形式でクライアントに打診するので、打ち合わせ日程の候補がとても見やすいのも利点。
クライアントに都合のよいスケジュール枠をクリックして選んでもらうと、自動ですべてのスタッフに通知が送られ、選んでもらった日時のスケジュールが更新されます。
決定した社内会議やクライアントとの打ち合わせのスケジュールに基づいて、自動で会議室の予約も可能です。
導入側もクライアント側もストレスフリーで日程調整できる
調整アポを導入してスケジュールを決定する形にすると、導入するオフィス側にも、クライアント側にも大きなメリットがあります。
会議やクライアントとの打ち合わせをする際には、まず社内で関係するスタッフの日程調整が必要です。
調整アポがあれば、それぞれのスタッフのOutlook予定表の情報から自動的に日程の候補がピックアップされるので、社内調整の手間が大幅に省けます。
クライアントへの連絡も、自動で生成されるURLをメールに添付して送付するだけですから、手間がかかりません。
また、クライアント側は、打ち合わせ日程の候補が記されているURLにアクセスし、都合のよいスケジュール枠を選択するだけです。
返信もとても簡単にできるため、スピーディーなレスポンスが期待できます。
クライアントに日程の候補を提示した後は、クライアントの返信があるまで、スケジュールを仮押さえしておかなければなりません。
クライアントからのレスポンスが早ければ、仮押さえの予定のために他のスケジュールを入れることができないという機会損失を少なくできます。
クライアントサイドには分かりやすいインターフェースで打ち合わせの予定が提示されるので、煩わしさを感じることなく、打ち合わせの招待に対応可能。
日程の枠をクリックするだけで、記載する項目がほとんどありませんので、メールの返信として入力するのに比べ、より抵抗感なく送信できるようになります。
Outlook予定表で簡単に使える調整アポ
調整アポは、Outlook予定表を普段から利用している企業なら、簡単に導入できます。
ブラウザのエクステンションとして、Outlook予定表と調整アポを連携しましょう。
そうしたら出席する自社スタッフを選択します。複数のスタッフを出席させたい場合も対応可能です。
次に、選択したスタッフ全員が一度に出席する必要がある打ち合わせなのか、選択したうちの誰かが対応できればよいのか、どちらかを選びます。
あとは、クライアントに送付するためのURLを生成してコピー、メールなどに添付して、URLにアクセスして都合のよい日程をクリックしてもらうように依頼しましょう。
クライアントから返信されれば、関係するスタッフの予定に自動的にスケジュールが追加され、会議室の予約も完了します。
まとめ
空いている時間をスタッフ間やクライアントと共有して、より効率的に日程調整ができるRECEPTIONISTの「調整アポ」。
煩わしい日程調整のためのやり取りを大幅に削減できる、画期的なシステムです。
Outlook予定表とも連携できるので、導入も複雑ではありません。
スケジュール管理を一歩進めるためにも、導入を検討してみてください。
